Raadsinformatiebijeenkomst 27 februari 2025

Raadsinformatiebijeenkomst ‘Een kijkje in de keuken’ van de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard

27 februari 2025

Redenen voor organisatieplan • Onderzoek van &VanderLaar in 2021  Hernieuwd perspectief  Stabiliseer aantal deelnemers  Herijk het takenpakket  Eén eigen directeur  Versterk sturing op de domeinen  Formatieve impuls  Eén dienstverleningsconcept  Onderscheid tussen operational excellence en business partner

• Bevindingen directeur in 2022  Geen formele rol gemeentesecretarissen  Vier losse afdelingen, geen gezamenlijke bedrijfsvoering  Geen heldere besluitvormings- en afwegingskanalen  Geen heldere ‘ingang’  Resultaten komen niet tot uitvoering door gebrek aan inzicht in werkvoorraad, centrale prioritering en sturing

Het organisatieplan • Verandering naar programmatisch en vraag gestuurd werken • Programma bedrijfsvoering met alle gezamenlijke bedrijfsvoeringsopgaven van de drie organisaties voorzien van doel, resultaat, prioritering, eigenaar, scope, budget, mandaat etc. • Eén kanaal voor alle individuele vragen aan de BVEB. • Twee nieuwe bedrijfsonderdelen: Het Bedrijfsbureau en Services.

BEDRIJFSVOERINGEENHEID BOMMELERWAARD (BVEB) o INFORMATISERING & AUTOMATISERING o JURIDISCHE ZAKEN o HUMAN RESOURCE MANAGEMENT o FINANCIËN

 +/- 76 MEDEWERKERS  2 KANTOREN  HEEL VEEL LEUKE MENSEN ;-)

Beoogde resultaten  We hebben één gezamenlijk programma bedrijfsvoering  De gezamenlijke directie besluit wat wanneer zal worden uitgevoerd.  De besluitvorming wordt goed voorbereid in het bedrijfsbureau.  Management en directie heeft één vast aanspreekpunt per domein  Services zorgt voor een efficiënt en effectief vraag en antwoord proces.  Door sturing meer rust en regelmaat.  We sturen op haalbaarheid en uitvoering van de afspraken  We leggen desgewenst meer verantwoordelijkheid bij de specialisten.

Wat hebben we gedaan in 2024? • Implementatie bedrijfsbureau, continue ontwikkeling van proces • Implementatie Services, optimalisatie processen en dienstverlening • Identiteit en samenhang BVEB versterkt • Nieuwe werkwijze P&C cyclus • Heldere overleg- en besluitvormingslijnen met gemeenten ingericht • Start gemaakt met professionalisering inkooporganisatie, verbetering van processen, ook op inhuur • 78 Nieuwe medewerkers geworven • 375 docstations (werkplekken) ingericht en 450 laptops uitgegeven • Vervanging van de server infrastructuur • Continue verbetering eHRM/Key2financiën/Topdesk/zaaksysteem • Inrichting van urenregistratie • Uitvoering van Risico Inventarisatie en Evaluatie en plan van aanpak • Update van personeelshandboek en implementatie van werktijdenregeling • Implementatie van Security Information & Event management • Implementatie van anonimiseringstool en veilig mailen • Verwerken van organisatiewijziging Zaltbommel in alle systemen (AD tot eHRM tot zaaksysteem) • En nog veel meer ;-)

Wat vraagt aandacht? • Arbeidsmarkt: moeilijk invulbare functies • Samenwerking: De balans tussen maatwerk en uniformiteit • Ontwikkelperspectief: middelen voor innovatie • Kunstmatige intelligentie (AI): Kansen & risico’s • Toename van wetgeving (Digital decade, WOO, Omgevingswet) • Toename van complexe WOO-verzoeken en juridische procedures • Basis op orde blijven houden: inrichten, richten, verrichten • Identiteit BVEB

De volgende stap in onze verandering Stap 1: Volgende fase van Services Eén telefoonnummer, één ingang en één fysiek loket (per gebouw) voor alle individuele vragen aan de BVEB Consulent

Rust en regelmaat op de afdelingen, niet gestoord worden door telefoontjes tussendoor, veelgestelde vragen terugbrengen door goeie informatie, altijd een (snel) antwoord en daarmee betere dienstverlening.

Stap 2: Doorontwikkeling van het bedrijfsbureau Inzicht en overzicht van alle opgaven op één plek in een meerjarenplanning Duidelijkheid over wat we wanneer gaan doen, welke middelen we daarvoor nodig hebben (mensen en geld) tbv de P&C cyclus én aan de voorkant betrokken worden bij nieuwe ontwikkelingen.

