Document · PDF

2022-45j. D22.274023 Bijlage 6 ADxperts rappo Bijlage 6 ADxperts rapport preventiemedewerker GGD Zeeland

Raadsvergadering 1 november 2022, gemeente KapelleBij agendapunt: Zienswijze 1e begrotingswijziging GGD Zeeland5.776 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Niet gevonden in dit document.

De rol van de preventiemedewerker bij de GGD - Zeeland

Inhoudsopgave 1.

Voorwoord ..................................................................................................................................................................3 1.1

Voorgestelde werkwijze .......................................................................................................... 3

Literatuuronderzoek...............................................................................................................................................3 2.1

Wet- en regelgeving met betrekking tot de preventiemedewerker .................................. 3

2.2

De taken van de preventiemedewerker bij de GGD Zeeland .............................................. 4

2.3

De organisatieorganisatie en de preventiemedewerker .................................................... 4

Taakinvulling: ............................................................................................................................................................5 Ingevuld schema .................................................................................................................................. 7

Succesfactoren om de preventiemedewerker goed in te zetten ...........................................................9

Opleiding en eisen die er aan de preventiemedewerker worden gesteld ..................................... 11 5.1 Wat bepaalt het succes van de preventiemedewerker .............................................................. 11 5.2 Wat zijn de belangrijkste competenties van de preventiemedewerker ..................................... 12 5.3 De rol van de preventiemedewerker in relatie tot andere taken in de organisatie ................... 12

Aanbevelingen ........................................................................................................................................................ 13

Bijlage 1 - Jaarverslag .................................................................................................................................................... 15 Bijlage 2- Jaaragenda van de preventiemedewerker ...................................................................................... 17 Bijlage 3 - Gespreksformulier voor evaluatie met de bedrijfsarts .................................................... 18 Documenten van de GGD Zeeland .................................................................................................... 19 Literatuur: .......................................................................................................................................... 19

1. Voorwoord De GGD Zeeland heeft de opdracht gegeven om nader onderzoek te doen naar de inzet van de preventiemedewerker in de organisatie. De GGD Zeeland wil graag weten hoeveel uur een preventiemedewerker in de organisatie moet besteden om op een zinvolle en verantwoorde manier het werk te doen, welk takenpakket daarbij hoort en welke attitude en manier van werken passend is voor GGD Zeeland. Tevens is er vanuit de GGD Zeeland de wens ontstaan om te bekijken hoe we een preventiemedewerker op een onafhankelijke manier kunnen inzetten. Vanuit ADXpert hebben we de volgende werkwijze toegepast. We hebben interviews gehouden met directie – HRM – preventiemedewerkers en OR. De informatie vanuit de interviews is verwerkt in de rapportage die is opgesteld. In verband met de AVG zullen er geen namen van werknemers van de GGD Zeeland in de rapportage terugkomen. De beleidsdocumenten van de GGD Zeeland zijn bestudeerd en zijn in dit rapport meegenomen. Dit rapport wil op de belangrijke vragen over de inzet, de werkwijze en het functioneren een beknopt antwoord geven. Daarnaast is er een literatuurstudie gedaan en zijn de wettelijke richtlijnen aan de orde geweest om dit onderwerp van zoveel mogelijk kanten te belichten.

1.1 Voorgestelde werkwijze Mijn voorstel aan de GGD Zeeland is dat we na het bestuderen van het verslag nader ingaan op de openstaande vragen. In het verslag is al geprobeerd om de praktijk van de preventiemedewerker zo concreet mogelijk te beschrijven. Als na het lezen van het verslag nog vragen over zijn, dan kunnen we daar nader op ingaan. Het verslag is bedoeld om richtinggevende uitspraken te doen die in de organisatie toegepast kunnen worden. Het kan zijn dat door de beknopte werkwijze er nog onderwerpen om nadere uitwerking vragen. ADXpert is dan zeker bereid om hier verder onderzoek naar te doen. 2. Literatuuronderzoek In de literatuur vindt men voldoende voorbeelden op welke manier de preventiemedewerker kan worden ingezet in de organisatie. Die voorbeelden zijn in de literatuur vooral gericht op het bedrijfsleven, of algemeen van opzet.1 In dit verslag zijn die voorbeelden als leidraad genomen om een systeem te bedenken dat passend is voor de GGD Zeeland. Daarbij is er gebruik gemaakt van de inzichten die verkregen zijn in de contacten met de opleiders van de preventiemedewerkers. De taakverdeling van de preventiemedewerker ten opzichte van de overige professionals in de organisatie is dus een zelf ontwikkeld instrument.

