Ingekomen_stukken_export_29-03-2023

Ingekomen stukken Nummer

A11

Datum publicatie

10-03-2023

Onderwerp

Beleidsregels aanwijzing buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor één dag

Afzender

College van B&W

Categorie

Brieven van het college

Raadscommissie

ABZ

Advies

Voor kennisgeving aannemen

Hoofddocument

A11BeMemo voor gemeenteraad inzake uitvoering motie van 10 november 2022

Bijlagen: A11Beleidsregels aanwijzing babs voor een dag (versie 2023)

Nummer

A13

Datum publicatie

14-03-2023

Onderwerp

Toekomst voor de vluchtelingen

Afzender

College van B&W

Categorie

Brieven van het college

Raadscommissie

ABZ

Advies

Voor kennisgeving aannemen

Hoofddocument

A13beantwoordingvragenCDAtoekomstOekraënseVluchtelingen

Bijlagen: 20221230Schriftelijke vragen toekomst vluchtelingen

Nummer

A15

Datum publicatie

14-03-2023

Onderwerp

Stand van zaken aanbevelingen RKCHT

Afzender

College van B&W

Categorie

Brieven van het college

Raadscommissie

ABZ

Hoofddocument

A15Brief raad aanbevelingen RKCHT - Hulst februari 2023

Bijlagen: A15aanbevelingen RKCHT - Hulst def

Nummer

B02

Datum publicatie

14-03-2023

Onderwerp

Proces initiatiefvoorstel adviescommissie RUD zeeland

Afzender

VZG

Categorie

Overige overheden

Raadscommissie

ABZ

Hoofddocument

B02OZOinitiatiefvoorstelRUDBrief2023-004

Nummer

B03

Datum publicatie

14-03-2023

Onderwerp

Opvang Asielzoekers Zeeland

Afzender

Commissaris van de Koning

Categorie

Overige overheden

Raadscommissie

ABZ

Advies

Voor kennisgeving aannemen

Hoofddocument

B03CDKBrief PRT aan Zeeuwse gemeenten

Nummer

B04

Datum publicatie

14-03-2023

Onderwerp

Externe voorzitter raadscommissies

Afzender

Gemeente Zwijndrecht

Categorie

Overige overheden

Raadscommissie

ABZ

Advies

Voor kennisgeving aannemen

Hoofddocument

B04GemeenteZwijndrechtBrief Eerste Kamer - Extern voorzitterschap

Nummer

D05

Datum publicatie

16-03-2023

Onderwerp

Jaarverslag 2022

Afzender

Rekenkamercommissie Hulst Terneuzen

Categorie

Inwoners en adviescommissies

Raadscommissie

ABZ

Hoofddocument

D05aanbiedingsbrief jaarverslag 2022

Bijlagen: D05Jaarverslag RKCHT 2022 DEF

Memo Aan

: De gemeenteraad van Hulst

CC

:

Datum

: 24 januari 2023

Van

: College burgemeester en wethouders

Betreft

: Beleidsregels aanwijzing buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor één dag

Ons college heeft op 17 januari 2023 nieuwe beleidsregels vastgesteld voor het aanwijzen van een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor één dag. Deze nieuwe beleidsregels treden in werking op 1 februari 2023. In deze nieuwe beleidsregels zijn de voorwaarden om aangewezen te worden als buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor één dag aangepast. Vanaf nu is dit ook mogelijk als men nog niet eerder is aangewezen in een andere gemeente als (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand en (nog) niet beëdigd is bij de rechtbank. Met deze nieuwe beleidsregels wordt uitvoering gegeven aan de motie van de gemeenteraad van 10 november 2022, waarbij ons college wordt opgeroepen de beleidsregels conform het voorgaande aan te passen.

Burgemeester en wethouders van Hulst Gelet op het bepaalde in artikel 4:81 Algemene Wet Bestuursrecht: Gelet op het bepaalde in artikel 1:16 van het Burgerlijk Wetboek; Overwegende dat het wenselijk is beleidsregels vast te stellen voor het aanwijzen van een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor één dag in incidentele gevallen. BESLUITEN Vast te stellen de volgende beleidsregels: Beleidsregels aanwijzing buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor één dag. Artikel 1. Begripsomschrijving In deze beleidsregels en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder: Buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand (babs): een ambtenaar van de burgerlijke stand, aangewezen door het college van burgemeester en wethouders, met één specifieke taak: het voltrekken van huwelijken en het registreren van partnerschappen. Artikel 2. Kosteloze huwelijken Kosteloze huwelijken/geregistreerde partnerschappen (volgens het reglement burgerlijke stand) kunnen niet worden voltrokken door een babs. Artikel 3. Voorwaarden benoeming Het college kan slechts een babs voor één dag aanwijzen als het bruidspaar hiertoe verzoekt. Het verzoek dient uiterlijk drie maanden voor de huwelijksdatum te zijn ingediend. Artikel 4.

Vergoeding: 1: Aan een babs voor één dag wordt van gemeentewege geen vergoeding toegekend; 2: Het bruidspaar is overeenkomstig de op het moment van aanvraag geldende legesverordening leges verschuldigd. Artikel 5. Slotbepaling 1: De beleidsregels treden in werking op 1 februari 2023. 2: Deze beleidsregels worden aangehaald als “Beleidsregels aanwijzing buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor één dag”. 3: Met ingang van 1 februari 2023 vervallen daardoor de “Beleidsregels benoeming buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor één dag” zoals vastgesteld door ons college op 3 april 2012. Aldus besloten door het college van burgemeester en wethouders op 17 januari 2023.

De secretaris,

De burgemeester,

S. ter Wal

I.M.M. Jense-van Haarst

Toelichting

Algemeen: De beleidsregels benoeming buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor één dag geeft een kader, waarin verzoeken kunnen worden afgedaan. Op die manier kan snel en adequaat worden gereageerd op een verzoek van een bruidspaar. Artikel 2: Kosteloze huwelijksvoltrekkingen vinden plaats op maandag in de ochtenduren. Deze mogelijkheid is wettelijk gecreëerd voor bruidsparen die minder draagkrachtig zijn. Op dit moment maken veel bruidsparen gebruik van deze kosteloze mogelijkheid. De huwelijksvoltrekking (of geregistreerd partnerschap) heeft op deze kosteloze tijdstippen echter een sober karakter. Er is geen persoonlijke toespraak. De huwelijken worden voltrokken door een ambtenaar van de burgerlijke stand. Het extra cachet geven aan deze huwelijksvoltrekkingen door het benoemen van een ambtenaar voor één dag past niet in deze benadering.

Schriftelijk vraag aan het College (art. 39, Reglement van orde) Datum:

23-12-2022 Indiener(s):

Aan het college van de gemeente Hulst

Fractie van het CDA Onderwerp: Een toekomst voor de vluchtelingen. Portefeuillehouder: Het hele college? Vragen: 1. Deelt het college onze visie dat de Oekraïners die hier noodgedwongen verblijven deel zouden moeten kunnen nemen aan het arbeidsproces? 2. Is het college bekend met het feit dat gebrek aan opleiding, het niet spreken van de taal en het niet erkend worden van diploma’s het vinden van werk, zoals in de techniek, de zorg en de horeca, in de weg staat? 3. Kan de gemeente wellicht meer doen dan nu om hierin verandering te brengen? We denken dan aan hulp bij het laten erkennen van diploma’s, wat immers heel lang kan duren. En een talencursus. Als dat niet kan in Zeeuws-Vlaanderen, dan kan dat bijvoorbeeld in Sint Niklaas. Daar worden ook diverse beroepsopleidingen aangeboden. Zij hebben daar zelfs een programma voor Oekraïense vluchtelingen! 4. Opleidingen vereisen vaak het bezit van een pc of laptop. Mogelijk kan ook hier de gemeente helpen. 5. Ook zijn er soms kosten verbonden aan het behalen van diploma’s of certificaten (bijvoorbeeld voor chauffeurs.) Kan de gemeente hierin in voorkomende gevallen mee helpen? 6. Kan de gemeente helpen door een basisopleiding aan deze groep mensen aan te bieden, bijvoorbeeld i.s.m. Zorgsaam en de regionale onderwijsaanbieders? Wij denken hierbij aan het voorbeeld van de Spaanse medewerkers van Tragel.

