23-085 Bijlage 3. Ingekomen stukken AB
Tekst van het document
42
Overzicht overhead Overhead Salarislasten overhead Overige personeelslasten Huur Rijksgebouwendienst Huisvestingslasten Huisvestingslasten beheer en onderhoud Organisatielasten Afschrijvingslasten Rentelasten Incidentele lasten
Realisatie 2022 817.096 128.345 380.347 235.816 1.331.572 294.951 69.341 13.810 0
2e wijziging Begroting 2022 823.207 122.205 380.347 251.856 1.236.515 311.159 70.795 13.810 0
Realisatie 2021 797.424 144.417 379.533 260.997 1.263.704 247.205 60.618 17.271 0
Totaal overhead
3.271.278
3.209.894
3.171.170
Realisatie 2022 5.707
2e wijziging Begroting 2022 1.000
Realisatie 2021 5.707
5.707
1.000
5.707
Realisatie 2022 0
2e wijziging Begroting 2022 10.000
Realisatie 2021 0
Overzicht vennootschapsbelasting Vennootschapsbelasting vennootschapsbelasting Totaal vennootschapsbelasting
Overzicht onvoorzien
Onvoorzien
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
43
Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Onder weerstandsvermogen wordt in deze jaarverantwoording het volgende verstaan: • Weerstandscapaciteit: dit zijn de middelen en mogelijkheden waarover het Zeeuws Archief kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. • Alle risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn gevormd en die van materiële betekenis kunnen zijn. Weerstandscapaciteit Algemene reserve Het Zeeuws Archief beschikt over een algemene reserve die wordt aangehouden als bufferfunctie voor de exploitatiekosten. Een afwijking in de realisatie wordt in eerste instantie niet verrekend met de partners, maar komt ten gunste of ten laste van de algemene reserve. De algemene reserve mag maximaal 10% van de gezamenlijke bijdragen bedragen. Bestemmingsreserves De bestemmingsreserve personeel wordt aangehouden ten behoeve van personeelskosten vanwege langdurig zieken, eventuele wachtgeldverplichtingen, organisatieveranderingen/reorganisaties, extra opleidingskosten, vervanging tijdens ouderschapsverlof e.d. Jaarlijks ontvangt het Zeeuws Archief in de lumpsum van OCW een bedrag dat besteed dient te worden aan behoud. Het bedrag dat jaarlijks niet wordt besteed, wordt aan de bestemmingsreserve behoud toegevoegd. De bestemmingsreserve programma’s wordt aangehouden om werkzaamheden die in een bepaald jaar niet zijn uitgevoerd, in een later stadium uit te laten voeren.
De bestemmingsreserve digitalisering wordt aangehouden om digitaliseringsprojecten uit te kunnen voeren. De bestemmingsreserve bedrijfsvoering betreft een reserve ten behoeve van de algehele bedrijfsvoering van het Zeeuws Archief vanwege zaken die samenhangen met het gebouw, meubilair, tuin, ICT e.d. Egalisatiereserve Er kunnen verschillen optreden tussen het vastgestelde indexeringspercentage en het percentage waarmee het prijspeil van de totale lasten van het Zeeuws Archief stijgt. Indien het vastgestelde percentage hoger is dan de reële prijsstijgingen, wordt het meerdere niet teruggevorderd van het Zeeuws Archief. Evenmin wordt in geval van een indexeringspercentage dat lager is dan de reële prijsstijgingen nadere compensatie verleend. Om verschillen meerjarig te kunnen opvangen, heeft het Zeeuws Archief een egalisatiereserve gevormd. Risico’s Sinds 1 januari 2019 is het Zeeuws Archief zelf verantwoordelijk voor het beheer, onderhoud en instandhouding van het pand in plaats van het Rijksvastgoedbedrijf. Het Zeeuws Archief ontvangt hiervoor een bijdrage van OCW voor het beheer en onderhoud. In 2021 heeft OCW een evaluatie uitgevoerd en de intentie uitgesproken bovenstaande regeling te continueren, uitgangspunt is dat deze per 1 januari 2024 in werking treedt. Voorwaarde hiervoor is dat aan het Zeeuws Archief
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
44
voldoende middelen ter beschikking worden gesteld om het beheer en onderhoud en de instandhouding te kunnen financieren. OCW zal hierover in 2023 een besluit nemen. De minister van OCW heeft in 2018 een stelselherziening van de RHC’s aangekondigd. In 2020 is gecommuniceerd dat de minister per 1 januari 2024 uittreedt uit de gemeenschappelijke regeling. Inmiddels is dat uitgesteld naar 1 januari 2025. Het beheer van de analoge archieven wordt gedelegeerd aan de RHC’s door een delegatiebepaling in de nieuwe Archiefwet. Die treedt naar verwachting in werking op 1 juli 2024. Kengetallen De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting, jaarrekening en de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn bedoeld om de financiële positie van het Zeeuws Archief inzichtelijker te maken. In onderstaande tabel zijn voor het Zeeuws Archief drie van de vijf verplichte kengetallen opgenomen. De kengetallen grondexploitatie en belastingcapaciteit zijn niet van toepassing. Jaarverslag 2022
Verloop van de kengetallen Realisatie 2021
Begroting 2022
Realisatie 2022
netto schuldquote
-23,01%
-16,99%
-25,92%
solvabiliteitsratio
33,45%
32,08%
35,79%
structurele exploitatieruimte
0,29%
-2,38%
1,95%
Kengetallen
De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van schuldenlast (rente / aflossing) op de eigen middelen. De quote wordt berekend door de netto schuld te delen door het totaal aan jaarlijkse baten. Als de netto schuld groter is dan 130% van de inkomsten, is er sprake van een erg hoge schuld. Een netto schuld die minimaal 100% van de inkomsten is, wordt als hoog gezien. De netto schuldquote van het Zeeuws Archief is –25,16%, dus negatief. Dat wil zeggen dat er een overschot aan middelen is. De netto schuldquote is zo goed als gelijk aan de voorgaande jaren. Het Zeeuws Archief heeft één geldlening die per 1 juli 2025 volledig is afgelost. De lopende uitgaven, inclusief rente en aflossing van de lening, worden gefinancierd met lopende inkomsten en bijdragen van het Rijk, de gemeente Middelburg, de gemeente Veere en overige bijdragen. De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin het Zeeuws Archief aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. Hiertoe wordt de omvang van het eigen vermogen (de reserves en het resultaat van het Zeeuws Archief) gerelateerd aan de totale omvang van het vermogen (het eigen en het vreemde vermogen). Hoe hoger de solvabiliteitsratio hoe groter het deel van de activa dat is gefinancierd met eigen middelen en hoe groter de financiële weerbaarheid van het Zeeuws Archief is. Een solvabiliteitsratio van 25% - 40% wordt als gezond gezien.
Ten opzichte van voorgaande periodes is de ratio nagenoeg gelijk gebleven. De structurele exploitatieruimte geeft weer hoeveel structurele ruimte er is om de eigen lasten te dragen, ook als bijvoorbeeld de baten afnemen of lasten in de toekomst gaan toenemen. De ruimte
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
45
wordt berekend door het structurele saldo (verschil tussen structurele baten en lasten) te delen door het totaal aan jaarlijkse baten. Voorbeelden van structurele baten zijn de bijdragen van de GRpartners en de inkomsten van de dienstverleningsovereenkomsten. Bij structurele lasten gaat het om de lasten die worden gemaakt voor het uitvoeren van structureel beleid en overhead. Een positief kengetal betekent dat sprake is van een positief saldo tussen de structurele baten/lasten inclusief de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves.