2.1 Wet- en regelgeving met betrekking tot de preventiemedewerker In artikel 13 van de Arbowet wordt bepaald dat de werkgever een of meer deskundige werknemers aan moet stellen om de werkgever te ondersteunen bij het naleven van de Arbowet. In de wandelgangen heeft die deskundige werknemer de naam preventiemedewerker gekregen. De werkgever moet allereerst nagaan of de bijstand geheel intern kan worden georganiseerd. Als blijkt dat er intern onvoldoende mogelijkheden zijn, dan mag er een combinatie van interne en externe ondersteuning plaats vinden. De arbowet stelt dat de deskundige bijstand naar behoren moet worden verleend. Daarbij worden dan de volgende criteria aan de orde gesteld: - Beschikken de preventiemedewerkers en de andere deskundige personen over voldoende deskundigheid, ervaring en uitrusting om de bijstand op een goede manier te kunnen verlenen. - Is het aantal preventiemedewerkers en andere deskundige personen voldoende? - Is er voldoende tijd om hun taken goed uit te kunnen voeren? - Zijn de preventietaken op een goede manier georganiseerd?2

1 Koenders, H., De preventiemedewerker in 100 vragen, blz. 19. 2 Schut, F., Handboek preventiemedewerker, blz. 34.

De wetgever heeft bepaald dat bij minder dan 25 werknemers de werkgever zelf de preventie taken op zich mag nemen. Vandaar dat veel kleine organisaties die minder dan 25 werknemers hebben de preventietaken door de directeur laten uitvoeren. De GGD Zeeland heeft echter 238 FTE en 318 werknemers. Dat betekent dat de preventietaken dus door één of meerdere werknemers van de GGD Zeeland moeten worden uitgevoerd. De preventiemedewerker mag geen nadeel ondervinden bij de taakuitvoering. Zo geniet de preventiemedewerker ontslagbescherming en mag de preventiemedewerker niet benadeeld worden in zijn positie in de organisatie, bijv. door verminderde loopbaan- en/of salariskansen. 2.2 De taken van de preventiemedewerker bij de GGD Zeeland In de arbowet zijn de taken op hoofdlijnen benoemd van de preventiemedewerker. De taken op het gebied van preventie en bescherming omvat de volgende punten: - meewerken aan het opstellen en uitvoeren van de R.I.&E. - adviseren en nauw samenwerken met de OR over de genomen en de te nemen maatregelen gericht op het tot stand brengen van een zo goed mogelijk arbeidsomstandighedenbeleid. - uitvoeren van en/of meewerken aan maatregelen op het gebied van de arbeidsomstandigheden. Dit is uiteraard nog wat abstract geformuleerd en in de volgende paragraaf wordt dat zo concreet mogelijk op de GGD Zeeland toegepast door een lijst van werkzaamheden te presenteren.

Om het abstracte element van de arbowet uit te werken in de praktijk wordt er in de literatuur vaak gewezen op de taken die de preventiemedewerker kan uitvoeren. Het gaat dan om de taken die gericht zijn op het voorkomen van schade aan de gezondheid en ongevallen. De rol van de preventiemedewerker kan dus als volgt worden opgepakt: - aanspreekpunt op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn voor de organisatie - coördineren van beleid op het terrein van veiligheid, gezondheid en welzijn - aanspreekpunt zijn voor de arbodienst, Nederlandse Arbeidsinspectie en externe arbopartners - advies geven op het gebied van arbo - meldpunt zijn op het gebied van ongevallen en ongevallenregistratie - het uitvoeren van preventieve taken op het gebied van arbeid en arbeidsbelasting - het onderhouden van het contact met de bedrijfsarts inzake specifieke situaties 2.3 De organisatieorganisatie en de preventiemedewerker Tijdens het onderzoek naar de preventiemedewerker valt op dat ieder bedrijf uniek is en dat het dus beknellend is als er een te rigide systeem wordt opgezet voor het preventiewerk in de organisatie. Vandaar dat er voor GGD Zeeland een speciaal ontwikkelde lijst is gemaakt voor de mogelijke taken van de preventiemedewerker. De GGD Zeeland werkt vanuit de methodische doelstelling van de PDCA systematiek.

Voor GGD Zeeland is deze methodische aanpak toegepast in de experimenteerfase. Iedere organisatie mag op een eigen manier invulling geven aan de taak van de preventiemedewerker. Het gaat er dan om dat de taken passen in het gehele functiebouwwerk van de organisatie en aansluiten bij de mogelijkheden die de organisatie heeft. Voor deze aanpak is gekozen, omdat GGD Zeeland kiest voor een concrete aanpak en we zoveel mogelijk tegemoet willen komen aan hun eigenheid. Een bijkomend voordeel van deze aanpak is dat de taak van de preventiemedewerker gelijk uitgebreid in de organisatie besproken kan worden. Het is dan helder wat de rol is van de preventiemedewerker ten opzichte van de andere professionals die met veiligheid, gezondheid en welzijn bezig zijn. In dit rapport presenteer ik de blanco lijst die speciaal voor GGD Zeeland is ontwikkeld3.

3 Deze lijst is door mij ontwikkeld en ik heb daarbij als voorbeeld gebruikt de tabellen 3b en 4c uit het boek van R.

Visser, De preventiemedewerker.

3. Taakinvulling: Voor de preventiemedewerker is het belangrijk om voor de aanpak van de R.I.&E. vooraf een inschatting te maken wat voor veiligheidscultuur binnen de organisatie aanwezig is en welk ambitieniveau de organisatie heeft op arbo gebied. Daarop kan vervolgens de werkwijze en de diepgang van de R.I.&E worden afgestemd. Hieronder een voorbeeld van de taakafbakening van de preventiemedewerker en deze taakafbakening kan per organisatie anders ingeregeld worden. Dit schema is in het kader van dit rapport ontwikkeld. Legenda: DIR / OR = HB = HRM = PM = OND = SECR =

directie / ondernemingsraad Hoofd BHV Human Resource Management Preventiemedewerker Onderhoudsteam Secretariaat

