Collegeraadsvoorstel__218593__ (1).pdf

Voorstel Aanbesteding onderhoud buitenruimte

1.

Aanleiding Het huidige contract voor het onderhoud van de buitenruimte loopt per 1 april 2025 af. Om die reden is er gestart met een nieuwe aanbesteding. Vanaf dit jaar wordt een deel van de werkzaamheden uitgevoerd door medewerkers van de buitendienst. Dit is onder andere het maaien van gazons, het boomonderhoud en het vegen van wegen en pleinen. Daarnaast wordt er ook nog steeds een deel van de werkzaamheden door aannemers uitgevoerd. Afgelopen zomer zijn de door de markt uit te voeren werkzaamheden door een adviesbureau financieel geraamd. Het resultaat hiervan was een bedrag van 1,2 miljoen. Dit is in het raadsvoorstel van 3 oktober 2024 aan de gemeenteraad voorgesteld. Met deze kennis is de aanbesteding opgestart en is de opdracht van de gemeente Leusden als 2 percelen aangeboden. Hier hebben, in totaal, twee aannemers op gereageerd. De aanbesteding leidt tot een significant hoger bedrag dan verwacht. Er is bovenop het bedrag van 1,2 miljoen, een aanvullend bedrag van 810.000 euro per jaar structureel nodig om de opdracht te kunnen gunnen aan de aannemers, waarbij beeldkwaliteit B behouden blijft.

2.

Wettelijke grondslag Niet van toepassing.

3.

Beoogd effect/ bestuurlijk kader Middels dit voorstel wordt extra exploitatiebudget gevraagd met als resultaat dat de werkzaamheden conform de aanbesteding uitgevoerd kunnen worden en dat de beeldkwaliteit van onze openbare ruimte op niveau B blijft.

4.

Deadline De start van het nieuwe contract is 1 april 2025, mits de gemeenteraad instemt met aanvullend krediet.

5.

Voorstel 1. De beeldkwaliteit van de openbare ruimte op niveau B houden. 2. Een bedrag van € 810.000 per jaar structureel toevoegen aan het bestaande budget voor het onderhoud van de buitenruimte. 3. Dit bedrag in 2025 onttrekken aan de algemene reserve en voor 2026 e.v. te verwerken bij de begroting 2026. 4. De opdracht gunnen aan de twee ingeschreven aannemers. 5. De begrotingswijziging 2025-1013 vaststellen.

6.

Argumenten 1.1 Door beeldkwaliteit B vast te houden zorgen we voor een nette uitstraling van onze openbare ruimte wat het visite kaartje van de gemeente Leusden is.

Onderwerp:

Extra krediet aanbesteding onderhoud buitenruimte

Zaaknummer: 218592 Pagina 1 van 4

De afgelopen jaren is er veel geinvesteeerd in de kwaliteit van onze openbare ruimte om deze op niveau te houden. Dit niveau is beeldkwaliteit B. In 2021 is ervoor gekozen om van beeldkwaliteit C naar beeldkwaliteit B te gaan. Hiervoor is een inhaalslag gemaakt met de huidige aannemer en dit heeft veel tijd, geld en energie gekost. Om ervoor te zorgen dat de openbare ruimte van de gemeente Leusden er netjes uit blijft zien is er dan ook extra geld nodig. De doorlopen aanbesteding resulteert in het feit dat er een extra bedrag van 810.000 euro per jaar nodig is. Dit kom bovenop het bedrag van 1,2 miljoen wat in oktober 2024 is voorgelegd aan de gemeenteraad. 2.1 Dit bedrag is nodig om de opdracht te kunnen gunnen en de buitenruimte op beeldkwaliteit B te houden. Op de aanbesteding hebben twee aannemers zich ingeschreven. Om de opdracht te kunnen gunnen dient een bedrag van 810.000 euro extra toegevoegd te worden aan het huidige budget voor het onderhoud van de openbare ruimte. Met dit bedrag kan onze buitenruimte op niveau gehouden worden, dit in samenspraak met de werkzaamheden die de medewerkers van de buitendienst gaan uitvoeren. 3.1 De dekking voor dit voorstel zal in 2025 onttrokken moeten worden aan de algemene reserve. Om de opdracht te kunnen gunnen zijn er extra financiele middelen nodig. Voor 2025 wordt voorgesteld om deze uit de algemene reserve te onttrekken.

Voor 2026 e.v. zal dit bij het opstellen van de begroting verwerkt worden. Het begrotingstekort zal hierdoor met € 810.000 toenemen. 4.1 Door de opdracht te gunnen aan de twee inschrijvers kan er per 1 april 2025 gestart worden met het nieuwe onderhoudsseizoen. Indien de raad instemt met dit voorstel kunnen de twee aannemers zich voorbereiden op de werkzaamheden en per 1 april 2025 starten. 5.1 Bij dit voorstel dient de bijgevoegde begrotingswijziging te worden vastgesteld. De financiële gevolgen van dit voorstel zijn verwerkt in de begrotingswijziging met nummer 2025-1013, welke via bijbehorend raadsvoorstel aan de raad ter vaststelling wordt aangeboden en in de begroting wordt verwerkt.

7.