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
46
Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen Het Zeeuws Archief is gehuisvest aan het Hofplein te Middelburg in een monumentaal pand met een moderne vleugel. Het pand wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) en sinds 1 januari 2019 is het Zeeuws Archief verantwoordelijk voor onderhoud, beheer en instandhouding van het pand in plaats van het RVB. Hiertoe is eind 2018 een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met het RVB. Van OCW heeft het Zeeuws Archief in 2022 een bijdrage van € 1.855.163,- ontvangen ten behoeve van huur, beheer, onderhoud en instandhouding. Daarnaast heeft het Zeeuws Archief in 2019 een eenmalig bedrag ontvangen voor achterstallig onderhoud waarvan in 2022 geen gebruik is gemaakt. De huurovereenkomst met het RVB had een looptijd van drie jaar en is in 2022 stilzwijgend verlengd. Een evaluatie door OCW heeft in 2021 plaatsgevonden en heeft ook in 2022 geleid tot een voortzetting van de overeenkomst. Definitieve stappen naar aanleiding van de evaluatie dient OCW nog te zetten. Voor het preventief en correctief onderhoud is in mei 2019 voor drie jaar via een Europese aanbesteding een contract afgesloten met Kuijpers. Zolang Kuijpers de afgesproken KPI’s behaalt, wordt dit bedrijf ook ingeschakeld voor projecten onder € 25.000,-. Bij grotere projecten worden meerdere offertes aangevraagd.
Omdat naar aanleiding van de evaluatie nog niet definitief en formeel duidelijk is hoe OCW verder wil met de huisvesting is het contract met Kuijpers in ieder geval verlengd tot 1 januari 2024. Naast het preventief onderhoud en het algemeen beheer van het vastgoed en het verhelpen van storingen is in 2022 een aantal projecten uitgevoerd en in gang gezet. Hierbij is ook veel gekeken naar duurzame maatregelen. Zo is in de depots de TL-verlichting vervangen door Led TL-verlichting en zijn in de studiezaal, archiefcafé en receptieruimte de gasontladende lampen vervangen door Led armaturen. Ook zijn de grondspots bij de ingang van het Zeeuws Archief vervangen. Verder is de naverwarming in de luchtbehandelingskast van de nieuwbouw opgeleverd en is het lekkende expansievat op de techniekzolder van de Lussanetvleugel vervangen. Daarnaast zijn de koelleidingen in de kelder van de Lussanetvleugel geïsoleerd en is de lift in het oudbouw-gedeelte volledig gereviseerd. De automatische deuren bij de depots zijn goed nagekeken en hersteld. Op de onderrand van het dak van de nieuwbouwvleugel is antiklimbeveiliging aangebracht om te voorkomen dat er op het dak met de zonnepanelen geklommen kan worden. Een groot project was het creëren van een afgescheiden overlegruimte in de punt van de studiezaal. In het archiefcafé is de glazen pui transparanter gemaakt en zijn zonweringen geplaatst.
Ook is bestaande zonwering gereviseerd. De domineeswoning is aangepakt om ook hier een aantrekkelijke overlegruimte van te maken. Op diverse kamers zijn vloerkleden en geluiddempende wandpanelen geplaatst om het werken aldaar prettiger te maken voor de medewerkers. In 2022 is aan een gespecialiseerd extern bedrijf opdracht gegeven om te onderzoeken of en hoe het Van de Perrehuis geïsoleerd kan worden. Het Van de Perrehuis is een rijksmonument waar veel afwijkende regelgeving voor geldt. Het onderzoek zal resulteren in een rapportage waarin diverse oplossingen worden beschreven, inclusief de bijbehorende investeringen en het rendement dat van de investering verwacht mag worden. In 2022 is ook aan een gespecialiseerd extern bedrijf opdracht gegeven om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn voor het Zeeuws Archief om in de toekomst over te stappen naar een andere vorm van energiewinning/opwekking. Het onderzoek verloopt in overleg met het onderzoek naar de isolerende mogelijkheden van het Van de Perrehuis omdat beide onderzoeken invloed hebben op elkaar. Het onderzoek zal resulteren in een rapportage waarin diverse installatieoplossingen worden Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
47
beschreven, inclusief de bijbehorende investeringen en het rendement dat van de investering verwacht mag worden. De inventaris van de depots, de kantoren, het infocentrum, de expositieruimte en het restauratieatelier is eigendom van het Zeeuws Archief. Dit geldt ook voor de ICT-apparatuur. In 2022 zijn op het gebied van automatisering laptops, desktops en dockingstations aangeschaft. Ook is de storage uitgebreid. Verder zijn de tafels en stoelen op het terras vervangen door nieuwe. Audiovisuele middelen zijn aangeschaft voor diverse overlegruimten om hybride te kunnen overleggen en presenteren. Voor de locatie Zierikzee zijn twee nieuwe bureaus aangeschaft. Daarnaast is aan het eind van het jaar in het archiefcafé de koffieautomaat vervangen. Ook heeft de tweede deelbetaling voor de nieuwe MCC website plaatsgevonden. Deze investeringen worden geactiveerd en lineair afgeschreven. Er wordt pas afgeschreven als de investering volledig is afgerond.
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
48
Paragraaf Verbonden partijen Het Zeeuws Archief is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: • het ministerie van OCW • de gemeente Middelburg • de gemeente Veere Verder heeft het Zeeuws Archief dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) afgesloten met: • de provincie Zeeland • het waterschap Scheldestromen • de gemeente Terneuzen • de gemeente Vlissingen • de gemeente Schouwen Duiveland • de gemeente Kapelle • de gemeente Tholen Het Zeeuws Archief is lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie KVAN/BRAIN, Werkgeversvereniging Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
49
Paragraaf financiering Wettelijk kader De Wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido) heeft als belangrijkste uitgangspunten het bevorderen van een solide financieringswijze met als doel het voorkomen van grote fluctuaties in de rentelasten, het bevorderen van transparantie, het bevorderen van de kredietwaardigheid en het beheersen van renterisico's. Het beheersen van risico's uit zich concreet in de kasgeldlimiet, de renterisiconorm en het uitzetten van gelden en afsluiten van leningen met een prudent karakter. Daarnaast zijn gemeenschappelijke regelingen verplicht tot het hebben van een treasurystatuut. Het statuut heeft onder andere als oogmerk de kwaliteit van de uitvoering van de treasuryfunctie te verhogen alsmede de transparantie van het besluitvormingsproces te verbeteren. Dit statuut is in 2016 vastgesteld en zal in 2023 worden geactualiseerd. Kasstromen De bevoorschotting vanuit het Rijk heeft in 2022 per kwartaal plaatsgevonden en vanuit de gemeenten per maand. De salariskosten zijn door de gemeente Middelburg maandelijks halverwege de volgende maand in rekening gebracht en door het Zeeuws Archief binnen twee weken aan de gemeente Middelburg betaald. De huurkosten zijn door RVB per kwartaal in rekening gebracht en door het Zeeuws Archief betaald.
Kasgeldlimiet Onder kasgeldlimiet wordt de ruimte verstaan die overheidsorganisaties hebben om zaken met kort geld (rentetypische looptijd korter dan 1 jaar) te financieren. Deze is bij ministeriële regeling bepaald als percentage van de totale lasten. Voor openbare lichamen is dit percentage bepaald op minimaal 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Concreet betekent dit voor het Zeeuws Archief dat wanneer de vlottende schuld een stand van € 550.588 (8,2% van € 6.714.493 o.b.v. de begroting 2022) overschrijdt, er geconsolideerd (dat is financieringsmiddelen omzetten van korte naar lange termijn) moet worden. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000. Het Zeeuws Archief voldoet aan deze norm, omdat er een financieringsoverschot is. Daarnaast heeft het Zeeuws Archief geen kortlopende leningen. Renterisico Het renterisico op de vaste schuld is de mate waarin het saldo van rentelasten en rentebaten verandert door wijzigingen in het percentage op leningen en uitzettingen met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van 1 jaar of langer. Het renterisico is afhankelijk van of de geldverstrekker de rente kan wijzigen op basis van de leningsvoorwaarden (renteherziening) en of we bij afloop van de lening een nieuwe lening aan moeten gaan waardoor we een andere rente krijgen (herfinanciering).