X= O=

hoofdtaak ondersteunende taak

1. VEILIGHEID Onderwerp Inspecties in de organisatie / ruimtes en locaties Inspecties van documenten en beleidsstukken Registreren van (bijna) ongelukken Directie en OR informeren over veiligheid Veiligheid bespreken met interne/externe vertegenwoordigers Ontwikkelen van veiligheidsbeleid voor de organisatie Volgen van cursussen en bijhouden van literatuur inzake veiligheid

HRM

OND HB

HRM

OND

2. BHV Onderwerp Het opstellen en het actualiseren van het ontruimingsplan Het opstellen en het actualiseren van het calamiteitenplan Ontruimingsoefening organiseren Ontruimingsoefening evalueren met directie, team en brandweer BHV-ers instrueren BHV-herhalingscursus van de organisatie regelen Controle slanghaspels en brandblusapparatuur Controle ontruimingsroutes Maandelijkse inspectie conform NEN 2654 Controle brandalarmsysteem Controle noodverlichting en bewegwijzering nooduitgang EHBO op organisatie organiseren, controleren en evalueren BHV – offertes vergelijken en besprekingen met BHV-bedrijven Nieuwe richtlijnen voor ontruimingsplannen en calamiteitenplannen doorgeven

3. COMMUNICATIE:

Onderwerp

EAC

DIR / OR

Contact onderhouden met de directie over de werkzaamheden Contact onderhouden met de werknemers over Arbo Contact onderhouden met de ondernemingsraad over Arbo en Arbo gerelateerde zaken. Contact onderhouden met de bedrijfsarts Contact onderhouden met de arbo dienst Het bevorderen dat bij inkoop van nieuwe materialen, producten en bij het ontwerp van verbouw/nieuwbouw rekening gehouden wordt, met de arbeidsomstandigheden Het op schrift stellen en actueel houden van voorschriften met betrekking tot veiligheid en gezondheid 4. Risico inventarisatie en evaluatie. Onderwerp Uitvoerende taken om het plan van aanpak te realiseren Opstellen van het plan van aanpak Signaleren van risico’s Het bijhouden van het arbo-zorgsysteem Uitvoeren van de vier jaarlijkse R.I.&E. in overeenstemming met de afspraken uit de Arbo catalogus Uitvoeren van de quickscan of een M.T.O. in overeenstemming met de afspraken uit de Arbo catalogus

HRM

ADXpert

5. VERZUIM Onderwerp Casemanager zijn voor de organisatie4 Verzuimregistratie Verzuimbeleid op organisatie niveau Verzuimgesprekken Ontwikkelingen in casemanagement Verzuimontwikkelingen volgen Verzuim en financieel management (advies) Reïntegratietrajecten en subsidiemogelijkheden onderzoeken5

DIR

6. SOCIALE VEILIGHEID Onderwerp

DIR / OR

HRM

SECR

Bijhouden en actualiseren van het sociale veiligheidsplan PSA beleid ontwikkelen Enquêtes verzorgen Contacten met de interne en externe contactpersoon Sociale veiligheid bespreken met collega’s

4 Het verdient aanbeveling om bij een traject dat de periode van 6 weken verzuim gaat overstijgen een extern

deskundige hiervoor aan te zoeken. De organisatie maakt gebruik van een extern casemanager. 5 Eventueel bijgestaan door een externe casemanager.

7. VERANTWOORING / VERSLAGLEGGING Onderwerp

DIR / OR

HRM

SECR

Veiligheidsverslag maken voor de organisatie Bespreking met HRM Bespreking met de BHV Bespreking met intern en extern vertrouwenspersoon Jaaroverleg met de directeur Jaaroverleg met de OR tijdens de OR vergadering Overleg met bedrijfsarts / Arbo(kern)deskundige Dit formulier is nog blanco en afhankelijk van het ambitieniveau van de organisatie kan dat van invloed zijn op het aantal uren dat de preventiemedewerker voor de GGD Zeeland ter beschikking heeft.

Ingevuld schema Hierbij het voorbeeld van een ingevuld schema zoals ik dit vanuit de interviews en de documentatie van de GGD Zeeland zou adviseren. Legenda: DIR / OR = HB = HRM = PM = OND = SECR =

directie / ondernemingsraad Hoofd BHV Human Resource Management Preventiemedewerker Onderhoudsteam Secretariaat

X= O=

hoofdtaak ondersteunende taak

PM O X X X X X X

HRM

OND HB X

PM O O O O O X O

HRM

OND

HB X X X X X X 7

Controle ontruimingsroutes Maandelijkse inspectie conform NEN 2654 Controle brandalarmsysteem Controle noodverlichting en bewegwijzering nooduitgang EHBO op organisatieniveau organiseren, controleren en evalueren BHV – offertes vergelijken en besprekingen met BHV-bedrijven Nieuwe richtlijnen voor ontruimingsplannen en calamiteitenplannen doorgeven

O O O O O O O

X X X X X X X

3. COMMUNICATIE: Onderwerp

X X X

HRM

O O X

X X O

DIR / OR

4. Risico inventarisatie en evaluatie. Onderwerp Uitvoerende taken om het plan van aanpak te realiseren Opstellen van het plan van aanpak Signaleren van risico’s Het bijhouden van het arbo-zorgsysteem Uitvoeren van de vier jaarlijkse R.I.&E. in overeenstemming met de afspraken uit de Arbo catalogus Uitvoeren van een M.T.O. in overeenstemming met de afspraken uit de Arbo catalogus

PM X X X X X

HRM

ADXpert X

5. VERZUIM Onderwerp Casemanager zijn voor de organisatie6 Verzuimregistratie Verzuimbeleid op organisatie niveau Verzuimgesprekken Ontwikkelingen in casemanagement Verzuimontwikkelingen volgen Verzuim en financieel management (advies)

DIR

PM O O O

X X X O X X

O X

6 Het verdient aanbeveling om bij een traject dat de periode van 6 weken verzuim gaat overstijgen een extern

deskundige hiervoor aan te zoeken. De organisatie maakt gebruik van een extern casemanager.

