4. Brief griffier aan de raad over financiële aspecten Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp d.d. 14 januari 2022

Gemeenteraad van Leiden

Retouradres: Postbus 292, 2300 AG Leiden

Bezoekadres

Gemeenteraad Leiden Postadres Telefoon E-mail Website

Datum Ons kenmerk Onderwerp

Stadskantoor Bargelaan 190 Postbus 292 2300 AG LEIDEN 06-36162575 griffie@leiden.nl gemeenteraadleiden.nl

14-01-2022 Z/22/3346545 Voorstel financiële afspraken Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp 2022-2026

Geachte leden van de Raad,

De gezamenlijke Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp (hierna RKC) heeft twee jaar na de start de werkwijze door een externe commissie laten evalueren. De RKC heeft op dit evaluatierapport gereageerd door middel van een brief aan de raad van 12 oktober 2021. De raden van Leiden en Leiderdorp worden nu in de gelegenheid gesteld de uitkomsten van de evaluatie en de reactie van de RKC daarop te bespreken. In deze brief wordt een financieel voorstel van de griffiers van Leiden en Leiderdorp gedaan om te betrekken bij de behandeling van de evaluatie. Als de beide raden hier mee instemmen wordt dit meegenomen in het raadsvoorstel waarmee ook een gewijzigde Verordening gemeentelijke Rekenkamercommissie Leiden-Leiderdorp 2017 wordt aangeboden. Financiële situatie sinds 2018 Bij de start van de gezamenlijke Rekenkamercommissie is gekozen voor een ‘tijdelijke’ financiële structuur, met handhaving van de hoogte van de budgetten voor de rekenkamerfunctie die destijds in Leiden en Leiderdorp beschikbaar waren. Op de Leidse begroting was een budget beschikbaar van 63.000 euro, in Leiderdorp 38.000 euro per jaar (inmiddels door indexering opgelopen tot resp. 66.000 en 41.000 euro). Daarnaast gold de afspraak dat de ambtelijke ondersteuning van de RKC, de secretaris, door Leiden zou worden bekostigd. Over de hoogte van die kosten is toen niets vermeld.

De RKC ging toen van start met een secretarisfunctie van 20 uur per week, ondergebracht bij de formatie van de griffie in Leiden.1 In de samenwerkingsovereenkomst werd afgesproken dat de personele kosten van de ambtelijk secretaris voor een kwart gecompenseerd worden uit het budget dat Leiderdorp beschikbaar stelde voor de gezamenlijke RKC. Reserve Bij de samenvoeging eind 2017 zijn ook afspraken gemaakt over de reserve. De reserve in Leiden fungeert sinds 1 januari 2018 als ‘de reserve’ van de RKC. In de eerste twee jaar is uit deze reserve jaarlijks 12.500 euro geput ten behoeve van het onderzoeksbudget. Vanaf 2020 gebeurde dat niet meer, dit was ook onderdeel van de gemaakte afspraken. Vanaf dat moment had de RKC dus een lager onderzoeksbudget. In de loop van de jaren is deze ‘Leidse’ reserve ook gevoed met overschotten uit het jaarlijkse budget van de huidige RKC. Dat betekent dat sinds 2018 alle overschotten die zijn gerealiseerd na de nieuwe opzet van de RKC (inclusief Leiderdorps geld) aan deze reserve zijn toegevoegd (omvang nu ca. 100.000 euro). Een klein deel van deze reserve is tot nu toe aangewend om incidentele kosten op te vangen, bijvoorbeeld voor de nieuwe website.

1 In 2017 stond de secretarisfunctie voor 16 uur p/w op de formatie. Hoewel de secretaris sindsdien 20 uur p/w ging werken, is

het benodigde budget voor de formatie sindsdien nog niet uitgebreid. Dat gebeurt nu wel.

Ambitie, organisatie en budget In reactie op de evaluatie geeft de RKC aan hoe de lessen uit de evaluatie op te pakken. Als de raden hiermee instemmen, leidt dit tot een ambitie die zich vertaalt in de volgende wensen: Jaarlijks twee grote onderzoeken gelijktijdig in Leiden en Leiderdorp en daarnaast 1 specifiek Leids en 1 specifiek Leiderdorps onderzoek; met een daarvoor toereikend onderzoeksbudget. 7 commissieleden die een daarbij passende vergoeding ontvangen. 22 uur ondersteuning (waarvan een deel ook toe te rekenen is aan de onderzoeken). Een budget voor inrichting en onderhoud van de eigen website Bij deze wensen hoort een budget van 164.876 euro. Dit is €15.178 meer dan nu is begroot. Gewenst budget RKC

Ambtelijke ondersteuning Vergadervergoeding leden Overige kosten Contributies Website Onderzoeken

(22 uur) 60.138 20.300 669 1.269 2.500 80.000

Huidig budget * (structureel in begroting Leiden incl. bijdrage Leiderdorp) (16 uur**) 43.736

Verschil

20.300 669 1.269 83.724

16.402

2.500 -3.724

TOTAAL

164.876 149.698 15.178 (Gewenst (Huidig budget in begroting) (Verschil/tekort) budget) * Hier staat het budget vermeld zoals structureel opgenomen in de Leidse begroting. Hiervan wordt ca. 41.000 euro gedekt met de jaarlijkse bijdrage vanuit Leiderdorp. De overige kosten komen voor rekening van Leiden. ** Het bedrag voor ambtelijke ondersteuning is nu niet zichtbaar bij de begrotingspost RKC, maar maakt deel uit van de formatie van de Leidse griffie. De evaluatiecommissie heeft geadviseerd de begroting juist op dit punt transparanter te maken en dat wordt nu doorgevoerd.

