A02antwoordB&WOmbudsman

71

Vereniging HulstPLUS Sportlaan 16 4561 KZ Hulst

Uw kenmerk

Ons kenmerk

Bijlage(n)

VB/20.3317

-

Behandeld door

Zaaknummer

Datum

S. ter Wal

-

7 december 2020

E-mailadres

Telefoonnummer

Verzenddatum

S.ter.Wal@gemeentehulst.nl Onderwerp

rapport Zeeuwse Ombudsman

Geachte leden van de raad, Tijdens de raadsvergadering van 12 november 2020 heeft HulstPLUS in het vragenhalfuurtje vragen gesteld (art. 34 RvO) naar aanleiding van een persbericht en een rapport van de Zeeuwse Ombudsman. Onderstaand treft u een antwoord aan op deze vragen. De klacht Door klager is geklaagd over het feit dat er een brief van de Officier van Justitie in het besloten raadsinformatiesysteem (BIS) ter attentie van de commissie D04 is gezet. Dit is gedaan om de commissie D04 vertrouwelijk te informeren in vervolg op het door haar uitgevoerde onderzoek en haar advies om het OM te betrekken.

Afdeling: Directie Bezoekadres: Grote Markt 24

4561 EB Hulst

Telefoon 14 0114 Vanuit buitenland +31 114 389000 Telefax +31 114 314627 WhatsApp +31 6 13323399

Postadres: Grote Markt 21 Postbus 49 Website

4561 EA Hulst 4560 AA Hulst

www.gemeentehulst.nl

Voordat de Zeeuwse Ombudsman de klacht in behandeling nam, is de klacht eerst door de gemeente zelf behandeld. Dat diende te gebeuren door een onafhankelijke klachtbehandelaar. Daarom was het nodig de interne Klachtenregeling gemeente Hulst 2005 eerst juridisch te actualiseren, aan te passen aan de gewijzigde Algemene wet bestuursrecht en beter af te stemmen op de Wet dualisering gemeentebestuur (zie Raadsvoorstel RA/18.0080, d.d. 5 juli 2018). Door de gemeente is klager op de hoogte gesteld van de noodzakelijke actualisering van de Klachtenregeling. De klacht is na behandeling door de Gemeente Hulst, ongegrond verklaard. Op grond van de wettelijke actieve informatieplicht (art. 180 lid 2 Gemeentewet) dient de burgemeester alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft te verstrekken. De betreffende brief was door toezending door de Officier van Justitie bij de burgemeester bekend en in zijn bezit.

Bankgegevens:

IBAN NL 21 BNGH 0285044370 BIC BNGHNL2G BTW Nummer NL810988707B01 KvK Nummer 20165080

Pagina 1 van 4

*VB/20.3317*

Gelet op de actieve informatieplicht, in combinatie met art. 8 Handvest actieve informatieplicht gemeente Hulst diende de burgemeester de informatie te verstrekken aan de commissie D04. Doordat de brief via het BIS ter kennis van de commissie D04 is gebracht, is tevens geconcludeerd dat er door de burgemeester zorgvuldig is gehandeld. Bovendien rust op de leden van de commissie D04 een geheimhoudingsplicht. Inmiddels had de Nationale Ombudsman een klacht van klager over het feit dat de Officier van Justitie de brief met de burgemeester gedeeld had, gegrond verklaard. De reden hiervan was dat de brief die de Officier van Justitie gedeeld heeft aan klager was gericht en omdat de Officier van Justitie met het delen van de brief – naar de mening van de Nationale Ombudsman - meer informatie had gedeeld dan nodig was om de burgemeester te informeren. De Zeeuwse Ombudsman werd gevraagd te oordelen over de handelwijze van de burgemeester na het ontvangen van de brief. De Zeeuwse Ombudsman heeft allereerst geoordeeld dat terecht gevolg is gegeven aan de actieve informatieplicht van de burgemeester en dat het juist was om de commissie D04 via het besloten raadsinformatiesysteem te informeren. Hij is echter wel van mening dat er te veel informatie is gedeeld met de commissie D04. Daarbij gaat het in het bijzonder over het deel van de brief dat gaat over de aangiftes tegen ‘derden’.

Deze informatie had in de visie van de Zeeuwse Ombudsman bijvoorbeeld ook kunnen worden weggelakt. Resumerend is de Zeeuwse Ombudsman van mening dat het terecht is dat de brief als zodanig door de burgemeester is gedeeld met de commissie D04. Ook de wijze waarop dat is gedaan, wordt door hem niet onzorgvuldig geacht. De Zeeuwse Ombudsman, die oordeelt op basis van niet-juridische behoorlijkheidsnormen, komt echter wel tot de conclusie dat -naar zijn mening-, te veel informatie is gedeeld. In het tweede deel van de klachtenafhandeling komt de Zeeuwse Ombudsman tot een aanvullend oordeel. Hij gaat daarbij in op de inhoud van de hoorzitting. In deze hoorzitting is door de klachtbehandelaar aan de orde gesteld dat de klacht enkel ziet op de wijze waarop de brief aan de commissie D04 ter beschikking is gesteld en niet op de inhoud van de brief. Daarmee is het door klager opgestelde en ter zitting voorgelezen document niet (inhoudelijk) betrokken bij het eindoordeel op de klacht. De Zeeuwse Ombudsman is echter van mening dat het klachtrecht moet worden beschouwd als een laagdrempelig en voor burgers direct toegankelijke procedure. Dientengevolge dient er – volgens de Ombudsman- ruimhartig omgegaan te worden met het inbrengen van stukken in een laat stadium. Met deze stellingname geeft de Ombudsman een eigen invulling aan het formele procesrecht.

