617716 verbouwing gw Raadsvoorstel__626233__

Raadsvoorstel

Zaaknummer: 617716 Portefeuillehouder:

Aan:

Wethouder G. Depauw

De raad van de gemeente Hulst

Onderwerp: Interne verbouwing Gemeentewerken

Inleiding Het pand van Gemeentewerken (Oceanië 2) en Brandweerkazerne Hulst (Globe 2) werd op 13 augustus 2013 opgeleverd. Het werd als één gebouw ontworpen. Maar intern is het gebouw gescheiden in een deel van de gemeente Hulst en een deel brandweer, of beter gezegd Veiligheidsregio Zeeland. Elke gebruiker heeft een eigen ingang en deel van het terrein. En ook de installaties zijn zo veel als mogelijk gescheiden. Het gebouwdeel van de Gemeente Hulst is als gevolg van een aantal organisatorische ontwikkelingen in de afgelopen jaren te klein geworden. 1. Situering van het onderwerp, aanleiding en probleemstelling Sinds de ingebruikname van het gebouw is het aantal medewerkers van de gemeente Hulst behoorlijk gestegen. In 2016 werd daarom al eens een kleine interne verbouwing uitgevoerd. En er is ook een vergaderruimte opgeofferd om meer kantoorruimte te creëren. Het aantal werknemers bleef echter groeien en inmiddels zijn er ongeveer 30 binnen medewerkers werkzaam bij Gemeentewerken. In de grootste ruimte werken nu veertien medewerkers dicht op elkaar. Dat zorgt voor veel rumoer waardoor bellen lastig en bijvoorbeeld een Teams vergadering aan het bureau praktisch onmogelijk wordt. Vergader- of stilteruimtes zijn er nauwelijks. Soms zitten collega's in de kantine of de gang te vergaderen al dan niet met externen. Dit is eigenlijk geen werkbare situatie meer.

En 'Last but not least'. In de huidige situatie is elke werkplek bezet. Er is geen ruimte voor uitbreiding, een flexplek of bijvoorbeeld een stage- of afstudeerplaats. Een aantal extra werkplekken is daarom zeker geen luxe. 2. Oplossingen, eventuele alternatieven en beoogd resultaat Er zijn verschillende oplossingen onderzocht. De twee meest kansrijke opties worden in onderstaande behandeld. Optie 1: Kantoor VRZ wordt kantoor gemeente Hulst In eerste instantie werd gedacht aan het overnemen van ruimtes van de Veiligheidsregio (VRZ). De VRZ heeft één kantoorruimte. Daar zijn over het algemeen 2 à 3 personen werkzaam. Maar de ruimte is geschikt voor 6 tot 8 personen. Ook andere ruimtes aan de zijde van de VRZ zijn gevoelsmatig ruim bemeten. Dit riep de vraag op of we met een aantal (bouwkundige) aanpassingen de beschikbare ruimte in het gebouw niet beter kunnen verdelen en de huisvesting daarmee efficiënter inrichten.

Pagina 1 van 4

Begin 2023 vonden daarom een aantal gesprekken plaats met de VRZ om de mogelijkheden te bespreken. Daaruit bleek dat de VRZ in principe wil meewerken aan het overnemen van de kantoorruimte door de Gemeente Hulst. Maar dat ze daarbij ook een aantal voorwaarden hebben. Uiteraard moest op een andere plek in het gebouw, op de begane grond, nieuwe kantoorruimte worden gerealiseerd. Maar een voorwaarde was ook dat, op het moment dat de VRZ in de toekomst wellicht toch meer mensen wil huisvesten in Hulst, ze de bestaande kantoorruimte terug willen hebben. Dat zou dus betekenen dat we op dat moment weer opnieuw zouden moeten verbouwen. Los van deze toch wel problematische voorwaarde ontstond er nog een probleem bij deze oplossing. En dat is dat er in zekere zin twee eilandjes met kantoren van de gemeente Hulst ontstaan in het gebouw. De afstand tussen verschillende teams binnen de afdeling wordt zo letterlijk en figuurlijk groot. Dat is niet wenselijk. Bovendien ontstaan er (financiële) uitdagingen met betrekking tot scheiding installaties en bewaking/toegangscontrole. En er moet rekening mee moeten worden gehouden dat de ruimten van de VRZ eigendom zijn van de VRZ (appartementsrechten). Er moet ofwel een huurovereenkomst of wel eigendomsoverdracht geregeld worden om de BTW compensatie te waarborgen.