De renterisiconorm 2022 is voor het Zeeuws Archief 20% van het begrotingstotaal per 1 januari, dus 20% van € 6.714,493,- = € 1.342.899,-. Het Zeeuws Archief zit hier ruim onder met de lening waar 31 december nog € 258.988,- van over was. Leningen Per 1 juli 2000 is een annuïteitenlening afgesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten die per 1 juli 2025 afloopt: * 25-jarige lening met een rentepercentage van 6,02% en een jaarlijks contractueel te betalen bedrag van 74.775,89 Euro.
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
50
Financiering van de investeringsuitgaven In 2022 is geïnvesteerd in ICT-middelen, audiovisuele middelen, meubilair en een koffieautomaat. Het Zeeuws Archief beschikte in 2022 over voldoende liquide middelen en hoefde voor deze investeringsuitgaven geen lening aan te gaan. Uitzettingen Vanaf december 2013 zijn decentrale overheden en gemeenschappelijke regelingen verplicht om bij het Rijk te gaan schatkistbankieren op grond van de wet verplicht schatkistbankieren van 4 juli 2013 (ingangsdatum 14 december 2013). Dat heeft gevolgen voor de uitzettingen van het Zeeuws Archief. Tot 1 juli 2021 dienen (tijdelijke) extra middelen boven een bedrag van € 250.000,- (gerekend op kwartaalbasis) bij de schatkist te worden ondergebracht. Vanaf 1 juli 2021 gaat het om een bedrag van € 1.000.000,-. De eerste twee kwartalen ontving het Zeeuws Archief geen rente over de bedragen die bij de schatkist stonden. Vanaf het derde kwartaal ontvangt het Zeeuws Archief wel enige rente.
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
51
Paragraaf bedrijfsvoering Personeel en organisatie Personeel Per 31 december 2022 werkten in totaal 63 personen bij het Zeeuws Archief met een vast of tijdelijk dienstverband. Deze vervulden op dat moment 49,83 fte. Dit betreft 46,38 fte met een vast dienstverband en 3,44 fte met een tijdelijk dienstverband, waarvan 2,0 fte met kans op een vast dienstverband. De totale salarislasten voor vast en tijdelijk personeel bedroegen in 2022 € 3.678.005,-. Daarnaast is voor een bedrag van € 181.496,- aan uitzendkrachten/gedetacheerden ingehuurd voor depotwerkzaamheden locatie Zierikzee, behoudswerkzaamheden, scanwerkzaamheden en coördinatie publieksbereik. De salarisadministratie is uitbesteed aan de gemeente Middelburg. Jaarlijks brengt de gemeente Middelburg hiervoor door middel van een factuur kosten in rekening. Verder wordt voor de uitkering van een bovenwettelijke uitkering gebruik gemaakt van de diensten van VismaRaet. Daarnaast maakt het Zeeuws Archief gebruik van MKbasics in verband met ziekteverzuim-aangelegenheden maar ook voor werkplekonderzoeken en overige arbo-aangelegenheden. Het ziekteverzuimpercentage onder de medewerkers met een vast en tijdelijk dienstverband bij het Zeeuws Archief bedroeg in 2022 2,75% gecorrigeerd voor langdurig zieken (inclusief langdurig zieken is het percentage 5,81%). De ziekmeldingsfrequentie bedroeg in 2022 1,43.
Vrijwilligers In 2022 verrichtten vrijwilligers zowel in het archief (locaties Middelburg en Zierikzee) als op afstand de volgende werkzaamheden: (nader) toegankelijk maken van archieven en collecties (waaronder de gemeentelijke kunstverzamelingen), vertalen in het Engels, scannen archiefstukken, transcriberen oude handschriften, genealogische informatie toegankelijk maken en inlichtingen verstrekken, educatie-activiteiten, beantwoorden reacties Zeeuwen Gezocht, scannen en beschrijven beeldmateriaal en onderhoud scheepsmodellen. De vrijwilligers werden begeleid door medewerkers van het Zeeuws Archief. Interne communicatie Het team Interne Communicatie heeft bijgedragen aan een goede onderlinge informatie-uitwisseling, samenwerking en kennisdeling. • Er is initiatief genomen om interne gespreksgroepen te organiseren naar aanleiding van de vele aandacht voor de slavenhandel en onze rol als Zeeuws Archief bij de discussie daarover. • Algemene Personeels-Informatiebijeenkomsten (API) hebben 6 keer plaatsgevonden. • Agenda, hoofdpunten en notulen van de MT-vergaderingen werden gepubliceerd op intranet. In 2022 ook de notulen van het MT-Groot; • De SharePoint Werkplek wordt gebruikt om medewerkers op de hoogte te houden via mededelingen; • Werken in teamverband en in project-/werkgroepen bevorderde de samenwerking en kennisdeling.
De samenstelling van de teams is in 2022 aangepast; • Voor de tweede maal is een Zomerkrant (geprint A4) gemaakt en verspreid onder medewerkers. • Er is een personeelsuitje georganiseerd bij de Oesterdam met een actief programma. • De jaarlijkse BBQ voor medewerkers in september kon weer doorgang vinden. • De eindejaarsbijeenkomt voor medewerkers en vrijwilligers is door omstandigheden uitgesteld en een nieuwsjaarsbijeenkomst geworden. • De vrijwilligers hebben een aparte bijeenkomst gehad in juni en ontvingen een kaart op de Vrijwilligersdag 7 december. Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
52
Medezeggenschap In 2022 heeft de directeur regelmatig overlegd met de ondernemingsraad van het Zeeuws Archief. Bestuurlijke organisatie Het dagelijks bestuur bestaat uit de heer A.J. Koppejan, voorzitter en rijksbestuurder, de heer J.J. Aalberts, in mei opgevolgd door E. Smit, wethouder Middelburg en de heer R.J. van der Zwaag, burgemeester Veere. Zij maken ook deel uit van het algemeen bestuur, dat verder bestaat uit de heer F.W. Weisglas, rijksbestuurder, mevrouw M.M.D. Vermue-Vermue, rijksbestuurder en de heer Chr. Dekker, in mei opgevolgd door de heer R.A.J. Schonis, wethouder Middelburg Huisvesting Zie paragraaf onderhoud kapitaalgoederen. Begrotingsrechtmatigheid Uit de programmarekening blijken de gerealiseerde lasten ten opzichte van de begroting na wijzigingen bij geen van de drie programma’s te zijn overschreden. Bij het overzicht van overhead zijn de lasten ten opzichte van de begroting na wijziging overschreden. Dit komt doordat de personeelslasten hoger zijn dan begroot en doordat de dotatie aan de voorziening huisvesting voor beheer en onderhoud hoger is dan begroot.
Zoals uit de nadere toelichting van het overzicht van baten en lasten uit de jaarrekening blijkt, wordt de overschrijding bij de personeelslasten veroorzaakt doordat alsnog een opleiding is gevolgd die in eerste instantie niet door zou gaan, vanwege hogere reiskosten woon-werkverkeer en vanwege hogere overige personeelskosten. De overschrijding van de huisvestingskosten voor beheer en onderhoud worden veroorzaakt doordat vanwege de indexering van de bijdrage een hoger bedrag wordt gedoteerd aan de voorziening beheer en onderhoud. De overschrijding past binnen het door het bestuur uitgezette beleid. Het was niet mogelijk deze overschrijdingen eerder te signaleren. Met het vaststellen van de jaarrekening zal het bestuur de desbetreffende overschrijdingen alsnog autoriseren.