Aanleiding voor de vragen: Dit jaar zijn er vele Oekraïense vluchtelingen neergestreken in de onze gemeente. Zij zijn door de oorlog van huis en haard verdreven. Zolang de oorlog duurt kunnen zij meestal niet terug. Het ziet er naar uit dat deze mensen hier nog geruime tijd noodgedwongen zullen moeten verblijven. Inmiddels hebben zij een onderdak gevonden dat met behulp van vele vrijwilligers zo goed mogelijk is ingericht. Heel veel mensen willen werken en ook leren, want zij willen proberen om iets van hun leven te maken. Maar zij ondervinden daarbij problemen, ondanks de inzet van de vrijwilligers. Naast het probleem met de taal ondervinden zij ook problemen met erkenning van diploma’s. Als zij werk vinden is dat vaak onder hun niveau. Zo is er een ingenieur die werkte in de Antonov vliegtuigfabriek, een forensisch arts en een hoog opgeleide financieel deskundige. Het enige werk dat ze kunnen vinden is in de schoonmaak of seizoenswerk. Zonder werk hebben deze mensen geen inkomen, maar ook geen afleiding, geen doel! Ze moeten maar afwachten in onzekerheid en zijn afhankelijk van anderen. Terwijl ze steeds geconfronteerd worden met de situatie in hun thuisland. Voor de kinderen, die hun studie hebben moeten afbreken is de situatie helemaal schrijnend. Dit schreeuwt om oplossingen! Misschien kan dat samen met andere partijen?

Eventuele toelichting:

Onze fractie beseft dat de gemeente wellicht al veel doet en misschien formeel niet heel veel extra mogelijkheden heeft of een gebrek aan middelen of capaciteit. Maar aangezien de maatschappij schreeuwt om goede arbeidskrachten is arbeidsparticipatie van deze mensen niet alleen maatschappelijk maar ook economisch van groot belang. Tijd en geld zijn geen verspilde moeite maar geven direct resultaat! En we helpen er een groep mensen mee die zoekt naar perspectief. Wij hopen dan ook dat u snel met concrete voorstellen kunt komen naar aanleiding van deze vragen. Indiener(s), C. Nijskens en K. Martinet, namens de fractie van het CDA

2

Rekenkamercommissie Hulst /Terneuzen Voortgang aanbevelingen uit onderzoeken Rekenkamercommissie – Gemeente Hulst Versie: 17 januari 2023 “Grensoverschrijdend of grensverleggend”; rapport uitgebracht 2018 Onderzoeksvraag Wat zijn de verschillen tussen de binnenlandse en de grensoverschrijdende samenwerkingsverbanden waarin Hulst en/of Terneuzen participeren en zijn hieruit lessen te leren voor de versterking van de sturing, beheersing, verantwoording en controle op samenwerkingsverbanden waarin Hulst en/of Terneuzen participeren? Aanbevelingen Voortgang 1. Bouw conform de gemeentelijke ambities van Hulst en 2020 Terneuzen de grensoverschrijdende samenwerking naar “het Wij hebben de uitbouw van de grensoverschrijdende samenwerking opgevat als Zuiden” verder uit. intensivering. Deze intensivering vindt voornamelijk plaats via de lijn van de EGTS. Een goed voorbeeld van deze intensivering is het grenspark Groot Saeftinge! 2022 Het verder uitbouwen van de grensoverschrijdende samenwerking is onder andere vastgesteld in ons Bestuursakkoord 2022-2026. Daarin staat: “De samenwerking over de landsgrens groeit onder andere in het verband van de EGTS Linieland van Waas en Hulst. We willen die groei met kracht stimuleren.

De regelgeving in de regio willen we nog meer op elkaar afstemmen.” Vanaf eind 2020 werkt de EGTS Linieland van Waas en Hulst aan het traject om door te ontwikkelen naar de EGTS 2.0. Het doel is het organiseren en het bevorderen van het grensoverschrijdend samenwerken. Daarom werkt de EGTS aan een stabiele organisatie, die aantrekkelijk is om voor te werken, een functie heeft als kenniscentrum in de regio en financiële draagkracht heeft. In 2022 besloten de deelnemende partijen van de EGTS om gezamenlijk een aanvraag in te dienen bij het Interreg VI. Dit Interreg programma is bedoeld om een stimulans te geven voor verder Vlaams-Nederlandse samenwerking. De EGTS is penvoerder van de aanvraag die gericht is op duurzaam toerisme binnen het Grenspark Groot Saeftinge. Wij verwachten aan het eind van het eerste kwartaal 2023 een uitspraak of de aanvraag is goedgekeurd. 2. Zorg ervoor dat u als gemeenteraadslid weet in welke samenwerkingsverbanden uw gemeente participeert, wat de taak en de samenstelling is van de verschillende

2020 Zowel in de begroting als het jaarverslag wordt in de paragraaf ‘verbonden partijen’ melding gemaakt van de samenwerkingsverbanden (De uitvoeringsaspecten van de

samenwerkingsverbanden en wat de rol van de gemeenteraad is ten aanzien van of in de verschillende samenwerkingsverbanden.

EGTS worden nader uitgewerkt in de programma’s). Zoals ook uit onderstaand antwoord blijkt wordt de raad regelmatig geïnformeerd. Momenteel zijn wij in overleg met de EGTS om de raad periodiek te kunnen informeren. Dit is mede afhankelijk van de voortgang van de projecten. 2022 Zowel in de begroting als het jaarverslag wordt in de paragraaf ‘verbonden partijen’ melding gemaakt van de samenwerkingsverbanden (De uitvoeringsaspecten van de EGTS worden nader uitgewerkt in de programma’s).

3. Spreek bij grensoverschrijdende samenwerking een verantwoordingssystematiek af die vergelijkbaar is met een gemeenschappelijke regeling.

2020 Recentelijk is de gemeenteraad geïnformeerd over de EGTS, haar organisatieontwikkeling en haar projecten. Daarnaast is er in het bijzonder stilgestaan bij het Grenspark Groot Saeftinghe. De gemeenteraad is ook op bezoek geweest bij de ‘Infokeet’ van het Grenspark. 2022 De raad ontvangt elk jaar de jaarstukken van gemeenschappelijke regelingen via de Lijst Ingekomen Stukken (LIS). In de Commissie ABZ is elke vergadering ruimte voor mededelingen uit en vragen over gemeenschappelijke regelingen. 2020 n.v.t. Gemeente Terneuzen

4. Ten aanzien van Aan-Z beveelt de rekenkamercommissie derhalve uitdrukkelijk aan om zowel financieel als inhoudelijk de checks and balances goed te bewaken, zowel door de portefeuillehoudend wethouder als de gemeenteraad en diens vertegenwoordiging in het bestuur van Aan-Z. De gemeente Terneuzen is immers door de huidige bestuurssamenstelling bij Aan Z zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. Het merendeel van het budget van Aan Z bestaat uit project- en budgetsubsidies die de gemeente Terneuzen aan Aan-Z verstrekt. 5. Indien het samenwerkingsverband een gemengde afvaardiging uit de gemeenteraad en het college van B&W heeft in het bestuur, gebruik dan als raadslid uw recht om uw afgevaardigde(n) uit de gemeenteraad te bevragen over zaken die het samenwerkingsverband aangaan. Vanzelfsprekend geldt ook dat u de afgevaardigde uit het college van B&W hierop kunt bevragen.

2022 n.v.t. Gemeente Terneuzen

2020 De EGTS kent geen gemengde afvaardiging. De burgemeester is voorzitter van de EGTS en rapporteert desgewenst in de commissie ABZ de gemeenteraad over ontwikkelingen. Op basis van deze informatie/ontwikkelingen worden raads- en commissieleden in de gelegenheid gesteld hun controlerende rol in te vullen. 2022 De EGTS kent geen gemengde afvaardiging. De burgemeester is voorzitter van de EGTS en rapporteert in de commissie ABZ de gemeenteraad over ontwikkelingen. Op basis van deze informatie/ontwikkelingen worden raads- en commissieleden in de gelegenheid gesteld hun controlerende rol in te vullen. Daarnaast nodigt de EGTS raadsleden uit bij diverse (informatie)bijeenkomsten.

