Ontwerpbegroting 2024 RHC

ONTWERP-BEGROTING 2024 en meerjarenraming tot 2027

Gemeenschappelijke Regeling van de Gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Lopik, Montfoort, Oudewater, Woerden, IJsselstein en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden.

RHC Rijnstreek en Lopikerwaard Postbus 45 3440 AA Woerden www.rhcrijnstreek.nl

1

2

MEMO Bij de begroting 2024 en meerjarenraming In de vorige begroting, die over 2023, was al rekening gehouden met een hogere indexering vanwege de verwachte inflatie over 2022. Toch pakte bijvoorbeeld de consumentenprijsindex over 2022 nog significant hoger uit dan voorzien. Deze werkt door in contracten die het RHC heeft lopen, waarvan de DVO met de gemeente Woerden de belangrijkste is. Nog sterker was de stijging van kosten voelbaar in de post salarissen, als gevolg van de nieuwe cao voor gemeentepersoneel die ook voor de medewerkers van het RHC geldt. Kortom, voordat de begroting 2024 is gemaakt was al een bijstelling van de cijfers over 2023 nodig. Vervolgens zijn de begrotingsposten voor 2024 berekend, waarbij is uitgegaan van een salarisstijging vanuit een nieuwe cao van 2,5%, en (alleen) voor de contracten van een consumentenprijsindexatie van 5%. Overige kostenposten blijven gelijk of zijn met maximaal 2% verhoogd. Bovengenoemde ontwikkeling is de belangrijkste verklaring van het feit dat het begrotingstotaal sterker steeg dan in de meerjarenraming. Andere kostenstijgingen waren voor 2024 voorzien.

Die zijn namelijk inherent aan de ontwikkeling van het e-depot: contractueel betekenen meer aansluitingen hogere kosten en de uitbreiding van het personeel met 0,2 fte (schaal 8) vanwege het beheer van het e-depot – voorzien in de meerjarenraming – was al meerdere keren uitgesteld vanwege de trage voortgang van het project. In 2024 is er volop werk aan de winkel, waar meer deelnemers digitale informatie gaan overbrengen. De eerste jaren konden de kosten van het e-depot mede worden betaald uit de voorziening e-depot. In 2023 wordt het restant daarvan uitgegeven, wat betekent dat de kosten nu geheel komen te drukken op de bijdragen van de deelnemers. De medewerkers van het RHC volgen de rechtspositieregeling van de gemeente Woerden. Op grond van functiewaardering is het salaris van de studiezaalmedewerker verhoogd. In de begroting worden de salarissen geraamd op het maximum van de geldende functieschalen, waarbij op grond van “regeling kosten gemene deler” 97% van de salariskosten door de gemeente aan het RHC wordt doorberekend. In 2022 zijn er taken van de materieel verzorger (gedetacheerd vanuit Ferm Werk) doorgeschoven naar ambtelijk medewerkers. De (bescheiden) uitbreiding van de formatie gebeurde vrijwel budgettair neutraal, doordat er uren wegvielen voor de inhuur van Ferm Werk. De p.m.

post tijdelijk personeel levert geen risico op, omdat die gekoppeld is aan inkomsten uit extra werkzaamheden. De archivaris van het RHC is niet alleen archivaris van de aangesloten gemeenten en HDSR, maar ook van gemeenschappelijke regeling Ferm Werk te Woerden. Hiervoor wordt de toezichttaak uitgevoerd, maar er was tot recent nog geen archief overgebracht. Bedoeling is dat hiervoor nu kosten in rekening worden gebracht. Het contact hierover loopt. Voor wat betreft de verdere toekomst wordt in de meerjarenraming rekening gehouden met het feit dat in 2025 het maximum van de contractkosten voor de basisvoorziening van het e-depot is bereikt. Financieel maakt het hierbij voor de licentie niet uit of er enkele deelnemers zijn aangesloten die samen 125.000 vertegenwoordigen, of dat al onze deelnemers zijn aangesloten (de staffel loopt namelijk door tot 250.000 inwoners). De verdere ontwikkeling van het e-depot (eenmalig) bedoeld om het ook mogelijk te maken de overbrenging van videotulen of een technische applicatie (CAD) te realiseren, blijft voor 2025 in de planning staan. De bijbehorende kosten worden geraamd op € 15.000. Het RHC moet zo anticiperen op de wettelijk verplichte overbrenging van archiefwaardige digitale informatie vanuit de deelnemers.