Reïntegratietrajecten en subsidiemogelijkheden onderzoeken7

6. SOCIALE VEILIGHEID Onderwerp

DIR / OR

Bijhouden en actualiseren van het sociale veiligheidsplan PSA beleid ontwikkelen Enquêtes verzorgen Contacten met de interne en externe contactpersoon Sociale veiligheid bespreken met collega’s

HRM

X X O O O

O O X X X

HRM

X X X X X X O

SECR

7. VERANTWOORING / VERSLAGLEGGING Onderwerp Veiligheidsverslag maken voor de organisatie Bespreking met HRM Bespreking met de BHV Bespreking met intern en extern vertrouwenspersoon Jaaroverleg met de directeur Jaaroverleg met de OR tijdens de OR vergadering Overleg met bedrijfsarts / Arbo(kern)deskundige

DIR / OR

SECR

Dit is een voorstel van mijn kant over de invulling van de taken van de preventiemedewerker. Het is uiteraard niet uitputtend. Ik ben benieuwd naar de visie van de GGD Zeeland. Als ik het ambitieniveau lees in de MT notitie dan sluit dit goed aan bij mijn ingevulde lijst inzake de werkzaamheden en taken van de preventiemedewerker(s).

4. Succesfactoren om de preventiemedewerker goed in te zetten In deze paragraaf komt aan de orde aan welke randvoorwaarden een organisatie moet voldoen om op een positieve manier een preventiemedewerker in te zetten. Dat is uiteraard wel afhankelijk van de visie van de organisatie. Hieronder staan een aantal facetten die van belang zijn voor het succesvol inzetten van de preventiemedewerker. De preventiemedewerker en de OR De preventiemedewerker heeft de taak om samen te werken met de OR en te adviseren aan de OR inzake de arbeidsomstandigheden.8 De OR kan ook de hulp inroepen van de preventiemedewerker en dan is het belangrijk dat de preventiemedewerker in zijn rol als adviseur met de OR in gesprek gaat. De preventiemedewerker moet zich niet laten verleiden om een onderdeel te worden van de OR. De preventiemedewerker adviseert immers ook de directie. Alle partijen dienen rolvast te zijn. Zodra er een preventiemedewerker benoemd wordt, dan heeft de OR instemmingsrecht inzake de benoeming.9 De preventiemedewerker en voorlichting Voorlichting is een krachtig instrument in het kader van preventie. Vanuit de R.I&E. ontwikkelt de preventiemedewerker voor iedere functiegroep een voorstel voor de noodzakelijke voorlichting 7 Eventueel bijgestaan door een externe casemanager. 8 Schut, F., Handboek Preventiemedewerker, blz. 17. 9 Koenders, H., Preventiemedewerker in 100 vragen, blz. 18.

en die voorlichting wordt dan aan de werknemers verstrekt. De preventiemedewerker hoeft niet altijd zelf de voorlichting te geven, daarvoor mogen ook andere partijen worden ingeschakeld. De preventiemedewerker en ongevallen. De preventiemedewerker moet op de hoogte zijn van de ongevallen in de organisatie. De ongevallen moeten worden geanalyseerd en men komt met verbetervoorstellen richting de directie. Het is dan een voordeel als de preventiemedewerker ook het ongevallenregister beheert en analyseert. Bij ieder onderzoek is het van belang om verder te kijken dan de directe oorzaak. De voorafgaande oorzaken, de basisrisicofactoren, zijn veel belangrijker omdat men daaraan iets kan veranderen.10 De preventiemedewerker als vraagbaak Dagelijks lopen medewerkers in een organisatie tegen problemen aan. Het is belangrijk dat hierop snel een antwoord gegeven kan worden. Als de preventiemedewerker deze rol serieus neemt, dan zal daar een preventieve en positieve werking van uitgaan. De preventiemedewerker kan hierdoor goodwill opbouwen en medewerkers ondersteunen in hun werk. De preventieve rol moet dus serieus aangepakt worden. Een preventiemedewerker die maar een dag in de organisatie aanwezig is, die zal met deze rol veel meer moeite hebben dan een preventiemedewerker die de gehele week aanwezig is op de werkvloer.

