Vastgesteld besluit bij RV 22.0004 Verzoek om toestemming voor het aangaan van de centrumregeling bedrijfsvoering Leidse regio

RAADSVOORSTEL

Rv. nr.: RV 22.0004

B en W-besluit d.d.: 18-1-2022 B en W-besluit nr.: 22.0012

Naam programma: í 1 Algemene dekkingsmiddelen

Onderwerp: Verzoek om toestemming voor het aangaan van de centrumregeling bedrijfsvoering Leidse regio

Aanleiding: De colleges van Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude hebben, gehoord de raden, in

oktober 2021 het principebesluit genomen om Leiden de bedrijfsvoeringsdienstverlening te gaan laten verzorgen voor de partnergemeenten. Met deze transitie willen partijen niet alleen de samenwerking, maar ook de bedrijfsvoering versterken. Voor het realiseren van de transitie is het nodig dat een centrumregeling wordt opgesteld met daaronder drie dienstverleningsovereenkomsten. Daarnaast is aandacht nodig voor de cultuuraspecten van de nieuwe samenwerking. Na het nemen van dit principebesluit is gestart met de uitwerking, zoals gevisualiseerd in bijlage 1. De uitgangspunten die zijn geformuleerd gedurende het onderzoekí vormen hierbij het fundament. Ook wordt er gewerkt aan een implementatieplan waarin de vraag wordt beantwoord hoe we deze nieuwe vorm van samenwerken daadwerkelijk werkend krijgen. En bij het opbouwen van iets nieuws hoort ook het afscheid nemen van hetgeen er al is, in dit geval het opheffen van de bedrijfsvoeringsorganisatie ServicepuntTl. Het bestuur van ServicepuntTl heeft opdracht gegeven tot het opstellen van een liquidatieplan waarin uiteen wordt gezet wat nodig is om deze organisatie op zorgvuldige wijze op te heffen.

Doel: Met dit voorstelwordt aan de gemeenteraad gevraagd toestemming te geven voor het aangaan van de centrumregeling. Aangezien zowel de centrumregeling als de onderliggende dienstverleningsovereenkomsten bepalend zijn voor de nieuwe samenwerking wordt ook de concept model-dienstverleningsovereenkomst (DVO) aan u aangeboden, zodat u deze kunt betrekken bij uw oordeel over de centrumregeling. Hierna wordt eerst uiteengezet welke samenwerkingsafspraken per document staan opgenomen. Vervolgens wordt een toelichting gegeven op de belangrijkste kenmerken van beide juridische stukken.

Kader: Gemeenschappelijke Regeling ServicepuntTl, Wet Gemeenschappelijke Regelingen, Progra m mabegroti n g gemeente Leide n 2022-2025.

I De route naar een passende vorm van samenwerking voor de bedrijísvoering van de Leidse regio

Pagina 1 van 11

Overwegingen: Toel ichting centrum regeling

Duiding van de centrumregeling De centrumregeling vormt de basis van de samenwerking en is één van de vormen van publiekpublieke samenwerking zoals bedoeld in de wet gemeenschappelijke regelingen en is daarmee een gemeenschappelijke regeling. ln deze regeling wordt de samenwerking tussen de vier partijen bekrachtigd. De artikelen uit de centrumregeling hebben daarom betrekking op alle vier de partijen. De centrumregeling vormt de basis van de samenwerking en daarmee ook voor de besluitvorming. Om een goed beeld te krijgen van de essentie van deze regeling is een artikelsgewijze toelichtirrg opgesteld die orrderdeel uitmaakt van de regeling. Daarnaast is een notitie bijgevoegd over het aanbestedingsrecht waarin een extern ingewonnen advies over de rechtmatigheid van deze samenwerking staat opgenomen. lnhoudelijke keuzes Voor de nieuwe situatie wordt een gemeenschappelijke regeling (een centrumregeling) getroffen tussen de vier deelnemende colleges, waarin algemene afspraken zijn gemaakt omtrent de samenwerking. Hiermee wordt benadrukt dat de vier colleges ook echt in samenwerking met elkaar door wensen te gaan. De centrumregeling is daarmee het fundament van de toekomstige samenwerking.

