Reactie op rapport samenwerking VRZ GGD RUD

Memo Aan

: Leden van de gemeenteraad

CC

:

Datum

: 7 mei 2024

Van

:

Betreft

: Inhoudelijke reactie Adviesrapport De Moe(T)d tot Samenwerking

Aanleiding Op 6 september 2023 gaven de dagelijks besturen van GGD, RUD en VRZ de directeuren de opdracht tot: A. Het opstellen van een inhoudelijke samenwerkingsagenda voor de komende 5 jaar; B. Een agenda voor gemeenschappelijke bedrijfsvoering; C. Een gezamenlijke gebiedsverkenning in Goes-West; D. Het inrichten van de vrije ruimte van Segeerssingel 10, Middelburg als samenwerkingsruimte. Voor de uitvoering van opdrachten A t/m C is projectleider Jac Rooijmans aangetrokken. Hij heeft een adviesrapport geschreven over de mogelijkheden voor verdere samenwerking en gezamenlijke huisvesting. In de eerdere memo over de ontwikkelingen samenwerkingstraject VRZ, GGD, RUD, die is opgesteld op 16 april 2024, is aangegeven dat we een reactie op het rapport zouden opstellen en die met u zouden delen. Aanvullende opmerkingen, suggesties en/of aandachtspunten van uw zijde kunnen dan worden meegenomen in de besluitvormende AB-overleggen in juli 2024.

Conclusies adviesrapport De Moe(T)d tot Samenwerken Inhoudelijke samenwerkingsagenda Voorgesteld wordt om de inhoudelijke samenwerkingsagenda voor de komende vijf jaar (2024-2029) vast te stellen conform bijlage 1 van het adviesrapport. Dit zou voordeel moeten bieden voor inwoners, ondernemers en overheden in Zeeland. Hierbij dient aandacht te zijn voor een jaarlijkse planning, goede voortgangsbewaking en effectmeting. Agenda voor gemeenschappelijke bedrijfsvoering Het advies is om bedrijfsvoering van GGD en VRZ samen te voegen in de vorm van ‘institutionele integratie’. Dit samenwerkingsmodel betekent één nieuwe, samengevoegde gemeenschappelijke regeling waarvan de organisaties onderdeel zijn met ieder een eigen bestuur(scommissie). Hieraan leggen de eigen directeuren verantwoording af. Doordat wordt toegewerkt naar één gemeenschappelijke regeling vermindert de bestuurlijke druk en versterkt de grip op de gemeenschappelijke regelingen. Het advies is de RUD niet te betrekken bij de samenvoeging, zolang het proces tot de vorming van een robuuste RUD nog loopt. Dit maakt de samenvoeging te kwetsbaar en is ook voor de RUD een te risicovol scenario. Een tweede optie die wordt genoemd is het inbestedingsmodel. Dit houdt in dat de bedrijfsvoering wordt ondergebracht bij een organisatie.

Gezamenlijke gebiedsverkenning Goes-West Geconcludeerd wordt dat de locatie Goes-West in meerdere opzichten een geschikte locatie is. Het advies ten aanzien van de gezamenlijke gebiedsverkenning is om op de locatie in Goes-West te kiezen voor het totale scenario zonder de RUD. Ervan uitgaande dat een andere partij de bedrijfsvoering van de RUD op zich neemt, inclusief huisvesting.

Mocht deze andere partij bedrijfsvoering zonder huisvesting bieden, kan het scenario ontstaan dat de RUD wel huisvest in Goes-West.

Reactie op adviesrapport De Moe(T)d tot Samenwerken Algemeen: In het rapport worden veel aannames gedaan, zonder verdere onderbouwing. Zo wordt er aangenomen dat samenwerken/samen huisvesten efficiënter is, minder meerkosten op termijn zullen geven, de organisaties wendbaarder worden en meer slagkracht krijgen en dat er een betere dienstverlening ontstaat richting inwoners, ondernemers en overheden in Zeeland. Daarnaast wordt aangegeven dat één gemeenschappelijke regeling de bestuurlijke druk vermindert en de grip op de gemeenschappelijke regelingen versterkt. Dit valt sterk te betwijfelen. Er wordt veel gesproken over samenwerken tussen de 3 GR’en, maar betere samenwerking met gemeenten verdient wat ons betreft nog meer aandacht. Zo kunnen gezamenlijke controles en betere afstemming bij procedures met gemeenten ook gewenst zijn om tegenstrijdigheden tegen te gaan. Samenwerking tussen de verschillende GR’en moet daarnaast ook zinvol zijn en niet leiden tot onnodige kosten en vertraging. De wens om te komen tot gezamenlijke huisvesting in Goes-West is op zich bijzonder gezien de opdracht van de DB'en tot, onder andere, het inrichten van de vrije ruimte van Segeerssingel 10, Middelburg als samenwerkingsruimte voor de drie GR'en. Deze samenwerkingsruimte (voormalige vleugel meldkamer Zeeland) is recent officieel geopend.