De preventiemedewerker als coördinator Er zijn meer professionals bij de organisatieorganisatie betrokken die zich inzetten voor veiligheid, gezondheid en welzijn. Denk bijv. aan de bedrijfsarts, de verzuimconsulent, de ergonoom en de veiligheidskundige. Verder hebben op organisatie meerdere werknemers een taak in het behartigen van de zorg voor arbeidsomstandigheden. Voorkomen moet worden dat ze langs elkaar heen werken. Je kunt dus stellen dat de preventiemedewerker een spin in het web is die met alle betrokkenen in contact is en de inzet van de professionals regelt. Dat is een belangrijke taak van de preventiemedewerker. De preventiemedewerker hoeft niet alles uit te voeren, maar dient wel op de hoogte zijn van alles wat er speelt op het gebied van de veiligheid in de organisatie. De preventiemedewerker en mandaat De preventiemedewerker heeft een adviserende rol. Dat is zo in de arbowet in artikel 13 en 14 neergelegd. De preventiemedewerker adviseert zowel de werkgever als de OR. Uiteraard voert de preventiemedewerker ook uitvoerende en ondersteunende werkzaamheden uit voor de werkgever. De preventiemedewerker is echter niet verantwoordelijk voor het arbobeleid. De directie is verantwoordelijk en de preventiemedewerker moet die verantwoording niet op zich nemen.

De preventiemedewerker en tijd Het is evident dat er voor de inzet van de preventiemedewerker uren gereserveerd moeten worden. Ik heb nergens een tabel kunnen vinden waarin bijv. een relatie gelegd wordt tussen het aantal personeelsleden en de uren die een preventiemedewerker dan krijgt om de taak uit te voeren.11 Het hangt uiteraard ook sterk af van de taakomschrijving van de preventiemedewerker. Het is dus maatwerk en kan niet dwingend worden voorgeschreven. In dit rapport is daarom een globale richtlijn opgesteld voor GGD Zeeland met daarbij de aantekening dat er gefundeerd van afgeweken kan worden als de taak van de preventiemedewerker meer of minder omvattend is. Uiteraard is rekening gehouden met de werkzaamheden die er door de GGD Zeeland worden uitgevoerd. Bij zware industrie, petrochemische industrie en bedrijven waar meer risico’s zijn op arbeidsongevallen zal het aantal uren aanmerkelijk hoger zijn dan in de onderstaande tabel is weergegeven. Uiteraard kan ik niet genoeg benadrukken dat ik hier slechts een richtlijn aangeef en dat er gefundeerd van afgeweken kan worden. Dit is een realistische inschatting als de preventiemedewerker ingezet wordt conform de notitie van het management. 10 Ik adviseer de GGD Zeeland om gebruik te maken bij ongevalsanalyse van het handzame boekje van W. van

Alphen, Analyse van ongevallen, Kerkebosch, Zeist. 11 In het boek Ðe preventiemedewerker in 100 vragen, wordt op blz. 17 aangegeven dat de hoeveelheid tijd afhankelijk is van de R.I.&E., de aard van de organisatie, de complexiteit, aard van de gevaren en de deskundige ondersteuning. Het is dus maatwerk.

Urentabel met betrekking tot de inzet van de preventiemedewerker Organisatiegrootte Minimaal aantal uren per jaar Minimaal aantal uren per werknemers12 maand 001-025 24 2 026-050 48 4 051-075 72 6 076-100 96 8 101-150 120 10 151-200 144 12 201-250 168 14 251-300 192 16 301-350 216 18 351-400 240 20

5. Opleiding en eisen die er aan de preventiemedewerker worden gesteld In de Arbowet staat niet beschreven dat de preventiemedewerker een opleiding moet hebben om de taak van preventiemedewerker te kunnen uitvoeren. De arbowet spreekt over deskundige werknemers die in staat zijn om de werkgever te ondersteunen bij het naleven van de Arbowet. In dit hoofdstuk beschrijf ik kort welke randvoorwaarden er zijn om de taak van de preventiemedewerker tot een succes te maken en tevens worden de competenties van de preventiemedewerker besproken.

5.1 Wat bepaalt het succes van de preventiemedewerker De preventiemedewerker dient wel te beschikken over een aantal vaardigheden die van belang zijn voor het succesvol uitvoeren van de taak van preventiemedewerker. In de eerste plaats moet de preventiemedewerker het vertrouwen hebben van de werknemers.13 De preventiemedewerker moet sociaal vaardig zijn en goed kunnen luisteren en observeren. De preventiemedewerker moet helder en duidelijk kunnen adviseren naar werkgever en ondernemingsraad. De preventiemedewerker moet anderen kunnen overtuigen van het belang om bepaalde maatregelen uit te voeren. De preventiemedewerker moet zaken duidelijk en helder op papier kunnen zetten. De preventiemedewerker moet in staat zijn om een vergadering te leiden.14 De preventiemedewerker moet tegen kritiek kunnen en objectief zijn. Er zijn ook factoren waar de preventiemedewerker geen invloed op heeft en die wel degelijk van belang zijn voor het succes van de preventiemedewerker. Dat is in de eerste plaats het draagvlak voor de taak bij de directie en het personeel en in de tweede plaats moet de preventiemedewerker de tijd krijgen om zijn werk te doen. Ten derde is het van belang dat de maatregelen die de preventiemedewerker voorstelt serieus genomen worden.

12 Deze urentabel is voor GGD Zeeland ontwikkeld en sluit aan bij wat ik de afgelopen jaren zo gemiddeld om mij

heen gehoord heb aan de ureninzet van de preventiemedewerker in een organisatie. Bij de R.I.&E. wordt altijd gevraagd hoeveel uur de preventiemedewerker beschikbaar heeft voor zijn taak. 13 Visser R., AI-44 De Preventiemedewerker, blz. 12-13. 14 Diehl, P.J., Preventiemedewerker, blz. 21-25.

