1.RHC ontwerp begroting 2027

ONTWERP-BEGROTING 2027 en meerjarenraming tot 2030

Gemeenschappelijke Regeling van de Gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Lopik, Montfoort, Oudewater, Woerden, IJsselstein en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. RHC Rijnstreek en Lopikerwaard Postbus 45 3440 AA Woerden www.rhcrijnstreek.nl

1

2

MEMO Bij de begroting 2027 en meerjarenraming In de aanloop naar deze ontwerp-begroting brachten gemeenten de beheersing van de kosten onder de aandacht bij alle gemeenschappelijke regelingen. De begrote kosten van het RHC zijn noodzakelijk voor de uitvoering van wettelijke taken. Al bij een eerdere bezuinigingsronde is de uitvoering van andere (zogeheten bovenwettelijke) werkzaamheden in het cultuur-historische veld geschrapt, om zo met de bestaande personeelsformatie de kerntaken te kunnen blijven vervullen. Bovendien liggen onder het totale bedrag aan uitgaven veelal contractuele verplichtingen. Dat de te betalen bijdrage in de begroting toch lager is dan eerder voorzien, komt door enkele inspanningen. Allereerst zijn daar de aangepaste afspraken met de gemeenten Woerden en Oudewater over de opslag van semi-statisch archief, die € 18.000 inkomsten genereren. Voorts is een enkele begrotingspost iets naar beneden bijgesteld. Daarnaast is er afgeweken van de regel om salarislasten op het maximum van de salarisschalen te begroten. Gelet op de samenstelling van het personeel is hier een kleine aanpassing op gedaan. Dit haalt voor ruim € 10.000 ‘lucht’ uit de begroting, al is dit laatste geen échte bezuiniging: het RHC keert immers een batig saldo jaarlijks weer uit, naar rato van de bijdrage van de deelnemers.

In de begroting 2027 is net als de afgelopen jaren uitgegaan van een nieuwe aansluiting van een deelnemer op het e-depot. Weliswaar is de ontwikkeling van het e-depot door het populaire pre-depot als tussenstap wel in ander vaarwater gekomen en staat er voor nu minder druk op de overbrenging van digitale informatie. Toch moet het RHC er klaar voor staan: opname van overgebracht archief is voor het RHC de raison d’être. Daarbij komt dat deelnemers voor 2027 in de e-depotvoorziening een oplossing zoeken voor een duurzame opslag van videotulen. Ook dat is in de begroting meegenomen. De cao voor gemeentepersoneel loopt door tot ultimo 2027. De eerste uitkomsten van de functiewaardering (HR21) brengen geen extra stijging in salariskosten. De salarislasten – het leeuwendeel van de begroting – lijken daarmee ‘zeker’ voor het begrotingsjaar. Voor de meerjarenraming is uitgegaan van een salarisstijging van eerst 2,5%, daarna 2,0%. Voor de andere contracten, waaronder de DVO met de Gemeente Woerden voor huisvesting en andere diensten, is de consumentenprijsindex over 2026 van belang. De recente ontwikkelingen en onrust in de wereld vergroten de kans op een hogere inflatie. Voor (alleen) de contracten is daarom gerekend met een indexatie van 3,8%. De DVO Woerden berekent die gedempt door.

De begroting en meerjarenraming laten een bescheiden groei zien in de hoogte van de bijdragen van de deelnemers. De hoogte van de uiteindelijke bijdrage kan per afzonderlijke deelnemer in de marge verschillen, los van financiële mee- of tegenvallers. Dat komt doordat de kosten worden omgeslagen. Mutaties in inwonertal en archiefmeters ten opzichte van de huidige situatie hebben direct financiële gevolgen, omdat de onderlinge verdeling van de kosten gaat verschillen. Zeker de omvang van de archieven laat zich lastig inschatten, aangezien in 2026 voor meerdere deelnemers archieven worden overgebracht. Daarbij zal uiteindelijk de afname van de omvang van het semi-statisch archief van Woerden en Oudewater zorgen voor een andere verdeling van de depotkosten over de deelnemers. De depotkosten raken overigens circa 15% van de totale begroting. Tot slot wordt opgemerkt dat het RHC niet met reserveringen werkt. Een eventueel positief saldo wordt zoals gezegd in mindering gebracht op de bijdrage voor het volgende jaar. De begrotingssystematiek van het RHC wijkt af ten opzichte van veel andere gemeenschappelijke regelingen. Centrumgemeente Woerden neemt op grond van de gemeenschappelijke regeling de financiële verantwoording van het RHC in de gemeentelijke jaarrekening mee, waarin de hier genoemde begrotingsposten worden opgenomen.