Uitgangspunt blijft overigens dat kosten van aansluiting van (gemeentelijke) applicaties op het e-depot voor rekening van de desbetreffende deelnemer-zelf komen en dus niet van invloed zijn op de RHC-begroting. In de meerjarenraming is uitgegaan van een jaarlijkse stijging van de lonen van 2% en van een consumentenprijsindex van 3%, die belangrijk is omdat een afgeleide daarvan invloed heeft op de kosten van de DVO met de gemeente Woerden. Verschuivingen in inwonertal en (waarschijnlijker) overgebrachte archiefmeters bepalen de uiteindelijk te betalen bijdrage per deelnemer. De meerjarenraming gaat uit van de huidige situatie. Op basis van de DVO met Woerden gaat het RHC met ingang van 2026 meer betalen aan de gemeente, omdat de korting wegens het mede-gebruik van “archiefdepot 6” door de gemeente komt te vervallen. Tot slot wordt opgemerkt dat het RHC niet met reserveringen werkt. Een eventueel positief saldo wordt in beginsel altijd in mindering gebracht op de bijdrage voor het volgende jaar. De hoogte van de bijdrage kan hierdoor bij benodigde investeringen (extra) stijgen. De begrotingssystematiek van het RHC wijkt af ten opzichte van veel andere gemeenschappelijke regelingen.

Centrumgemeente Woerden neemt op grond van de gemeenschappelijke regeling de financiële verantwoording van het RHC in de gemeentelijke jaarrekening mee, waarin de hier genoemde begrotingsposten worden opgenomen. De provincie Utrecht ging in 2018 akkoord met handhaving van de bestaande inrichting van de begroting en acht het niet nodig om alle voorschriften van het vernieuwde BBV in de (bescheiden) begroting van het RHC te doen verwerken.

3

BATEN

Nr 01

02 03 04 05

BEGROTING

RHC

< 2023 > < 2024 > Bijdragen deelnemers RHC: Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Leges, overige inkomsten Extra ontvangen inkomsten semi-statisch archiefbewerking Voorziening e-depot Vergoeding archiefzorg Ferm Werk TOTAAL

€ € € € € € € €

187.377 € 200.701 78.272 € 85.829 71.105 € 79.762 50.549 € 60.428 278.472 € 309.956 155.016 € 172.389 203.009 € 224.135 3.000 € 4.000 p.m. p.m. € 19.500 € 0 0 p.m. € 1.046.300 € 1.137.200

4

RIJNSTREEK EN LOPIKERWAARD

2024

LASTEN

Nr

< 2023 >

< 2024 >

01a 01b

Salarissen medewerkers Tijdelijk personeel 01c Materiële verzorger 02 Reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerkvergoeding 03 Reiskosten medewerkers 04 Abonnementen/lidmaatschappen 05 Aankoop boeken en vakliteratuur 06 Kantoorbehoeften, archiefmateriaal 07a Website, automatisering 07b Digitalisering 07c Contract Lira/Pictoright 08 Vorming en opleiding 09 Public relations 10 DVO Woerden 11a Ontwikkeling e-depot 11b Basiscontract e-depot 12 Onvoorziene uitgaven 13 Btw over afgenomen diensten en leveranties Sub-totaal salarissen en kantoorkosten

€ 599.250 p.m. € 20.700 € 6.900 € 750 € 1.800 € 550 € 5.600 € 34.000 € 5.400 € 2.200 € 2.000 € 2.000 € 107.550 € 8.500 € 39.800 € 2.000 € 48.750 € 887.750

