Raadsbesluit Toekomst BVEB 8 juli 2021

NAASDRIET Raadsbesluit Zaaknummer: 186419

Raadsbesluit De raad van de gemeente Maasdriel, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 1 juni 2021, gelet op de wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr)

besluit:

1. Het college toestemming te verlenen om de gemeenschappelijke regeling (GR) BVEB aan te passen zodat de GR een eigen directeur mogelijk maakt

2. Het college toestemming te verlenen om de gemeentelijke bijdrage aan de BVEB 3.

eenmalig te verhogen met € 162.155 voor Maasdriel. Dit te dekken uit het begrotingsresultaat 202 1 . Kennis te nemen van de wens van het college om het beschikbare budget voor de BVEB structureel te verhogen met 200.000 euro en dit af te wegen tijdens de besluitvorming van de Kaderbrief en beleidsprioriteiten 2022.

Aldus vastgesteld door de raad van Maasdriel in zijn vergadering van 8 juli 2021 De gemeenteraad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

e@

mw. drs. H.P. van Ommeren

H, van Kooten

NAASDRIET Samenvattinq raadsvoorstel

Onderwerp

: Toekomst BVEB

Kern van het raadsvoorstel Toestemming verlenen om de budgetten voor de BVEB te overschrijden/verhogen en de GR aan te passen zodat er gewerkt kan worden met een eigen directeur.

Gerelateerde raadsstukken

NAASDRIEL Raadsvoorstel

Onderwerp

Toekomst BVEB

Zaaknummer

1

Datum collegevergadering

'l juni2021

Datum raadsbesluit Datum raadsvergadering

I juli 2021 (jaarstukken en perspectiefnota) I juli 2021 (jaarstukken en perspectiefnota)

Portefeuiilehouder

Burgemeester Van Kooten

lnlichtingen bij

Bed rijfsvoeringseenheid

8641

I

Bommelerwaard, afdeli n g H R M,

Monique MMW van Delft

Voorstel

1. Het college toestemming te verlenen om de gemeenschappelijke regeling (GR) BVEB aan te passen zodat de GR een eigen directeur mogelijk maakt

2. Het college toestemming te verlenen om de gemeentelijke bijdrage aan de BVEB 3.

eenmalig te verhogen met € 162.155 voor Maasdriel. Dit te dekken uit het begrotingsresultaat 2021 . Kennis te nemen van de wens van het college om het beschikbare budget voor de BVEB structureel te verhogen met 200.000 euro en dit af te wegen tijdens de besluitvorming van de Kaderbrief en beleidsprioriteiten 2022.

Inleiding De gemeenten Zaltbommel en Maasdriel hebben sinds 2017 een deel van de bedrijfsvoering gezamenlijk georganiseerd in de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard (BVEB). De BVEB voert voor beide gemeenten de taken uit in de bedrijfsvoeringsdomeinen l&4, HRM, Financiën en Juridische Zaken. De colleges van Maasdriel en Zaltbommel hebben geen gelijkluidend standpunt over de

toekomst van de formele samenwerking. Op 17 november 2020 informeerden de twee colleges de beiden raden hierover. Daarop hebben de de colleges aan de gemeentesecretarissen van beide gemeenten (die tevens samen de directie van BVEB vormen) de opdracht gegeven na te gaan hoe de bedrijfsvoering (l&4, Financiën, Juridische Zaken en HRM) optimaal georganiseerd en gepositioneerd kan worden ten behoeve van beide gemeenten. Om tot een gefundeerd besluit te komen, is aan organisatieadviesbureau &Van de Laar (&VDL) gevraagd een variantenanalyse uit te voeren. Daarbij zijn de mogelijk denkbare samenwerkingsvarianten getoetst aan eenzelfde meetlat van 5K's (kwaliteit, kwetsbaarheid, kosten, klantgerichtheid én kansen voor medewerkers). Op 20 apriljl. heeft &VDL haar onafhankelijke advies gepresenteerd aan het bestuur van de BVEB over de best passende variant van krachtenbundeling op de bedrijfsvoering voor de gemeenten Zaltbommel en Maasdriel.' I Zie eindrapport &VDL: 'Verantwoord (be)sturen. Een toekomstbestendig perspectief op BVEB'

2

NAASDRIEL Conclusrþs en advies &VDL &VDL concludcert in haar eindrapport'Verantwoord (be)sturen. Een tockomstbostendig porspcctief op tsVEB' dat optimaliseren van de huidige tsVEB de bestc variant blijkt te zijn. De andere varianten (aansluiten bij een bestaand samenwerkingsverband op bedrijfsvoering, onderbrengen bijeen grote gemeente, bedrijfsvoering uitbesteden aan derden, andere deelnemers toevoegen aan de BVEB of ontvlechten van de BVEB en werken met centrumregelingen) blijken onhaalbaar, onuitvoerbaar of onaantrekkelijk. l.lct bureau schrijft: "Wij adviseren om vol overtuiging in te zetten op deze variant, met bestuurlijk commitment, met ambtelijk draagvlak en met de daartoe behorende interventies en middelen. BVEB is pas vier jaar onderweg als samenwerkingsorganisatie. Echter, voor de organisatie zijn bestuurlijk, financieel en in termen van sturing en cultuur nooit de randvoon¡vaarden gecreëerd om tot optimale prestaties te komen. Het potentieel van de samcnwerking is niet benut.