De provincie Utrecht ging in 2018 akkoord met handhaving van de bestaande inrichting van de begroting en acht het niet nodig om alle voorschriften van het toen vernieuwde BBV in de (bescheiden) begroting van het RHC te doen verwerken.

3

BATEN

Nr 01

02 03 04

BEGROTING

RHC

< 2026 >

< 2027 >

Bijdragen deelnemers RHC: Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Leges, overige inkomsten Extra ontvangen inkomsten semi-statisch archiefbewerking Vergoeding archiefzorg Ferm Werk

€ € € € € € € € € €

€ € € € € € €

226.880 95.880 86.888 73.788 358.325 191.193 254.996

€ € €

7.500 32.000 5.900

TOTAAL

€ 1.304.750 € 1.333.350

224.776 95.215 86.302 70.833 356.830 190.767 252.377 7.000 15.000 5.650

4

RIJNSTREEK EN LOPIKERWAARD

2027

LASTEN

Nr

< 2026 >

< 2027 >

01a 01b

Salarissen medewerkers Tijdelijk personeel 01c Materiële verzorger 02 Reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerkvergoeding 03 Reiskosten medewerkers 04 Abonnementen/lidmaatschappen 05 Aankoop boeken en vakliteratuur 06 Kantoorbehoeften, archiefmateriaal 07a Website, automatisering 07b Digitalisering 07c Contract Lira/Pictoright 08 Vorming en opleiding 09 Public relations 10 DVO Woerden 11a Ontwikkeling e-depot 11b Basiscontract e-depot 12 Onvoorziene uitgaven 13 Btw over afgenomen diensten en leveranties Sub-totaal salarissen en kantoorkosten

€ 757.900 € 15.000 € 10.700 € 10.000 € 750 € 1.900 € 600 € 5.950 € 38.000 € 5.600 € 0 € 2.000 € 2.100 € 129.150 € 15.000 € 60.000 € 2.100 € 57.000 € 1.113.750

€ 765.000 € 32.000 € 10.900 € 10.200 € 850 € 1.500 € 500 € 5.750 € 37.000 € 5.000 € 0 € 2.000 € 2.000 € 131.400 € 15.000 € 60.000 € 2.500 € 57.400 € 1.139.000

14 15

DVO Woerden (voorheen huur archiefbewaarplaats) Btw over DVO aandeel archiefbewaarplaats Sub-totaal depot-kosten

€ 157.850 € 33.150 € 191.000

€ € €

TOTAAL GENERAAL

€ 1.304.750

€ 1.333.350

160.600 33.750 194.350

<< Vaststelling voorzien in de vergadering van de Archiefcommissie van 8 juli 2026 >>

J.F. van Rooijen, secretaris

M.M. Bonsen-Lemmers, voorzitter

5

Toelichting bij de specifieke begrotingsposten 2027: Baten: 01. Dit zijn de door de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling te betalen bijdragen, berekend conform de verdeelsleutel, gebaseerd op inwonertal en aantal beheerde meters archief. (zie bijlage voor de berekening). Verschillen tussen de geraamde bijdrage en de werkelijk te betalen bijdrage worden in het jaar, volgend op het begrotingsjaar, door de gemeente Woerden met de andere deelnemers verrekend. De bijdrage is gebaseerd op de kosten die het RHC inclusief btw maakt. Gemeenten die een beroep doen op het BTW-compensatiefonds kunnen het btw-verschil terugvragen. 02. Inkomsten uit leges voor door RHC-medewerkers verricht archiefonderzoek en de levering van reproducties uit de archieven en collecties. De stijging is ingegeven door ervaring van de laatste jaren. 03. Inkomsten uit de bewerking van het semi-statische archief of andere werkzaamheden die niet behoren tot de kerntaak van het RHC en apart doorberekend worden aan de desbetreffende deelnemer. 04. De vergoeding voor de uitvoering van de archieftaak voor GR Ferm Werk (met name inspectie en beheer overgebracht archief). Lasten: 01a. De totale formatie omvat 7,88 fte. Op grond van de Overeenkomst kosten gemene rekening brengt de gemeente Woerden 97% van de salariskosten in rekening bij het RHC. Hierover is geen btw verschuldigd.