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
53
Jaarrekening 2022
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
54
BALANS PER 31 DECEMBER 2022 (voor bestemming van het resultaat) 31-12-2022 €
31-12-2021 €
450.288
543.494
357.272 5.322.972 5.805 5.686.048
155.642 5.492.826 5.850 5.654.318
Liquide middelen
114.864
29.434
Overlopende activa
342.649
121.602
6.593.849
6.348.847
181.328 335.905 716.798 209.665 341.998 235.236 198.495 140.665 2.360.090
181.328 239.905 716.798 209.665 341.998 215.644 198.495 19.593 2.123.426
2.373.373
1.801.587
199.803 199.803
258.988 258.988
4.933.265
4.183.999
754.556 754.556
739.236 739.236
ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist Overige vorderingen
TOTAAL ACTIVA
PASSIVA Vaste passiva Eigen Vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve programma's Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Bestemmingsreserve digitalisering Egalisatiereserve Onverdeeld resultaat
Voorzieningen
Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer 25-jarige annuïteitenlening
Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
55
Overlopende passiva Nog te betalen bedragen De van het Rijk ontvangen voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel. Overige vooruitontvangen bedragen
TOTAAL PASSIVA
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
31-12-2021 €
31-12-2021 €
184.682
383.973
336.881 384.994 906.558
336.881 704.758 1.425.613
6.593.849
6.348.847
56
OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING 2022 Begroting 2022
€
2e wijziging begroting 2022 €
€
€
783.528 -60.877 722.651
854.518 -59.675 794.843
840.914 -58.689 782.225
670.856 -58.432 612.423
Programma informatie en kennis Totale lasten Totale baten Saldo
1.967.259 -331.877 1.635.382
2.056.903 -315.977 1.740.926
1.748.130 -121.527 1.626.603
1.995.385 -292.936 1.702.449
Programma publieksbereik Totale lasten Totale baten Saldo
1.195.685 -12.169 1.183.516
1.227.530 -11.025 1.216.505
991.617 -5.000 986.617
1.004.157 -15.000 989.157
Saldo uitvoering programma's Totale lasten Totale baten Saldo
3.946.472 -404.923 3.541.549
4.138.951 -386.677 3.752.274
3.580.661 -185.216 3.395.445
3.670.398 -366.368 3.304.030
-1.388.240 -1.855.163 -150.000 -520.015 -79.099 -149.831 -36.204 -675.502 -121.216 -339.557 -34.653 -394.362 -103.926 -257.123 -449.338 -64.020 -48.308 -295.960 -92.682 -7.055.199
-1.336.951 -1.761.945 -150.000 -500.785 -79.099 -144.290 -36.204 -675.502 -121.216 -339.557 -34.653 -394.362 -103.926 -257.123 -449.338 -64.020 -48.308 -304.849 0 -6.802.128
-1.305.759 -1.727.023 0 -489.383 0 -141.005 -36.204 -666.293 -121.216 -334.929 -34.180 -388.986 -103.926 -253.618 -443.212 -64.020 -48.308 -217.549 0 -6.375.611
-1.336.950 -1.761.945 -153.666 -500.785 -39.550 -144.290 -36.204 -657.743 -121.216 -330.630 -33.742 -383.994 -77.945 -250.363 -437.525 -64.020 -48.308 -121.625 0 -6.500.500
Realisatie 2022
Realisatie 2021
BATEN EN LASTEN Programma beheer Totale lasten Totale baten Saldo
Overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud Bijdrage DTR/2*€ 50.000+eenmalig € 100.000 Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg: e-Depot Bijdrage Veere Bijdrage Veere: e-Depot DVO Provincie Zeeland DVO Provincie Zeeland: e-Depot DVO Waterschap DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Terneuzen: e-Depot DVO Vlissingen DVO Schouwen-Duiveland DVO Schouwen-Duiveland: e-Depot DVO Tholen: e-Depot Overige algemene dekkingsmiddelen Incidentele baten
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
57
Realisatie 2022 € Overzicht overhead Salarislasten overhead Overige personeelslasten Huur Rijksgebouwendienst Huisvestingslasten Huisvestingslasten beheer en onderhoud Organisatielasten Afschrijvingslasten Rentelasten Incidentele lasten
Vennootschapsbelasting Onvoorzien TOTAAL SALDO VAN BATEN EN LASTEN Toevoegingen aan reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve programma's Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Egalisatiereserve
Onttrekkingen aan reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve programma's Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Egalisatiereserve Bestemmingsreserve digitalisering
RESULTAAT
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
2e wijziging begroting 2022 €
Begroting 2022
Realisatie 2021 €
€
817.096
823.207
774.540
797.424
128.345 380.347 235.816 1.331.572 294.951 69.341 13.810 0 3.271.278
122.205 380.347 251.856 1.236.515 311.159 70.795 13.810 0 3.209.894
147.381 380.000 251.500 1.217.328 260.740 58.533 13.810 0 3.103.832
144.417 379.533 260.997 1.263.704 247.205 60.618 17.271 0 3.171.170
5.707
1.000
15.000
5.707
0
10.000
15.000
0
236.665
-171.040
-153.666
19.593
0 96.000 0 0 0 0 0 96.000
0 96.000 0 0 0 0 0 96.000
0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 -72.040 -50.000 0 -145.000 -267.040
0 0 -153.666 0 0 0 0 -153.666
0 0 0 0 0 0 0 0
140.665
0
0
19.593
58
GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN RESULTAATBEPALING ALGEMEEN Activiteiten Het openbaar lichaam Het Zeeuws Archief heeft, conform artikel 2 lid 2 van de regeling Het Zeeuws Archief ten doel de belangen van de minister en de gemeenten Middelburg en Veere bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zeeland en in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van Middelburg en Veere in gezamenlijkheid te behartigen. Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening De jaarrekening is voor wat betreft de waardering van de activa en passiva opgemaakt op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten. De waardering en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het betreffende balanshoofd anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. GRONDSLAGEN VOOR DE WAARDERING VAN ACTIVA EN PASSIVA Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs verminderd met per categorie vastgestelde lineaire afschrijvingen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met eventuele residuwaarde.
Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikname. Vorderingen De vorderingen worden opgenomen tegen een nominale waarde, onder aftrek van noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid. Liquide middelen De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen. Bestemmingsreserves Personeel Dit betreft een reserve ten behoeve van personeelskosten vanwege vervanging langdurig zieken, eventuele wachtgeldverplichtingen, organisatieverandering/reorganisaties, opleidingskosten, vervanging tijdens ouderschapsverlof, verlofsparen e.d. Behoud Jaarlijks ontvangt het Zeeuws Archief in de lumpsum een bedrag dat besteed dient te worden aan behoud. Het bedrag dat jaarlijks niet besteed wordt, wordt aan deze bestemming toegevoegd. Bedrijfsvoering Dit betreft een reserve ten behoeve van de algehele bedrijfsvoering van het Zeeuws Archief.
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
59
Programma’s Dit betreft een reserve ten behoeve van de diverse programma’s voor werkzaamheden die in een bepaald jaar niet zijn uitgevoerd, in een later stadium uit te laten voeren. Digitalisering De bestemmingsreserve digitalisering wordt aangehouden om digitaliseringsprojecten uit te kunnen voeren. Egalisatiereserve Dit betreft een fonds om schommelingen tussen het vastgestelde indexeringspercentage en het percentage waarmee het prijspeil van totale lasten van het Zeeuws Archief stijgt te kunnen opvangen. Voorziening beheer en onderhoud gebouw De voorziening beheer en onderhoud gebouw wordt op basis van het MOIP gevormd voor verplichtingen waarvan het waarschijnlijk is dat zij zullen moeten worden afgewikkeld en waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten. De omvang van de voorziening wordt bepaald door de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de betreffende verplichtingen en verliezen per balansdatum af te wikkelen. De voorziening wordt gewaardeerd tegen nominale waarde.