“Bestemming in beeld”, rapport uitgebracht 2018 Onderzoeksvraag Hoe verloopt het opstellen/actualiseren van bestemmingsplannen in de gemeenten Hulst en Terneuzen en in hoeverre is dit doelmatig en doeltreffend? Aanbevelingen Voortgang 1.Maak afwegingen en keuzes ten aanzien de toepassing 2020 van instrumenten (bijvoorbeeld wel of geen Door de RKHT werd geconstateerd dat niet altijd duidelijk is wanneer er een voorbereidingsbesluit, wel of geen inventarisatie van voorbereidingsbesluit genomen wordt. Inmiddels is wetgeving veranderd en wordt initiatieven, de mate van kaderstelling, wel of geen anticiperend op de omgevingswet een nieuwe procedure ontwikkeld. Hierbij wordt voorontwerp) expliciet en navolgbaar. rekening gehouden met de aanbevelingen van de RKCHT. 2022 De gemeenteraad is betrokken in de vooroverlegfase bij enkele grootschalige fysieke initiatieven. Daaruit is het verzwaard adviesrecht ontstaan: een beleid wat aangeeft voor welke initiatieven de gemeenteraad vooraf een bindend advies uitbrengt en op welke manier dat gebeurd. Daarnaast is er een participatiebeleid vastgesteld. Voor initiatieven boven de drempelwaarde is participatie verplicht. Participatie dient in de vooroverlegfase plaats te vinden. Voor initiatieven waar participatie verplicht wordt gesteld, dient eerst een plan van aanpak te worden opgesteld.

Met de vaststelling van het verzwaard adviesrecht en participatiebeleid is voor zowel de gemeente(raad) als initiatiefnemers duidelijk hoe het proces van de vooroverlegfase en de formele procedure er uit ziet en welke stappen daarvoor genomen moeten worden.

2. Geef (meer) inzicht in het verloop van de voorfase, geef invulling aan de werkafspraak van evaluatie van een initiatief na 1 jaar en maak nadere afspraken over de communicatie over de voortgang van bestemmingsplannen tussen het college van B&W en de gemeenteraad. 3. Maak voor de toekomst nieuwe of nadere afspraken over externe communicatie, burgerparticipatie en inspraak met betrekking tot bestemmingsplannen enerzijds, en de interne rolverdeling, communicatie, inhoudelijke sturing en besluitvormingsaspecten in het verkeer tussen raad, college en ambtelijke organisatie anderzijds.

2020 NVT; Aanbeveling is Primair voor Terneuzen 2022 NVT; Aanbeveling is Primair voor Terneuzen 2020 Ook wordt bij de omgevingswet aandacht gevraagd voor burgerparticipatie, inspraak en goede communicatie. Analoog hieraan zijn de procedures gewijzigd. We verwijzen hierbij naar de aanpak van de ontwikkeling van Groote Kreek II. 2022 Zie beantwoording punt 1. Het beleid is in december 2022 vastgesteld en daarmee gelden die afspraken over communicatie en participatie bij nieuwe initiatieven, waarbij ook de interne processen tussen raad, college, ambtelijke organisatie, initiatiefnemers en burgers zijn vastgelegd.

“Inzicht in het ICT-landschap” 2018 Onderzoeksvraag Zijn er leemtes aanwezig tussen het noodzakelijke, het gewenste en het daadwerkelijk aanwezige beveiligingsniveau van de gegevenskoppelingen met externe systemen? Aanbevelingen Voortgang 1. Informeer de raad actief over de stand van zaken en de te 2020 nemen vervolgstappen De gemeente Hulst had reeds voorafgaand aan het rapport van de Rekenkamercommissie de nodige stappen gezet om privacy en informatieveiligheid binnen de gemeentelijke organisatie onder de aandacht van de diverse gremia te brengen. Urgentie werd dan ook zeker in dat stadium al gevoeld. In de afgelopen periode zijn er volop stappen gezet om het bewustzijn rondom deze thema’s te vergroten. Hierbij valt te denken aan: Presentaties rondom privacy en informatiebeveiliging aan raad/commissie: - 11 september 2017; - 30 mei 2018; - 22 oktober 2018; - 06 februari 2020 Nieuwsbrieven aan raads-/commissieleden: - Mei 2018; - November 2018: - Juli 2019; - December 2019. Verder vindt in de P&C-cyclus in een afzonderlijke paragraaf verantwoording plaats over acties die in het kader van privacy en informatieveiligheid genomen zullen gaan worden (begroting) en zijn genomen (jaarrekening). Ten slotte is de beheerorganisatie dusdanig ingericht dat periodiek overleg plaatsvindt met de verantwoordelijk portefeuillehouder. In geval van incidenten (vb.

datalek) wordt het college direct geïnformeerd. 2022 Het beleid zoals dit in het verleden reeds was ingezet, is voortgezet. Binnen de gemeentelijke organisatie zal binnenkort een bewustwordingscampagne rondom privacy en informatieveiligheid worden ingericht. De raad zal hier ook bij worden betrokken. Ook binnen het nieuwe bestuursakkoord is aandacht geschonken aan het onderwerp informatieveiligheid, zodat ook bestuurlijk de urgentie wordt ervaren met dit onderwerp aan de slag te gaan en blijven. Onlangs is (ook bestuurlijk) in dit kader nog deelgenomen

2. Zoek structurele samenwerking om efficiency te verhogen en risico’s te spreiden

aan een landelijke cyberoefening. De ervaringen die hieruit zijn voortgekomen, dragen bij aan de verdere bewustwording van het belang van informatieveiligheid. 2020 In de afgelopen periode is de gemeente Hulst, in met name de personen van CISO en PO, een voortrekker geweest in het samenbrengen van kennis en het leren van elkaar op het gebied van privacy en informatieveiligheid. In dit kader vindt er periodiek overleg plaats tussen de PO’s en de CISO’s van de gemeenten Sluis en Terneuzen. Aanvullend zijn er ook gezamenlijke overleggen waaraan Sabewa en de Functionaris Gegevensbescherming deelnemen. Verder is er periodiek in Zeeuws verband overleg tussen CISO’s, PO’s en FG’s. Momenteel wordt ook gekeken naar het opzetten van een centrale FG-dienst waardoor de afhankelijkheid van een externe ingehuurde FG minder groot, zo niet geheel weg is. Ter volledigheid: de door de rekenkamer aangegeven risico’s rondom continuïteit en doorlooptijd hebben zich nog niet voorgedaan. Uit de praktijk blijkt evenwel dat samenwerking hier geen oplossing voor is c.q. zal zijn. Binnen iedere organisatie zijn betrokken medewerkers als PO en CISO dag in en dag uit bezig om hun werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Het opvangen van langdurige “leemtes” bij een andere gemeente is dan ook praktisch nagenoeg onmogelijk.

2022 Het zeeuws vlaamse overleg op het gebied van privacy en informatieveiligheid is op dit moment nog steeds actief. Parallel hieraan vindt daar waar mogelijk tevens uitwisseling van kennis en ervaring tussen de zeeuws vlaamse gemeenten en Sabewa Zeeland plaats. Het opzetten van een centrale regionale FG-dienst heeft het niet gehaald, onder meer vanuit financiële overwegingen, de geringe regionale belangstelling voor een dergelijke dienst en de beperkte beschikbare capaciteit. De huidige samenwerking tussen zeeuws vlaamse gemeenten, Sabewa Zeeland en een onafhankelijke externe partij, die de FG-functie vervult, verloopt momenteel prima. De positieve ervaringen uit het verleden leiden er ook toe dat andere overheidsorganen (voorzichtig) toenadering zoeken tot deze samenwerking. Ter volledigheid: daar waar gesproken wordt over samenwerking dan is dit niet een geformaliseerde vorm van samenwerking. De betreffende partijen hebben een overeenkomst gesloten met dezelfde externe partij, waardoor er nagenoeg gelijke situaties ontstaan. Ter aanvulling op onderzoeksvraag: Zoals destijds ook aangegeven weken de bevindingen af van de oorspronkelijke onderzoeksvraag. Kijkende naar de onderzoeksvraag dan is er momenteel zeer veel aandacht voor het technische beveiligingsniveau.

Inmiddels is het ICT-landschap in beeld gebracht en worden bij het leggen van verbindingen met externe systemen eisen gesteld aan het beveiligingsniveau, onder andere middels een SLA.

“Een zorgeloze jeugd?” Effectieve risicobeheersing jeugdzorg, rapport uitgebracht 2019 Onderzoeksvraag Hoe geven de gemeenten Hulst en Terneuzen invulling aan de beheersing van (inhoudelijke, financiële en tijdsgebonden) risico’s als gevolg van de gewijzigde financiering bij de uit te voeren jeugdzorg taken? Aanbevelingen Voortgang 1) Stel je nog zakelijker op richting toegangsorganisaties en 2020 aanbieders De aanbevelingen van het rapport Zorgeloze Jeugd zijn meegenomen in de diverse a) Stem samen met de uitvoeringsorganisaties en IJZ ontwikkeltrajecten die inmiddels zijn opgestart rondom de jeugdzorg. uniforme rapportages in lijn met de gemeentelijke financiële Beleid, Governance, P&C, Primair Proces, ICT en HRM zijn onderdelen die momenteel rapportages zodat een volledig inzicht wordt verkregen in de nader bekeken worden. gerealiseerde kosten en de verwachte kosten op basis van Voor wat betreft de voortgang wordt gewezen naar notitie Voortgang. Deze notitie is zorgcontracten. inmiddels uitgebreid besproken in de commissie Samenleving (vergadering van 5 februari b) Vraag aan toegangsorganisaties en aanbieders om 2020). gedetailleerde procesinformatie (aantallen, kosten, 2022 Tussentijds heeft het College een voortgangsnotitie verstrekt aan de Raad Notitie verblijfsduur) per toegangsstroom en zorgfase.