Juist om die reden achten wij het als college van belang dat deze regeling niet alleen met zorgvuldigheid tot stand is gekomen, maar ook dat de essentie van de nieuwe centrumregeling goed tot zijn recht komt. De essentie van de centrumregeltng wordt in het hiernavolgende geschetst op basis van de volgende elementen: - Afstemming - Wijzigingen - Uittreding - Toetreding Afstemminq Om de samenwerking te benadrukken is het van belang dat er periodiek overleg plaatsvindt op bestuurlijk én ambtelijk niveau. Daar kan met elkaar afgestemd worden welke ontwikkelingen men ziet, en welke gevolgen dit heeft voor de opdracht vanuit de partnergemeenten en de uitvoering door de centrumgemeente. Deze overleggen getuigen van betrokkenheid in de samenwerking. Om dit goed te borgen, is ervoor gekozen om als verplichting een mlnlmum aantal overleggen op te nemen. ln de praktijk kan er zo veel overleg plaatsvinden als noodzakelijk. De algemene overlegstructuur van de centrumregeling richt zich met name op bestuurlijk overleg over de voortgang van de samenwerking in den brede, en het secretarissenoverleg over de

algemene vooruvaarden zoals die in de dienstverleningsovereenkomst worden opgenomen. Zoals gezegd, borgen deze overlegstructuren wat minimaal nodig is om betrokkenheid en samenwerkingsrelaties goed te onderhouden. ln de dienstverleningsovereenkomst zijn bepalingen opgenomen over de governance en samenwerking die zien op de dagelijkse uitvoeringspraktijk. Wiiziqinqen Gedurende de transitiefase wordt het uitgangspunt gehanteerd dat de partnergemeenten de dienstverlening van Leiden blijven afnemen zoals nu het geval is bij ServicepuntTl. Dit zorgt voor

Pagina 2 van 11

de continuiïeit en stabiliteit die van belang zijn gedurende de transitieperiode, maar levert ook inflexibiliteit op. Er is daarom in de centrumregeling opgenomen wanneer wijzigingen mogelijk zijn en welke consequenties daaraan kleven. Belangrijk uitgangspunt daarbij is dat, zoals de wet bepaalt, wijzigingen altijd mogelijk zijn als beide partijen het eens zijn over de wijziging en niet eenzijdig kunnen worden opgelegd. De voorwaarden voor uitvoering van het afgesproken dienstenpakket kunnen worden gewijzigd door de centrumgemeente, maar financiële gevolgen kunnen alleen venrverkt worden als daarover overeenstemming bestaat. De partnergemeente houdt het recht om tot aan het eind van de looptijd van de dienstverleningsovereenkomst de oude voonruaarden te hanteren. Als één van de partijen de dienstverlening wilwijzigingen na afloop van de dienstverleningsovereenkomst dan geldt het uitgangspunt dat de financiële consequenties worden gedragen door de partij die de wijziging wil doorvoeren. Dit geldt bijvoorbeeld voor de situatie dat de centrumgemeente een bepaalde dienst niet meer wil aanbieden of dat een partnergemeente een bepaalde dienst niet meer wil afnemen. Uittredinq De centrumregeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Dit is een belangrijk kenmerk voor de samenwerking die partijen voor ogen hebben.

