20230406 V3 Hulst commissie middelen

Commissie Middelen Hulst, 6 april 2023 Onderwerp: Ontwikkelingen Sabewa Zeeland Erik van den Dobbelsteen MSc Directeur Verlengstuk van lokale overheden en Waterschap Scheldestromen

Bevindingen Roadmap Welke stappen zijn doorlopen? Processtap

Beknopt de bevindingen

•

100 dagen analyse (nieuwe directeur)

Fundament is op orde, achterstanden wegwerken, datakwaliteit verbeteren, processen automatiseren, vakkennis vergroten, kaderstellende begroting

•

Rapportages en onderzoeken (Waarderingskamer, Baker Tilly, Ad Schenk, Accountantsverslag, Interne controle plan)

Verbeteren procesbeheersing en kwaliteitszorg

•

Visiedocument 2018-2022

Verbeteren burgercontact, nieuwe organisatiestructuur tbv weghalen schuttingen, basis op orde

•

Terugkoppeling AB (21 oktober, 16 december)

Begrotingswijziging 2022 o.b.v. financiële ontwikkelingen: CAO, externe inhuur, etc. Meegenomen in bevindingen en stand van zaken.

•

Terugkoppeling DB (6 oktober, 8 en 22 december 2022)

Opdracht om in kaart te brengen welk kostenplaatje verbonden is aan de basis op orde (2023/2024)

• •

DB notitie – versterking van de organisatie Presentatie AB 13 januari 2023

Jaarplan 2023

Jaarplan 2023 NEXT LEVEL

Focus op: • Achterstanden wegwerken • Datakwaliteit verbeteren • Processen automatiseren

BASIS OP ORDE • • •

• • • • •

Kwaliteitszorg en procesbeheersing Controles, (interne) audits en steekproeven Automatisering en robotisering Lean processen en PDCA 4 Sterren Waarderingskamer

Doel is: correcte en tijdige aanslag en inning van lokale en waterschapsbelasting Correcte en tijdige aanslag zorgt voor minder, vragen, bezwaren en beroepen Creëert ruimte voor kwaliteitszorg en procesbeheersing

Doelen: 1. Kwetsbaarheid verminderen 2. Kwaliteit verhogen 3. Kosten efficiënte uitvoeringsorganisatie zijn

Belastingopbrengsten deelnemers Deelnemer

Totale verwachte belastingopbrengsten 2022

Bijdrage 2022 per deelnemer

Goes

€ 20.801.234

€ 772.757

Kapelle

€ 6.037.210

€ 212.354

Reimerswaal

€ 10.145.405

€ 354.082

Tholen

€ 11.096.216

€ 447.078

Borsele

€ 13.894.530

€ 428.615

Hulst

€ 12.867.980

€ 470.891

Sluis

€ 26.206.902

€ 697.474

Terneuzen

€ 34.199.546

€ 962.484

Totaal gemeenten

€ 135.249.023

€ 4.345.735

Waterschap Scheldestromen

€ 105.437.925

€ 2.147.578

Totaal

€ 240.686.948

€ 6.493.313

Begroting 2023 - Programmaplan Beinvloedbare kosten binnen de begroting is circa 1% Budget programmaplan

# fte

% fte van budget

Bedrag fte

Niet-beïnvloedbare kosten

% van budget

Waarderen

€

2.339.274

13,68

€ 1.175.892

50% €

1.128.917

48%

Heffen

€

1.481.257

14,96

€

962.120

65% €

516.100

35%

Innen

€

1.179.422

11,46

€

746.905

63% €

429.981

36%

Overhead

€

1.121.222

6,67

€

608.404

54% €

512.817

46%

Totaal

€

6.121.175

46,77

€ 3.493.321

57% €

2.587.816

42%

99%

Overzicht van “niet beïnvloedbare” kosten : “Niet beïnvloedbare" kosten

Automatisering Interne dienstverlening Directe kosten

Bijvoorbeeld Automatisering huur/leasing software, Telecomm. apparatuur huur/leasing, DVO Automatisering, Telefoonkosten, gesprekskosten DVO financiën, DVO facilitair, DVO Personeelszaken, verzekeringen, accountantskosten, porti, DIGID/MijnOverheid Cyclorama's, Proceskosten vergoeding, Kadasterkosten, Abonnementen, boeken & tijdschriften, Controle toeristenbelasting, Kosten geldverkeer

Kostenbesparingen? Besparing binnen de begroting circa 1% van totale begroting Categorie

Inschatting besparing

Opmerking

DVO Waterschap

€

80.000

Reeds €50.000 opgenomen in begroting 2023

DATAB (Post)

€

17.000

Minder post verzendingen per week

KWS niet deelnemers

€

20.000

Verwachte extra inkomsten na tekenen nieuwe overeenkomst

Totaal

€

117.000

Feitelijk potentiele besparing begroting 2023 €67.000

* Daarnaast zal Sabewa Zeeland gaan factureren voor aanvullende verzoeken of extra dienstverlening van deelnemers in 2023. Denk aan Query verzoeken, Oekraïense vluchtelingen problematiek etc.

