RV kredietaanvraag herinrichting gemeentewinkel

Raadsvoorstel

Zaaknummer: 676181 Portefeuillehouder(s):

Wethouder G. Depauw

Aan:

De raad van de gemeente Hulst

Onderwerp Kredietaanvraag Herinrichting gemeentewinkel Samenvatting De inrichting van de gemeentewinkel voldoet niet aan de wetgeving. Door middel van een interne verbouwing kan de gemeentewinkel hier wel aan voldoen. Hiervoor is een krediet van € 451.000 nodig. 1. Besluit Akkoord gaan met: • het plan voor een interne verbouwing van de begane grond van de Gemeentewinkel om daar aan de huidige wet- en regelgeving te voldoen; • de hiervoor benodigde middelen, € 451.000,- (excl. BTW) beschikbaar stellen. 2. Argumenten Over de laatste jaren zijn er aanpassingen doorgevoerd in de wetgeving wat betreft informatieveiligheid en privacy binnen overheidsgebouwen, veiligheid van medewerkers en werkplekken. De huidige inrichting van de gemeentewinkel voldoet niet aan: a) de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De BIO is een basisnormenkader voor informatiebeveiliging binnen alle overheidslagen, gebaseerd op informatiebeveiligingsstandaarden ISO 27001 en ISO 27002. Hierin staat dat alle informatiemiddelen zoals digitale informatie, papieren informatie, fysieke middelen (computers en netwerken) en kennis die aanwezig is bij individuele medewerkers beschermd moeten worden. In de huidige situatie zijn informatiemiddelen niet beschermd tegen kwaadwillende. Zo kunnen burgers kantoren binnen lopen. Slechts enkele ruimten zijn voorzien van een badgesysteem.

b) de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). Volgens de Arbowet moet er regelmatig een Risico Inventarisatie & -Evaluatie (RI&E) plaatsvinden om in kaart te brengen welke risico’s de arbeid voor werknemers met zich brengt. Na evaluatie van de risico’s dienen passende maatregelen getroffen te worden om deze zoveel mogelijk te verkleinen. Uit de RI&E die in 2022 heeft plaatsgevonden is gebleken dat medewerkers niet kunnen vluchten zodra ze worden geconfronteerd met (verbale) agressie. In de huidige situatie kunnen medewerkers zichzelf niet in veiligheid brengen zonder de kans op een nieuwe confrontatie met de burger. Er zijn tot op heden geen maatregelen genomen om dit risico te verkleinen. c) het Arbeidsomstandighedenbesluit (Arbobesluit). Volgens artikel 5.4 in het Arbobesluit dienen werkplekken ingericht te worden volgens de ergonomische beginselen. Hierin staat dat bureaus, stoelen en schermen in hoogte verstelbaar moeten zijn. Ook dient het klimaat beheersbaar te zijn. In de huidige situatie zijn de ontvangst- en spreekbalies niet in hoogte verstelbaar. Daarnaast is het klimaat slecht beheersbaar, doordat de begane grond één grote hoofdruimte heeft. Om aan bovengenoemde wetgeving te voldoen, is een verbouwing noodzakelijk. 3.

Kaders Het ontwerp past binnen de volgende kaders: • Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO); • ISO 27001; • ISO 27002; • Arbeidsomstandighedenwet; Pagina 1 van 4

• •

Arbeidsomstandighedenbesluit; Nederlandse wet- en regelgeving.

4. Financieel De financiële consequenties zijn in kaart gebracht door een budgetraming op te stellen voor het plan. Deze budgetraming is opgebouwd uit verschillende onderdelen. Onderstaand een overzicht van de totale geraamde investeringskosten. Onderdeel

Kosten

Bouwkundige aanpassingen

€

120.000,-

Nieuw interieur

€

160.000,-

Vervangen vloerbedekking

€

30.000,-

Aanpassingen klimaatbehandeling

€

80.000,-

Aanpassingen data/elektra

€

25.000,-

Tijdelijke huisvesting

€

5.000,-

Onvoorzien en documentatie

€

28.000,-

Totale investeringskosten

€

448.000,-

In de gemeenterekening 2022 is een deel van het rekeningsaldo bestemd voor o.a. de verbouwing van de gemeentewinkel. Deze middelen zijn toegevoegd aan de reserve onderhoud vastgoed. Daarnaast is er in de begroting 2024 rekening mee gehouden dat deze middelen onvoldoende zouden zijn. Daarom is er een structureel bedrag gereserveerd onder de ruimte voor nader te concretiseren beleidsvoornemens (€ 70.000,-). Omdat de investering bestaat uit onderdelen met verschillende afschrijvingstermijnen, is het wenselijk aparte kredieten beschikbaar te stellen. Omdat deze uitgaven volgens het algemene mengpercentage compensabel zijn, moet rekening worden gehouden met 0,61% kosten verhogende BTW. In totaal is dan € 451.000,- nodig. De volgende kredieten kunnen worden aangevraagd: Onderdeel

