Spelregels Financiële Commissie

Spelregels Financiële Commissie. Aanleiding De raad heeft aangegeven behoefte te hebben aan een commissie die zich met financiële zaken gaat bezighouden. Deze commissie wil graag informatie krijgen over en op de hoogte blijven van: 1. de kwaliteit van de interne beheersing (incl. de begeleiding en sturing bij de projecten rechtsmatigheidsverantwoording en doorontwikkeling horizontaal toezicht); 2. de afstemming van de diverse onderzoeken binnen de gemeente (onderzoek ingevolge artikel 213a van de gemeentewet, doelmatigheidsonderzoek, rekenkameronderzoek, accountantscontrole en interne audits); 3. de invloed van de gemeenteraad op de inrichting van de accountantscontrole (incl. gesprekken met de accountant); 4. en additioneel het vervullen van de rol van klankbord voor de accountant, wethouder Financiën, gemeentesecretaris en concerncontroller. Op uitnodiging van de VVD-fractie is er op 4 oktober 2023 met de woordvoerders op financiën gesproken over de wijze waarop een dergelijke commissie binnen de huidige vergadersystematiek een plaats kan krijgen.

Overwegingen Er is op 1 augustus jl. een nieuw Reglement van Orde (RvO) in werking getreden. Uitgaande van dat reglement lijkt het instellen van een auditcommissie niet direct noodzakelijk, omdat alle onderwerpen of in een C&K of in een V&A besproken kunnen en mogen worden. Met de woordvoerders van de fracties is daarom besproken dat het bovenstaande het beste kan worden georganiseerd door periodiek een C&K (of V&A) vergadering te bestempelen als een vergadering van de Financiële commissie. Daarbij is ook afgesproken dat we een set van spelregels maken over de werkwijze van de commissie. Hierdoor hoeft het RvO niet aangepast te worden en hoeft er ook geen aparte verordening opgesteld te worden.

De spelregels Regel 1: naam: De naam van de commissie is: “Financiële commissie (C&K)” of indien er een raadsvoorstel zal worden besproken “Financiële commissie (V&A)”. In deze spelregels zal de Financiële commissie worden aangeduid als de commissie. Regel 2: taken en instrumenten : De commissie heeft de volgende taken en instrumenten: 1. het college adviseren in het kader van de projectplanning en voortgang van de projecten rechtsmatigheidsverantwoording en doorontwikkeling horizontaal toezicht zoals omschreven in het amendement van de VVD e.a. (nr.145, 3 juli 2023); 1

2. de raad gevraagd en ongevraagd adviseren over te nemen besluiten over onderwerpen die in deze commissie worden geagendeerd (bijv. de P&C Cyclus); 3. de commissie kan advies inwinnen bij een interne en externe deskundigen; 4. de commissie heeft de mogelijkheid om leden van het college, leden van de Rekenkamer, de accountant, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen; 5. de commissie heeft een adviserende rol naar de raad en het college ten aanzien van de aanbesteding van of het beëindigen van de relatie met de accountant. Regel 3: samenstelling en voorzitterschap De samenstelling van de commissie is geregeld in art. 16 van het RvO). Daarbij worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: 1. elke fractie geeft aan welk raadslid of burgerlid hen vertegenwoordigt in de commissie. Hierbij wordt als aanbeveling aan de fracties meegegeven dat het betreffende raadslid de volgende vaardigheden heeft: 1.1. begrip van boekhoudkundige principes en financiële rapportage; 1.2. inzicht in interne controlesystemen en -processen; 1.3. begrip van relevante wet- en regelgeving, inclusief ethische normen; 1.4. vaardigheid in het stellen van kritische vragen en het identificeren van onregelmatigheden. 2.

wanneer de commissie samenkomt in C&K-verband is artikel 17 RvO van kracht, met dien verstande dat, in afwijking van het bepaalde, een raads- of burgerlid, niet zijnde een lid van de commissie, door de commissie wordt aangewezen als voorzitter. 3. Wanneer de commissie samenkomt in V&A-verband is artikel 18 RvO van kracht en wordt de vergadering ook voorgezeten door dezelfde voorzitter als die gekozen is volgens regel 3, afspraak 2.

2

Regel 4: onafhankelijkheid Het is het streven om in de commissie zo min mogelijk politieke afwegingen een rol te laten spelen. De adviezen aan het college en de raad moeten zoveel als mogelijk worden gedaan op basis van vakinhoudelijk kennis en inhoudelijke argumenten. Elk lid wordt eraan herinnerd dat hij/zij kan stemmen (indien van toepassing) zonder last en ruggespraak, waarbij aangetekend moet worden dat dit dus ook voor de eventuele burgerleden geldt ondanks dat hun burgerlidmaatschap slechts bij gratie van de fractie is. Regel 5: quorum en stemmingen De commissie kan pas adviezen geven wanneer er drie leden aanwezig zijn. De commissie streeft ernaar unanimiteit te verkrijgen ten aanzien van de adviezen die ze geeft. Mocht het op een stemming aankomen dan heeft, in afwijking van artikel 18 lid 6 van het RvO, elk (aanwezige) lid 1 stem. Bij een gelijk aantal stemmen wordt het advies als verworpen beschouwd. Regel 6: vergadering, agenda en openbaarheid De vergadering van de commissie vind éénmaal per vergaderperiode plaats op de dag van de tweede fractievergadering om 18.45 uur. Het streven is geen lange vergaderingen te hebben en daarom wordt het einde van de vergadering bepaald om 19.30 uur. In samenspraak met de wethouder en/of de ambtenaren financiën stelt de voorzitter de agenda vast.

De vergadering wordt in de raadzaal gehouden en wordt via iBabs aangekondigd en uitgezonden. Wanneer een agendapunt geheim is wordt deze, op voordracht van de voorzitter en na instemming van de leden, aan het einde van de vergadering geplaatst zodat de iBabs-uitzending vlak voor de behandeling kan worden gestopt. Regel 7: samenwerken Naast een permanente uitnodiging van de wethouder kunnen ook derden worden uitgenodigd. Denk hierbij aan de accountant, ambtenaren of anderen. De derden worden uitgenodigd op basis van de agenda en de expertise die ze hebben. Voor het opvragen van informatie door de commissie(leden) gelden de wettelijke regels inzake het opvragen van informatie door raadsleden. Voor zover door bevoegde instanties geen geheimhouding op de opgevraagde informatie is gelegd, wordt deze op de gebruikelijk weg via iBabs gepubliceerd.

3