Maar er kan zich de situatie voordoen dat één van de partnergemeenten wenst uit te treden. ln de centrumregeling is opgenomen onder welke voorwaarden dat mogelijk wordt gemaakt. ln de voorbereiding is geconstateerd dat de uittreding van de centrumgemeente aanzienlijk meer effect heeft dan de uittreding van één van de andere partnergemeenten. Formeel is het mogelijk om één van de andere gemeenten tot centrumgemeente te benoemen maar in de praktijk houdt met het uitreden van de centrumgemeente de regeling mogelijk op te bestaan. Daarom is ervoor gekozen om voor de centrumgemeente aanvullende uittreedbepalingen op te nemen. Het belangrijkste verschil is dat er voor de centrumgemeente een opzegtermijn van drie jaar wordt gehanteerd, en voor de andere partnergemeenten een termijn van één jaar. Dit geeft de partnergemeenten voldoende tijd om zich te beraden op verstandige vervolgstappen, mocht de centrumgemeente besluiten tot uittreden. Bij de keuze tot uittreden geldt voor alle partijen dat de kosten van de uittreding voor rekening komen van de uittredende partij. En dat partijen gezamenlijk ervoor zorgdragen dat deze kosten zolaag mogelijk blijven. Toetredinq De wens is geuit om een toekomstbestendig samenwerkingsmodel op te richten. Mede daarom is

gekozen voor een centrumregeling waarin het mogelijk wordt gemaakt om nieuwe deelnemers toe te laten treden. Tot toetreding kan pas worden besloten wanneer het college van de

centrumgemeente, het toetredende college én twee derde van de colleges van de partnergemeenten met de toetreding hebben ingestemd. De gewenste collectiviteit komt in deze afspraak tot uitdrukking door niet alleen de centrumgemeente maar ook de partnergemeenten een stem te geven in het toelaten van nieuwe deelnemers. Toe I i chti ng re chtm atig he id ce ntru mreg e I i ng

De betrokken gemeenten zijn aanbestedende diensten. De aanbestedingswet is dus van toepassing. Het wijzigen van het juridisch construct stelt ons voor de vraag of met het nieuwe construct wordt voldaan aan de vereisten van de aanbestedingswet en een rechtmatige samenwerking tot stand komt. Verschillende raden hebben in wensen en bedenkingen bij het principebesluit hier aandacht voor gevraagd. Gedurende de voorbereidingen is hier nadrukkelijk aandacht voor geweest. De inhoud van de samenwerkingsafspraken is namelijk bepalend voor de vraag of het gekozen construct rechtmatig is. Nu de juridische concepten klaar zijn, is de aan

Pagina 3 van 11

dit traject verbonden juridisch expert gevraagd om een oordeel te geven over de risico's omtrent de rechtmatigheid. Dit oordeel is toegevoegd als bijlage. De conclusie is dat met de manier waarop de Centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse Regio en de model dienstverleningsovereenkomst zijn vormgegeven naar het oordeel van deze expert wordt voldaan aan de eisen zoals die thans door de jurisprudentie van het Hof van Justitie van de Europese Unie gesteld worden.

Toelichting DVO Duid ing van de dienstverle ningsovereenkomst

ln de dienstverleningsovereenkomst worden de afspraken vastgesteld over de dienstverlening zoals benoemd in de bijlage van de overeenkomst. Dit betreft de standaard dienstverlening en de advisering zoals beschreven in de 'module bedrijfsvoering transitieperiode'. Dit zijn 1-op-1 afspraken tussen de centrumgemeente en de betreffende partnergemeente. Ondanks het 1-op-1 karakter van de overeenkomst is ervoor gekozen om te werken met gezamenlijke spelregels die voor alle partnergemeenten gelden om de collectiviteit van de samenwerking en uitvoerbaarheid te borgen. Maar er is ook ruimte voor individuele keuzes. ln de transitiefase is de flexibiliteit met name geborgd buiten deze dienstverleningsovereenkomst, namelijk bij de keuze om mee te doen om met ontwikkelopgaven in de bedrijfsvoering. Deze vallen buiten de scope van deze overeenkomst omdat er sprake is van tijdelijke opgaven die middels projectovereenkomsten worden gefinancierd. Bij het sluiten van de tweede DVO, die volgt na de transitiefase, wordt de flexibiliteit verhoogd door bijvoorbeeld het afschaffen van de verplichte winkelnering en het inbedden van individuele wensen over kwaliteit en/of kwantiteit in de DVO. lnhoudelijke keuzes Dienstverleninq start'as is' De rechten en verplichtingen zoals die nu voor SP71 gelden gaan zoveel mogelijk over "as is" naar de gemeente Leiden.