€ 674.700 p.m. € 10.050 € 6.900 € 750 € 1.850 € 550 € 5.750 € 36.000 € 5.500 € 2.300 € 2.000 € 2.000 € 111.250 € 8.500 € 52.050 € 2.050 € 50.400 € 972.600

14 15

DVO Woerden (voorheen huur archiefbewaarplaats) Btw over DVO aandeel archiefbewaarplaats Sub-totaal depot-kosten

€ 131.450 € 27.600 € 159.050

€ 136.000 € 28.600 € 164.600

TOTAAL GENERAAL

€ 1.046.300

€ 1.137.200

<Vaststelling voorzien in de vergadering van de Archiefcommissie van 23 juni 2023>

J.F. van Rooijen, secretaris.

V.J.H. Molkenboer, Voorzitter

5

Toelichting bij de specifieke begrotingsposten 2024: Baten: 01. Dit zijn de door de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling te betalen bijdragen, berekend conform de verdeelsleutel, gebaseerd op inwonertal en aantal beheerde meters archief. (zie bijlage voor de berekening). Verschillen tussen de geraamde bijdrage en de werkelijk te betalen bijdrage worden in het jaar, volgend op het begrotingsjaar, door de gemeente Woerden met de andere deelnemers verrekend. De bijdrage is gebaseerd op de kosten die het RHC inclusief btw maakt. Gemeenten die een beroep doen op het BTW-compensatiefonds kunnen het btw-verschil begin 2024 terugvragen. 02. Inkomsten uit leges voor door RHC-medewerkers verricht archiefonderzoek en de levering van reproducties uit de archieven en collecties. Bedrag is verhoogd wegens ervaringen van de laatste jaren. 03. Inkomsten uit de bewerking van het semi-statische archief of andere werkzaamheden die niet behoren tot de kerntaak van het RHC en apart doorberekend worden aan de desbetreffende deelnemer. 05. De vergoeding voor de uitvoering van de archieftaak voor GR Ferm Werk. Hierover is nog geen besluit genomen. (Een indicatie van de mogelijke inkomsten € 5.000.)

Lasten: 01a. De totale formatie omvat 7,64 fte. Er is gerekend met € 667.497, de salarislasten bij maximum trede van de geldende functieschalen naar prijspeil 2023. Op grond van de Overeenkomst kosten gemene rekening brengt de gemeente Woerden 97% van de salariskosten in rekening bij het RHC. Hierover is geen btw verschuldigd. De stijging van de loonsom komt vooral door de (niet voorziene hoge) salarisstijging conform de cao 2023 en fuwa. Bovendien was er 0,2 fte aan de ambtelijke formatie toegevoegd vanwege de materiële verzorging (zie post 01c) Nieuw is dat er per 1 april 2024 een urenuitbreiding van 0.2 fte is voorzien ivm beheer e-depot à 11.078 euro (14.771 op jaarbasis, prijspeil 2023). 01b Kosten die voortvloeien uit een eventueel dienstverband van een medewerker met een tijdelijke aanstelling, in verband met en volledig gedekt uit de extra inkomsten uit werkzaamheden voor semistatische archieven. Een dergelijke eventuele aanstelling geschiedt dus budgettair neutraal. 01c De materiële verzorger wordt op basis van detachering tewerkgesteld vanuit Ferm Werk. Bepaalde taken zijn nu ambtelijk belegd. De kosten voor de materiële verzorger zijn daarom naar beneden bijgesteld, waar de salariskosten onder 01a omhoog gingen. 02 De post is gebaseerd op de reiskosten van de huidige personeelsleden. 07a. Hosting en standaard onderhoud van de website.