Hij komt dan ook – op basis van die eigen invulling- tot de conclusie dat de gemeente tekort schiet in de professionele klachtbehandeling omdat niet (inhoudelijk) is ingegaan op het door klager ter zitting voorgelezen en ingediende document. Het college blijft echter van mening dat de klachtbehandelaar juist gehandeld heeft door vast te houden aan het formele procesrecht. In de klachtafdoening is derhalve uitsluitend een oordeel gegeven over het ter beschikking stellen aan de commissie D04 van de door klager gewraakte brief. Het college wenst ook nog een kanttekening te maken bij het oordeel van de Ombudsman. Indien de eigen invulling van de Ombudsman over de toepassing van het procesrecht in een klachtenprocedure gevolgd zou zijn, zou er naar de mening van het college een bestuurlijk onbegaanbare weg zijn ingeslagen. In dat geval had de klachtbehandelaar het werk van een vertrouwelijke -uit de raad gevormde (art. 84 Gemeentewet) - commissie op onderdelen moeten beoordelen en voorzien van een eigen (subjectief) oordeel. De inhoudelijke behandeling van het onderzoek door de commissie was echter ten tijde van de klachtbehandeling al gesloten. Pagina 2 van 4

De Zeeuwse Ombudsman komt niet met aanbevelingen. Dat betekent dat in deze zaak kennis genomen kan worden van zijn standpunten.

Vragen: 1. Waarom is de gemeenteraad hieromtrent niet geïnformeerd? Tot op heden wordt de beleidslijn gevolgd om de raad niet te informeren over (juridische) geschillen. Dit ter voorkoming van een mogelijk politiek debat over (juridische) kwesties met mogelijk nadelige (juridische) gevolgen voor de positie van de gemeente. In dit geval betrof het ook nog een persoonlijke en daarmee privacygevoelige zaak. Over dit soort zaken wordt geen mededeling gedaan. 2. Waarom wordt niet gereageerd op het verzoek van de Zeeuwse Ombudsman? Door de gemeente is klager door middel van een brief op de hoogte gesteld van de noodzakelijke actualisering van de Klachtenregeling. Voordat een begin gemaakt kon worden met de klachtafhandeling, moest de klachtenregeling geactualiseerd worden. Wij constateren dat enkel klager hiervan op de hoogte is gesteld. De verklaring hiervan moet zijn dat de focus lag op de gemeentelijke klachtenafhandeling en de noodzakelijke actualisering van de Klachtenregeling. 3. De Ombudsman geeft o.a. aan dat de gemeente tekort schiet in de professionele klachtbehandeling. Deze conclusie nemen wij voor kennisgeving aan. De gemeente heeft prioriteit gegeven aan de actualisering van de Klachtenregeling en heeft gemeend het inhoudelijke werk van de commissie D04 niet over te moeten doen.

De te lange duur van de afhandeling is te wijten aan de aanpassing van de Klachtenregeling, de verschillende reactietijden en de corona-maatregelen waardoor bijvoorbeeld de zitting van de Zeeuwse Ombudsman is uitgesteld. 4. Waarom is de gemeenteraad niet geïnformeerd over het verloop van de verdere procedure? Het betreft hier een individuele zaak waarover in het kader van privacy geen mededeling wordt gedaan. (zie ook vraag 1) 5. Het eindrapport van de Zeeuwse Ombudsman dateert van 28 september 2020; waarom heeft de raad dit rapport niet gekregen? De Zeeuwse Ombudsman is een zelfstandige stichting die elk jaar een jaarverslag presenteert en uitbrengt. Zij publiceren het jaarverslag op hun website. Naar wij aannemen is dit jaar als gevolg van de komst van een nieuwe substituut Zeeuwse Ombudsman en secretaris en de coronacrisis het jaarverslag later verschenen dan normaal en is de presentatie en publicatie anders verlopen. 6. Op 23 oktober 2020 gaf de Ombudsman een samenvatting in een persbericht. Waarom is pas na het verschijnen van dit persbericht een mededeling gekomen dat wordt gewerkt aan een reactie op het oordeel van de Ombudsman? Zoals vermeld is het jaarverslag laat verschenen.

Omdat het om een verslag gaat over het jaar 2019 en voor 2020, mede als gevolg van de COVID-19 pandemie, de prioriteiten voor het einde van dit jaar anders gekozen zijn, is er geen aandacht aan het jaarverslag besteed. Na het verschijnen van het persbericht is de zaak opgepakt. 7. Wij verzoeken u om de gemeenteraad te informeren over de correspondentie en het verloop van de afwerking betrekking hebbend op deze klacht. Is het college hiertoe bereid? Wij verzoeken u kennis te nemen van deze brief.

Pagina 3 van 4

Wij vertrouwen u hiermee voldoende te hebben ingelicht. Daarbij willen wij u aangeven dat inhoudelijk niet verder op deze zaak zal worden gereageerd vanuit privacyoverwegingen en de vertrouwelijkheid van de commissie D04. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van de gemeente Hulst, De secretaris, De burgemeester,

Pagina 4 van 4