Er is gekozen voor een transitie "as is" om voortvarend werk te kunnen maken van de nieuwe samenwerking en het versterken van de bedrijfsvoering. Dat betekent dat de huidige dienstverlening over gaat naar Leiden en dat daar voor wordt betaald wat nu ook wordt betaald. En de huidige kwaliteitscriteria blijven gelden. Gedurende de transitieperiode wordt gewerkt aan het versterken van bedrijfsvoering. Looptiid De dienstverleningsovereenkomst wordt getroffen voor een bepaalde periode, in tegenstelling tot de centrumregeling, die wordt getroffen voor onbepaalde tijd. Bij de DVO die geldt in de transitiefase wordt een termijn van twee jaar gehanteerd. Daarna wensen partijen met elkaar tot een nieuwe overeenkomst te komen, waarin meer ruimte is voor flexibiliteit. Mocht het onverhoopt niet lukken om tijdig tot een nieuwe overeenkomst te komen dan wordt de huidige overeenkomst verlengd. Deze keus is gemaakt omdat hiermee de continutïeit van de dienstverlening wordt geborgd en mogelijke rechtmatigheidsrisico's worden voorkomen. Dit neemt niet weg dat partijen de intentie hebben uitgesproken om na de transitiefase over te gaan naar een nieuwe periode waarin andere afspraken noodzakelijk zijn. Daarom is in de overeenkomst hierover een inspanningsverplichting opgenomen.

Sturen op de dienstverleninqsovereenkomst Goed samenwerken is een belangrijke succesfactor voor het slagen van deze transitie. ln de overeenkomst komt deze samenwerking tot uitdrukking door het opnemen van bilaterale

Pagina 4 van 11

overleggen op zowel bestuurlijk niveau als op niveau van de gemeentesecretarissen. Daarnaast worden accounthoudersoverleggen ingevoerd. Deze overleggen gezamenlijk maken het mogelijk om te werken aan de samenwerking en voor zover nodig te sturen op de overeenkomst. Financiële afspraken Bij het maken van de financiële afspraken hebben de partijen zich laten leiden door twee ovenruegingen:

- Het vergroten van de voorspelbaarheid van de kosten - Het eenvoudig houden van de wijze van verrekenen Niet duurder

Onderdeelvan het principebesluit dat de colleges afgelopen zomer namen is dat de dienstverlening als gevolg van de overgang niet duurder wordt. Op het moment van overgang levert de centrumgemeente dezelfde dienstverlening (overgang 'as is') met dezelfde kwaliteit, dan ook voor dezelfde prijs. De kosten worden gedekt met de vrijval van de lasten voor de bijdrage aan ServicepuntTl. Lumpsum ln de DVO is vastgelegd dat de dienstverlening wordt verrekend op basis van lumpsum. De keus voor lumpsum financiering is gebaseerd op het streven naar eenvoudige sturing, het voorkomen van financiële verrassingen, en het benadrukken van échte samenwerking. Het betekent in de praktijk dat de partnergemeente één vast bedrag betaalt voor het totale pakket van dienstverlening, zoals beschreven in de module bedrijfsvoering transitieperiode. ln deze module zit de standaard dienstverlening en de advisering, zoals die nu door ServicepuntTl worden uitgevoerd. Schommelingen in het gebruik van de dienstverlening worden binnen de lumpsum opgevangen. Als de partnergemeenten mee willen doen met opgaven van de strategische bedrijfsvoeringsagenda dan worden hier middels projectovereenkomsten aparte afspraken over gemaakt. En wanneer behoefte is aan dienstverlening die geen onderdeel uitmaakt van de hierboven genoemde module bedrijfsvoering, worden aparte dienstverleningsafspraken gemaakt.