Constante uitbreiding website en digitale toegankelijkheid van de archieven doen hostingkosten sterker stijgen dan alleen inflatiecorrectie. 07b. Digitalisering van (archief) bronnen die via de website beschikbaar worden gesteld. Voorwaarde is dat het een archief of collectie betreft waarvan de digitaliseringskosten niet toe te schrijven zijn aan een enkele deelnemer. 07c. Regeling met Lira/Pictoright voor het auteursrecht van via de website toegankelijke oude kranten. 10. In 2018 is een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) gesloten met de gemeente Woerden voor huisvesting en andere diensten. De financiële regeling die daarvoor al bestond, is hierin opgenomen. 45% van het totaalbedrag betreft kantoorkosten die omgeslagen worden naar inwonertal; 55% betreft het archiefdepot, omgeslagen naar archiefmeters van de deelnemers. 11a, b Kosten voor ontwikkeling e-depot. De post 11b is gebaseerd op een contract met DiVault voor een basisvoorziening e-depot (staffel tot 125.000 inwoners). 13, 15 Het aandeel btw is hier apart inzichtelijk gemaakt, vanwege de verrekening die achteraf plaatsvindt en waarbij de gemeenten hun aandeel hierin kunnen terugvragen uit het BTW-compensatiefonds.

6

Berekening bijdrage deelnemers begroting 2024

Salarissen en overige kantoorkosten Totaal salariskosten en overige kosten – leges/overige inkomsten : totaal inwonertal = bedrag per inwoner: € 972.600 - € 4.000 = € 968.600 : 204.300 = € 4,7410 per inwoner [Inwonertallen per 1 januari 2023. Hoogheemraadschap gefixeerd inwonertal van 42.500, na indexatie met gemiddelde stijging van inwonertal gemeenten ten opzichte van 2022, zijnde 0,93%]

Deelnemer

Inwonertal

Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Bedrag per inwoner 36.300 14.700 13.900 10.200 53.200 33.500 42.500

€ 4,7410 € 4,7410 € 4,7410 € 4,7410 € 4,7410 € 4,7410 € 4,7410

204.300

€ 4,7410

Aandeel kosten salarissen en overhead € 172.100 € 69.695 € 65.902 € 48.360 € 252.223 € 158.825 € 201.495 €

968.600

Depotkosten Totale depotkosten: werkelijke archiefmeters (stand maart 2023) = bedrag per meter € 164.600 : 4.767 m1 = € 35,11 per meter Compensatieregeling: Bij het akkoord over de renovatie/uitbreiding van het RHC (Stadhuis Woerden) is besloten de gemeenten met een eigen archiefbewaarplaats te compenseren voor wat betreft hun aandeel in de kosten van het vergroting van het depot. De regeling wordt vanaf 2018 in tien jaar steeds met 10% afgebouwd. De insteek is om de compensatieregeling versneld af te bouwen in 2023, als Oudewater het stadskantoor afstoot. Maar hieronder doorgerekend alsof de compensatie in 2024 doorloopt: Kosten uitbreiding (geïndexeerd) depot (€ 55.446) minus vergoeding semi-statisch archief Woerden (€ 31.605) = € 23.841. De gemeenten Lopik, Oudewater en IJsselstein krijgen hiervan hun aandeel, gezamenlijk 1284/4767 deel ofwel € 6.421, in 2024 voor 40% naar rato gecompenseerd. Het bedrag van deze compensatie, € 2.568, wordt omgeslagen over de andere deelnemers op basis van archiefmeters.

Deelnemer

Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Metertal

Bedrag per Aandeel Te betalen Te Totaal meter depotkosten compensatie ontvangen depotkosten zonder compensatie 811 € 34,53 € 28.003 € 598 € 28.601 496 € 34,53 € 17.126 € 992 € 16.134 393 € 34,53 € 13.570 € 290 € 13.860 371 € 34,53 € 12.810 € 742 € 12.068 1.637 € 34,53 € 56.526 € 1.207 € 57.733 417 € 34,53 € 14.398 € 834 € 13.564 642 € 34,53 € 22.167 € 473 € 22.640

4.767

€ 34,53

€ 164.600

€ 2.568

€ 2.568

€ 164.600

7

Totale bijdrage per deelnemer* Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Aandeel salarissen en Aandeel Totaal kantoorkosten depotkosten € 172.100 € 28.601 € 69.695 € 16.134 € 65.902 € 13.860 € 48.360 € 12.068 € 252.223 € 57.733 € 158.825 € 13.564 € 201.495 € 22.640 €