De coa gemeenteambtenaren loopt tot 31 december 2027. Voorheen werd begroot op max-trede van geldende salarisschalen. Hierop is in deze berekening 10.400 euro gekort. 01b De inzet van extra personeel is budgettair neutraal: Extra personeel wordt alleen ingezet voor extra werkzaamheden, die apart worden gefactureerd (zie inkomsten, post 3). Genoemd bedrag dekt twee lopende arbeidscontracten voor tijdelijke urenuitbreiding van archivisten. 01c De materiële verzorger wordt op basis van detachering tewerkgesteld vanuit Ferm Werk. 02 De post is gebaseerd op de huidige reiskosten van nu in dienst zijnde personeelsleden. 07a. Hosting en standaard onderhoud van de website. 07b. Digitalisering van (archief) bronnen die via de website beschikbaar worden gesteld. Voorwaarde is dat het een archief of collectie betreft waarvan de digitaliseringskosten niet toe te schrijven zijn aan een enkele deelnemer. 07c. Regeling met Lira/Pictoright voor het auteursrecht van via de website toegankelijke oude kranten is opgezegd, na aansluiting bij een nieuw (gratis) nationaal koepelcontract. 10. In 2018 is een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) gesloten met de gemeente Woerden voor huisvesting en andere diensten. De financiële regeling die daarvoor al bestond, is hierin opgenomen.

45% van het totaalbedrag betreft kantoorkosten die omgeslagen worden naar inwonertal; 55% betreft het archiefdepot, omgeslagen naar archiefmeters van de deelnemers. 11a, b Kosten voor ontwikkeling e-depot. De post 11b is gebaseerd op een contract met DiVault voor een basisvoorziening e-depot. 13, 15 Het aandeel btw is hier apart inzichtelijk gemaakt, vanwege de verrekening die achteraf plaatsvindt en waarbij de gemeenten hun aandeel hierin kunnen terugvragen uit het BTW-compensatiefonds.

6

Berekening bijdrage deelnemers begroting 2027

Salarissen en overige kantoorkosten Totaal salarissen en overige kosten - leges - extra inkomsten - vergoeding Ferm werk : totaal inwonertal = bedrag per inwoner: € 1.139.000 - € 7.500 - € 32.000 - € 5.900 = € 1.093.600 : 206.900 = € 5,2856 per inwoner [Inwonertallen per 1 januari 2026. Hoogheemraadschap gefixeerd inwonertal van 43.100, na indexatie met gemiddelde stijging van inwonertal gemeenten ten opzichte van 2025, zijnde 0,12%] Deelnemer

Inwonertal

Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Bedrag per inwoner 37.300 14.800 13.800 10.500 54.200 33.200 43.100

€ 5,2856 € 5,2856 € 5,2856 € 5,2856 € 5,2856 € 5,2856 € 5,2856

Aandeel kosten salarissen en overhead € 197.154 € 78.228 € 72.943 € 55.500 € 286.481 € 175.483 € 227.811

206.900

€ 5,2856

€ 1.093.600

Depotkosten Totale depotkosten: werkelijke archiefmeters (stand maart 2026) = bedrag per meter € 194.350 : 5.505 m1 = € 35,3042 per meter De compensatieregeling 2018-2027 die destijds bij het akkoord over de renovatie/uitbreiding van het RHC (Gemeentehuis Woerden) voor tien jaar voor drie gemeenten met een eigen archiefbewaarplaats gold, is in 2023 voor het resterende deel verrekend. Per 2024 is deze dus komen te vervallen. Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater* Woerden** IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Metertal

Bedrag per Totaal meter Depotkosten 842 € 35,30 € 29.726 500 € 35,30 € 17.652 395 € 35,30 € 13.945 518 € 35,30 € 18.288 2.035 € 35,30 € 71.844 445 € 35,30 € 15.710 770 € 35,30 € 27.185 5.505

€ 35,30

€ 194.350

*inclusief opslag 85 m1 semi-statisch archief Oudewater (€ 3.000) ** inclusief opslag 430 m1 semi-statisch archief Woerden (€ 15.180)