Hierdoor Voortgang Actieplan Kostenbeheersing Jeugdwet (Raadsvergadering 07.10.2021 stuk moet het mogelijk zijn om inzicht te geven in de effectiviteit A4). van preventieve acties, het tijdig op- en afschalen van Om de geschetste problematiek en de aanbevelingen uit het RK-rapport op te pakken zorgtrajecten. Zodat de verschuiving van de zorg naar het werd een projectgroep gevormd. Hierin zijn vertegenwoordigd: management van HvE, voorkomen van problemen zichtbaar wordt. ambtenaren uit de vakgebieden financiën/P&C, administratie en beleid Sociaal Domein. c) Maak prestatieafspraken (inclusief kaders bijv. Bij het afpellen van het 15-puntenplan, de 6 managementsgebieden en de aanbevelingen budgetplafond) met toegangsorganisaties en aanbieders op uit het RK-rapport is vastgesteld dat uiteindelijk alles terug te brengen is op 3 basis van bovenstaande procesinformatie. Deze ondergronden, namelijk: prestatieafspraken zijn dan gericht op verbeteren van 1. Optimaliseren administratie (werk)processen: deze zijn nu continu onder de prestaties zoals bijvoorbeeld: klanttevredenheid, het aandacht in de wissel-/samenwerking tussen HvE en gemeente en in de driehoek versnellen van zorgproces, vergroting van toereikende HvE/zorgaanbieders/gemeente (IJZ). preventieve zorg, verlaging van de zorgduur, verlaging van 2. Activeren/samenhang met voorveld.

In de voornoemde notitie (stuk A44) hebben de gemiddelde zorgkosten, etc. wij al aangegeven binnen welke samenwerkende systemen hieraan extra d) Laat toegangsorganisaties frequent verantwoording aandacht wordt gegeven. Daarnaast zien wij de herijking van het J- & J-werk bij afleggen over de prestaties en vraag concrete toelichting bij HvE – mede ingegeven door het amendement van de Raad hierop - ook als een afwijkingen. activering in het voorveld. 3. Financieel verloop van ingezette zorg binnen gemeente integraal maken. Er is een structurele afspraak met de IJZ om per kwartaal een overleg te hebben op basis van de opgeleverde monitoring op inzet en financiën. Hierbij sluiten namens de gemeente aan: de portefeuillehouder, financiën/P&C, administratie samenleving, beleid samenleving. Vrij recent is er nog een werkbezoek gedaan bij een andere Zeeuwse gemeenten om te bespreken welke praktische maatregelen zij hebben getroffen om een kostenbeheersing mogelijk te maken. Wij gaan nu onderzoeken of deze ook voor onze gemeente toepasbaar kunnen zijn.

2) Tijdens het onderzoek is gebleken dat er de nodige acties worden uitgevoerd op het gebied van preventie en vroegtijdig

2020 idem

ingrijpen. Geadviseerd wordt om – met behoud van ieders verantwoordelijkheid – kritisch na te denken op welke wijze preventie nog meer effect kan krijgen en formuleer hier concrete doelgerichte acties op. 3) Blijf de samenwerking tussen betrokken partijen faciliteren en aanjagen zonder hierin voorschrijvend te zijn.

2022 idem

4) Vraag in de P&C-cyclus naast financiële verantwoording ook verantwoording op verbetering van samenwerking en ketenefficiëntie.

2020 idem 2022 idem

5) Actualiseer het risicomanagementbeleid met inachtneming van onderstaande aandachtspunten. a) Geef in het geactualiseerde risicomanagementbeleid nadrukkelijk aandacht aan inrichting van een governance structuur met beschrijving van taken, rollen en verantwoordelijkheden. b) Stel een risicoprofiel op door (in samenwerking met de raad) de belangrijkste (strategisch, financieel, operationeel en governance) risico’s te inventariseren en hiervoor de risicobereidheid vast te stellen. (dit is de maximale geaccepteerde uitkomst kans x impact) c) Benoem risico-eigenaren en laat ze (ook niet financiële) beheersmaatregelen treffen. d) Maak risico-eigenaren verantwoordelijk voor tijdige uitvoering van de maatregelen e) Vraag de controller om in de reguliere P&C cyclus over de effectiviteit van deze maatregelen te rapporteren. 6) Zie toe op voortgang actualisatie van het risicomanagementbeleid.

2020 idem 2022 idem

7) Stel kaders voor het door het college gegeven risicoprofiel op basis waarvan het college prioriteiten kan geven aan de maatregelen voor de geïdentificeerde risico’s. 8) Voer de risicomanagementcyclus ook in bij de taakuitvoering jeugdzorg.

2020 idem 2022 idem

2020 idem 2022 idem 2020 idem 2022 idem 2020 idem 2022 idem

“Uitvoering Participatiewet”, rapport uitgebracht 2020 Onderzoeksvraag Hoe hebben de gemeenten Hulst en Terneuzen vorm gegeven aan de wettelijke taak om mensen toe te leiden naar werk, welke prestaties leveren de gemeenten hiervoor en welke kosten zijn hiermee gemoeid? Aanbevelingen Voortgang 1. Ga door met de ingeslagen weg wat betreft de 2022 samenwerking tussen Dethon en de gemeenten. De ingeslagen weg is verder vorm gegeven, door de invulling van de werkervaringsplaatsen met onze cliënten en uiteraard beschut werk. Binnen Dethon hebben er het afgelopen jaar een aantal wisselingen plaatsgevonden op managementniveau. Gedurende deze periode is de ingezette koers verder vorm gegeven met behulp van een interim directeur. Als kwartiermaker zijn er verdere stappen gezet om te komen naar een mensontwikkelbedrijf. 2. Maak als participerende gemeenten in de GR Dethon, samen met Dethon jaarlijks een analyse van competenties van de kandidaten, aan de hand van de opgestelde werkladder.

2022 De competenties van de kandidaten liggen vast in de dossier bij de gemeente. De ontwikkeling van de kandidaat wordt door Dethon teruggekoppeld aan de gemeente. Wij verwerken dit in het dossier van de kandidaat.

3. Wanneer de verwachte daling van budgetten voor de uitvoering van de participatiewet zich daadwerkelijk voordoen, organiseer dan als Zeeuws-Vlaamse gemeenten een gezamenlijke lobby om te trachten het tij te keren. 4. Vraag als Zeeuws-Vlaamse gemeenten aan Dethon duidelijkheid wat betreft de termijn om te komen tot een (volwassen) arbeidsontwikkelbedrijf. Voor vóór dit proces geen organisatiediscussie voor Dethon. Na duidelijkheid op een dergelijke termijn, zou een evaluatie van Dethon plaats kunnen vinden. 5. Spreek met Dethon af om de in het VZG-rapport "Aanpak voor een goede samenwerking tussen gemeenten en gemeenschappelijke regelingen" genoemde werkwijze met betrekking tot begrotingswijzigingen op de kortst mogelijke termijn in te voeren. 6. De informatieverstrekking vanuit de GR Dethon richting Raad zal verbeterd kunnen worden als de agenda's van de AB-vergaderingen en die van de Raadsvergaderingen (mede in relatie tot de planning- en controlcyclus van de gemeenten) beter op elkaar zijn afgestemd.