Correctie voor loon- en priisontwikkelinq. wetteliike ontwikkelinqen, qroei en krimp Om de kostendekkendheid van de dienstverlening te waarborgen is de afspraak dat Leiden als centrumgemeente stijgende/dalende kosten doorberekent als gevolg van: 1. loon- en prijsindexering

2. wettelijke ontwikkelingen (denk aan het voldoen aan fiscale bepalingen, of wijziging van de eisen van de accountant) 3. groei of krimp van de partnergemeenten: als de dienstverlening toe- of afneemt bewegen de kosten mee.

Daarbij is de afspraak gemaakt dat Leiden jaarlijks op 15 april deze ontwikkelingen inzichtelijk maakt, en de kosten voor de partnergemeenten voor het volgende jaar bekendmaakt, zodal deze tijdig kunnen worden betrokken bij diens kadernota en begroting.Deze bepalingen maken onderdeel uit van de DVO (hoofdstuk 5). Omqanq met risico's Daar waar tot nu toe de vier partnergemeenten gezamenlijk eigenaar en risicodrager waren, wijzigt dit en wordt de centrumgemeente de enige eigenaar en daarmee risicodrager. Tegelijkertijd dragen de deelnemende gemeenten vanwege de bevoegdhedenstructuur nog steeds verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering, ook als het gaat om eventuele risico's.

Pagina 5 van 11

Om hier op een praktische manier invulling aan te geven, is afgesproken dat risico's niet jaarlijks of per voorval worden verrekend, maar dat deze worden opgevangen door de centrumgemeente met behulp van een risicobijdrage van de partnergemeenten veruverkt in de lumpsum. Aanvullend is afgesproken dat indien zich substantiële onvoorzicnbarc financiólc risico's voordoen, gemeenten met elkaar in overleg treden over een redelijke verdeling van de financiële gevolgen van dergelijke risico's.

Wensen en bedenkingen naar aanleiding van het eerder genomen principebesluit De transitie van bedrijfsvoeringsorganisatie naar een centrumregeling heeft aanzienlijke impact op alle deelnemende gemeenten. Daarom is een zorgvuldig proces doorlopen dat uiteindelijk heeft geleid tot onderhavig verzoek. Er is gestart met een uitvoerig onderzoek naar het model

waarin de regionale bedrijfsvoering zou worden ondergebracht bij de gemeente Leiden. Op basis van dit onderzoek hebben de deelnemende colleges het voorgenomen principebesluit genomen om deze koers uit te gaan voeren. De colleges hebben naar aanleiding van dit voorgenomen principebesluit hun raad om wensen en bedenkingen verzocht. De raden van de gemeenten Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude hebben een aantalwensen en bedenkingen geuit. Hier is in de uitvoering zoveel als mogelijk rekening mee gehouden. ln Leiden is een goed gesprek ontstaan over de beoogde toekomst van de regionale bedrijfsvoering maar dat heeft niet geleid tot vastgestelde wensen en bedenkingen. Wel is in die gesprekken duidelijk naar voren gekomen dat voldoende aandacht moet zijn voor het risico dat Leiden loopt door het overnemen van de

taak en verantwoordelijkheid om voor de regio de bedrijfsvoering op een goede en passende manier uit te voeren. llier is in de uitwerking invulling aan gegeven door hct hantcrcn van cen risicobijdrage waarmee risico's financieel kunnen worden afgedekt. Maar ook door te zorgen dat Leiden voldoende ruimte krijgt om de eigenaarsrol op een goede manier uit te kunnen voeren en door in de regeling en DVO steeds goed tot uiting te laten komen dat het alle betrokkenen om (voortzetting van) pu bliek-publieke samenwerking gaat.