In de begroting 2023 VRZ is hiervoor ten laste van de reserve Meldkamer een bedrag van 135.000 euro gereserveerd. In deze ruimte zijn ongeveer 15 werkplekken gecreëerd voor bijvoorbeeld werkzaamheden/taken in het kader van een samenwerkingsagenda of een agenda voor gemeenschappelijke bedrijfsvoering. Verder zijn ook vergaderruimten en stilte hoeken gesitueerd. Het is onduidelijk in hoeverre hier rekening mee is gehouden in de berekeningen voor nieuwe huisvesting. Daarnaast is het onduidelijk of het pand aan de Segeerssingel niet voldoende ruimte biedt voor huisvesting van VRZ én GGD. In dat geval is het vanuit duurzaamheidsoogpunt wellicht wenselijker om te gaan voor renovatie. De financiële doorrekening over het algemeen is erg onduidelijk. Dat onder meer omdat er op financieel gebied veel zaken buiten de scope vallen en daardoor veel onzekerheden zijn. Een voorbeeld dat buiten de schope valt zijn de synergy opbrengsten in het bepalen van m2 bouwkosten en overige exploitatiekosten (onder andere recepties en vermindering energiekosten) Het totaal maakt het momenteel nog erg onduidelijk is wat het gehele traject de deelnemers zou gaan kosten. VRZ: Op 29 april 2024 ontvingen de vertegenwoordigers binnen de diverse ambtelijke adviescommissies van de drie GR'en een notitie voor een overleg op 21 mei 2024 over de vorming van één gezamenlijke directie van GGD en VRZ.

Het DB van de GGD heeft aangegeven dat ze om meerdere redenen graag Joke Gaemers als directeur willen behouden. Bijzonder om dit proces om dit moment op te starten. Wellicht is het raadzaam om eerst het huidige besluitvormingstraject van verdere samenwerking en gezamenlijke huisvesting af te ronden. In het adviesrapport 'De Moe(T)d tot Samenwerken' wordt veelvuldig gesproken over kwetsbaarheden en het borgen van slagkracht voor nieuwe ontwikkelingen en nieuwe vereisten aan organisaties. In dit licht bezien is het logisch om een agenda voor de gemeenschappelijke bedrijfsvoeringstaken op te stellen (hiervoor is ook een vleugel van de Segeerssingel 10 verbouwd; mensen van de verschillende organisaties kunnen hier samen werken en vergaderen. Om dan tegelijkertijd met een

voorstel te komen voor één directie is niet logisch. Mede gezien de begrotingswijziging in 2023 van de GDD 'Basis op orde' en ook gezien de eigen, veelal verschillende taken die de GGD en de VRZ hebben. Verder maak je je zelf erg kwetsbaar (er is maar één directeur) RUD: In het rapport wordt aangegeven dat het uitgangspunt is dat het werk dicht bij burgers en bedrijven wordt georganiseerd en dat medewerkers van de RUD blijven werken vanuit de zogenaamde flexplekken bij gemeenten en provincies. Momenteel wordt geen gebruik gemaakt van de flexplekken. De RUD werkt erg op afstand en heeft weinig gebiedskennis. Voor de integraliteit is het goed om juist te sturen op méér en betere samenwerking met de gemeenten en meer gebruik maken van flexplekken. De vrees is dat door de verdere samenwerking tussen de 3 GR’en, deze op nóg meer afstand van de gemeenten komen te staan. De nadruk ligt wel erg op het samenvoegen van de VRZ en de GGD. De RUD blijft achter, vanwege het traject met betrekking tot het robuust worden van de organisatie. Hierdoor moet deze organisatie zelf op zoek naar een sterke partner voor PIOFACH en huisvesting, waarbij ze dit het liefst onder één dak wil. Als dit niet lukt, wat een realistisch scenario lijkt, zijn de problemen van de RUD niet opgelost. Gezamenlijke huisvesting met VRZ en GGD zou in dat geval wel een optie zijn.