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
60
GRONDSLAGEN VOOR DE BEPALING VAN HET RESULTAAT Algemeen De lasten en baten worden toegerekend aan het boekjaar, ongeacht of zij tot uitgaven en ontvangsten in het boekjaar hebben geleid. Winsten worden slechts opgenomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong hebben voor het einde van het boekjaar, worden in de jaarrekening verwerkt indien zij bekend zijn op het moment van opmaken van de jaarrekening. Baten Onder baten worden verstaan de opbrengst van de in het verslagjaar geleverde goederen en diensten, onder aftrek van kortingen en dergelijke. Tevens worden hieronder verstaan de over het verslagjaar verstrekte bijdragen van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, de gemeente Middelburg en de gemeente Veere. Bijzondere baten en lasten Bijzondere baten en lasten vloeien voort uit handelingen en gebeurtenissen die zich onderscheiden van de normale bedrijfsactiviteiten en derhalve van incidentele aard zijn. Pensioenen Het Zeeuws Archief heeft een pensioenregeling. Deze regeling wordt gefinancierd door afdrachten aan een pensioenuitvoerder (ABP). De pensioenverplichtingen worden gewaardeerd volgens de ‘verplichting aan de pensioenuitvoerder benadering’. In deze benadering wordt de aan de pensioenuitvoerder te betalen premie als last in de winst-en-verliesrekening verantwoord.
De dekkingsgraad van het betrokken bedrijfstakpensioenfonds bedraagt op 31 december 2022 volgens opgave van het fonds 110,9%. Op basis van het uitvoeringsreglement heeft de gemeenschappelijke regeling bij een tekort in het fonds geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen anders dan door hogere toekomstige premies.
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
61
TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2022 ACTIVA VASTE ACTIVA Boekwaarde per 1 januari Aanschaffingswaarde Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen Mutaties Investeringen Afschrijvingen
Boekwaarde per 31 december Aanschaffingswaarde Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen
Materiële vaste activa 1.781.562 -1.238.069 543.494 69.376 -162.584 -93.208
1.744.697 -1.294.409 450.288
In de cumulatieve aanschafwaarden en afschrijvingen zijn geheel afgeschreven activa niet meer begrepen Afschrijvingspercentages Materiële activa
% 4-10-20
VLOTTENDE ACTIVA Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
31-12-2022 €
31-12-2021 €
357.272 357.272
155.642 155.642
5.322.972 5.322.972
5.492.826 5.492.826
135.417 128.272 260.367 470.817
166.516 317.763 90.207 201.753
5.805 0 5.805
5.850 0 5.850
0
0
a. Vorderingen op openbare lichamen Vorderingen op openbare lichamen
b. Uitzettingen in 's Rijks schatkist Schatkistrekening
Drempelbedrag is € 1.000.000,- per kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen: Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 c. Overige vorderingen Debiteuren Stand per 31 december Af: voorziening voor oninbaarheid
Overige vorderingen
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
62
31-12-2022 €
31-12-2021 €
112.823 0 -43 2.085 114.864
27.668 0 -18 1.784 29.434
27.879 143.702 0 7.854 564 1.815 46.771 4.257 35.481 2.336 22.252 35.708 3.976 3.624 2.155 2.268 2.008 342.649
41.407 16.200 7.647 0 1.139 1.815 0 3.679 15.195 2.553 20.474 0 3.368 3.648 1.899 1.392 1.187 121.602
Eigen vermogen Algemene reserve Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december
181.328 0 0 0 181.328
181.328 0 0 0 181.328
Bestemmingsreserve personeel Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december
239.905 0 96.000 0 335.905
239.905 0 0 0 239.905
Bestemmingsreserve programma's Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december
716.798 0 0 0 716.798
654.880 61.918 0 0 716.798
Bestemmingsreserve behoud Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december
209.665 0 0 0 209.665
209.665 0 0 0 209.665
Liquide middelen ING betaalrekening Betalingen onderweg Creditcard Kas
Overlopende activa Nog te ontvangen bijdrage kosten PO en OMC Nog te ontvangen opdrachten zakelijke dienstverlening Nog te ontvangen depothuur Nog te ontvangen huur kantoorruimte Overig nog te ontvangen bedragen Archief 2020 Vooruitbetaald bouw vitrines expositieruimte Vooruitbetaald huur kopieerapparatuur Vooruitbetaald licenties Vooruitbetaald automatiseringskosten Vooruitbetaald verzekeringen Vooruitbetaald digitaliseringskosten Vooruitbetaald beveiliging Vooruitbetaald personeelskosten Vooruitbetaald arbo Vooruitbetaald abonnementen/contributie Overige vooruitbetaalde bedragen
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
63
31-12-2022 €
31-12-2021 €
Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december
341.998 0 0 0 341.998
341.998 0 0 0 341.998
Bestemmingsreserve digitalisering Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december
215.644 19.592 0 0 235.236
135.644 80.000 0 0 215.644
Egalisatiereserve Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december
198.495 0 0 0 198.495
198.495 0 0 0 198.495
Onverdeeld resultaat
140.665
19.593
Saldo Eigen vermogen
2.360.090
2.123.426
Voorziening Beheer en onderhoud Saldo per 1 januari Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december
1.801.587 1.855.163 -1.283.377 2.373.373
1.380.024 1.761.945 -1.340.383 1.801.587
Saldo Voorzieningen
2.373.373
1.801.587
25-jarige annuïteitenlening, rentepercentage 6,02% Saldo per 1 januari Aflossing Saldo per 31 december
258.988 -59.185 199.803
314.812 -55.824 258.988
Totaal schulden op lange termijn
199.803
258.988
Voorzieningen
Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Schulden op lange termijn De annuïteitenlening is verstrekt door de nv Bank Nederlandse Gemeenten en is aangegaan op 1 juli 2000. Jaarlijks wordt per 1 juli afgelost.
De langlopende schuld van de 25-jarige lening bedraagt per 31 december 2022 € 199.803. De kortlopende schuld bedraagt per 31 december 2022 € 62.748. De resterende looptijd van de annuïteitenlening is 3 jaar De totale rentelast voor deze lening bedraagt over 2022 € 13.810.
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
64
31-12-2022 €
31-12-2021 €
0 0
0 0
754.556 754.556
739.236 739.236
142.273 -5.707 6.014 0 14.520 0 1.428 11.320 2.149 1.038 4.090 5.354 0 1.674 184.153
209.151 13.352 7.796 104.491 10.893 4.657 3.467 9.370 0 0 9.444 3.808 4.147 3.398 383.973
336.881 336.881
336.881 336.881
5.591 612
6.228 612
112.899 0
98.124 78.886
177.022 15.514 57.246 9.600 0 6.303 384.994
241.962 0 88.103 185.843 5.000 0 704.758
VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden
Crediteuren Stand per 31 december
Overlopende passiva Nog te betalen omzetbelasting Nog te betalen vennootschapsbelasting Nog te betalen rentelasten annuïteitenlening Nog te betalen digitaliseringskosten Nog te betalen accountantskosten Nog te betalen automatiseringskosten Nog te betalen vacatiegeld Nog te betalen energiekosten december Nog te betalen kosten uitzendkrachten Nog te betalen kosten website Nog te betalen inhuur externe bureaus Nog te betalen kosten archiefbank Nog te betalen salariskosten Overige nog te betalen bedragen
De van het Rijk ontvangen voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel (Werkzaamheden huisvesting)
Cultuur Historisch Fonds Middelburg Tentoonstelling Veere Vooruitontvangen projectgeld Metamorfoze Zeeuwse familie Archieven Vooruitontvangen projectgeld Metamorfoze Wilhelminapolder Vooruitontvangen projectgeld Lokaal besturen tussen bezetter en burger Vooruitontvangen salarisgaranties Vooruitontvangen salarisgaranties met een looptijd >1 Vooruitontvangen zakelijke dienstverlening Vooruitontvangen bijdrage scans Vooruitontvangen bijdrage NA tbv ontwikkeling RHC's
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
65
Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen Meerjarige verplichting Het Zeeuws Archief heeft eind 2018 een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De overeenkomst heeft een Looptijd van drie jaar en wordt stilzwijgend verlengd. De huur bedraagt € 380.347,- per jaar (prijspeil 2022). Het Zeeuws Archief heeft per 1 juli 2020 een overeenkomst afgesloten voor de huur van printers en kopieermachines. De huurovereenkomst heeft een looptijd van 72 maanden. De huur bedraagt € 14.889 per jaar inclusief btw.