Uitdagingen, risico’s, trends en ontwikkelingen • • • • • • • • • • • • • • •

Arbeidsmarkt krapte en Strategisch Personeel Planning Werkdruk verlagen en achterstanden wegwerken Herziening belastingstelsel waterschappen (wet- en regelgeving) Rechtmatigheidsverantwoording Modernisering Taxatierapportages (opdracht Waarderingskamer n.a.v. WODC rapport) Stijging aantal bezwaren van NCNP bureaus t.b.v. WOZ waarden (werkplezier wordt minder) Ontwikkeling van NCNP bureaus naar andere domeinen (kwijtscheldingen) Doorberekening van inflatiecorrecties door leveranciers die hoger uitvallen (dan de VZG-norm) Ontwikkelcapaciteit leveranciers stagneert Samenhangende Object Registratie (SOR) Data en informatieveiligheid (cyber security, data informatie uitwisseling, Privacy en data- en informatieveiligheid, voldoen aan eisen overheden: ENSIA EN BIO) Armoede toename en impact op bezwaren, klachten en kwijtschelding Mondigere burgers Informeel contact met belanghebbende (opdracht Waarderingskamer n.a.v. WODC rapport) Hoge niveau van burgercontact handhaven

Verdieping op ontwikkelingen WOZ Bezwaren

Verlengstuk van lokale overheden en Waterschap Scheldestromen

ACTUALITEIT

GEMEENTE HULST

GEMIDDELDE WOZ WAARDESTIJGING

2023

2022

MARKTONTWIKKELINGEN SABEWA Zeeland

Gemeente Hulst

KENGETALLEN BEZWAREN SABEWA Zeeland

• •

In 2022: 485 meer bezwaren woningen t.o.v. 2021; Stijging van 12,8 procent in aantallen.

Gemeente Hulst

• •

In 2022: 199 meer bezwaren woningen t.o.v. 2021; Stijging van 42 procent in aantallen.

In het kort n.a.v. WOZ Waarden stijging • We hebben een (te) voorzichtige interpretatie gehad van de marktontwikkelingen volgens de Waarderingskamer. • Hierdoor voldeden we op dat moment niet aan de gestelde eisen. Na hard werken door onze medewerkers is het gelukt om dit bij te stellen. Dit heeft geresulteerd in een instemming vanuit de Waarderingskamer en een beoordeling van 3 sterren (voldoende) op de uitvoering van de Wet WOZ.

• Op dinsdag 6 februari jl. heeft een eerste evaluatie plaatsgevonden met het taxatiecluster. Hieruit zijn 5 verbeterpunten gekomen: 1. 2. 3. 4. 5.

Capaciteit versterking en ruimte voor controles, Processen automatiseren/ robotiseren, Bestandsverbetering, Monitoring en Sturing, Voortzetten van het traject 4 naar sterren.

• Waarderingskamer en Sabewa Zeeland stellen een routekaart op naar vier sterren. Eerste overleg 17 maart j.l. • Een tweede evaluatie met taxateurs vindt plaats op donderdag 23 maart j.l. dit moet leiden tot een concreet verbeter plan van aanpak. • Verbetering kan niet vanuit de huidige begroting gefinancierd worden. • Aantal bezwaren loopt over de schoenen, impact op proceskosten vergoeding nog onduidelijk

Vervolg Stap voor stap verbeteren naar het volgende niveau.

Verlengstuk van lokale overheden en Waterschap Scheldestromen

Om te onthouden • Kwaliteitsverbetering is nodig om het goed te (blijven) doen voor de burger en deelnemers (Waaderingskamer van 3 naar 4 sterren); • Extra financiële middelen zijn nodig om achterstanden weg te werken, datakwaliteit te verbeteren, processen te automatiseren en

kwetsbaarheid te verminderen, dit is enkel nog t.b.v. de basis op orde; • De data dient in 2 jaar opgeschoond te zijn t.b.v. het aanbestedingstraject belastingapplicatie. Principe schoon aan de poort; • De aanslagoplegging kan door blijven gaan, maar de correctheid en tijdigheid ervan is steeds moeilijker te garanderen; • Voorkomen dat we in een negatieve spiraal komen van verkeerde aanslagen, meer klachten en bezwaren, hogere proceskosten vergoedingen en minder tijd voor kwaliteitszorg en procesbeheersing; • Een (incidenteel en structureel) bedrag is nodig om de organisatie te versterken (basis op orde) en de continuïteit te garanderen.

Verlengstuk van lokale overheden en Waterschap Scheldestromen

MISSIE STATEMENT Sabewa Zeeland is een samenwerkingsverband van gemeenten en het waterschap in Zeeland. De uitvoeringsorganisatie zorgt voor haar deelnemers, bedrijven en burgers voor het betrouwbaar, dienstverlenend en efficiënt waarderen, heffen en innen van gemeentelijke en waterschapsbelastingen.

VISIE STATEMENT Sabewa Zeeland blijft zich voortdurend ontwikkelen om een burgergerichte, kwalitatief hoogwaardige en efficiënte uitvoeringsorganisatie te zijn op het gebied van gemeentelijke en waterschapsbelasting in Zeeland.

Kwijtschelding Sabewa Zeeland Verleende bedrag kwijtschelding Borsele Goes Hulst Kapelle Reimerswaal Sluis Terneuzen Tholen Totaal gemeenten Waterschap

2021 € 70.489 € 201.919 € 186.885 € 47.139 € 107.756 € 171.955 € 329.372 € 120.845 € 1.236.360 € 1.648.436

2022 €73.000 €213.000 €188.000 €53.000 €112.000 €169.000 €351.000 €116.000 €1.275.000 €1.700.000

Kwijtscheldingscijfers 2022 Totaal aantal

Toegewezen / gedeeltelijk toegewezen

Afgewezen

Kwijtschelding vooraf

7073

4047

3026

Kwijtschelding achteraf

4674

3284

1390

Administratief beroep

349

215

134

Sabewa Zeeland beoordeelt kwijtscheldingsverzoeken van waterschap- en gemeentelijke belastingen voor inwoners van alle Zeeuwse gemeenten