Procedure en vervolg Procedure Het college is bevoegd om de centrumregeling vast te stellen, maar kan deze regeling alleen treffen als de raad hiervoor toestemming geeft. Het college vraagt daarom met dit raadsvoorstel de raad om deze toestemming te verlenen. Omdat de onderliggende dienstverleningsovereenkomst een belangrijk aspect van de invulling van de samenwerking betreft, wordt u eveneens geïnformeerd over de inhoud van deze overeenkomst. Wanneer de raden van de vier deelnemende gemeenten toestemming hebben verleend tot het treffen van deze regeling worden de colleges gevraagd een definitief besluit te nemen. Dit betreft het besluit tot het daadwerkelijk treffen van de regeling, het opheffen van de huidige bedrijfsvoeringsorganisatie ServicepuntTl en het aangaan van de dienstverleningsovereenkomst Tot slot dient de dienstverleningsovereenkomst te worden getekend door de burgemeester van zowel de centrumgemeente als de partnergemeente. Of door de gemeentesecretarissen als daartoe een volmacht wordt verstrekt.

Pagina 6 van 11

Veruolg

Na besluitvorming in de colleges en de toestemming van de raden starten twee processen

1. Het opbouwen van de centrumregeling: o Voorbereiden kwartiermakersfase Van 1 april tot I juli 2022bereiden de centrumgemeente en de partnergemeenten de kwartiermakersfase vanaf l juli voor. Onder meer wordt, in aanvulling op de DVOafspraken, gezamenlijk voorbereid hoe de samenwerking in de dagelijkse praktijk verloopt. Zowel qua cultuur als in de verdere concretisering van het afsprakenmanagement.

. Kwartiermakersfase

van I juli tot 1 januari 2023 gaan de deelnemende gemeenten vooruitlopend op de formele start in de geest van de nieuwe samenwerkingsvorm werken. Dat wil zeggen dat we al langs de nieuwe overlegstructuren regionaal gaan werken en Leiden ook qua cultuur van (samen)werken de ServicepuntTl-collega's gaat verurelkomen en aansturen. oTot 1 januari 2023 bereidt de centrumgemeente daarnaast de 'ontvangst'van het nieuwe organisatieonderdeel voor. De overgang van personeel is voorzien op 1 januari 2023. oDe centrumgemeente bereidt dienstverlening van 'standaard dienstverlening' en 'business partner in advisering' volgens de nieuwe DVO voor. Die start op 1 januari 2O23 o ln de kwartiermakersfase

en gaat over'as is'.

2. Het opheffen van de GR ServicepuntTl: Het bestuur van ServicepuntTl stelt, na het besluit tot opheffing van de GR door de colleges, het liquidatieplan vast en geeft vanaf I april2O22 opdracht om de uitvoering van de opheffing te starten. De inventarisatie die daarvoor tot nu toe is uitgevoerd laat zien dat er veel praktische zaken geregeld moeten worden om de dienstverlening'startklaar'over te kunnen dragen aan Leiden.

Financiën Kosten die volgen uit het afsluiten van de DVO De kosten die vanaf 2023 volgen uit het afsluiten van de DVO worden gebaseerd op de meerjarenraming zoals ServicepuntTl die recent heeft afgegeven. Dat betekent dat Leiden deze bedragen vanaf 2023 zal ontvangen voor het uitvoeren van de dienstverlening.

Volgens de afspraak uit de DVO, zie hierboven bij Toelichting DVO, wordt dit bedrag jaarlijks gecorrigeerd voor loon- en prijsontwikkelingen, wettelijke ontwikkelingen en voor groei of krimp van de gemeente. Leiden levert uiteraard ook bedrijfsvoering voor de eigen organisatie. De bijdrage die nu aan ServicepuntTl wordt geleverd zal per 2023 onderdeel worden van de eigen begroting. Uitgangspunt is dat dit een budgetneutrale overheveling is van de bijdrage aan het Servicepunt naar de eigen begroting. Om te zorgen dat kan worden toegewerkt naar een sterke bedrijfsvoering is het van belang dat ook in Leiden voldoende middelen beschikbaar zijn voor de uitvoering. Om te bepalen welk bedrag jaarlijks benodigd is voor de Leidse bedrijfsvoering zal daarom eveneens worden gecorrigeerd voor loon- en prijsontwikkelingen, wettelijke ontwikkelingen en voor groei of krimp van de gemeente. Begrotingswijziginge n in 2022

