Bijlage 3 rapport Afspraken over samenwerken met GRen in Zeeland

Begroting

Voor 30/4

1/5 – 21/5

22/5 – 14-7

15/7 – 14/9

Aanleveren begroting en advies Begeleidingscommissie bij raden en colleges van de deelnemers , Regiobureau Zeeland en voorzitter Samenstellingscommissie door DB van GR

Invullen overzichtsformat door Samenstellingscommissie

Doorlopen ambtelijk en bestuurlijk traject bij deelnemers om te komen tot een zienswijze

Doorlopen traject om te komen tot vaststelling van begroting inclusief reactie op zienswijzen door DB van GR

Peildatum 1/4 (1e tijdspad) en 1/6 (2e tijdspad)

Uiterlijk 1/6 (1e tijdspad) en 15/7 (tweede tijdspad)

Doorlooptijd (1e tijdspad) en ca. 4 weken (2e tijdspad)

Uiterlijk 8/6 (1e tijdspad) en 15/8 (2e tijdspad)

ca. 1 week

Versturen tussentijdse rapportage en advies Begeleidingscommissie naar raden en colleges van de deelnemers , Regiobureau Zeeland en voorzitter Samenstellingscommissie door DB van GR

Tussentijdse rapportage

Invullen overzichtsformat door Samenstellingscommissie als er een begrotingswijziging bijzit met financiële gevolgen voor de deelnemers

Aanleveren ingevulde format bij deelnemers door voorzitter van de Werkgroep gemeenschappelijke regelingen

Vaststellen begroting door AB van GR

Versturen begroting naar GS en aan raden deelnemende gemeenten door GR

Doorlooptijd ca. 5 weken voor college en raad (geldt voor 1e en 2e tijdspad)

Juli (1e tijdspad) en augustus/ september (2e tijdspad)

Doorlopen traject bestuurlijk intern proces deelnemer

Tot uiterlijk 30/9 N. a. v. tussentijdse rapportage?

Begrotingswijzigingen

Nee

Bijzondere situatie?* Ja

Ja

Nee

Opnemen in het reguliere proces door de GR (zie rij 2 ‘Tussentijdse rapportage’)

Jaarstukken

Voorlopig vaststellen van een begrotingswijziging door het AB

Geen begrotingswijziging mogelijk

Voor 31/12 Aanleveren begrotingswijziging en advies Begeleidingscommissie bij raden en colleges van de deelnemers , Regiobureau Zeeland en voorzitter Samenstellingscommissie door DB van GR

Intern proces bij GR Voor 30/4

Reserve = VZG richtlijn (≤5%)?

Nee

Ja

Positief JR resultaat naar algemene reserve?

Nee

Vragen om een zienswijze van de deelnemer door GR

Ja

Jaarstukken ter kennisname naar raad Jaarstukken en voorgenomen

besluit over de resultaatbestemming met vraag voor zienswijze naar raad

Verzenden (voorlopige) jaarstukken met voorgenomen besluit over resultaatbestemming en advies Begeleidingscommissie naar raden en colleges van de deelnemers , Regiobureau Zeeland en voorzitter Samenstellingscommissie door DB van GR

Voor 15/9 en in elk geval binnen 2 weken na vaststelling door het AB

Voor 14/9

1/5 – 21/5

Invullen zichtsformat door Samenstellingscommissie over-

Invullen overzichtsformat door Samenstellingscommissie

Doorlopen ambtelijk en bestuurlijk traject bij deelnemers om begrotingswijziging te bespreken en eventueel te komen tot een zienswijze en indienen bij bestuur GR door deelnemer

*Een zienswijze is het geval bij vraag vanuit GR om een zienswijze of n. a. v. de inhoud van het overzichtsformat van de Samenstellingscommissie

Opstellen zienswijze door deelnemer en delen met DB van GR*

Doorlopen traject om te komen tot vaststelling van jaarstukken (inclusief reactie op zienswijzen over voorgenomen besluit over resultaatbestemming)

Opstellen en geven van

zienswijze door gemeenteraad

*Bijzondere situatie: Het kan bijvoorbeeld gaan om nieuwe taken die meteen moeten gebeuren. En die in de lopende begroting moeten komen te staan. Of bijvoorbeeld om een pandemie of een deelnemer die uittreedt. Het belangrijkste is dat de bijdragen van de deelnemers dit jaar en/of in de volgende jaren omhoog moeten.

Voor 15/7 en in elk geval binnen 2 weken na vaststelling door het AB Vaststellen jaarstukken en besluit over resultaatbestemming door AB van GR

Versturen jaarstukken naar GS door GR

Individuele gemeenschappelijke regeling

Totaalbeeld gemeenschappelijke regelingen

P&C product GR

Bestaande uit inhoudelijke aspecten

P&C product GR De Begeleidingscommissie is namens de deelnemers de gesprekspartner van de directies van de gemeenschappelijke regelingen en is daarmee de intermediair tussen de deelnemers en de gemeenschappelijke regeling. Hieruit vloeit een afspraak voort over de wijze van toepassing van de regels en de richtlijnen. De Begeleidingscommissies bestaan uit inhoudelijke en financieel deskundige medewerkers van de deelnemers en verstrekken als logisch gevolg daarvan een inhoudelijk en financieel advies.

Bestaande uit financiële aspecten

Adviseren door de Begeleidingscommissie

De Samenstellingscommissie bestaat uit financiële specialisten en controllers van de deelnemers. De Samenstellingscommissie ziet toe op een goede toepassing en uitleg van de Zeeuwse richtlijnen voor gemeenschappelijke regelingen. De Samenstellingscommissie stelt een overzicht per gemeenschappelijke regeling en per deelnemer op. Dit overzicht kunnen de deelnemers in de besluitvorming

Invullen overzichtsformat door de Samenstellingscommissie

P&C product GR

P&C product GR

Adviseren door de Begeleidingscommissie

P&C product GR

P&C product GR

Adviseren door de Begeleidingscommissie

Adviseren door de Begeleidingscommissie

Adviseren door de Begeleidingscommissie

Adviseren door de Begeleidingscommissie

meenemen.

Invullen overzichtsformat door de Samenstellingscommissie Adviezen Beg. cie. en Sam. cie. gelijk?

Doorzetten (financiële) adviezen naar gemeentebesturen

Ja

Ingevuld format met totaalbeeld gemeenschappelijke regelingen

Nee

Overleg voeren tussen beide commissies

Eenduidigheid?

Nee Meegeven in het advies waarom er geen gelijkluidend advies is

Ja

Inhoudelijk advies

Financieel advies