2022 Deze lobby vindt met name plaats door de brancheorganisatie en of landelijke netwerken zoals p10 gemeenten en of de VNG

7. Bepaal als Raad op welk niveau het gewenst is om betrokken te zijn bij de GR Dethon. Organiseer als gemeenteraden hiervoor een systematiek waarbij periodiek informatie over de GR Dethon beschikbaar wordt gesteld en

2022 Dit is een opdracht aan de raad, niet aan college. Samen met de begeleidingscommissie als ook het dagelijks bestuur en algemeen bestuur is gekozen voor een

2022 Zie punt 1.

2022 Het VZG- rapport is herzien in 2022 en op dit punt. Met Dethon is de afspraak gemaakt dat de kwartaalrapportage naar de raadsleden wordt toegezonden 2022

Zie antwoord 5

ga hierover met elkaar in gesprek. Een mogelijkheid voor het vergroten van de informatievoorziening is de opzet van een regionale klankbordgroep, waarin raadsleden van de betreffende GR plaatsnemen. Organiseer als betrokken Raden vervolgens periodiek regionale bijeenkomsten met betrekking tot de Participatiewet en de uitvoering daarvan. 8. Wanneer een raadslid van oordeel is dat er te weinig informatie wordt verstrekt om een goede sturende en controlerende rol op de GR-Dethon te kunnen uitoefenen, neem hier dan geen genoegen mee en maak gebruik van de formele instrumenten op dit terrein.

kwartaalrapportage. Op hoofdlijnen wordt hier inzicht gegeven aan de raad c.q. commissieleden. Tot op heden volstaat de informatiebehoefte.

2022 Elk raadslid is hiervan op de hoogte. Boodschap aan de raadsleden.

“Dienstverlening”, rapport uitgebracht 2021 Onderzoeksvraag Welke aanbevelingen kunnen aan de gemeenten Hulst en Terneuzen worden gedaan om tijdens en na de COVID-19 crisis klantgerichte dienstverlening naar haar individuele burgers te kunnen bestendigen? Aanbevelingen Voortgang Dienstverlening 2022 Maatregelen richten op verbeteren t.o.v. landelijk gemiddelde In 2022 is een nieuw zaaksysteem aangeschaft (Djuma van Visma Circle) en de 1 Neem procedures rondom afhandeling in de tweede lijn implementatie vindt in Q1 2023 plaats. Terugbelafspraken, voortgangsberichten, beperking contactmomenten en afhandeling via KCS worden hierin meegenomen. onder de loep (terugbelafspraken, voortgangsberichten, beperking contactmomenten, opleidingen); afhandeling via het klant Contact Systeem nagaan, duidelijk communiceren Bij de producten op de website waar dit van toepassing is staat duidelijk vermeld dat een voor welke vorm van dienstverlening een afspraak moet afspraak gemaakt moet worden. worden gemaakt. Verdere digitalisering 2 (huidig beleid 'digitaal waar mogelijk' voortzetten., keuze maken uit de multichannel contactmogelijkheden, digitaliseringsbeleid maken en implementeren voor specifieke doelgroepen).

2022 Met de implementatie van Djuma worden meer processen gedigitaliseerd. We maken geen keuze uit de multichannel mogelijkheden. De ‘klant’ kiest het kanaal van zijn voorkeur. Daar waar mogelijk communiceren wij via dit voorkeurskanaal, behalve als dit niet mogelijk is i.v.m. de complexiteit van de vraag.

3. Corona: kwaliteit van de informatieverstrekking verbeteren (schema's van thuiswerkende ambtenaren afstemmen, werken op afspraak invoeren, duidelijk communiceren over maatregelen, informatie over Corona onderling afstemmen, inwoners informeren over maatregelen over Belgische grens).

2022 Coronamaatregelen inmiddels achterhaald. Werken op afspraak is gehandhaafd.

“Stad naar het water, water naar de stad”. Onderzoek grote projecten”, rapport uitgebracht 2021 Onderzoeksvraag Hebben de gemeenten Hulst en Terneuzen de beheersing van grote projecten op een zodanige wijze georganiseerd, dat de gemeenteraden van beide gemeenten in de positie zijn gebracht om hun kader stellende en controlerende rol te vervullen? Aanbevelingen Voortgang 1. Indien een project wordt aangemerkt als een groot project, 2022 leg dan de oorspronkelijke doelstelling duidelijk vast en toets Thans zijn er 2 grote projecten in Hulst: Perkpolder en De Nieuwe Bierkaai. Deze daar zowel tussentijds als na afronding van het project op. projecten kennen beide een erg lange looptijd (+20 jaar). Voor Perkpolder ligt de doelstelling duidelijk vast en hierop wordt ook gestuurd. De Nieuwe Bierkaai bevindt zich in een afrondende fase. De doelstelling van dat project is sinds de start van het project bijgesteld. Het bijsturen gebeurt door middel van toetsen aan of eventueel herzien van het planologisch regime en het verlenen van (omgevings)vergunningen. 2. Kwaliteit van een project duidelijk omschrijven en in de 2022 kaderstelling vastleggen. De kwaliteit van beide projecten ligt vast in het bestemmingsplan en dat geldt als toetsingskader voor de ontwikkeling. 3.

Voor de restende fases van het project Veerhaven alsnog een projectleider aan te stellen, die over de vereiste kwaliteiten beschikt. 4. Bij de aanvang van een project met de Raad afspreken over de frequentie van informeren.

2022 NVT is voor Terneuzen 2022 In de raadscommissie Ruimte worden de grote projecten iedere vergadering geagendeerd.

“Geprogrammeerd presteren. Woningbouwprogrammering en prestatieafspraken” (2020) Onderzoeksvraag Hoe sturen Hulst en Terneuzen op de woningbouwprogrammering in hun gemeenten en in hoeverre is dit doelmatig en doeltreffend? Aanbevelingen Voortgang A. Weeg nader af of je het beschikbare instrumentarium ter Er is in 2022 een nieuwe woonvisie verschenen voor Zeeuws-Vlaanderen. De drie sturing van de woningbouwprogrammering opneemt in de Zeeuws-Vlaamse gemeenten hebben hierin samen opgetrokken. Bij de nieuw te formuleren woonvisie, c.q. de totstandkoming zijn de drie gemeenteraden uitvoerig betrokken geweest. De eventuele gemeentelijke uitwerking daarvan. afwegingen ten aanzien van beschikbaar instrumentarium maakten onderdeel uit van dit proces. B. Weeg nader af in hoeverre je gebruik wenst te maken In het kader van de totstandkoming van de woonvisie zijn er meerdere van het beschikbare instrumentarium ter sturing van de raadsinformatiesessies geweest, juist ook om de input vanuit de 3 gemeenteraden woningbouwprogrammering goed te kunnen verwerken in de nieuwe woonvisie. Uiteindelijk is de nieuwe woonvisie door de drie gemeenteraden afzonderlijk vastgesteld. C. Optimaliseer de communicatie en terugkoppeling met de gemeenteraad.

In het kader van de totstandkoming van de woonvisie zijn er meerdere raadsinformatiesessies geweest, juist ook om de input vanuit de drie gemeenteraden goed te kunnen verwerken in de nieuwe woonvisie

G

*zg

-:. 1- ,.

,.ifu' .:,, '

Aan het college van G$ de colleges van burgemeester en wethouders van de Zeeuwse gemeenten en het dagelijks bestuur van het Waterschap Scheldestromen

Middelburg, 1 maart 2023 Onderwerp: 2023-004/ Proces initiatiefuoorstel gemeenschappelijke adviescommissie RUD Zeeland

Geacht college/bestuur, ln de vergadering van het algemeen bestuur van de VZG van 16 februarijl. is stilgestaan bij het proces dat vanuit de Provincie is doorlopen om te komen tot de instelling van een gemeenschappelijk adviescommissle voor de RUD Zeeland. Het inltiatiefuoorstel dat hiertoe is

opgestefd is inmíddels door de Staten omarmd en heeft ook vanuit het college van GS een positieve reactie gekregen. Als mededeelnemers aan de gemeenschappelijke regeling RUD Zeeland hebben wlj in de achterliggende periode afstemming via de bestaande overlegstructuren (VZG, Zeeuwse

griffíerskring) over dit onderwerp gemist. De wljze waarop en de snelheid waarmee het initiatiefuoorstel vanuit de Provincie zijn weg heeft gevonden naar de Zeeuwse gemeenten, heeft ons inzlens niet bijgedragen aan zorgvuldige beeld- en oordeelsvorming over de mogelijkheden die het ínstrumentarium van de Wet gemeenschappelijke regellngen biedt. ln lijn met de systematíek van de Wet staan wij een meer gemeenschappelijke aanpak voor die een gelijke uitrol over de gemeenten en partners inhoudt. Hiertoe wordt ook nauw samengewerkt in de VZG Werkgroep verbonden partijen. We realiseren ons dat samenwerking van twee kanten komt en willen met deze brief graag inzicht geven in de manierwaarop de VZG bezig is met de wijzigingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen. We spreken daarnaast de wens u¡t dat we b¡j toekomstige ontwikkelingen t.a.v. verbonden partüen elkaar tijdig weten te vinden en de vo lksvertegenwoo rdigers op ge lijke wijze betrekken. Ter informatie nog wat achtergrond bij de voríg jaar in werking getreden gewijzigde wet gemeenschappelijke regelingen. Deze wetswijziging beoogt de rolen betrokkenheid van

gemeenteraden ten opzichte van gemeenschappelíjke regelingen te versterken en de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen te vergroten, Dat geldt uiteraard