5.2 Wat zijn de belangrijkste competenties van de preventiemedewerker Dit onderdeel is erg belangrijk en deze paragraaf is integraal overgenomen in het handboek voor de preventiemedewerker. Het geeft mijns inziens goed weer op welke manier een preventiemedewerker zijn taak moet oppakken. Door een koppeling te maken van de attitude en de vaardigheden van de preventiemedewerker is er een beeld geschetst dat recht doet aan deze intensieve taak. Attitude van de preventiemedewerker: De gewenste houding van de preventiemedewerker kan getypeerd worden aan de hand van zes kernbegrippen: 1. Anticiperen: vooruitlopen 2. Proactief: voorgaand aan, initiërend 3. Prospectief: op de toekomst gericht 4. Preventief: bedoeld om erger te voorkomen 5. Sensitief: gevoelig voor zintuiglijke gewaarwordingen 6. Responsief: adequate/ preventieve opvolging geven aan de gedane zintuigelijke waarnemingen De preventiemedewerker is een van de teamleden en is dus organisatie-intern aanwezig en bekend met de organisatie specifieke situaties, de collega’s, de ondernemingsraad en de directie. De preventiemedewerker kan zo een bijdrage leveren aan gezond werken en dagelijks ervaren of bepaalde maatregelen effectief zijn, dan wel of ze juist contraproductief zijn. De aansprakelijkheidsrisico’s van de werkgever worden op deze manier ook verkleind.

Er ontstaat dan een continu-proces van verbetering dat in gang wordt gezet en steeds gemonitord. Door de organisatie-interne nabijheid van de preventiemedewerker worden de ervaren Arbo knelpunten vanuit een juiste attitude door de preventiemedewerker efficiënter opgespoord en opgelost. Tevens is het draagvlak voor veranderingen bij de werknemers groter als een van ‘eigen’ mensen het initiatief neemt tot arbo technische verbeteringen of adviseert om beleidsmatige wijzigingen door te voeren. Vaardigheden van de preventiemedewerker: Officieel hoeft de preventiemedewerker geen opleiding te volgen of een diploma te halen. Toch is het wel belangrijk dat de preventiemedewerker een open houding heeft, probleem oplossend kan werken en goede signaleringsvaardigheden bezit. De preventiemedewerker moet een beroep doen op de alerte inzet van de zintuigen: waarnemen – signaleren – open vizier – niet argeloos, maar gezond – argwanend. Verder is het van belang dat de preventiemedewerker over sociale vaardigheden beschikt. De preventiemedewerker zal vaak mensen moeten overtuigen, mensen moeten laten samenwerken en met collega’s in gesprek gaan.

5.3 De rol van de preventiemedewerker in relatie tot andere taken in de organisatie In de meeste organisaties kun je niet alleen preventiemedewerker zijn. Het is altijd een taak die gecombineerd is met een functie. Wat zijn de voor- en nadelen van de dubbelrol preventiemedewerker en een andere functie in de organisatie. Preventiemedewerker en directeur: De directeur is eindverantwoordelijke in de organisatie en de taak van preventiemedewerker wordt in kleine organisaties tot 25 werknemers vaak uitgevoerd door de directeur. De directeur geeft aan dat hij toch al met veel taken van de preventiemedewerker bezig is in zijn rol als directeur. De directeur staat wel in een gezag relatie tot het personeel, dat kan nadelig zijn voor de preventietaak. Het personeel kan bij problemen terughoudend zijn in het bespreken van problemen vanwege die gezag relatie. Dat geldt bijv. voor 12

een werknemer met een tijdelijk contract die dan de angst kan hebben dat het contract niet verlengd wordt als er open kaart gespeeld wordt. Preventiemedewerker en HRM: De huidige preventiemedewerkers van de GGD Zeeland hebben een functie in de HRM structuur, Dat is begrijpelijk omdat ze qua werk veel raakvlakken hebben met de taak van de preventiemedewerker. Ze zien veel van de organisatie en ze spreken veel mensen zodat de taak van preventiemedewerker heel natuurlijk bij hen past. Het grote voordeel van de HRM als preventiemedewerker is dat deze werknemers heel goed begrijpen wat de werkdruk bij de GGD is en dat de samenwerking met de collega’s op een natuurlijke manier verloopt. Er is geen duidelijke hiërarchische relatie zodat de communicatie vloeiender kan verlopen en de collega’s meer geneigd om vertrouwelijk met de preventiemedewerker van gedachten te wisselen. Een HRM-er met affiniteit voor veiligheid en die op meerdere fronten betrokken is bij de veiligheid kan een goede bijdrage leveren aan het optimaliseren van de organisatieveiligheid. Uiteraard moet er wel goed onderscheid gemaakt worden tussen de rol van HRM medewerker en de rol van de preventie medewerker. De werknemers moeten duidelijk weten dat de preventiemedewerker in zijn taakveld adviserend en coördinerend is.

De preventiemedewerker is onafhankelijk en zal dat bij besprekingen collega’s duidelijk moeten verwoorden.