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
66
TOELICHTING OP OVERZICHT BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING
Realisatie 2022 €
2e wijziging begroting 2022 €
Begroting 2022 €
Realisatie 2021 €
51.191 44.326 0 99.731 195.248
50.699 37.502 500 169.639 258.341
52.709 27.088 12.570 191.309 283.675
52.072 35.881 0 40.202 128.154
Doorbelaste salariskosten
588.280
596.178
557.239
542.701
Totaal lasten programma beheer
783.528
854.518
840.914
670.856
-17.393 -43.484 0 -60.877
-17.050 -42.625 0 -59.675
-16.768 -41.921 0 -58.689
-16.695 -41.737 0 -58.432
-60.877
-59.675
-58.689
-58.432
Incidentele baten en lasten
0
0
0
0
Saldo programma beheer
722.651
794.843
782.225
612.423
5.495 61.685 16.397 138.784 125.823 247.004 595.188
8.035 103.850 27.484 153.165 161.605 234.901 689.040
7.223 55.517 36.150 152.263 87.875 71.160 410.188
4.732 51.408 43.229 190.689 144.448 209.320 643.827
Doorbelaste salariskosten
1.372.071
1.367.864
1.337.942
1.351.558
Totaal lasten programma informatie en kennis
1.967.259
2.056.903
1.748.130
1.995.385
-331.877 -331.877
-315.977 -315.977
-121.527 -121.527
-292.936 -292.936
-331.877
-315.977
-121.527
-292.936
0
0
0
0
1.635.382
1.740.926
1.626.603
1.702.449
Programma beheer Lasten Inrichting depot en klimaatbeheersing Conserveren en restaureren Stadhuiscollecties e-Depot
Baten Stadhuiscollectie gemeente Middelburg Stadhuiscollectie gemeente Veere e-Depot
Totaal baten programma beheer
Programma informatie en kennis Lasten Relatiebeheer, inspectie en acquisitie Primair toegankelijk maken Nader toegankelijk maken Digitalisering Dienstverleningsovereenkomsten Zakelijke dienstverlening
Baten Opbrengsten zakelijke dienstverlening
Totaal baten programma informatie en kennis Incidentele baten en lasten Saldo programma informatie en kennis
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
67
Programma publieksbereik Lasten programma publieksbereik Infocentrum Website Educatie Externe communicatie
Doorbelaste salariskosten Totaal lasten programma publieksbereik Baten programma publieksbereik Infocentrum Website Educatie Externe communicatie
Totaal baten programma publieksbereik Incidentele baten en lasten Saldo programma publieksbereik
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
Realisatie 2022 €
2e wijziging begroting 2022 €
Begroting 2022 €
Realisatie 2021 €
186.315 89.165 4.105 15.542 295.127
181.254 95.543 4.250 56.803 337.850
76.123 93.878 4.000 14.000 188.001
136.577 84.085 1.709 12.463 234.835
900.558
889.680
803.615
769.322
1.195.685
1.227.530
991.617
1.004.157
-9.551 0 -1.661 -956 -12.169
-9.235 0 -1.500 -290 -11.025
-5.000 0 0 0 -5.000
-14.398 0 -80 -522 -15.000
-12.169
-11.025
-5.000
-15.000
0
0
0
0
1.183.516
1.216.505
986.617
989.157
68
Realisatie 2022 €
2e wijziging begroting 2022 €
Begroting 2022 €
Realisatie 2021 €
-1.388.240 -1.855.163 -150.000 -520.015 -79.099 -149.831 -36.204 -675.502 -121.216 -339.557 -34.653 -394.362 -103.926 -257.123 -449.338 -64.020 -48.308 -6.666.557
-1.336.951 -1.761.945 -150.000 -500.785 -79.099 -144.290 -36.204 -675.502 -121.216 -339.557 -34.653 -394.362 -103.926 -257.123 -449.338 -64.020 -48.308 -6.497.279
-1.305.759 -1.727.023 0 -489.383 0 -141.005 -36.204 -666.293 -121.216 -334.929 -34.180 -388.986 -103.926 -253.618 -443.212 -64.020 -48.308 -6.158.062
-1.336.950 -1.761.945 -153.666 -500.785 -39.550 -144.290 -36.204 -657.743 -121.216 -330.630 -33.742 -383.994 -77.945 -250.363 -437.525 -64.020 -48.308 -6.378.875
-9.700 -2.366 -710 -1.184 -235 -237 -879 -15.310
-9.700 -2.366 -710 -1.184 -235 -237 -879 -15.310
-9.782 -2.386 -716 -1.194 -237 -239 -886 -15.440
-9.445 -2.304 -691 -1.152 -229 -230 -856 -14.907
-11.853 -35.666 -15.707 -63.226
-11.853 -35.666 -15.707 -63.226
-11.772 -35.337 -15.000 -62.109
-11.541 -33.313 -7.647 -52.501
-16.829
0
0
0
-59.904 -145.609 4.916 -200.596
-75.000 -156.000 4.687 -226.313
-50.000 -90.000 0 -140.000
-53.053 0 -1.163 -54.216
-92.682
0
0
0
-7.055.199
-6.802.128
-6.375.611
-6.500.500
Overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdragen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur/beheer en onderhoud Bijdrage DTR/2*€ 50.000+eenmalig € 100.000 Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg: e-Depot Bijdrage Veere Bijdrage Veere: e-Depot DVO Provincie Zeeland DVO Provincie Zeeland: e-Depot DVO Waterschap DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Terneuzen: e-Depot DVO Vlissingen DVO Schouwen-Duiveland DVO Schouwen-Duiveland: e-Depot DVO Tholen: e-Depot
Depotverhuur Gemeente Middelburg Gemeente Veere VZG Justid Suikerunie Zeeuwse Ombudsman Veiligheidsregio Zeeland
Verhuur kantoorruimte Walcherse archeologische dienst RIAS Art in Print
Rentebaten Rentebaten Overige baten Verrekening BTW Eindafrekening projecten Overige baten en lasten
Incidentele baten en lasten Totaal overzicht algemene dekkingsmiddelen
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
69
Overzicht overhead Overige personeelskosten Uitzendkrachten Bovenwettelijke uitkering WIA/WAZO uitkering Doorbelaste kosten Verzorging salarisadministratie ARBO Ondernemingsraad Opleidingskosten, incl. reiskosten Bedrijfshulpverlening Reiskosten woon-werkverkeer Inhuur externe bureaus Overige Huur Huur aan Rijksgebouwdienst Huisvestingskosten Onderhoud tuin Onderhoud kantine Zakelijke lasten Gas Electra Water Schoonmaak Beveiliging Huisvestingskosten beheer en onderhoud Onderhoud gebouw en installaties Automatiserings- en licentiekosten Assurantiekosten Inhuur externe bureaus Dotatie voorziening beheer en onderhoud Onttrekking voorziening beheer en onderhoud Organisatiekosten Huur en onderhoud kantoormachines Kantoorbenodigdheden Telefoon- en portokosten Automatiserings-, internet- en licentiekosten Reisdeclaraties medewerkers Representatiekosten Kosten bestuur Zeeuws Archief Assurantiekosten Accountant Overige inhuur externe bureaus Cultuur historische activiteiten Middelburg Bankkosten Overige
