Begroting Informatiebeleidsplan 2024-2028 - Projectenboek 2025 - toelichting incidentele kosten behorende bij verslag commissie ABZ

Commissievergadering Algemeen Bestuurlijke Zaken d.d. 14 april jl. Agendapunt Raadsvoorstel tot goedkeuring voortgang uitvoering Informatiebeleidsplan 8: 2024-2028 - stand van zaken 1-1-2025 en vaststelling Projectenboek 2025 Begroting Projectenboek 2025 (Informatiebeleidsplan 2024-2028) Toelichting incidentele kosten

Inleiding Naar aanleiding van de commissievergadering Algemeen Bestuurlijke Zaken d.d. 14 april jl. – agendapunt 8: “Raadsvoorstel tot goedkeuring voortgang uitvoering Informatiebeleidsplan 2024-2028 - stand van zaken 1-1-2025 en vaststelling Projectenboek 2025” – heeft de commissie gevraagd om een toelichting op de financiën voor de realisatie van de projecten uit het Projectenboek 2025. Specifiek waren er vragen over de hoge incidentele kosten. De commissie heeft in principe besloten dit raadvoorstel als hamerstuk aan te bieden voor de raadvergadering van 8 mei a.s. mits deze aanvullende informatie ter verduidelijking van de incidentele kosten tijdig aan commissie- c.q. raadsleden verstrekt wordt. Hieronder volgt een toelichting op de betreffende bedragen en de wijze waarop deze volgens BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) in de gemeentelijke begroting verwerkt worden middels de bijgevoegde Begrotingswijziging 2025-08. Regels BBV in relatie tot kosten ICT/Informatievoorziening Ten aanzien van de kosten die gemoeid zijn met ICT/Informatievoorziening gelden binnen het BBV de volgende spelregels: -

Incidentele kosten: o Implementatie-/projectkosten: dat zijn kosten die door een externe partij worden gemaakt om een nieuwe applicatie te implementeren of om een project voor de gemeente uit te voeren c.q. te begeleiden. De kosten voor de ondersteuning van een leverancier variëren van € 800,- tot € 1.300,- per dag, afhankelijk van de gevraagde expertise. Deze kosten komen direct ten laste van de exploitatie in het jaar waar de kosten zijn gemaakt; o Opleidingskosten: dat zijn kosten voor opleiding van medewerkers die gekoppeld zijn aan de implementatie van een nieuwe applicatie of een nieuwe manier van werken. Deze kosten komen direct ten laste van de exploitatie in het jaar waar de kosten zijn gemaakt.

-

Structurele kosten: o Investeringen: dit geldt voor de aanschaf van fysieke hardware (laptops, beeldschermen, tablets, etc.) en software die in eigendom komt van de gemeente. Dat laatste komt nog zelden voor, omdat het gebruik van software door leveranciers alleen nog als dienst wordt aangeboden. Deze investeringen worden in de begroting geactiveerd over de periode die past bij de afschrijving van deze hardware (3 of 5 jaar). o Investeringen < 35.000 worden incidenteel verantwoord in het begrotingsjaar; o Gebruiks-/abonnementskosten: dat zijn kosten die de gemeente jaarlijks betaald voor het gebruik van een applicatie of een dienst. Deze kosten komen jaarlijks ten laste van de exploitatie; o Onderhoudskosten: dat zijn kosten die horen bij het onderhouden van het gebruik van investeringen. Deze kosten komen jaarlijks ten laste van de exploitatie.

1

Financiën Projectenboek 2025 Hieronder wordt per onderdeel aangegeven hoe deze regels van toepassing zijn op de begroting van de het Projectenboek 2025:

Incidentele kosten Hardware (investeringen) 1.10 Verbeteren digitaal werken en vergroten digitaal bewustzijn en dienstverlening buitendienstmedewerkers Aanschaf van hardware voor digitaal werken t.b.v. de buitendienstmedewerkers. Totaal:

€ 18.000

€ 18.000

Software 3.3

Architectuurplaat - Aanschaf van software voor het maken en beheren van een architectuurplaat. Totaal:

€ 10.000

Vergroten digitale vaardigheden medewerkers Externe kosten (op basis van offerte) voor het opleiden/trainen van alle medewerkers betreffende digitale vaardigheden (o.a. Microsoft365). Uitrol moderne werkplek Microsoft Externe kosten (begroot na overleg met leverancier) voor het begeleiden/trainen van de medewerkers in het gebruik van de moderne werkplek en de daarbij horende nieuwe manier van werken. Totaal:

€ 30.000

€ 10.000

Opleidingskoste n 1.6

5.2

Implementatie-/projectkosten 1.1 Koppeling Key2Subsidies (met zaaksysteem Djuma) - Implementatiekosten van de leverancier. 1.2 Opschonen BCT Corsa (deel 2025) - Kosten (begroot na overleg met leverancier) voor externe ondersteuning voor het opruimen/schonen van Corsa (oude Document Management Systeem). 1.3 Aanschaf en inrichten archiefmodule Meldpunt Opbrekingen Openbare Ruimte (MOOR) - Implementatiekosten van de leverancier. Is een gezamenlijk traject met alle gemeenten in Zeeland. 1.7 Digitalisering P&O dossiers - Kosten (begroot na overleg met leverancier) voor externe ondersteuning bij het digitaliseren (lees: scannen) van de P&O dossiers. Dit zijn hoofdzakelijk geautomatiseerde werkzaamheden aanvullend met handmatige verwerking en correcties. 1.11 eDienst Huwelijk en Partnerschap

€ 10.000

€ 40.000 € 1.500

€ 30.000

€ 2.500

€ 15.000

€ 35.000 - 2. -

1.12

1.13

2.2

2.4

3.1

3.2

3.3

4.1

4.3

(Burgerzaken) - Implementatiekosten van de leverancier voor de implementatie van deze “self service” diensten voor burgers. Onderdeel van deze implementatie is ook een technische koppeling met het zaaksysteem Djuma. Module Raadplegen derden (Burgerzaken) - Implementatiekosten van de leverancier voor de vervanging (vernieuwing) van de module voor het binnengemeentelijk raadplegen van gegevens van inwoners. Module Inzicht (Burgerzaken) - Implementatiekosten van de leverancier voor het inrichten van het digitale proces ‘Doorgeven verhuizing’. Aanschaf en inrichting gegevensmagazijn Verwachte implementatiekosten voor een nog te selecteren gegevensmagazijn, nodig om stappen te zetten in datagedreven werken. Beleid geo-informatie Opstellen van beleid en het organiseren van het organisatiebreed gebruik van geoinformatie. Onderdeel van dit beleid is ook het (veilig) (extern) beschikbaar stellen van specifieke openbare geo-informatie voor derden (o.a. via onze website voor burgers). Kosten op basis van offerte leverancier. Microsoft365-security uitbreiding t.b.v. Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) 2.0 Verwachte externe kosten (begroot na oriënterend overleg met leverancier) van onze ICT-leverancier voor de inrichting van de nieuwe beveiligingsfunctionaliteiten.

Uitvoeren pentest (penetratietest) Externe kosten (op basis van offertes leveranciers) voor het verplicht uitvoeren van een in- en externe pentest (t.b.v. BIO 2.0). Architectuurplaat Verwachte externe kosten (op basis van marktoriëntatie) voor de ondersteuning bij het in gebruik nemen van de nieuwe applicatie voor het maken en beheren van een architectuurplaat (t,b,v, BIO 2.0). Opschonen netwerkschijven Externe kosten (begroot na marktoriëntatie) voor de ondersteuning van gebruikers bij het verantwoord opschonen van de bestanden op netwerkschijven. Wettelijke kaders hiervoor zijn de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) en de (nieuwe) Archiefwet. Geo-informatie extern plaatsen en beschikbaar maken Externe kosten (begroot na overleg met leverancier) voor de implementatie en het veilig inrichten van de applicatie voor het beschikbaar maken van geo-informatie zowel voor medewerkers die extern werkzaam als voor derden (zie 2.4 – beleid).

€ 3.000

€ 6.100

€ 10.000

€ 15.000

€ 10.000

€ 15.000

€ 5.000

€ 25.000

€ 10.000

- 3. -

4.4

5.1

5.2

6.9

Onderzoek (en migratie) applicatie Key2DataDistributie (distributie basisgegevens) naar de cloud. Externe kosten (begroot) voor het voorbereiden en verplaatsen van Key2DataDistribuie naar de cloud. Pilot moderne werkplek (Microsoft365) Externe kosten (op basis van offerte) voor het uitvoeren van een pilot om de huidige virtuele werkplek van de medewerkers te transformeren naar het moderne werkplekconcept. Alle in gebruik zijnde applicaties worden hierbij gemigreerd van de huidige omgeving naar een nieuwe omgeving (betreft migratie, testen, begeleiding). Uitrol moderne werkplek (Microsoft365) Externe kosten (op basis van offerte) voor het uitbouwen van het concept op basis van de resultaten van de pilot naar de volledige werkplekomgeving van de medewerkers (volgt aansluitend op 5.1). Vernieuwing gemeentelijke website Externe (project)kosten voor de aanbesteding, selectie en implementatie van een nieuwe gemeentelijke website. Dit betreft niet een mogelijke nieuwe huisstijl! Totaal: Resumé Hardware (1.10) Software (3.3) Opleiding (1.6 en 5.2) Implementatie Totaal:

€ 10.000

€ 40.000

€ 45.000

€ 50.000

328.100 € 18.000 € 10.000 € 40.000 € 328.100 € 396.100

Alle in het projectenboek genoemde structurele kosten (€ 134.144) zijn Gebruiks-/abonnementskosten en komen jaarlijks ten laste van de exploitatie (kostenplaats ICT/Informatiebeveiliging).

- 4. -