@ somenzeelond.nl g oaa246171c. !'*9*s'.':

I

Regiobureou Zeelqnd

Konoolweg 1 4337 PA Middelburg

,

s:

ook voor ProvincÍale Staten en het algemeen bestuur van het Waterschap als Provincie en/of het Waterschap deelnemer is aan een gemeenschappelijke regeling. Sommige wijzigíngen zijn dwingend voorgeschreven en hebben een rechtstreekse werking vanuit de Wet of moeten worden verwerkt ín de bestaande regelingen. Andere instrumenten ziJn facultatief bedoeld en er díent vooraf een afweging gemaakt te worden of van de betreffende instrumenten gebruik gemaakt gaat worden. Een van die instrumenten is dat gemeenteraden kunnen verzoeken om een gemeenschappelijke adviescommissie (bestaande uit raadsleden) in te stellen. Zo'n commíssíe kan het bestuur van veelal tussen colleges aangegane samenwerkíngsverbanden adviseren over bepaalde onderwerpen en te nemen besluiten. ln 2O22 is onder de vlag van de VZG een juridische werkgroep geformeerd die de gemeenten en andere deelnemers aan de bestaande gemeenschappelijke regelingen, alsmede de regelingen zeff, gaat ondersteunen bij het proces van venruerken van de wettel[ke wijzfgíngen. ln Zeeland gaat het om 14 gemeenschappelijke regelingen. Bedoeling is om alle regelingen vóór 1 iull2A24 aan te passen aan de wet. De Provincie neemt geen deel aan deze werkgroep, lndien dle wens bestaat, kan hierin worden voorzien. Daartoe kan contact worden optenomen met de heer mr. A.J. van den Berge, gemeentesecretaris van Kapelle en voorz¡ttervan deze werkgroep.

Begin aprif 2023 is er een overleg gepland tussen de Juridische werkgroep wijziging Wgr en de Zeeuwse griffiers overeen plan van aanpak. Het is belangrijk om gemeenteraden en Provinciale Staten op een goede manier mee te nemen ¡n dit traject, zodat ziJ in staat zijn met elkaar goede keuzes te maken en hun rof en positie ten opzichte van de betrokken gemeenschappeliJke regetingen nader te bepafen en invulling te geven. Als algemeen bestuur van de VZG ondersteunen wij de inspanningen die in dit kader worden verricht en wij hopen dat Gedeputeerde Staten zich achter deze ondersteunlng kunnen scharen.

Wij verzoeken u om deze brief ter kennisname te versturen naar Provinciale Staten, de algemene vergadering van het Waterschap en naar de Zeeuwse gemeenteraden. Het bestuurvan de VZG,

z/'

ns,

van Egmond

ue-

(0 somenzeelond.nl g oal2461710

I

Regiobureou Zeelond

Konoolweg I 4337 PA Middelburg

B03CDKBrief PRT aan Zeeuwse gemeenten

Het bestand B03CDKBrief PRT aan Zeeuwse gemeenten kon niet correct worden ingeladen, het is mogelijk corrupt of beschadigd. Het originele bestand kunt u hier vinden: https://hulst.raadsinformatie.nl/document/12506158/1/B03CDKBrief+PRT+aan+Zeeuwse+gemeenten

B04GemeenteZwijndrechtBrief Eerste Kamer - Extern voorzitterschap

Het bestand B04GemeenteZwijndrechtBrief Eerste Kamer - Extern voorzitterschap kon niet correct worden ingeladen, het is mogelijk corrupt of beschadigd. Het originele bestand kunt u hier vinden: https://hulst.raadsinformatie.nl/document/12506165/1/B04GemeenteZwijndrechtBrief+Eerste+Kamer+-+Extern+voorzitterschap

Rekenkamercommissie Hulst Terneuzen Aanbiedingsbrief jaarverslag 2022 16 maart 2023 Aan de leden van de gemeenteraden Hulst en Terneuzen, Hierbij biedt de Rekenkamercommissie Hulst Terneuzen (verder RKCHT) het jaarverslag 2022 aan. Hierbinnen verantwoorden wij aan de gemeenteraad de in 2022 uitgevoerde activiteiten. Nieuw bij het jaarverslag 2022 is de bijlage waarin de opvolging binnen de gemeenten is opgenomen van de aanbevelingen uit de onderzoeken van de rekenkamercommissie vanaf het jaar 2018. Dit overzicht helpt in onze ogen de gemeenteraden bij het uitvoeren van de controlerende taak. Aanvullend melden wij in deze aanbiedingsbrief enkele punten van aandacht. Deze punten zijn tevens onderwerp van gesprek met de begeleidingscommissie vanuit de raden. Wet versterking decentrale rekenkamers Deze wet ging in per 1 januari 2023. Het jaar 2023 is een overgangsjaar, de bepalingen uit de wet moeten per 1 januari 2024 ingevoerd zijn. Dit wetsvoorstel regel het afschaffen van de huidige decentrale rekenkamerfunctie en het uitbreiden van de bevoegdheden van de rekenkamers. Het schrapt de mogelijkheid voor raadsleden om lid te zijn van lokale rekenkamer en breidt daarnaast de onderzoeksbevoegdheden voor rekenkameronderzoek uit. Voor de gemeenten Hulst en Terneuzen dient de huidige rekenkamercommissie omgezet te worden naar een rekenkamer.

Voeling met de raad Voorheen inventariseerde de RKCHT onderwerpen voor onderzoek door onder meer het consulteren van de raadsfracties en hierbinnen het signaleren van onderzoeks-waardige thema’s die spelen binnen de gemeenten. In de periode van COVID is deze werkwijze zeer beperkt uitgevoerd. De RKCHT ervaart de inbreng van de raadsleden afgelopen periode als (te) ‘beperkt’. De RKCHT heeft er behoefte aan om meer voeling met beide raden te hebben. Selecteren onderzoeken voor de gemeenten Hulst en Terneuzen De RKCHT, in de huidige werkwijze, selecteerde een onderzoeksonderwerp dat voor beide gemeenten van belang geacht werd. Dit is niet altijd eenvoudig omdat de omstandigheden bij beide gemeenten niet volledig identiek zijn. In hoeverre vinden de gemeenteraden een alternatieve aanpak gewenst waarin meer maatwerk per gemeente mogelijk is? Opvolging aanbevelingen De ervaring van de RKCHT is dat de colleges en gemeenteraden van Hulst en Terneuzen de aanbevelingen in de diverse verrichte onderzoeken veelal overnemen. Nieuw in 2022 is dat, op aangeven van de RKCHT, de colleges een volledig overzicht van de opvolging van de over genomen aanbevelingen uit onderzoeken van de afgelopen 5 jaren opmaakt en verstrekt aan

de raden. Dit helpt de gemeenteraden om de controlerende rol te vervullen. Dit overzicht is inmiddels gereed en wordt separaat aan beide gemeenteraden aangeboden en geagendeerd. Beschikbaar budget In het verleden zijn de rekenkamercommissies van Hulst en Terneuzen samengevoegd. Besloten is toen om voor de rekenkamercommissie Hulst -Terneuzen jaarlijks € 30.000,- ter beschikking te stellen. Voor beide gemeenten betrof deze constructie een structurele bezuiniging. De ervaring van de leden van de RKCHT is dat dit beschikbare budget een beperkende factor is voor het verrichten van voldoende passend onderzoek. De RKCHT heeft dit ondervangen door jaarlijks slechts één volledig onderzoek uit te voeren en daarnaast een beperkt onderzoek in de vorm van een zogenaamde ‘quick-scan’. Ook is meerdere malen een onderzoek zo uitgevoerd dat de kosten over twee budgetjaren konden worden verdeeld. Graag stemt de RKCHT met de gemeenteraden af in hoeverre een meer uitgebreid onderzoekprogramma en hierbij een hoger budget voor de gemeenteraden gewenst is. De RKCHT hoopt met het jaarverslag 2022 onze activiteiten passend te verantwoorden. Wij danken de raden voor het in ons gestelde vertrouwen.