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
Realisatie 2022 €
2e wijziging begroting 2022 €
Begroting 2022 €
Realisatie 2021 €
0 14.312 0 -16.974 24.878 12.368 0 34.354 4.794 27.837 0 26.775 128.345
0 16.000 0 -16.000 24.693 10.901 1.600 28.211 6.500 26.000 0 24.300 122.205
0 13.000 0 -14.406 23.691 9.000 1.596 47.500 6.000 15.000 0 46.000 147.381
0 15.638 -18.395 -14.766 24.071 8.753 938 47.746 4.984 19.325 34.462 21.662 144.417
380.347 380.347
380.347 380.347
380.000 380.000
379.533 379.533
3.729 8.978 882 49.439 50.454 803 101.008 20.525 235.816
5.000 8.250 900 58.450 52.500 1000 104.650 21.106 251.856
4.500 8.000 900 60.000 42.500 800 111.300 23.500 251.500
4.934 5.124 844 68.450 58.076 932 103.340 19.297 260.997
733.842 1.558 24.386 0 1.855.163 -1.283.377 1.331.572
747.163 1.558 24.386 0 1.761.945 -1.298.537 1.236.515
574.405 1.300 0 0 1.727.023 -1.085.400 1.217.328
799.193 2.087 11.791 6.776 1.761.945 -1.340.383 1.263.704
13.752 1.978 21.251 144.237 12.053 5.381 3.372 10.343 25.425 41.960 5.363 1.987 7.849 294.951
13.225 3.500 22.500 149.863 7.500 4.000 4.500 9.500 25.000 54.600 5.165 1.900 9.905 311.159
14.500 3.500 23.870 154.078 10.000 4.000 5.500 9.831 17.751 6.000 5.020 1.300 5.390 260.740
13.494 3.722 22.607 148.085 5.591 2.806 4.629 9.864 18.007 0 5.165 1.873 11.362 247.205
70
Realisatie 2022 €
2e wijziging begroting 2022 €
Begroting 2022 €
Realisatie 2021 €
13.810 13.810
13.810 13.810
13.810 13.810
17.271 17.271
14.209 2.584 44.786 2.904 4.859 69.341
14.491 1.295 47.481 2.904 4.624 70.795
13.719 893 40.604 2.510 807 58.533
13.442 893 42.703 2.773 807 60.618
Doorbelaste salariskosten
817.096
823.207
774.540
797.424
Totaal overzicht overhead
3.271.278
3.209.894
3.103.832
3.171.170
Vennootschapsbelasting Vennootschapsbelasting
5.707 5.707
1.000 1.000
15.000 15.000
5.707 5.707
0
10.000
15.000
0
236.665
-171.040
-153.666
19.593
0 96.000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 96.000
0 96.000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -72.040 -145.000 -50.000 0 0 -171.040
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -153.666 0 0 0 0 0 -153.666
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
140.665
0
0
19.593
Rentelasten 25-jarige annuïteitenlening Overige afschrijvingskosten Kantoorinrichting Kantine inrichting Automatisering Software Diverse apparatuur
Onvoorzien Totaal saldo van baten en lasten Reserves Dotatie aan algemene reserve Dotatie aan bestemmingsreserve personeel Dotatie aan bestemmingsreserve programmagelden Dotatie aan bestemmingsreserve behoud Dotatie aan bestemmingsreserve digitalisering Dotatie aan bestemmingsreserve bedrijfsvoering Dotatie aan egalisatiereserve Dotatie aan bestemmingsfonds huurbijdrage Onttrekking algemene reserve Onttrekking aan bestemmingsreserve personeel Onttrekking aan bestemmingsreserve programmagelden Onttrekking aan bestemmingsreserve behoud Onttrekking aan bestemmingsreserve digitalisering Onttrekking aan bestemmingsreserve bedrijfsvoering Onttrekking egalisatiereserve ivm niet gecomp. huurverhoging Onttrekking aan bestemmingsfonds huurbijdrage
Resultaat
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
71
NADERE TOELICHTING OP OVERZICHT BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING In deze toelichting wordt nader ingegaan op de verschillen tussen de realisatie 2022 en de 2e wijziging begroting 2022. Programma beheer De lasten van het programma beheer zijn bij conserveren en restaureren hoger omdat de ingehuurde uitzendkrachten meer werkzaamheden hebben verricht voor de partners in de regeling dan is begroot. Bij het e-Depot zijn de lasten lager omdat de verschillende werkzaamheden voor de verdere implementatie van het e-Depot en het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten doorschuiven naar 2023. Programma informatie en kennis De lasten voor primair toegankelijk maken zijn lager omdat de inhuur voor inventarisatie voor het grootste gedeelte doorschuift naar 2023. Daarnaast zijn ook geen grote werkopdrachten aan De Ree opgedragen. Voor wat betreft de lasten voor nader toegankelijk maken zijn er geen kosten gemaakt voor het publiceren van de Toldatabase en het inhuren van De Ree voor bepaalde bewerkingsacties op het gebied van beeld. De database is niet gepubliceerd en voor beeld wordt in 2023 een nieuw plan opgesteld. Verder zijn de kosten voor de inhuur van een datascientist in verband met linked open data lager dan begroot. De lasten voor digitalisering zijn lager dan begroot omdat geen extra groot beroep is gedaan op De Ree voor het koppelen en inlezen van gedigitaliseerd materiaal.
De lasten voor dienstverleningsovereenkomsten zijn lager dan begroot omdat de ingehuurde uitzendkrachten voor behoudswerkzaamheden in het laatste kwartaal minder zijn gaan werken. Ook heeft er een verschuiving plaatsgevonden naar behoudswerkzaamheden voor de partners in de regeling. Als gevolg hiervan zijn er ook minder lasten voor de aanschaf van gebruiksgoederen voor conserveren en restaureren. De opbrengsten voor zakelijke dienstverlening zijn hoger omdat pas in het vierde kwartaal opdracht werd gegeven voor het KPI-onderzoek voor Sluis, waardoor het niet meenomen kon worden in de 2e wijziging begroting 2022. Programma publieksbereik De lasten van het programma publieksbereik zijn hoger voor het informatiecentrum in verband met hogere kosten voor inhuur coördinator publieksbereik op detacheringsbasis. De lasten voor de website zijn lager dan begroot door lagere kosten voor werkzaamheden aan de website zelf. De lasten voor externe communicatie zijn lager dan begroot omdat het geplande magazine doorschuift naar 2023. Algemene dekkingsmiddelen De algemene dekkingsmiddelen zijn hoger dan begroot omdat in de 2e wijziging nog geen rekening gehouden kon worden met de indexering van de bijdragen. Het door het Rijk gehanteerde indexeringspercentage is pas bekend geworden na de vaststelling van de 2e wijziging begroting.