Indien er sprake is van gezamenlijke huisvesting, is (deels) gezamenlijk oppakken van PIOFACH wellicht logisch. Als kanttekening kan hierbij overigens worden aangegeven dat de RUD niet in de verdere samenwerking op bedrijfsvoering wordt betrokken vanwege het robuustheidstraject, waaronder het op orde brengen van de basis. De samenwerking met de GGD wordt wel aangegaan, terwijl daar de basis ook nog niet op orde is. GGD Zeeland: Al sinds 2018 wordt gesproken over het samenwerken en mogelijk samenvoegen van de bedrijfsvoeringstaken van de GGD en de VRZ. De achterliggende gedachte was dat de kwetsbaarheid van de organisaties in een omgeving van steeds toenemende eisen. In 2022 stuurde de GGD een brandbrief aan de Zeeuwse gemeenten. Er kon niet meer de gewenste kwaliteit geleverd worden op het gebied van gezondheid en preventie. Het primaire proces liep spaak en de bedrijfsvoering was te kwetsbaar. Er was ook onvoldoende sprake van goed werkgeverschap. Door middel van het traject ‘De Basis Op Orde’ zijn de Zeeuwse gemeente bereid gevonden om met ingang van 2023 jaarlijks structureel € 2.400.000,- (afgerond) extra te vergoeden om de basis op orde te krijgen en te houden. Hierbij gold een bedrag van € 206.000,- (afgerond) als extra incidenteel voor 2023.

In 2024 bedraagt de Zeeuwse gemeentelijke bijdrage aan de GGD € 20.159.000,- (afgerond), waarvan € 1.363.000,- (afgerond) voor de gemeente Hulst. Hierin zijn de kosten voor Jeugdzorg niet opgenomen. Dit plan ‘De Basis Op Orde’ voorziet in een extra, structurele inzet van 25,83 fte. Echter, tot op heden zijn enkele fte’s nog niet ingevuld, vanwege de krapte op de arbeidsmarkt. Onderdeel van het plan is ook het opnieuw invoeren van een managementlaag. Hierbij is door de GGD aangegeven dat dit zou vragen om een investering op korte termijn, met de verwachting dat dit op langere termijn de beoogde kwaliteit oplevert. Daarom is het opmerkelijk dat gedurende dit traject de directeur van de GGD eerst parttime directeur van de VRZ is geworden, naast haar functie als directeur van de GGD, en vervolgens fulltime directeur van de VRZ. Verondersteld mag worden dat deze directiefunctie bij de GGD juist nú gewaarborgd moet zijn om daar de basis op orde te brengen én te houden.

Conclusie Er zijn momenteel, voornamelijk op financieel vlak, te veel onduidelijkheden om een besluit te nemen over gezamenlijke bedrijfsvoering en huisvesting. Dit zit hem met name op de volgende punten:  De synergievoordelen van zowel samenwerking als huisvesting zijn onvoldoende onderzocht en vielen als het gaat om huisvesting buiten de scope.

Er is veel geïnvesteerd in het gebouw aan de Segeerssingel, met name in de samenwerkingsruimte die recent is opgeleverd. Het is onduidelijk in hoeverre hier rekening mee is gehouden in de financiële berekeningen voor nieuwe huisvesting. Daarnaast is het onduidelijk of het pand aan de Segeerssingel niet voldoende ruimte biedt voor huisvesting van VRZ én GGD. In dat geval is het vanuit duurzaamheidsoogpunt wellicht wenselijker om te gaan voor renovatie.  De RUD valt nu zowel bij samenwerking op gebied van bedrijfsvoering als huisvesting buiten de boot. Dit terwijl deze organisatie wel op zoek is naar een nieuwe partner voor beide onderdelen. Er zal eerst duidelijkheid moeten zijn of de RUD deze partner kan vinden, alvorens besluiten te kunnen nemen over de VRZ en GGD.  Het traject “De Basis Op Orde” van de GGD, waarin door de Zeeuwse gemeenten veel is geïnvesteerd is nog niet afgerond. Opmerkelijk is dat gedurende dit traject, de directeur van de GGD eerst parttime directeur van de VRZ is geworden, naast haar functie als directeur van de GGD, en vervolgens fulltime directeur van de VRZ. Verondersteld mag worden dat deze directiefunctie bij de GGD juist nú gewaarborgd moet zijn om daar de basis op orde te brengen én te houden.  De gemeenten gaan wederom opdraaien voor de financiële consequenties van de gezamenlijke bedrijfsvoering en huisvesting (inclusief inventaris).

Vanwege de onzekere financiële consequenties in combinatie met de bezuinigingen op de uitkeringen van het gemeentefonds, geniet het groeiscenario zoals Beerenschot dit heeft beschreven de voorkeur. 

Bijlagen: 1. Adviesrapport De Moe(T)d tot Samenwerken 2. Oplegger directies op adviesrapport Jac Rooijmans 3. Memo 16 april 2024