Pagina 7 van 11

Uitgangspunt bij het principebesluit van de colleges is dat kosten die al zijn voorzien, worden meegenomen in de nieuwe regeling. Begrotingswijzigingen waartoe door het bestuur van ServicepuntTl komend jaar nog wordt besloten, worden daarom verwerkt in de meerjarenraming, nadat ze voor zienswijze zijn voorgelegd aan de gemeenteraden. De onderwerpen die we in elk gevalvoorzien, zijn: - De vier partijen hebben in 2020 aan ServicepuntTí de opdracht gegeven om tot een meerjarig projectenportfolio voor informatievoorziening te komen. Tot nu toe worden kosten voor vervanging of vernieuwing steeds bepaald op het moment dat dit aan de orde is, en op dat moment van financiering voorzien. De lV beslaat een steeds groter deel van de bedrijfsvoering. De lV-investeringslast wordt daarom steeds groter, en er bestaat de wens om tot een grotere voorspelbaarheid van de kosten te komen. De vier gemeenten vinden het van belang om strategische keuzes te kunnen maken, en voorspelbaarheid te creëren in de benodigde investeringen die dit van de gemeenten vraagt. Het projectportfolio lV is nagenoeg klaar en wordt afzonderlijk voor besluitvorming

-

aangeboden. De kostendekkendheid van een deel van de dienstverlening binnen ServicepuntTl staat onder druk. Dit geldt met name voor de financiële administratie en de activiteiten ten behoeve van de jaarrekeningcontroles. Momenteel wordt in beeld gebracht wat de exacte omvang van het knelpunt is en welk deelwel en niet kan worden opgelost.

Nieuwe of andere dienstverlening die niet in de DVO zijn opgenomen Het kan voorkomen dat gedurende hetjaar nog voor een aantal zaken apart wordt afgerekend. Want in de DVO is overeengekomen dat tussentijdse aanpassing van de dienstverlening mogelijk is, mits dat gebeurt volgens de werkwijze die daarover in de centrumregeling is afgesproken. Zie hierboven bij Toelichting DVO. Transitiekosten Het treffen van een centrumregeling vraagt om het opheffen van de huidige regeling, en het integreren van de hedrijfsvoering met de organisatie van Leiden. Dat kost tijd, en extra geld. Om een besluit te kunnen nemen over het treffen van de regeling dienen alle consequenties in kaart te worden gebracht, ook de financiële. Vervolgens wordt bepaald hoe met deze consequenties om wordt gegaan. Liquidatieplan De inventarisatie van activiteiten voor het opheffen van de GR ServicepuntTl laat vijf groepen van activiteiten zien: 1. ln de eerste plaats stelt het Bestuur in de rol van werkgever van ca. 450 medewerkers na overleg met de werknemersvertegenwoordiging het sociaal plan vast, waarin de arbeidsrechtelijke bepalingen voor de overgang van personeel zijn opgenomen. De wet overgang van onderneming biedt hiervoor het arbeidsrechtelijk kader.

De overgang van personeel vraagt zorgvuldige informatievoorziening en correspondentie, en de overdracht van dossiers, inclusief alle arbeidsrechtel ijke afspraken. 2. Naast de overgang van personeel betekent het'leeg maken'van ServicepuntTl een majeure operatie binnen de lV: de 'identiteit' ServicepuntTl is vervlochten met alle applicaties die in de regio in gebruik zijn, en dat geldt evenzeer voor de onderliggende lT-infrastructuur. De overgang betekent het ontvlechten en het opnieuw inrichten van systemen, en vervolgens het leggen van nieuwe koppelingen. Voor de applicaties vraagt de overgang het omzetten van alle relevante identiteiten, denk aan autorisaties voor de toegang tot systemen en