6. Aanbevelingen Naar aanleiding van dit rapport zijn de volgende aanbevelingen voor GGD Zeeland van toepassing. 1. Stel als organisatie vast wat de preventiemedewerker gaat doen en vul het jaarverslag in en hanteer de jaaragenda. 2. De rol van de preventiemedewerker is van belang bij de RI&E. Ook tijdens de afname van de RI&E zal de preventiemedewerker aan het werk worden gezet. Het begint dan bij de voorbespreking over de scope van de RI&E en de manier waarop de RI&E wordt opgepakt. Tevens zal de preventiemedewerker betrokken worden bij de werkzaamheden die moeten gebeuren, bijv. door het invullen van de checklists. 3. De taak van preventiemedewerker kan een eenzame taak zijn op de organisatie. Het is verstandig als GGD Zeeland een samenwerkingsverband op zet voor de preventiemedewerkers, zodat er minimaal 2 preventiemedewerkers zijn. Ze kunnen dan sparren, met elkaar casussen bespreken of input krijgen over een arbo gerelateerd thema. 4. Een advies tot scholing van een aantal preventiemedewerkers. Stel een aantal enthousiaste preventiemedewerkers in de gelegenheid om zich te ontwikkelen. 5. Eens per jaar of eens per twee jaar een bijeenkomst organiseren om over een belangrijk veiligheidsthema te spreken. Dat kan bijv. het onderwerp werkdruk, fysieke belasting, zwangerschap, vitaliteit, of psycho sociale arbeidsbelasting zijn. 6.

Er komt een jaarlijkse evaluatie met de arbodienst en vanuit de arbowet 2017 is de preventiemedewerker daarbij aanwezig. Het is daarom belangrijk om het formulier ( zie bijlage) in te laten vullen en ieder jaar een preventiemedewerker aan te laten sluiten bij dit overleg. 7. Tijdens de besprekingen met de GGD kwam naar voren dat een goede taakomschrijving en een duidelijke taakafbakening erg belangrijk zijn voor de preventiemedewerker. Ik heb daarin voorzien door in het rapport een goede taakomschrijving op te nemen en de taakafbakening te bespreken. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de preventiemedewerker moeten helder zijn. 8. Een andere belangrijke conclusie is dat de preventiemedewerker er baat bij heeft als er in de organisatieorganisatie een borging is met betrekking tot de werkwijze van de 13

preventiemedewerker. Dit is in het rapport ondervangen door een concept jaaragenda te maken en een voorbeeld voor een jaarverslag van de preventiemedewerker toe te voegen. Door deze instrumenten kan de preventiemedewerker zijn taak op een structurele en systematische manier uitvoeren. Deze werkwijze verhoogt de professionaliteit van de preventiemedewerker en zorgt ervoor dat de directie en de OR rekening houden met de inbreng van de preventiemedewerker en de preventiemedewerker meer zullen betrekken bij de organisatieveiligheid in de brede zin van het woord. 9. Een preventiemedewerker die vanuit meerdere invalshoeken bij organisatieveiligheid betrokken is, heeft een meerwaarde. De preventiemedewerker krijgt dan vanuit meerdere kanalen informatie en is actiever met de veiligheid bezig. Dat geldt uiteraard ook voor de preventiemedewerker die bij de BHV-betrokken is. 10. De preventiemedewerker moet zelf ook zijn rol krachtig neerzetten in de organisatie. De preventiemedewerker als spin in het veiligheidsweb van de organisatie. Dat kan het beste door actief en voortvarend met de preventie taken aan de slag te gaan. De preventiemedewerker is succesvol als er bij alle betrokkenen in de organisatie het besef gaat ontstaan dat de taak van de preventiemedewerker er toe doet en een zinvolle bijdrage is voor de veiligheid en het welzijn van het personeel. 11.

Ik adviseer om de preventiemedewerkers meer uren te geven zodat ze deze taak op een goede en verantwoorde manier kunnen invullen. In dit rapport kom ik uit op een advies om 16 uur per week beschikbaar te stellen voor de taak van preventiemedewerker. 12. Voor nadere invulling en verfijning van het rapport houd ik mij aanbevolen en ik zie uit naar een verdere samenwerking met de GGD Zeeland inzake de taak en rol van de preventiemedewerker.

Bijlage 1 - Jaarverslag In dit jaarverslag staan de activiteiten genoemd die de preventiemedewerker in de afgelopen periode heeft uitgevoerd om de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van het personeel te optimaliseren. Dit jaarverslag is bestemd als verantwoordingsdocument richting directie en ondernemingsraad waarin de hoofdzaken van de veiligheid staan vermeld. In verband met de AVG komen er geen namen van werknemers in het verslag en is de beschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden SMART geformuleerd. Dit jaarverslag kan een onderdeel zijn van het jaarverslag van de GGD Zeeland. Onderwerp Naam organisatie Adres Plaats Naam preventiemedewerker Periode waarop het verslag betrekking heeft Ingevuld door Datum

Gegevens

Onderwerp Wanneer is de R.I.&E. afgenomen Wat is er deze periode uitgevoerd van het plan van aanpak Welke evaluaties zijn er geweest m.b.t. het plan van aanpak Welke nieuwe onderdelen zijn er toegevoegd aan het plan van aanpak Verzuimcijfers Meldingsfrequentie Contact met Bedrijfsarts Werknemers naar Bedrijfsarts Organisatie specifieke aandachtspunten voor de bedrijfsarts Periodiek Medisch Onderzoek Medewerkers tevredenheidsonderzoek (eens per twee jaar) Zwangerschap en welbevinden werknemers Gesprekken met werknemers BHV organisatie / herhalingsopleiding Ontruimingsoefening Evaluatie ontruimingsoefening EHBO organisatie Begeleiding nieuwe werknemers Ongevallen met werknemers Agressie incidenten Bijzonderheden met betrekking tot fysieke veiligheid