(...) Qua wcnselijkheid (scores op de 5k's) zijn wij ook van mening dat deze variant, voorzien van de nodige randvoorwaarden en optimalisatieslagen, kansrijk is en de bedrijfsvoering (en daarmee het primaire proces) van de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel kan versterken." &VDL geeft wel aan dat deze variant alleen kan slagen als er krachtige interventies worden gedaan in sturing, structuur en cultuur. Zoals bijv. extra formatie, een eigen secretaris-algemeen directeur, een integraal dienstverleningsconcept en een hernieuwd gedeeld eindperspectief op bedrijfsvoering. Op 29 april jl. heeft het bestuur van de BVEB ingestemd met het hetgeen nu voorligt en op 1 junijl. hebben beide colleges ingestemd.

Burgerparticipatie NVT

Argumenten 1.1 Best passende varianf op óasrs van onafhankelijk advies &VDL heeft alle denkbare varianten onderzocht en is tot de conclusie gekomen dat de andere varianten niet haalbaar zijn en dat de variant met een eigen directeur qua wenselijkheid (scores op de Sk's), voorzien van de nodige randvooruaarden en optimalisatieslagen, kansrijk is en de bedrijfsvoering (en daarmee het primaire proces) van de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel kan versterken. 1.2 Aanpassing van de GR is noodzakelijk Op grond van de Wet op de gemeenschappelijke regeling zijn we verplicht om de regeling aan te passen omdat hierin expliciet is vermeld dat de directie gevormd wordt door de beide gemeentesecretarissen. Omdat we kiezen voor een directeur vraagt dit om een aanpassing.

2.1 Investeringen zijn noodzakelijk voor goede doorstart Op dit moment is een aantal interventies ingezet om de basistaken en de aansturing van de BVEB op orde te krijgen, zoals aanvullende managementcapaciteit en extra ondersteuning bij HRM. Deze interventies lopen tot 1 oktober a.s. Gelet op de continuiTeit en de noodzakelijkheid om de ingezette verbetering voort te zetten, heeft het bestuur van de BVEB zich voorgenomen dit te verlengen tot 1 januari 2022. Hiermee is een bedrag gemoeid van 3

MAASDRIEL € 350.000 curo (€ 162.155 voor Maasdriel (a6,33%) en € 187.845 voor Zaltbommel (53,67%). Denk aan de te werven directeur, verlengen van tijdelijk management bij HRM en Financien en enkele cruciale extra capaciteit bij met name HRM en Financiën en in mindere mate bij l&4. Omdat dit bedrag meer is dan €100.000, dient het bestuur van de BVEB hiervoor toestemming te krijgen van de twee raden. Ons voorstel is om in te stemmen en de BVEB toestemming te geven om tot dit bedrag te overschrijden. 3.1 Extra formatieruimte is noodzakelijk Uit het onderzoek is gebleken dat het noodzakelijk is om extra formatieruimte te hebben om de basis op orde te brengen, de werkdruk te verlagen, om mee te kunnen blijven bewegen met weftelijke en landelijke ontwikkelingen op het vlak van bedrijfsvoering, om de kwaliteit van dienstverlening te kunnen blijven garanderen én om ontwikkelruimte in de organisatie te brengen omwille van de duurzaamheid van de samenwerking. De feiten tonen aan dat BVEB de voorbije jaren 'onder de maat' is georganiseerd en daarom ook op korte termijn een impuls kwantitatief en kwalitatief (verschuiving van operationeeltactisch naar tactisch-strategisch) nodig is. De omvang van deze impuls wordt indicatief ingeschat op 4 tot 6 fte. Een nadere uitwerking hierop is noodzakelijk en is onderdeel van de opdracht aan de te werven directeur.

Omdat nu nog niet duidelijk is waar de extra capaciteit nodig is (en welke onderdelen anders of efficiënter kunnen worden ingericht), heeft het bestuur van de BVEB een besluit genomen de colleges te vragen hier een stelpost voor op te nemen zodat de directeur maatregelen kan treffen en tevens tijd krijgt om te komen tot een beargumenteerd voorstel.