Pagina 8 van 11

geautoriseerde handelingen, het omzetten van mailadressen, accounts en andere persoonlijke gegevens, maar ook alle instellingen voor geautomatiseerde brieven, e.d. Al deze handelingen vragen om test-activiteiten. Ook het omzetten van het digitale dienstverleningskanaal en de overdracht van de archieven is onderdeelvan de overgang binnen de informatievoorziening. 3. De overdracht van de verplichtingen van Servicepunt7l vraagt het overzetten van zo'n 500 overeenkomsten van ServicepuntTl als contracthouder naar de gemeente Leiden en vereist contact met alle leveranciers en administratieve verwerking van de gewijzigde overeenkomsten. 4. Tenslotte vraagt het financieel leegmaken het overzetten van de gehele financiële administratie, en aan het eind van het jaar de afiruikkeling van de jaarrekening, balansafiruikkeling en prognose en verrekening van het liquidatiesaldo, e.d. 5. Het totaal van activiteiten vraagt om projectleiding en projectondersteuning. ln totaal kost het uitvoeren van deze activiteiten € 900.000,Regionaal is afgesproken dat dekkíng in de eerste plaats moet worden gezocht binnen de budgetten en reserves van ServicepuntTl. Op dit moment wordt ingeschat dat er voor 2021 een positief jaarrekeningresultaat van € 450.000,- is. Daarnaast is er nog een algemene reserve van

€ 140.000,- beschikbaar. Aangezien 2022 het laatste jaar is dat ServicepuntTl in de lucht is, kan deze reserve worden ingezet ter dekking van de extra kosten voor het uitvoeren van het liquidatieplan. Daarmee resteert nog een benodigde dekking van € 310.000,-. Mocht het jaarrekeningresultaat substantieel afirijken van deze inschatting dan wordt gezamenlijk naar een oplossing gezocht. Leiden heeft € 250.000,- beschikbaar om een deel van dit bedrag af te dekken. Hiervoor is reeds ruimte gemaakt in de Leidse begroting (eerste begrotingswijziging 2022, bestemming resultaat septembercirculaire 2021). De partnergemeenten betalen het resterende bedrag. lmplementatieplan De inbedding van de organisatie van ServicepuntTl binnen de organisatie van Leiden richt zich op een aantal thema's: strategie, structuur, cultuur en waarden, werkprocessen, leiderschap en organisatie. Dit vraagt om betrokkenheid van alle collega's die in de bedrijfsvoering actief zijn, zowel binnen

ServicepuntTl als binnen Leiden: kennismaking, bijeenkomsten om vragen te kunnen stellen, ontwikkeling van nieuwe werkwijzen en samenwerking, etc. Gezien de omvang van de operatie vraagt dit traject om interne begeleiding vanuit management, HRM, organisatieadvies, communicatie, werkprocesmanagement, en incidenteel extern advies. ln totaal kost het uitvoeren van deze activiteiten € 250.000,- Leiden heeft aangeboden om de begrote € 250.000,- voor haar rekening te nemen. Ook voor dit bedrag is reeds ruimte gemaakt in de Leidse begroting (eerste begrotingswijziging 2022, bestemming resultaat septembercirculaire 2021).

lnspraak/partici patie Niet van toepassing

Pagina 9 van 11

Bijgevoegde informatie:

1. Visual vervolgopdracht 2. Concept centrumregeling inclusief toelichting 3. Concept model-dienstverleningsovereenkomst 4. Notitie rechtmatigheid centrumregeling

Pagina 10 van í1

RAADSBESLUIT: De raad van de gemeente Leiden:

Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders (Raadsvoorstel RV 22.0004 van 18 januari 2022), mede gezien het advies van de commíssie Werk en Middelen,

BESLUIT

1. Te constateren dat er geen sprake is van strijdigheid met het recht en het algemeen belang, en derhalve toestemming te verlenen aan het college om de centrumregeling bedrijfsvoering Leidse regio (art. 1,lid 2 Wet gemeenschappelijke regelingen) te treffen;

Gedaan in de

raadsvergadering van 17 'Íebruari 2022,

de Griffier

de

dhr

drs. H.J.J. Lenferink

.F.C. Van Leiden

Pagina 11 van 11