968.600

€ 164.600

€ € € € € € €

200.701 85.829 79.762 60.428 309.956 172.389 224.135

€ 1.133.200

*: Alle bovengenoemde bedragen zijn inclusief btw. Deze btw komt in aanmerking voor toepassing van de transparantiemethode, wat voor de gemeenten inhoudt dat zij voor het betaalde aandeel in de btw een bijdrage kunnen vragen uit het BTW-compensatiefonds. Per saldo valt voor hen bovengenoemde bijdrage dus lager uit. Hieronder de omslag over de deelnemers van de btw binnen de begrote bijdragen aan het RHC:

Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Aandeel in btw binnen de bijdrage € € € € € € €

13.991 5.980 5.554 4.218 21.607 12.024 15.626

€ 79.000

8

9

BATEN Nr 01 a b c d e f g

Bijdragen deelnemers Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 02 Leges, overige inkomsten 03 Extra inkomsten semistatisch archiefbewerking 04 Vergoeding Ferm Werk TOTAAL

MEERJARENRAMING 2024

2025

2026

2027

€ € € € € € €

200.701 85.829 79.762 60.428 309.956 172.389 224.135

€ € € € € € €

209.519 90.878 83.285 63.947 323.294 181.400 234.077

€ € € € € € €

217.783 94.464 86.571 66.469 336.047 188.556 243.310

€ € € € € € €

221.845 96.225 88.185 67.709 342.315 192.073 247.848

€

4.000 p.m.

€

4.100 p.m.

€

4.200 p.m.

€

4.400 p.m

p.m. € 1.137.200

p.m € 1.190.500

p.m € 1.237.400

p.m. € 1.260.600

10

2024-2027 Nr

LASTEN 2024

2025

2026

2027

01a Salarissen medewerkers 01b Tijdelijk personeel 01c Materiële verzorger 02 Reiskosten woon-werkverkeer 03 Reiskosten medewerkers 04 Abonnementen/lidmaatschappen 05 Aankoop boeken en vakliteratuur 06 Kantoorbehoeften, archiefmateriaal 07a Website, automatisering 07b Digitalisering 07c Contract Lira/Pictoright 08 Vorming en opleiding 09 Public relations 10 DVO gemeente Woerden 11a Ontwikkeling e-depot 11b Huur en aansluiting e-depot 12 Onvoorziene uitgaven 13 Btw over diensten en leveranties Sub-totaal salarissen en kantoor

€ 674.700 p.m. € 10.050 € 6.900 € 750 € 1.850 € 550 € 5.750 € 36.000 € 5.500 € 2.300 € 2.000 € 2.000 € 111.250 € 8.500 € 52.050 € 2.050 € 50.400 € 972.600

€ 692.000 p.m. € 10.400 € 6.900 € 750 € 1.850 € 600 € 5.850 € 38.000 € 5.500 € 2.350 € 2.100 € 2.000 € 113.000 € 23.800 € 60.050 € 2.100 € 56.200 € 1.023.450

€ 705.850 p.m. € 10.750 € 6.900 € 750 € 1.900 € 600 € 6.000 € 40.000 € 5.600 € 2.400 € 2.100 € 2.100 € 129.200 € 8.900 € 63.400 € 2.200 € 57.800 € 1.046.450

€ 720.000 p.m. € 11.100 € 6.900 € 750 € 1.950 € 600 € 6.100 € 40.500 € 5.600 € 2.450 € 2.200 € 2.100 € 131.150 € 9.100 € 65.300 € 2.200 € 58.900 € 1.066.900

14

€ 136.000

€

€

€

€ 28.600 € 164.600 € 1.137.200

€ 29.000 € 167.050 € 1.190.500

15

DVO Woerden (voorheen huur archiefdepot) Btw DVO aandeel archiefdepot Sub-totaal depot-kosten TOTAAL GENERAAL

138.050

157.800

€ 33.150 € 190.950 € 1.237.400

160.050

€ 33.650 € 193.700 € 1.260.600

11