Op 1 januari 2023 ontving het Zeeuws Archief rentebaten op de rekening van het schatkistbankieren. Hier is in de 2e wijziging begroting geen rekening mee gehouden. De overige baten zijn lager dan begroot doordat bij de 2e wijziging begroting ten aanzien van de verrekening BTW er vanuit is gegaan dat overeenstemming met de belastingdienst zou worden bereikt over het percentage waarmee gerekend mag worden. Uitgangspunt is dat dit percentage Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
72
hoger moet zijn dan het bestaande percentage omdat het Zeeuws Archief steeds meer dienstverleningsovereenkomsten heeft afgesloten. De gesprekken met de belastingdienst zijn nog gaande. De verwachting is dat met terugwerkende kracht vanaf 2017 BTW teruggevorderd kan worden. De incidentele baten betreffen de verwachte vennootschapsbelasting inclusief voorschotbedragen van de jaren 2019 en 2020. In 2022 zijn de definitieve aanslagen over deze jaren binnengekomen en bleek voor beide jaren de verschuldigde vennootschapsbelasting € 0,- te zijn. De in 2019 en 2020 voorgeboekte kosten zijn in 2022 als incidentele baten afgeboekt. De betaalde voorlopige aanslagen zijn in 2022 teruggestort. In 2022 is overlegd met de belastinginspecteur over de optimalisatie van de BTW-positie. Dit heeft februari 2023 geresulteerd in toegezegde teruggaven over de jaren 2017 en 2019 voor een bedrag van € 55.857,- in totaal. Deze baten moeten worden verantwoord in het jaar waarop zij betrekking hebben danwel het eerste jaar dat nog niet is afgerond. Derhalve worden deze in februari 2023 ontvangen ontvangsten in het boekjaar 2022 verantwoord.
Overige personeelskosten De overige personeelskosten zijn hoger dan begroot doordat een medewerker alsnog een opleiding kon volgen die in eerste instantie niet door zou gaan. Daarnaast zijn de reiskosten woon-werkverkeer hoger. Een aantal medewerkers ontvangt een vaste reiskosten woon-werkverkeer en een aantal declareert maandelijks de daadwerkelijk gemaakte reizen woon-werkverkeer gelijktijdig met de thuiswerkvergoeding . Er zijn afspraken gemaakt over een patroon thuiswerken- op locatie werken, maar daar wordt vanaf geweken als dat nodig is voor het werk. Daarnaast zijn de kosten voor het afscheid van medewerkers die met pensioen zijn gegaan hoger dan begroot, echter is het verschil lager doordat de eindejaarsbijeenkomst geannuleerd werd vanwege het overlijden van een medewerker. Huisvestingskosten Voor de huisvestingskosten was een hoger bedrag begroot voor gas en elektra. Het verbruik was in 2022 echter lager dan verwacht door de zachte winter en mede door allerlei duurzaamheidsmaatregelen. Zoals ledverlichting in de depots, studiezaal, archiefcafé en receptie, het investeren in de software voor het regelen van de depots en het lager instellen van de thermostaatknoppen van de verwarmingen.
Huisvestingskosten beheer en onderhoud De huisvestingskosten voor beheer en onderhoud zijn hoger dan begroot doordat vanwege de indexering van de bijdrage een hoger bedrag wordt gedoteerd aan de voorziening beheer en onderhoud. Organisatiekosten De organisatiekosten zijn lager dan begroot omdat minder inhuur van een extern bureau nodig was voor het opstellen van het beleidsplan informatiebeheer en het informatiebeheerplan.
Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
73
WET NORMERING TOPINKOMEN Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector in werking getreden. Bij het Zeeuws Archief is voor de topfunctionaris en overige medewerkers geen sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Hetzelfde geldt voor de leden van het algemeen en dagelijks bestuur: naam
functie
beloning plus beloningen belastbare betaalbaar onkostenvergoeding op term ijn* en 2022 2022
Totaal
Individueel toepasselijke bezoldigingsm axim um
2022
2022
beloning plus beloningen belastbare betaalbaar onkostenvergoeding op term ijn* en 2021 2021
Totaal
2021
J.J. Aalberts tot 15 mei 2022
penningmeester AB en DB
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
€
21.600
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t
C. Dekker tot 15 mei 2022
lid AB
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
€
21.600
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t
E. Smit per 15 mei 2022
lid AB en DB
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
€
21.600
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t
R. Schonis per 15 mei 2022
lid AB
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
€
21.600
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t
M.M.D. Vermue per 1 januari 2022
lid AB
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
€
21.600
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t
R.J. van der Zw aag
lid AB en DB
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
€
21.600
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
F.W. Weisglas A.J. Koppejan per 1 januari 2022 van lid naar voorzitter G.W. van Montfrans-Hartman tot 1 januari 2022
lid AB
€
1.428
n.v.t. €
1.428
€
21.600 €
705
n.v.t. €
705
voorzitter AB en DB
€
1.944
n.v.t. €
1.944
€
32.400 €
2.407
n.v.t. €
2.407
n.v.t.
n.v.t.
€
32.400 €
1.531
n.v.t. €
1.531
J.L. Kool Blokland
directeur
€
117.020
23.012
€ 140.031
€
216.000 €
111.930
voorzitter AB en DB
n.v.t. €
€
22.642
€ 134.572
*Betreft w erkgeversdeel pensioenvoorziening
De duur en omvang van het dienstverband van de directeur was van 1-1-2022 t/m 31-12-2022 o.b.v. 1,0 fte.
74 Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
VASTSTELLING VAN DE JAARREKENING Deze jaarrekening is opgesteld door het dagelijks bestuur van het Zeeuws Archief en wordt vergezeld van een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het dagelijks bestuur van het Zeeuws Archief heeft de jaarverantwoording tijdens de vergadering 27 maart 2023 behandeld en naar de partners van de regeling gestuurd.
RESULTAATBESTEMMING Regeling resultaatbestemming Artikel 22 van de gemeenschappelijke regeling van het Zeeuws Archief bepaalt dat een batig saldo kan worden bestemd voor vorming of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de raden van de gemeenten en de minister. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdragen uitgekeerd aan de gemeenten en de minister. In de gewijzigde regeling ‘Zeeuws Archief’ staat in artikel 22 lid 1 dat de reserve in enig jaar niet meer bedraagt dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen en in artikel 22 lid 3 dat het negatief eigen vermogen in enig jaar niet meer bedraagt dan vijf procent van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeenten van dat jaar. Voorstel bestemming van het resultaat 2022 Het dagelijks bestuur stelt voor het positieve saldo van € 140.665,- als volgt te verdelen: • Toevoegen aan een voorziening voor het verlofsparen vanaf 2023 een bedrag van € 84.808,• Toevoegen aan de bestemmingsreserve digitalisering een bedrag van € 55.857,-
75 Jaarverantwoording 2022 Zeeuws Archief
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan het algemeen bestuur van het Zeeuws Archief A. Verklaring over de jaarrekening 2022 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2022, op pagina 54 tot en met pagina 75, van het Zeeuws Archief te Middelburg gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van het Zeeuws Archief per 31 december 2022 en van het resultaat over 2022 in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 2022 in alle van materieel belang zijnde aspecten voldoen aan de eisen van financiële rechtmatigheid. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling tot stand zijn gekomen. De jaarrekening bestaat uit: 1. de balans per 31 december 2022; 2. de staat van baten en lasten over 2022; en 3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.
De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden vallen, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van het Zeeuws Archief (vastgesteld op 14 december 2012) en het controleprotocol WNT 2022. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie “Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening”. Wij zijn onafhankelijk van het Zeeuws Archief zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags-en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Materialiteit De bij de controle toegepaste materialiteit bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale kosten inclusief toevoegingen aan reserves. Deze materialiteit is ontleend aan het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van het Zeeuws Archief (vastgesteld op 14 december 2012).
Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. MIDDELBURG T: (0118) 678900
GOES T: (0113) 242628
TERNEUZEN T: (0115) 683449
ZIERIKZEE T: (0111) 420344
BARENDRECHT T: (0118) 647155
Op alle opdrachten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze algemene voorwaarden, gedeponeerd onder nummer 4081496 bij de Kamer van Koophandel te Utrecht, liggen ter inzage op ons kantoor en worden op verzoek toegezonden.