Vast bedrag per inwoner? In 2017 is afgesproken dat naar aanleiding van de nu uitgevoerde evaluatie voor het budget van de RKC zou moeten worden gestreefd naar een vast bedrag per inwoner, geldend voor beide gemeenten. De griffiers beschouwen dat als een streven om vanuit Leiden en Leiderdorp ongeveer hetzelfde bedrag per inwoner bij te dragen aan het budget voor de RKC. De verhouding van het aantal inwoners is 82-18%. Aanbeveling van de griffiers is deze percentages niet als ‘harde cijfers’ te hanteren. De vraag is of een bijdrage van precies 18 % uit Leiderdorp (dat zou minder dan 30.000 euro zijn) recht zou doen aan de kwaliteit die de huidige RKC voor Leiderdorp levert. Voor zo’n bedrag zou Leiderdorp nooit een zelfstandige rekenkamerfunctie van die kwaliteit kunnen inrichten. Na aftrek van kosten voor secretariaat en vergoedingen voor commissieleden zou zo’n 15.000 euro aan onderzoeksbudget overblijven: niet eens genoeg voor één groot onderzoek per jaar.

Voorstellen voor nieuwe financiële afspraken tot uiterlijk 2026 De griffiers doen een aantal voorstellen voor nieuwe financiële afspraken van de gemeenteraden van Leiden en Leiderdorp met betrekking tot de RKC. De verwachting vanuit de RKC is dat het jaarlijkse budget van de afgelopen jaren niet toereikend zal zijn voor de komende jaren met de beschreven ambities en inrichting van de RKC naar aanleiding van de evaluatie. In de afgelopen jaren is het beschikbare budget echter nooit volledig besteed en is het toegevoegd aan de reserve. Er is nu ruimte om een jaarlijkse overschrijding te dekken uit de reserve. Om die reden stellen de griffiers voor nu nog niet te kiezen voor een structurele aanpassing van de begroting.

Bij een eventuele overschrijding van het bestaande budget wordt eerst de reserve aangesproken voor aanvullende dekking. Dit neemt niet weg dat als de raad instemt met de uitkomsten en vervolgstappen van de evaluatie, de raad nu dus instemt om t.z.t., als de reserve niet meer aangesproken kan worden, over te gaan tot een structurele aanpassing van de begroting. Dat zal naar verwachting in 2025 zijn. Een tweede voorstel van de griffiers is nu een vaste verdeling van de bijdrage vast te stellen en een verhouding van 75-25% tussen Leiden en Leiderdorp te gaan hanteren. Als t.z.t. uitgegaan wordt van de verwachte jaarlijkse kosten van (afgerond) 165.000 euro per jaar, wordt voorgesteld de jaarlijkse bijdrage van Leiderdorp te handhaven op de begrote (afgerond) 41.000 euro. De overige kosten van 124.000 euro komen voor rekening van Leiden. Dit brengt de verhouding tussen de bijdragen op 25-75%. De bedragen worden jaarlijks geïndexeerd volgens de indexatie zoals deze in de begroting wordt vastgesteld. Wat betreft de tijdelijke situatie geldt het volgende: als vooralsnog wordt uitgegaan van de huidige begroting van 149.698, dan wordt de bijdrage van Leiderdorp 37.425 euro (25%) en voor Leiden 112.275 euro (75%) per jaar. In de huidige begroting van Leiden (108.202 euro) is net onvoldoende budget beschikbaar om deze bijdrage te kunnen financieren.

Het betreft hier een tekort van 4.073 euro per jaar. Het voorstel is om dat tekort tot uiterlijk 2026 ook aan te vullen uit de reserve. Om ook in de tijdelijke situatie de verhouding tussen Leiden en Leiderdorp in de reserve gelijk te houden wordt voorgesteld ook jaarlijks een bedrag van 1.357 euro uit de gezamenlijke reserve te onttrekken. Deze onttrekking wordt in mindering gebracht op de jaarlijkse bijdrage van Leiderdorp. Hierdoor komt die bijdrage netto uit op 36.068 euro – waardoor de bijdrage uit Leiderdorp voor de komende jaren (netto) wordt teruggebracht van 25% naar 24% . Herijking over uiterlijk 4 jaar Als de raden instemmen met deze voorstellen wordt uiterlijk na vier jaar bezien of de begroting van de RKC inderdaad structureel hoger uitvalt. In dat geval wordt die structurele verhoging doorgevoerd en wordt tevens de begroting van Leiden structureel aangepast. Het moment dat deze aanpassing wordt doorgevoerd, hangt mede af van de stand van zaken van de reserve, waarbij het streven is dat er een minimaal reserve van 20.000 euro (ca. 10%) beschikbaar is voor de RKC.

Met vriendelijke groet,

Gerald van Leiden Griffier Gemeenteraad Leiden