Gegevens

Bijzonderheden met betrekking tot sociale veiligheid Scholing preventiemedewerker Planning preventiemedewerker komende periode Conclusie n.a.v. de preventietaak

Bijlage 2- Jaaragenda van de preventiemedewerker Een jaaragenda kan de preventiemedewerker houvast geven in het structureel afhandelen van de onderwerpen die in een cursusjaar op een organisatie aan de orde behoren te komen. Uiteraard is dit in een hulpmiddel en kan de preventiemedewerker hier heel makkelijk wijzigingen in aanbrengen die beter passen bij de situatie op de organisatie. Kalendermaand Januari Januari Februari Februari Maart Maart

April Mei Mei Juni Juni September September Oktober Oktober November November December December

Onderwerp Bijzonderheden Jaarverslag opmaken Sociale veiligheid Bespreking met intern en extern vertrouwenspersoon Fysieke veiligheid Rondgang door gebouw Medewerkerstevredenheid MTO uitslag bekijken en actiepunten uitzetten Beleidsplannen controleren Veiligheidsplan en aanvullen Arbobeleidsplan Ziekteverzuimbeleidsplan Calamiteitenplan Verzuimbespreking Bespreken van het niet medisch gerelateerd verzuim Overleg met bedrijfsarts In samenspraak met ADXpert OR informeren Ongevallenregister invullen Analyse van ongevallen Welzijnsgesprekken BHV plan doornemen met Kennen de nieuwe BHV werknemers het calamiteitenplan Inspecties Ontruimingsoefening EHBO materialen controleren Welzijnsgesprekken Nieuwe werknemers Plan van aanpak evalueren Bespreking directie Voorbereiden jaarverslag OR informeren Veiligheid en voortgang plan van aanpak

Bijlage 3 - Gespreksformulier voor evaluatie met de bedrijfsarts Dit is een voorbeeld van een gespreksformulier dat de preventiemedewerker ter voorbereiding kan invullen voor de bespreking met de bedrijfsarts. Onderwerp Verzuimcijfers vorig jaar Verzuimcijfers dit jaar Meldingsfrequentie vorig jaar Meldingsfrequentie dit jaar Zwangerschapsverlof Werkdruk en werkdrukbeleving organisatie Werkdruk beperkende maatregelen Bijzonderheden vanuit het MTO Aantal meldingen aan de intern vertrouwenspersoon Preventie spreekuur bedrijfsarts Second opinion bij een andere bedrijfsarts Aantal meldingen aan de extern vertrouwenspersoon Periodiek medisch onderzoek Bijzonderheden van de organisatieorganisatie Vragen en/of bespreekpunten aan de bedrijfsarts Rondvraag

Gegevens

Documenten van de GGD Zeeland Arbobeleid GGD Zeeland 2021-2024 Bijlage 4 agressieprotocol 17-05-2021 Bijlage 5 Huisregels versie GGD MoNie 21092020 Bijlage 6 Verstrekkingenlijst Rol van de preventiemedewerker – info aan de medewerkers Informatie op BAS over de preventiemedewerker GGD MT notitie rol van de preventiemedewerker vaststellen voorgenomen besluit versie 3

Literatuur: Alphen, W. van & Verhage, D. (2019). Handboek Risicobeheersing. Kerkebosch, Zeist. Alphen, W. van, (2013). Analyse van ongevallen, Kerkebosch, Zeist. Bakker, H. (2019). Jezelf besturen, zelfsturing naar je persoonlijke gebruiksaanwijzing. K.pl education, Utrecht. Diehl, P. & Koenders, H. & Suijkerbuijk, A.C.M. (2017). Preventiemedewerker een praktische handleiding. Vakmedianet, Alphen aan den Rijn. Diehl, P. & Koenders, H. & Suijkerbuijk, T. (2018), Preventiemedewerker in 100 vragen. Vakmedianet, Alphen aan den Rijn. Geraerts, E. (2015), Mentaal kapitaal. Lannoo, Amsterdam. Hoogduin, K. & Griendt, J. van der (2015), Werkstress, overspanning, burn-out en andere psychische klachten. CCD Uitgevers, Amsterdam. Horst, H. ter & Slager, S. & Visser, R. (2018). De preventiemedewerker, de aanjager bij het opzetten en verbeteren van arbobeleid. SDU uitgeverij, Den Haag. Kimpen, S. (2010), Sterker dan stress. Standaard, Antwerpen. Ladage, P.J. & Muis, D. & Steeg, M. van der (2021). Praktijkgids arbeidsveiligheid (2021), Vakmedianet, Alphen aan den Rijn. Leusink, H. & Schut, F. (2017), Handboek preventiemedewerker. NVB, Lochem. Tuijl, C. van & Zijlstra, I. (2017), Sociale veiligheid in organisatie. Pica, Huizen. Visser, A., (2018), Het zakboek voor vertrouwenspersonen. Pica, Huizen. Wilders, M.M.W. (2021), het complete arbo regelgeving boek. Uitgeverij Kerkebosch, Zeist.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/11957432/1