Co-manager

Aantal medewerkers en FTE (2024) Aantal FTE

Aantal mdw

75

76

Verhoudingen man/vrouw en deeltijd

Instroom en uitstroom Verloop 9,21% (landelijk 12,3%)

Ziekteverzuim

Ziekteverzuim BVEB 4,14% landelijk 2024 nog niet bekend 6,5% in 2023

Programma voor vanavond Iedere twintig minuten een nieuw programma: 20.00 uur

20.20 uur

20.40 uur

KAHOOT QUIZ

Quiz Informatiemanagement Duur: ongeveer 15 minuten / max. 25 deelnemers Plaats: Bommellab (2) Aanvang: 20.00 uur, 20.20 uur en 20.40 uur In deze korte quiz stellen we jullie een aantal vragen die te maken hebben met ons vakgebied: Informatiemanagement. Voor elke winnaar hebben we een leuke prijs!

Yvonne Schouten, Jeroen Hooijmans Adviseurs informatiemanagement

PRESENTATIE

Informatiebeveiliging & privacy Duur: ongeveer 10 minuten Plaats: Grote ruimte rechts (2) Aanvang: 20.00 uur, 20.20 uur en 20.40 uur

Arvid Klinkenberg Chief Information & security Officer

Martijn Vissers Functionaris gegevensbescherming

GESPREKSTAFELS

Bedrijfsbureau & Programma Bedrijfsvoering Bedrijfsbureau: organisatie-onderdeel waar de aansturing en uitvoering van het programma bedrijfsvoering plaatsvindt onder leiding van de programmmadirecteur (tevens adjunct). Programma bedrijfsvoering: de programmatische aanpak en verzameling van alle collectieve bedrijfsvoeringsopgaven. Het programma bestaat uit een methode (best practices), een proces en een hulpmiddel of ‘oplossing’ (zaaksysteem).

Timo Angenent, co-manager I&A en waarnemend programma directeur

GESPREKSTAFELS

Services Individuele vragen Live vanaf 2025 Services - Wat is dat nu eigenlijk?

Loraine Vorstenbosch, servicemanager

GESPREKSTAFELS

Drie pijlers van team Juridische zaken Primaire taken

• Behandeling in primaire proces van Woo-verzoeken en aansprakelijkstellingen; • Afhandeling legesbezwaren; • Secretariaat bezwaarschriftencommissie; • Procesvertegenwoordiging en/of coördinatie gerechtelijke procedures; • Coördinatie klachtbehandeling; • Beheer regelgeving bestand organisaties en verzekeringsportefeuilles.

Advies functie

• Juridische ondersteuning en advisering bestuur en medewerkers; • Toetsing gewijzigde regelgeving c.q. beleid en overeenkomsten;

Juridische kwaliteitszorg

• Ontwikkeling en beheer systeem juridische kwaliteitszorg; • Signalering en implementatie relevante juridische ontwikkelingen (wetgeving en jurisprudentie); • Verrichten van onderzoek naar en doen van aanbevelingen over juridische kwaliteit.

Antoinette van Dam, senior adviseur juridische zaken Theo Tuenter, senior adviseur juridische zaken

GESPREKSTAFELS

HRM • Uitdagingen op de arbeidsmarkt • Handhaving wet DBA • Onboarding • Rechtspositie raadsleden • Arbo & Verzuim • En andere vragen Petra van de Koppel, Adviseur arbeidsvoorwaarden en rechtspositie Paul Engelen, Adviseur Arbo en Verzuim

Harold Huisman, Marieke van den Beemt, Yvette Alders Co-managers HRM

Patricia Grandia, HRM Consulent Hanny Renders, Salarisadmin.

GESPREKSTAFELS

Professionalisering inkoop • Inkoop- en aanbestedingsbeleid • Professionalisering inkooporganisatie

Ilse Visée, strategisch inkoop adviseur

GESPREKSTAFELS

Financiën Voor vragen over bijvoorbeeld:

• De Planning & Control cyclus • Horizontaal toezicht met de belastingdienst • Specifieke uitkeringen

Maikel van Tuyl, senior financieel adviseur Petra van Wilgenburg, coördinerend senior financiën Chantal de Jongh, financieel beheer

GESPREKSTAFELS

Kaarten en Geo-informatiesystemen Duur: ongeveer 5 minuten Plaats: In de grote zaal bij de gesprekstafels Aanvang: 20.00 uur, 20.20 uur en 20.40 uur Wat je altijd hebt willen weten over: Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) En Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT)

Sabrina van Nieuwkerk BAG/BGT beheerder

Start carrousel Groep 1: start bij quiz over informatiemanagement in Bommellab Groep 2: start bij presentatie privacy & informatieveiligheid rechts van deze zaal Groep 3: Uitleg over kaarten, GEO, BAG en BGT en gesprekstafels Iedere twintig minuten draaien we door: 20.00 uur 20.20 uur

20.40 uur

GESPREKSTAFELS

BEDRIJFSBUREAU

JURIDISCHE ZAKEN

FINANCIËN

SERVICES

BAG/BGT

INKOOP

HRM