Voordelen zijn een beperkte ingreep van het gebouw, acht nieuwe werkplekken (netto +4) en een extra vergaderruimte. Optie 2: Verbouwing kantine en gang gemeente tot kantoren Gaandeweg het denkproces ontstond een nieuwe oplossingsrichting en dat was het verbouwen van de eigen beschikbare ruimte. Want de kantoorruimte bij gemeentewerken is weliswaar te klein geworden, de kantine en de gang op de eerste verdieping zijn juist ruim bemeten. Door dit deel van het pand op een slimme manier te verbouwen en her in te delen is het mogelijk om extra kantoorruimte te creëren. Zonder dat dit al te veel ten koste gaat van overige ruimtes. Door de ingreep wordt de kantine 16 m2 kleiner. Maar dat is slechts 15% van het totale oppervlakte. Terwijl de kantine vaak maar voor de helft is gevuld. De overige ruimte gaat ten koste van de bestaande brede gang en de voormalige vide. Het grote voordeel van deze oplossing is dat er geen aanpassingen nodig zijn in het kantoordeel van de VRZ en dat de kantoorruimtes van de afdeling centraal bij elkaar blijven. Andere voordelen zijn zes nieuwe werkplekken gemeente (netto +2), een extra vergaderruimte en geen ingrepen op de begane grond. Bij beide opties is er vanuit gegaan dat de bestaande grote kantoorruimte wordt opgedeeld in twee afzonderlijke ruimtes en het totaal aantal werkplekken daar naar beneden gaat.

Ook wordt de oorspronkelijke vergaderruimte waar nu werkplakken zijn gemaakt, weer in ere hersteld. Dat is ook de reden dat het netto aantal extra werkplekken minder is dan het aantal nieuw gerealiseerde werkplekken. Resumé Op bijgevoegde tekening zijn beide opties afgebeeld met de belangrijkste plus- en minpunten. Optie 2 heeft duidelijk de voorkeur.

Pagina 2 van 4

3. Relatie met de programmabegroting In het voorstel tot vaststellen van de jaarrekening, is besloten het rekeningsaldo gedeeltelijk toe te voegen aan de reserve vastgoed. Deze middelen zijn bestemd voor 1. Noodzakelijke aanpassingen in de Gemeentewinkel en bij Gemeentewerken (Oceanië 2); 2. een upgrade van de vergaderruimten (meubilair, tapijten, vergaderapparatuur) en 3. de verfraaiing en beveiliging van de entree in Den Dullaert. In totaal is een toevoeging gedaan van € 1,1 mln. 4. Planning (tijdspad) en uitvoering Indien uw Raad akkoord gaat met het beschikbaar stellen van de benodigde middelen is de planning er op gericht om het ontwerp in de winter verder uit te werken en het werk in het voorjaar van 2024 aan te besteden. Het streven is om voor de bouwvak van 2024 de verbouwing op te leveren. 5. Financiële paragraaf Aan bouwbedrijf De Caluwé is gevraagd om op basis van de schetstekening en een opname van het gebouw ter plaatse de aanneemsom te ramen. Naast deze aanneemsom dient rekening te worden gehouden met andere bijkomende kosten zoals ontwerpkosten, vergunning, aanpassingen installaties, inrichting, zonwering en verhuis- en schoonmaakkosten. In onderstaande een overzicht van de totale geraamde investeringskosten. Onderdeel

Kosten

€ 89.350,00 € Onvoorzien op aanneemsom 10% 9.000,00 € Nader onderzoek en engineering 20.000,00 € Vergunning/leges 5.000,00 € Bouwplaatsvoorzieningen 2.500,00 € Verhuiskosten inrichting 1.000,00 € Inrichting nieuwe werkplekken 7.000,00 € Zonwering nieuwe kantoren 5.000,00 € Aanpassingen data/server 2.000,00 Leveren en aanbrengen 2x € dakraam 10.000,00 Voorbereiding verwarmen met VRV € Aanneemsom (raming de Caluwe)

Pagina 3 van 4

15.000,00 € Aanpassen cilinders en sluitplan 500,00 € Schoonmaakkosten na oplevering 1.500,00 € Tekeningen as-build 2.000,00 € Kleine bijkomende werkzaamheden 10.000,00 € Totale investeringskosten 179.850,00 De totale investeringskosten voor optie 2 worden geraamd op € 180.000,-- excl. BTW. Voor optie 1 komen de geraamde kosten net iets lager uit op ca. € 162.500,-- excl. BTW. Dit kleine prijsverschil weegt echter niet op tegen de vele voordelen van optie 2. Gezien de omvang van de aanpassingen is hier sprake van een investering. De kapitaallasten bedragen € 10.920,- (afschrijving in 25 jaar). De middelen in de reserve vastgoed zullen moeten worden overgeboekt naar de dekkingsreserve kapitaallasten. Rekening houdend met de toekomstige rentelasten moet een bedrag van € 233.000,worden overgeheveld van de reserve vastgoed naar de dekkingsreserve kapitaallasten. Hierbij is uitgegaan van optie 2. De BTW kan worden verrekend op basis van het mengpercentage; het benodigde krediet moet ongeveer 1% hoger worden voor de kostenverhogende BTW. 6. Voorstel Wij stellen voor om: De benodigde middelen van € 182.000,- (incl. kostenverhogende BTW) beschikbaar te stellen, de structurele lasten ad € 10.920,- te dekken ten laste van de dekkingsreserve kapitaallasten en de bijbehorende begrotingswijziging vast te stellen.

Tevens wordt voorgesteld € 233.000,- over te hevelen van de reserve onderhoud vastgoed naar de dekingsreserve kapitaallasten.

Burgemeester en Wethouders van Hulst, De Secretaris, De Burgemeester, Bijlage(n): Onderliggende stukken:

Pagina 4 van 4