Rekenkamercommissie gemeente Hulst en Terneuzen Dhr. drs. R. Blacquière (voorzitter) Dhr. K. Kort Mw. Dr. P.S. Verhoeven

REKENKAMERCOMMISSIE HULST-TERNEUZEN JAARVERSLAG 2022 Kennis van genomen door de gemeenteraad van Hulst op van 20 april 2023 Kennis van genomen door de gemeenteraad van Terneuzen op 20 april 2023

0

INHOUD

1.

Inleiding

2.

Verordening Rekenkamercommissie Hulst -Terneuzen

3.

Samenstelling Rekenkamercommissie en begeleidingscommissie

4.

Reglement van Orde (RVO)

5.

Missie

6.

Werkwijze

7.

Vergaderingen en bijeenkomsten in 2022

8.

Overleg met de begeleidingscommissie

9.

Onderzoeken in 2022

10.

Onderzoeksonderwerpen 2023

11.

Controlerende rol Gemeenteraden

12.

Financiën

13.

Conclusie

1

1

INLEIDING

Jaarlijks legt de Rekenkamercommissie Hulst Terneuzen (hierna RKCHT) conform de verordening verantwoording af aan de gemeenteraden van Hulst en Terneuzen over de in het voorgaande jaar verrichte activiteiten, de verrichte onderzoeken en het budget dat daaraan is besteed. Dit doet ze in de vorm van een jaarverslag. Dit verslag gaat over het jaar 2022. 2

VERORDENING REKENKAMERCOMMISSIE HULST -TERNEUZEN

Conform artikel 81p van de Gemeentewet hebben de gemeenteraden van Hulst en Terneuzen in 2013 een gezamenlijke rekenkamercommissie opgericht. Dit is vastgelegd in de Verordening op de gezamenlijke rekenkamercommissie van de gemeenten Hulst en Terneuzen. Volgens de Gemeentewet heeft de rekenkamerfunctie een onafhankelijke positie (artikelen 81a t/m 81p). De wettelijke bevoegdheden staan omschreven in de artikelen 182 tot en met 185 van de Gemeentewet. De burger mag van de overheid verwachten dat deze betrouwbaar is en de tot haar beschikking staande gemeentelijke middelen doelmatig, doeltreffend en rechtmatig besteedt. De rekenkamercommissie onderzoekt hiertoe, binnen de geselecteerde onderwerpen, de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door de gemeenten gevoerde beleid en rapporteert hierover ook aan de gemeenteraden van Hulst en Terneuzen. Het werk van de rekenkamercommissie is één van de instrumenten voor de gemeenteraden om hun controlerende rol te vervullen. De rekenkamercommissie stelt zelfstandig zijn onderzoeksonderwerpen vast en legt deze door middel van een onderzoeksplan jaarlijks ter kennisname aan de gemeenteraden voor.

3

SAMENSTELLING REKENKAMERCOMMISSIE EN BEGELEIDINGSCOMMISSIE

De Rekenkamercommissie Hulst-Terneuzen bestond in 2022 uit de volgende 3 externe leden: • Mevrouw dr. P.S. Verhoeven (Nel) uit Ovezande (benoemd per 1 /1/2020), herbenoembaar per 1 januari 2023; • De heer K. Kort (Kees) uit Middelburg (benoemd per 1/1/2022), herbenoembaar per 1 januari 2025; • De heer drs. R. Blacquière (Rob) uit Goes, voorzitter (benoemd per 01/01/2018), per 1 januari 2024 niet herbenoembaar. In de vacature, die door het vertrek eind 2021 van de heer de Koster is ontstaan, is per 1 januari 2022 de heer K. (Kees) Kort uit Middelburg benoemd tot nieuw lid van de Rekenkamercommissie. De raadsgriffier van de gemeente Terneuzen, de heer mr. J.H.P. De Jong is secretaris van de Rekenkamercommissie en de raadsgriffier van de gemeente Hulst, de heer D. Van Bunder is secretaris van de begeleidingscommissie van de Rekenkamercommissie. Door ziekte van de heer De Jong is de secretarisrol van de Rekenkamercommissie een deel van het jaar 2022 tevens waargenomen door de heer Van Bunder. Er is een begeleidingscommissie bestaande uit vier raadsleden, die voor de rekenkamercommissie onder meer als sparringpartner en liaison functioneert naar de respectievelijke gemeenteraden. Elke gemeente levert twee gemeenteraadsleden. Na de gemeenteraadsverkiezingen van 2022 ziet de (nieuwe) samenstelling van de begeleidingscommissie er als volgt uit: de heren T. Willaert en F.

Walravens (namens de gemeenteraad van Hulst); mw. N.M. Warnier en de heer drs. P.J. de Kraker (namens de 2

gemeenteraad van Terneuzen), waarbij de heer de Kraker de rol van voorzitter van de begeleidingscommissie vervulde.

4

REGLEMENT VAN ORDE (RVO)

De rekenkamercommissie werkt volgens een Reglement van Orde dat geldt als ‘werkdocument’ of anders gezegd ‘handleiding’ voor de rekenkamercommissie en bevat de interne werkafspraken zoals vergaderfrequentie, vergaderstukken, agenda, vergaderquorum, vervanging van de voorzitter, besluiten, besluitenlijsten, stemming, professionaliteit, presentielijst, vergoeding van externe leden, onderzoeksprotocol en jaarplan. Dit RVO is in het jaar 2022 niet gewijzigd. 5

MISSIE

De rekenkamercommissie maakt deel uit van een geheel van geledingen dat zich inzet voor een zo optimaal mogelijk functionerende gemeentelijke overheid. De rol van een rekenkamercommissie concentreert zich daarbij op het (doen) uitvoeren van controleonderzoek naar de maatschappelijke effecten van het gemeentebeleid. De commissie onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid en beheer. Behalve de rekenkamercommissie heeft de raad nog een aantal wettelijke instrumenten voorhanden bij zijn controlerende functie. Denk aan de jaarrekening, het bijbehorende accountantsrapport, de financiële verordening, de controleverordening, de verordening college-onderzoeksplan en het onderzoeksrecht. Om haar rol en functie duidelijk in beeld te brengen heeft de RKCHT voor zichzelf, de gemeenteraad, andere gemeentelijke geledingen en de buitenwereld de volgende missie geformuleerd:

Vanuit een eenduidige gemeentelijke doelstelling via onafhankelijk en systematisch onderzoek, daaruit vloeiende conclusies, aanbevelingen en leeraspecten de gemeente adviseren en stimuleren om het maatschappelijk rendement te verhogen ten behoeve van de inwoners van de gemeenten Hulst en Terneuzen.

6

WERKWIJZE

Elk jaar stelt de rekenkamercommissie een onderzoeksplan op, met nieuwe onderzoeken, die de commissie wil gaan uitvoeren. De commissie inventariseert onderwerpen voor onderzoek door het consulteren van de raadsfracties en het bijhouden van thema’s die spelen in het lokale bestuur. Daarnaast kunnen de raden de rekenkamercommissie verzoeken naar een specifiek onderwerp onderzoek te doen. Vervolgens bepaalt de Rekenkamercommissie welke onderzoeken zullen worden uitgevoerd en stemt daarover af met de begeleidingscommissie. In 2021 heeft deze procedure door COVID-19 niet plaatsgevonden. Hierdoor is er geen onderzoeksplan, zoals hierboven beschreven opgesteld voor het jaar 2022. Wel zijn diverse onderzoeken uitgevoerd (zie hoofdstuk 8). De commissie voert de onderzoeken indien mogelijk zelf uit. Per onderzoek stelt de commissie een onderzoeksopzet op waarin de aanleiding, de probleemstelling en de onderzoeksvragen wordt toegelicht. De onderzoeksopzet wordt na eventuele afstemming met 3

de begeleidingscommissie ter kennisname aangeboden aan de gemeenteraden van de gemeente(n) waarop het onderzoek betrekking heeft; één en ander met inachtneming van de onafhankelijke positie die de rekenkamercommissie inneemt. Onderzoeken van de rekenkamercommissie dienen betrouwbaar, degelijk en onpartijdig te zijn. Zij worden daarom met de grootste zorgvuldigheid uitgevoerd. Dit element van zorgvuldigheid komt in het onderzoeksproces regelmatig terug en de rekenkamercommissie is hierop expliciet aanspreekbaar. Daarom is de fase van ambtelijk en bestuurlijk hoor en wederhoor dan ook essentieel. Naast zorgvuldigheid stelt de rekenkamercommissie aan haar onderzoek eisen met betrekking tot de objectiviteit, onderbouwing, consistentie, bruikbaarheid, onafhankelijkheid, doelmatigheid en controleerbaarheid. De wijze waarop de rekenkamercommissie deze facetten van rekenkameronderzoek borgt, is vastgelegd in het Reglement van Orde. In het kader van de zorgvuldigheid is het van belang de onderzoekstappen duidelijk en vooraf in de systematisch opgezette onderzoeksprocedure aan te geven. De zeven stappen zijn: STAP 1: De onderwerpskeuze 2: De voorbereiding 3: Het onderzoek 4: Ambtelijk hoor- en wederhoor 5: Bestuurlijk hoor- en wederhoor 6: Publicatie en presentatie 7: Nazorg