Kapitaallasten

Verbouwing: € 121.000,- afschrijven in 25 jaar Interieur (incl. onvoorzien): € 224.000,- afschrijven in 10 jaar Klimaatbehandeling en data/elektra: € 106.000,- afschrijven in 15 jaar

€ € €

8.470,29.120,10.246,67

Totale kapitaallasten

€

47.836,67

De kapitaallasten kunnen gedekt worden ten laste van de hiervoor gereserveerde ruimte voor nader te concretiseren beleidsvoornemens. De bestemde middelen uit het rekeningsaldo 2022 blijven dan beschikbaar voor de aanpassing toegang Den Dullaert en de upgrade van vergaderruimten; daarnaast is nog € 22.000,- beschikbaar in nader te concretiseren beleidsvoornemens). De vloer, verlichting, plafond en schilderwerk hebben de komende 5 jaar onderhoud nodig. Tijdens de bouwkundige aanpassingen wordt de vloer en het plafond al gedeeltelijk aangepast. Het is daardoor efficiënter om het onderhoud bij de verbouwing te betrekken. We besparen dan kosten en verminderen de overlast voor personeel en bezoekers.

Pagina 2 van 4

Met het uitvoeren van het onderhoudswerk tijdens de verbouwing besparen we ca. €150.000,- in het meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Dit bedrag wordt gereserveerd voor het renoveren van de achtergevel van het pand. 5. Aanpak Het plan bestaat uit de volgende aanpassingen en werkzaamheden: • Het plaatsen van een scheidingswand en badgesysteem op deuren om zodoende een fysieke scheiding aan te brengen tussen publieke en kantoorruimte (privacy en informatieveiligheid); • Het plaatsen van een nieuwe ontvangst- en spreekbalies die in hoogte verstelbaar zijn (Arbo technisch); • Het aanpassen van de huidige klimaatinstallaties (Arbo technisch); • Het aanpassen van de huidige verlichting en akoestiek (Arbo technisch); • Nieuwe vloer (einde technische levensduur); • Nieuwe plafond (einde technische levensduur). De uitvoeringsperiode van de werkzaamheden duurt circa drie maanden. De start is voorzien in het vierde kwartaal van 2024. 6. Communicatie/participatie Bij het opstellen van het voorlopige plan zijn de afdelingen Publieke Dienstverlening, Samenleving, Bedrijfsvoering en Realisatie & Beheer betrokken. Indien u als Raad akkoord gaat, werken we het plan verder uit met voorgenoemde afdelingen. 7. Termijn De oplevering van het plan wordt voorzien begin 2025. 8. Uitkomst Indien we het voorgestelde plan uitvoeren, voldoen we op de begane grond van de gemeentewinkel aan de wetgeving. 9.

Risico Aan elk project kleven risico's. Door goed risico management worden deze risico's geminimaliseerd. In onderstaande beknopt de meest voorkomende risico's en hoe deze worden ondervangen. Risico

Omschrijving risico

Ondervangen door

Kosten

Kosten overstijgen het budget

Planning

Project duurt langer dan gepland

Scope

Gedurende proces verandert de scope

Kwaliteit

Kwaliteit geleverde werk of product voldoet niet aan verwachting

Gebruikmaking van ervaringscijfers. Incalculeren van onvoorziene kosten. Budgetbeheersing tijdens proces. Maken van een realistische overallplanning. Inbouwen van tijdreserves. Duidelijke afspraken en communicatie met interne en externe belanghebbenden. Projectdoelstellingen worden aan de voorkant helder geformuleerd in een projectplan. Vroegtijdige en duidelijke communicatie met belanghebbenden. Eisen duidelijk vastleggen in projectplan en tekeningen waarin alles gedetailleerd is omschreven. Dagelijkse controle op uitvoering door eigen opzichter.

Pagina 3 van 4

Burgemeester en wethouders van Hulst, De Secretaris, De Burgemeester,

Bijlage(n): Bijlage 1 - 2D-ontwerp Bijlage 2 - 3D-ontwerp ontvangst- en spreekbalies

Pagina 4 van 4