20260528 Voorstel AB conceptjaarstukken 2025 tbv AB 06 juli 2026

Voorstel AB Onderwerp: Jaarstukken 2025 Zaaknummer: Middelburg, 6 juli 2026 Portefeuillehouder MT: Directeur Opsteller: Concerncontroller _____________________________________________________________________________ Aan het algemeen bestuur van RUD Zeeland, 1. Gevraagde beslissing / besluit a. Vaststellen van het jaarverslag en de jaarrekening 2025; b. Kennis nemen van het advies van de begeleidingscommissie, inclusief de reactie van de RUD. 2. Effect van het besluit Met het vaststellen van de jaarstukken legt het Dagelijks Bestuur verantwoording af aan het Algemeen Bestuur over het jaar 2025. 3. Argumenten of Overwegingen Proces besluitvorming jaarstukken 2025 Na afloop van een begrotingsjaar stelt het Algemeen Bestuur de jaarstukken vast. De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening. Dit vaststellen dient tijdig te gebeuren om dat uiterlijk 15 juli de door het Algemeen Bestuur vastgestelde definitieve versie van het jaarverslag en de jaarrekening aan de toezichthouder (Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijkrelaties) moet worden aangeboden. De jaarstukken, inclusief zienswijzen op het voorstel resultaatbestemming dienen door het Dagelijks Bestuur te worden voorgelegd aan het Algemeen Bestuur.

Op grond van de Wet gemeenschappelijk regelingen en de afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten (VZG) zendt het dagelijks bestuur van de RUD vóór 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan raden van de deelnemende gemeenten en aan provinciale staten. Daarnaast stelt het Algemeen Bestuur van de RUD de jaarrekening en het jaarverslag 2025 vast waarmee het Dagelijks Bestuur verantwoording aflegt over het jaar 2025. Deze jaarstukken 2025 dienen in het kader van een wettelijke verplichting vóór 15 juli 2026 aan de toezichthouder (Ministerie van Binnenlandse Zaken) te worden aangeboden. Doordat de digitale verhuizing onder grote tijdsdruk heeft moeten plaatsvinden heeft dit voor onvoorziene omstandigheden in de datatoegankelijkheid geleid. Hierdoor zijn de planning en oplevering van de jaarstukken 2025 in het gedrang gekomen. Omdat de datum van 30 april niet kan worden gehaald en de RUD het van groot belang acht dat het bestuurlijk traject van de deelnemers zorgvuldig kan worden doorlopen, heeft er over de gevolgen voor de bestuurlijke 1

jaaragenda 2026 afstemming plaatsgevonden in het deelnemersoverleg (DO) en de begeleidingscommissie (BC) van 23 april 2026. Dit heeft geleid tot een geactualiseerde bestuurlijke jaaragenda voor 2026 waarin de behandeling van het jaarverslag en de jaarrekening 2025 is voorzien in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 6 juli 2026. De stand van zaken jaarstukken 2025  De accountant heeft zijn controle over de jaarrekening 2025 nog niet afgerond. Dit is gepland om vóór 27 mei 2026 gereed te zijn. Om die reden bestaat de mogelijkheid dat op onderdelen een wijziging plaatsvindt in de jaarrekening 2025 en/of op zaken die betrekking hebben op de financiële rechtmatigheid over 2025.  Het resultaat van de jaarrekening 2025 is € 2.223.076 negatief met name als gevolg van de incidentele kosten in 2025 van € 1.597.000 inzake PIOFACH. RUD Zeeland legt separaat een voorstel resultaatbestemming 2025 voor aan het Algemeen Bestuur, dat de VZG-norm als uitgangspunt heeft namelijk dat de hoogte van de reserves maximaal 5% zijn van het totaal van de baten. Resultaat 2025 Er is sprake van een nadelig gerealiseerd resultaat over 2025 van € 2.223.076. Ten behoeve van de besluitvorming door het Algemeen Bestuur over de dekking van het negatieve resultaat 2025 is een separaat voorstel op gesteld genaamd ‘Voorstel resultaatbestemming 2025’.

Het voorstel over de dekking van het negatieve resultaat wordt gelijktijdig met het dit voorstel over het vaststellen van het jaarverslag en jaarrekening ter vaststelling aangeboden aan het Algemeen Bestuur. Het voorstel ‘Resultaatbestemming 2025’ zal eerst voor zienswijze voorgelegd worden aan de deelnemers waarna besluitvorming gepland in de vergadering van 19 oktober 2026. Een samenvatting van het resultaat over 2025 is als volgt:

2

Een samenvatting van het resultaat over 2025 is als volgt: Het resultaat van de jaarrekening 2025 is € 2.223.076 negatief met name als gevolg van de incidentele kosten in 2025 van € 1.597.000 inzake PIOFACH. Hier staat tegenover dat de deelnemersbijdrage over 2025 circa € 3,8 miljoen lager uitvalt. Dit is voornamelijk toe te schrijven aan het achterblijven in productie. Hierbij is de productie 2025 ten opzichte van de jaarplannen 78% voor de directe uren (2024: 73%). De urenbesteding 2025 op de generieke uren is 85% wat voornamelijk veroorzaakt is doordat uren die besteed zijn aan de migratie en de verhuizing, conform afspraken met de deelnemers, als generiek verantwoord zijn. De productie over 2025 is verbeterd ten opzichte van 2024 maar nog niet op het gewenste niveau van 100%. Belangrijke oorzaak voor het achterblijven van de productie ligt in het feit dat de personele bezetting later is ingevuld dan gepland. Dat komt omdat het implementatietraject ‘robuuste RUD’ in 2025 aanzienlijk meer tijd in beslag heeft genomen dan vooraf was voorzien en hiermee is de invulling van de vacatures verschoven naar het einde van het jaar.

De gefaseerde groei van de organisatie op basis van het “ingroeimodel” behorend bij het plan van aanpak “Samen naar een robuuste RUD Zeeland” ziet er als volgt uit:  Totaal benodigde formatie 2024 op basis van het ingroeimodel is circa 115 FTE;  Totaal benodigde formatie 2025 op basis van het ingroeimodel is circa 131 FTE;  Totaal benodigde formatie 2026 op basis van het ingroeimodel is circa 144 FTE;  Totaal benodigde formatie 2027 bij realisatie volledige ingroeimodel is circa 145 FTE;  Een groei derhalve over de periode 2024 – 2027 van circa 44 FTE (van circa 101 FTE in 2023 naar circa 145 FTE in 2027). Daarnaast heeft de complexe migratie en verhuizing veel aandacht gevraagd. Voor een deel is dit gecompenseerd door externe capaciteit en kennis tijdelijk in te zetten wat een verklaring is voor de hogere kosten van inhuur personeel / werk door derden. De uitkomst van de jaarrekening 2025 (€ 2,2 miljoen negatief) is iets minder negatief dan het geprognotiseerde resultaat in de 2e voortgangsrapportage 2025 (€ 2,8 miljoen negatief) waarin was aangegeven dat de lagere deelnemersbijdrage over 2025 als gevolg van de latere invulling van de vacatures rond de robuuste RUD kon worden ingezet ter dekking van de hogere incidentele kosten inzake PIOFACH.

Waarbij de lagere deelnemersbijdrage zou lopen via de reguliere exploitatie en de incidentele kosten inzake PIOFACH via het resultaat. Uit bladzijde 42 van de jaarrekening blijkt dat alle deelnemers, na verrekening van het negatieve resultaat 2025, nog bijna € 1,1 miljoen terug ontvangen. Zie voor een toelichting op het resultaat paragraaf 6.2.1 analyse rekeningresultaat in de jaarstukken 2025. De toelichting op het resultaat ten opzichte van de 2e voortgangsrapportage is als volgt:

3

Begeleidingscommissie Deze concept jaarrekening 2025 is op 13 mei 2026 gedeeld met de begeleidingscommissie. De begeleidingscommissie adviseert positief over het voorstel “concept jaarrekening 2025”. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar het advies van de begeleidingscommissie, inclusief de reactie van de RUD. 4. Uitvoering en communicatie a. Aanpak en planning en route en planning verdere besluitvorming: OR, Deelnemersoverleg, begeleidingscommissie, DB, AB Datum 18 mei 2026 27 mei 2026

Omschrijving Concept jaarstukken 2025, inclusief accountantsverslag: Advies Begeleidingscommissie Dagelijks bestuur

28 mei 2026 06 juli 2026

Definitieve jaarstukken 2025, inclusief concept controleverklaring van externe accountant en accountantsverslag Verzending aan deelnemers Algemeen bestuur 4

b. Communicatie RUD Zeeland agendeert de jaarstukken in het deelnemersoverleg. Na definitieve vaststelling op 06 juli 2026 worden de jaarstukken naar de toezichthouder gestuurd. c. Interne communicatie (deze tekst wordt opgenomen in de terugkoppeling naar de collega’s). n.v.t. 5. Risico’s, kosten, baten en dekking (restant budget) a. Risico’s: (kosten-baten), niet gehonoreerd wat dan + risico’s besluit n.v.t. b. Organisatorisch (wat betekent dit voor de organisatie) n.v.t. c. Juridisch n.v.t. d. Financiën De dekking van het negatieve resultaat over 2025 wordt in een afzonderlijk voorstel opgenomen. e. Indicatie urenbesteding n.v.t. f. Overige consequenties n.v.t. g. Bijlagen:  Concept jaarstukken 2025;  Advies begeleidingscommissie incl. reactie RUD.

5