7

Totale bijdrage per deelnemer* Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Aandeel salarissen en Aandeel Totaal kantoorkosten depotkosten € 197.154 € 29.726 € 78.228 € 17.652 € 72.943 € 13.945 € 55.500 € 18.288 € 286.481 € 71.844 € 175.483 € 15.710 € 227.811 € 27.185 € 1.093.600

€ 194.350

€ € € € € € €

226.880 95.880 86.888 73.788 358.325 191.193 254.996

€ 1.287.950

*: Alle bovengenoemde bedragen zijn inclusief btw. Deze btw komt in aanmerking voor toepassing van de transparantiemethode, wat voor de gemeenten inhoudt dat zij voor het betaalde aandeel in de btw een bijdrage kunnen vragen uit het BTW-compensatiefonds. Per saldo valt voor hen bovengenoemde bijdrage dus lager uit. Hieronder de omslag over de deelnemers van de btw binnen de begrote bijdragen aan het RHC:

Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Aandeel in btw binnen de bijdrage € € € € € € €

16.060 6.782 6.153 5.214 25.340 13.545 18.056

€ 91.150

8

meerjarenraming 2026-2030

9

BATEN Nr 01 a b c d e f g

Bijdragen deelnemers Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 02 Leges, overige inkomsten 03 Extra inkomsten semistatisch archiefbewerking 04 Vergoeding Ferm Werk TOTAAL

MEERJARENRAMING 2027

2028

2029

2030

€ € € € € € €

226.880 95.880 86.888 73.788 358.325 191.193 254.996

€ € € € € € €

232.514 98.178 89.073 75.613 367.245 195.829 261.148

€ € € € € € €

236.945 100.049 90.771 77.054 374.244 199.561 266.126

€ € € € € € €

241.720 102.066 92.600 78.607 381.786 203.582 271.489

€ €

7.500 32.000

€ €

7.200 32.500

€

7.350 p.m.

€

7.600 p.m

€ 5.900 € 1.333.350

€ 6.000 € 1.365.300

€ 6.150 € 1.358.250

€ 6.300 € 1.385.750

10

2026-2029 Nr

LASTEN 2027

2028

2029

2030

01a Salarissen medewerkers 01b Tijdelijk personeel 01c Materiële verzorger 02 Reiskosten woon-werkverkeer 03 Reiskosten medewerkers 04 Abonnementen/lidmaatschappen 05 Aankoop boeken en vakliteratuur 06 Kantoorbehoeften, archiefmateriaal 07a Website, automatisering 07b Digitalisering 08 Vorming en opleiding 09 Public relations 10 DVO gemeente Woerden 11a Ontwikkeling e-depot 11b Huur en aansluiting e-depot 12 Onvoorziene uitgaven 13 Btw over diensten en leveranties Sub-totaal salarissen en kantoor

€ 765.000 € 32.000 € 10.900 € 10.200 € 850 € 1.500 € 500 € 5.750 € 37.000 € 5.000 € 2.000 € 2.000 € 131.400 € 15.000 € 60.000 € 2.500 € 57.400 € 1.139.000

€ 784.000 € 32.500 € 11.200 € 10.400 € 900 € 1.550 € 550 € 5.900 € 38.000 € 5.100 € 2.050 € 2.050 € 134.000 € 15.500 € 62.000 € 2.500 € 58.900 € 1.167.100

€ 803.700 p.m. € 11.400 € 10.600 € 900 € 1.600 € 550 € 6.050 € 39.000 € 5.200 € 2.050 € 2.050 € 136.700 € 10.500 € 64.000 € 2.600 € 59.150 € 1.156.050

€ 819.000 p.m. € 11.600 € 10.800 € 950 € 1.650 € 600 € 6.200 € 40.000 € 5.300 € 2.100 € 2.100 € 139.400 € 10.750 € 66.000 € 2.600 € 60.500 € 1.179.550

14

€ 160.600

€

€

€

€ 33.750 € 194.350 € 1.333.350

€ 34.400 € 198.200 € 1.365.300

15

DVO Woerden (voorheen huur archiefdepot) Btw DVO aandeel archiefdepot Sub-totaal depot-kosten TOTAAL GENERAAL

163.800

167.100

€ 35.100 € 202.200 € 1.358.250

170.400

€ 35.800 € 206.200 € 1.385.750

11