Alternatieve scenario’s Naast dit voorstel is er gekeken welke mogelijkheden er nog meer zijn. Deze worden in onderstaande drie alternatieve scenario's weer gegeven. Scenario 1: Terugbrengen van beeldkwaliteit naar C/D. Hiervoor is een extra bedrag van 660.000 euro extra nodig. De kwaliteit van de openbare ruimte verslechtert en daarmee het herstel naar de toekomst duurder zal worden. Daarnaast is de verwachting dat de inwoners meer zullen klagen over de kwaliteit wat resulteert in meer klachten en meldingen, een situatie die zoveel mogelijk moet worden voorkomen. Scenario 2: Uitvoering op beeldkwaliteit B met een deel van de werkzaamheden voor de aannemer en een deel door eigen personeel en materiaal. Hiervoor is een extra bedrag van 815.000 euro extra nodig. Deel van het materiaal staat stil en daarom duurder en inefficiënter. Voordeel is dat de gemeente flexibeler is om materieel in te zetten op de

Onderwerp:

Extra krediet aanbesteding onderhoud buitenruimte

Zaaknummer: 218592 Pagina 2 van 4

plaats waar het op dat moment nodig is. De service die we daarmee bieden naar onze inwoners ligt daarmee op een hoger niveau. Vooruitkijkend kan dit materiaal tevens ingezet worden bij gladheidbestrijding. Deze dienst wordt de komende drie jaar gezamenlijk met een aannemer uitgevoerd. Na deze periode is het een mogelijkheid om dit werk zelf uit te voeren en kan het tevens ingezet worden op gebieden waar areaaluitbreiding heeft plaatsgevonden. In dit scenario wordt een deel van de werkzaamheden, zoals onkruidbestrijding op verharding (elementen en half verharding) en graskanten snijden uitgevoerd door de buitendienst. Dit scenario is op dit moment niet haalbaar omdat het materieel en personeel niet op zo'n korte termijn te realiseren is. Naar de toekomst toe kan het wel wenselijk zijn om ook deze werkzaamheden in eigen beheer uit te gaan voeren. Deze werkzaamheden sluiten namelijk goed aan bij de taken die vanaf 2025 door de buitendienst worden uitgevoerd. Gezien de kosten naar aanleiding van de aanbesteding zal dit wel als businesscase uitgewerkt gaan worden de komende periode. Het uitvoeren van deze werkzaamheden zal pas mogelijk zijn na de contractperiode van 4 jaar, conform de aanbesteding. Scenario 3: Niet gunnen en opnieuw aanbesteden.

Indien ervoor gekozen wordt om opnieuw aan te besteden dan zal het huidige bestek (werkomschrijving) wezenlijk anders moeten zijn dan het huidige. Dit betekent niet alleen een aanpassing in frequentie maar ook de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden. Er is een aanzienlijk risico dat er op een nieuwe aanbesteding geen inschrijvers volgen aangezien er op korte termijn gestart moet worden met de werkzaamheden. Daarnaast is de verwachting als er al inschrijvingen zijn, deze ook duurder zullen zijn. Al met al is opnieuw aanbesteden risicovol. 8.

Risico’s Indien ervoor wordt gekozen om het bedrag niet beschikbaar te stellen kan de opdracht niet gegund worden. Daardoor is er voor aankomend jaar geen aannemer die het onderhoud in de buitenruimte uitvoert. Daarbij worden de werkzaamheden zoals, het maaien van gazons, het boomonderhoud en vegen van wegen en pleinen wel uitgevoerd aangezien deze vanaf 2025 door de gemeentelijk organisatie zelf ter hand worden genomen. Indien ervoor wordt gekozen om minder budget beschikbaar te stellen zal de kwaliteit van de openbare ruimte achteruit gaan. Tevens zullen de kosten in de toekomst toenemen om de kwaliteit weer te herstellen.

9.

Vervolg Indien de raad instemt met dit voorstel zal de opdracht gegund worden en afspraken gemaakt worden over de uitvoerig.

10. Evaluatie Niet van toepassing.

Onderwerp:

Extra krediet aanbesteding onderhoud buitenruimte

Zaaknummer: 218592 Pagina 3 van 4

11. Inkoopadvies De gemeente heeft een Europese aanbesteding doorlopen, waarop twee aannemers hebben ingeschreven. Mocht de raad geen geld beschikbaar willen/kunnen stellen dan zal er een heroverweging moeten plaatsvinden en wat bij een wezenlijke wijziging van de opdracht resulteert in een nieuwe Europese aanbesteding. Dit brengt met zich mee dat er niet per 1 april 2025 gestart kan worden met het onderhoud van de openbare ruimte. 12. Advies van HR Niet van toepassing 13. Advies ICT Niet van toepassing 14. Juridisch advies Niet van toepassing 15. Financieel advies (kosten en dekking) Voor de gunning van de aanbesteding en uitvoering onderhoud openbare ruimte is een totaalbudget benodigd van € 2.051.774 per jaar, voor de komende 4 jaar. In de raad van 3 oktober 2024 is een budget van € 1.241.774 per jaar beschikbaar gesteld. Er is een extra budget ad € 810.000 per jaar nodig. Aanvankelijk is gecommuniceerd dat er een extra budget van € 600.000 nodig was. Voorgesteld wordt om de € 810.000 in 2025 te onttrekken aan de algemene reserve. Voor 2026 e.v. zal dit bij het opstellen van de begroting verwerkt worden. Het begrotingstekort zal hierdoor met € 810.000 toenemen. 16. Advies communicatie Niet van toepassing.

17. Intergemeentelijke samenwerking Niet van toepassing. 18. Global Goals Dit voorstel draagt bij aan een aantrekkelijke, groene en veilige inrichting van de openbare ruimte draagt bij GG 3 (gezondheidszorg voor iedereen), 11 (maak dorpen inclusief, veilig, veerkrachtig en duurzaam) en 15 (beschermen en duurzaam gebruik van ecosystemen, bossen en biodiversiteit). 19. Burgerparticipatie Niet van toepassing. 20. Bijlagen 1. Begrotingswijziging 2025-1013

Onderwerp:

Extra krediet aanbesteding onderhoud buitenruimte

Zaaknummer: 218592 Pagina 4 van 4