RESULTAAT Onderwerp Onderzoeksopzet Nota van bevindingen Conceptrapport Eindrapport Openbaarheid Rapportage in het jaarverslag

Het is van belang hierbij op te merken dat de rekenkamercommissie alleen dan kwalitatief goed werk kan afleveren als ze bij het uitvoeren van onderzoek kan rekenen op de medewerking van betrokkenen en betrokken partijen, waarbij ze zich rekenschap geeft van ieders taken, verantwoordelijkheden en rollen. De rekenkamercommissie hecht eraan te vermelden dat ook in 2022 de samenwerking met de ambtelijke, bestuurlijke en politieke organisatie van beide gemeenten wederom op aangename en constructieve wijze is verlopen.

7

VERGADERINGEN EN BIJEENKOMSTEN IN 2022

Door de maatregelen die waren getroffen in verband met Covid-19 heeft de Rekenkamercommissie verschillende malen digitaal vergaderd, halverwege 2022 is terug gegaan naar fysieke vergaderingen. In totaal hebben er acht vergaderingen plaatsgevonden.

8

OVERLEG MET DE BEGELEIDINGSCOMMISSIE

Er is tweemaal overleg gevoerd met de begeleidingscommissie. De tweede vergadering betrof onder meer kennismaking met de nieuwe leden van de begeleidingscommissie.

4

9

ONDERZOEKEN IN 2022

De rekenkamercommissie gebruikt normaal gesproken een groslijst van onderwerpen die vanuit rekenkamerperspectief onderzoekswaardig zijn. Uit die groslijst bepaalt de RKCHT de onderzoeken die zij doet. Deze groslijst komt voort uit de genoemde rondjes langs de gemeenteraden en raadsfracties en wordt aan de hand van nieuwe rondjes regelmatig geüpdatet. Zoals in hoofdstuk 6 is aangegeven, is door COVID-19 in 2022 een andere procedure gevolgd. Na de installatie van de raadsleden heeft de Rekenkamer zichzelf gepresenteerd in de gemeenteraad van Terneuzen. Hierbij is afgesproken dat er een schriftelijke consultatie zou plaatsvinden. Dit is ook voor Hulst het geval. Uitgangspunt is dat de RKCHT binnen het door de raden ter beschikking gestelde budget van € 30.000,-- per jaar blijft. Al naar gelang de impact en de omvang van de onderzoeksgebieden kan de RKCHT zelf bepalen hoe ze daar invulling aan wenst te geven. Voor haar onderwerpselectie past de RKCHT een aantal criteria toe: 1. het onderwerp moet een toegevoegde waarde hebben; 2. het onderwerp is van wezenlijk maatschappelijk belang; 3. het onderwerp is van wezenlijk financieel belang; 4. het onderwerp is uitvoerbaar en haalbaar in tijd en middelen (budget); 5. met het onderwerp zijn risico’s rondom de doelmatigheid, doeltreffendheid of rechtmatigheid verbonden; 6.

het onderwerp heeft een dubbel leereffect: a) de resultaten van het onderzoek kunnen een positieve bijdrage leveren aan de doelmatigheid, de doeltreffendheid of de rechtmatigheid; b) het onderzoek kan informatie en of kennis opleveren waarover de raad, het college en of de ambtelijke organisatie nog niet beschikken; 7. het onderwerp raakt direct of indirect het belang van de burger maar overstijgt het individuele belang; 8. een goede spreiding van de onderwerpen in het jaarprogramma over de gemeentelijke organisatie en beleidsterreinen (variatie in onderzoeksonderwerpen); 9. de RKCHT dient qua bevoegdheden, kennis en vaardigheden voldoende toegerust te zijn om het onderzoek uit te (doen) voeren. In 2022 heeft de RKCHT 2 onderzoeken afgerond en voorgelegd aan de gemeenteraden. Dit betreft het Onderzoek Grote Projecten en de Quick scan inburgering. Deze onderzoeken werden in eigen beheer gedaan. Tevens is gestart met de opzet van een nieuw Onderzoek naar gebruik algoritmen. Daarnaast heeft in 2022, op verzoek van de Gemeenteraad van Hulst, de heer De Kort geparticipeerd in het, voor elf gemeenten uitgevoerde onderzoek Intervence. De gemeente Hulst heeft voor dit onderzoek financiële middelen ter beschikking gesteld. Het onderzoeksrapport werd eind 2022 aangeboden aan de gemeenteraad van Hulst. Behandeling vindt begin 2023 plaats. 9.1.

Onderzoek Grote Projecten De centrale vraagstelling van dit onderzoek is als volgt geformuleerd: Hebben de gemeenten Hulst en Terneuzen de beheersing van grote projecten op een zodanige wijze georganiseerd, dat de gemeenteraden van beide gemeenten in de positie zijn gebracht om hun kader stellende en controlerende rol te vervullen? Beide gemeenteraden hebben dit rapport besproken in hun Raadsvergadering van begin 2022.

5

9.2 Quick-scan Inburgering Deze quick-scan heeft als centrale vraagstelling: in hoeverre zijn de gemeenten Hulst en Terneuzen toegerust voor het (laten) uitvoeren van de taken die zij, als gevolg van de nieuwe Wet inburgering, per 1 januari 2022 opgelegd kregen? De quick-scan is afgerond en eind 2022 aan de Gemeenteraden aangeboden. Behandeling binnen de gemeenteraad van Hulst vond plaats in 2022, in de gemeente Terneuzen gebeurt dit begin 2023. 9.3 Onderzoek naar gebruik algoritmen Voor dit onderzoek is als hoofdvraag geformuleerd: In welke mate worden in de gemeenten Hulst en Terneuzen algoritmen ingezet om problemen op te lossen of keuzes te maken, en welke procedures hanteren zij bij het inzetten ervan? Dit onderzoek is later dan gepland tot uitvoering gekomen. Er is over dit onderzoek in eerste instantie gesproken met de begeleidingscommissie in oude samenstelling, daarna met de begeleidingscommissie in nieuwe samenstelling. Er is gekozen om het onderzoek te starten in 2022 en af te ronden in 2023.

10

ONDERZOEKSONDERWERPEN 2023

Zoals hierboven aangeven, is er voor het jaar 2022 geen concreet onderzoeksplan opgemaakt en ter kennisname voorgelegd aan de beide gemeenteraden. Voor het jaar 2023 zal de RKCHT begin van dat jaar bepalen welke onderzoeken voor 2023 zullen worden uitgevoerd. Een uitgebreid onderzoek is niet mogelijk in verband met het nog beperkte overblijvende budget voor 2023. 11

CONTROLERENDE ROL GEMEENTERADEN

Zoals in hoofdstuk 2 is aangegeven, is een rekenkamercommissie één van de instrumenten voor de gemeenteraden om de controlerende rol te vervullen. De ervaring van de RKCHT is dat in het algemeen de gemeenteraden de aanbevelingen in de diverse verrichte onderzoeken hebben overgenomen, maar dat een volledig overzicht van de stand van zaken van de gedane aanbevelingen ontbreekt. Hierdoor is het, volgens de RKCHT, voor de Raden lastig om hun controlerende rol te vervullen. Om dit voor de gemeenteraden te vergemakkelijken, hebben wij aan beide colleges gevraagd om een overzicht op te stellen van alle gedane aanbevelingen (en de hierop ondernomen acties) van uitgevoerde onderzoeken vanaf het jaar 2018. Dit overzicht is inmiddels gereed en wordt separaat aan beide gemeenteraden aangeboden. 12

FINANCIËN

De rekenkamercommissie Hulst Terneuzen krijgt van de gemeenteraden jaarlijks € 30.000,- ter beschikking. In 2022 werd € 30.170,- besteed. Vaste vergoedingen leden RKCHT Kilometer- en onkostenvergoedingen leden RKCHT Onderzoek Lidmaatschap Nederlandse Vereniging Regionale Rekenkamers Overige TOTAAL