Kanttokcningcn/risico's 1.1 Kiezen voor een ander scenario &VDL heeft alle denkbare varianten onderzocht en is tot de conclusie gekomen dat de andere varianten niet haalbaar zijn. Toch kan er gekozen worden voor een andere variant. Hierbij moet wel rekening gehouden worden met de beperkte haalbaarheid, de extra kosten en impact op de medewerkers. Voor details zie het adviesrapport &VDL. 1 .2 Gee n u itbre iding van bedrijfsvoerin gstake n &VDL heeft bevindingen gedaan ten aanzien van het huidig functioneren en presteren van BVEB. Op basis van die analyse (toets op wenselijkheid / 5K's en haalbaarheid) komen zij tot het advies om de samenwerking tussen Maasdriel en Zaltbommel te optimaliseren binnen het bestaande juridische construct BVEB. Deze variant kan alleen slagen door het doen van 10 krachtige interventies in sturing, structuur en cultuur. Hiervoor is het noodzakelijk dat er rust ontstaat en dat hierover bestuurlijk commitment is. Het is daarom belangrijk vast te leggen dat we eerst aan de robuustheid van de BVEB gaan werken vanuit de huidige vier bedrijfsvoeri ngsdomeinen.

1.3 Niet aanpassen van de GR Om de benoeming van een directeur mogelijk te maken moet de GR worden gewijzigd. Dit kost tijd. Door de gewijzigde GR, eventueel met terugwerkende kracht, vast te stellen kan dit rechtmatig worden geformaliseerd. Om de GR te wijzigen moeten de colleges de raden toestemming vragen.

4

NAASDRIEL 2.1. lnvestering zijn noodzakelijk voor goede doorstart Op dit moment is een aantal interventies ingezet om de basis bij de BVEB op orde te krijgen Deze interventies lopen tot 1 oktober a.s. lndien deze niet gecontinueerd worden, lukt het niet om de ingezette verbeteracties af te maken. 3.1 Onvoldoende interuenfies op sturing, structuur en cultuur lndien er onvoldoende wordt gedaan aan interventies in sturing, structuur en cultuur is de kans klein dat er daadwerkelijk wat verandert. De BVEB zal niet geloofwaardig zijn en goede medewerkers zullen hun kansen elders gaan pakken. Het opnemen van een structurele stelpost moet worden afgewogen met de andere beleidswensen en -prioriteiten, gegeven de beschikbare middelen. De raad maakt die keuze tijdens het bespreken van de beleidsprioriteiten in juni.

Programma duuzaamheid nvt

Financiën (incl. BTW-effect)

lncidentele kosten voor 2021 De tijdelijke maatregelen om de BVEB tot 1 januari 2022 te ondersteunen, bedragen:

lnhuur verlenging HRM periode september tot en met december 2021 lnhuur tijdelijk teammanager financiën periode aug. tot en met december 2021 Werving directeur BVEB vanaf augustus 2021 Frictiekosten

€ 200.000 50.000 50.000 50.000

€ € €

Totale tijdelijke kosten voor 2021 bedragen € 350.000. Dit betekent een bedrag van

e 162.155 voor Maasdriel (46,33%) en €187.845 voor Zaltbommel (53,67%). Ons voorstel is dat we de BVEB aanvullend budget toekennen door het verhogen van de gemeentelijke bijdrage. Advies is om het gedeelte van Maasdriel te dekken uit het begrotin gsresultaat 202 1 .

Structurele kosten Om de formatie op orde te krijgen en ontwikkelruimte te creëren is een inschatting gemaakt dat er plusminus € 200.000 per gemeente noodzakelijk is. Aan de colleges is verzocht om deze mee te nemen als stelpost in de perspectiefnota en kaderbrief voor 2022-2025. ln de loop van 2022kan de nieuwe directeur dan met een onderbouwd plan aangeven welke uitbreidingen er structureel noodzakelijk zijn en welke kosten daarmee gemoeid gaan.

Bedrijfsvoering

Uitvoering Na besluitvorming in de raad, kan het bestuur van de BVEB de maatregelen verder uitrollen en o.a. starten met de werving van een eigen directeur.

5

NAASDRIET Handhaving

Communicatie Het is voor het bestuur en de directie van de BVEB van groot belang zowel de medewerkers BVEB, als de OR BVEB, als de twee deelnemende gemeenten geregeld mee te nemen en bij te praten over de voortgang van de duurzame verbeteringen bij de BVEB. Ons doel is draagvlak bij alle betrokkenen.

Evaluatie/ controle Via de P&C-cyclus.

Bijlagen

1. Samenvatting presentatie/ eindrapport &VDL 2. 'Verantwoord (be)sturen. Een toekomstbestendig perspectief op BVEB'. Eindrapport &VDL met daarin een variantenanalyse en advies over de best passende variant van krachtenbundeling op de taken l&4, HRM, Financiën en Juridische zaken tussen de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel. 21 april 2021. 3. Presentatie &VDL aan het bestuur van de BVEB, 20 april2021.

Burgemeester en wethouders van Maasdriel, de secretaris,

de burgemeester,

' r'a':r'l:'!Æl

H. van Kooten

G.T. Wildeman

b

lli'"*17_;:t"l-''

/: j i'-I"-\lè¡