Raadsvoorstel -1008264- Archiefverordening gemeente Hof van Twente.pdf

Raadsvoorstel Onderwerp

Archiefverordening

Datum collegebesluit

11 november 2025

Zaaknummer

1008264

Portefeuillehouder

drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel

Team

Facilitaire dienstverlening, Gebouwenbeheer en Informatiemanagement

Voorstel 1. De Archiefverordening gemeente Hof van Twente 2025 vaststellen onder gelijktijdige intrekking van de Archiefverordening Hof van Twente 2014 2. Kennisnemen van de Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Hof van Twente 2025; 3. Kennisnemen van de aanwijzing archiefbewaarplaats. Doel Kaderstellend Actualiseren van de Archiefverordening en de Beheerregeling Informatiebeheer en aanwijzen van een archiefbewaarplaats Aanleiding en probleemstelling De huidige Archiefverordening en Beheerregeling informatiebeheer stammen uit 2014 en 2015 en dienen met enige regelmaat geactualiseerd te worden. Naast de wettelijke verplichting om dit actueel te houden, zodat de kaders en richtlijnen blijvend aansluiten bij de actuele omstandigheden, betreft dit tevens een toetsingscriterium binnen het interbestuurlijk toezicht (IBT), kritieke prestatie indicator (KPI) Archief- en Informatiebeheer. Vanuit het oogpunt van rechtmatigheid, transparantie en goede governance verdient het daarom nadrukkelijk aanbeveling dit onderwerp opnieuw te agenderen en de borging ervan te versterken. Argumenten De huidige Archiefverordening stamt uit 2014 en de Beheerregeling Informatiebeheer (voorheen Besluit Informatiebeheer) uit 2015. Deze dienen geactualiseerd te worden.

De Archiefverordening wordt ter vaststelling aangeboden aan de Raad en de Beheerregeling Informatiebeheer met het aanwijsbesluit archiefbewaarplaats voor draagvlak en transparantie ter informatie aangeboden. In het kader van de Archiefwet zijn gemeenten verplicht om een actuele archiefverordening vast te stellen. Deze verordening bevat de kaders waarbinnen het college uitvoering geeft aan de zorgplicht voor de gemeentelijke archief- en informatievoorziening. De huidige archiefverordening is verouderd en sluit niet meer volledig aan bij de actuele wet- en regelgeving, noch bij de eisen die tegenwoordig worden gesteld aan informatiebeheer en digitale duurzaamheid. Naast de verordening stelt het college, op basis van de door u vastgestelde kaders, een Beheerregeling Informatiebeheer vast. Deze regeling bevat de praktische en organisatorische uitwerking van de verantwoordelijkheden en procedures rondom het beheer van informatie en archieven binnen onze organisatie.

De beheerregeling is een collegebevoegdheid en behoeft formeel geen besluit van de raad. Wij achten het echter van belang u hierover te informeren, aangezien goed informatiebeheer direct raakt aan de uitvoering van de publieke taak, transparantie, verantwoording en daarmee ook aan de uitoefening van uw kaderstellende en controlerende rol. De archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in de kelder van het gemeentehuis aan de Höfte 7 te Goor. Dit is geregeld in het Besluit Informatiebeheer gemeente Hof van Twente 2014. Omdat dit besluit word ingetrokken dient de archiefbewaarplaats opnieuw te worden aangewezen. Om de continuïteit van de archiefbewaarplaats te waarborgen, is voorgesteld een separaat besluit tot aanwijzing van de archiefbewaarplaats vast te stellen. Het actualiseren van de archiefverordening en het vaststellen van de beheerregeling zijn tevens van belang in het licht van de jaarlijkse toetsing door de provincie (IBT). Hiermee wordt de rechtmatigheid en kwaliteit van ons informatiebeheer geborgd en voldoen wij aan de gestelde normen. Met deze actualisatie geven wij invulling aan onze gezamenlijke verantwoordelijkheid om de informatiehuishouding van de gemeente toekomstbestendig, rechtmatig en transparant te organiseren.

Risico’s Het hebben van een actuele Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer en het aanwijzen van een archiefbewaarplaats is een wettelijke verplichting. Alternatieven Een alternatief is het niet actualiseren van de verouderde documenten uit 2014 en 2015. Dit betekent echter dat niet kan worden voldaan aan de Archiefwet. Dit kan consequenties hebben voor de toezichtskleur (IBT) en de mogelijkheid dat de provincie maatregelen zal treffen, bijvoorbeeld het onder curatele stellen van de informatiehuishouding of een consequentie van financiële aard. Vervolg De Archiefverordening gemeente Hof van Twente 2025, de Beheerregeling informatiebeheer en het besluit aanwijzing archiefbewaarplaats 2025 gemeente Hof van Twente 2025 dienen na vaststelling te worden gepubliceerd.

Burgemeester en wethouders van Hof van Twente, de secretaris, de burgemeester,

mr. ing. J. Eshuis

drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM

Bijlage(n) 1. Beheerregeling informatiebeheer gemeente Hof van Twente 2025 2. Besluit aanwijzing archiefbewaarplaats gemeente Hof van Twente 2025