Procedure besloten vergadering

Zaaknummer: 59478

COMMISSIE RUIMTE

Procedure besloten (digitale) vergadering: 1. Bepalen of achter gesloten deuren wordt vergaderd: De leden van de commissie Ruimte bepalen of de vergadering met gesloten deuren plaatsvindt of niet. 2. Opleggen geheimhouding en duur van de geheimhouding: Schriftelijke stukken: De burgemeester of het college (afhankelijk wie het onderwerp aanlevert) heeft geheimhouding opgelegd over de schriftelijke stukken. Met betrekking tot de schriftelijke stukken geldt de geheimhouding tot het moment dat de burgemeester of het college (afhankelijk wie het onderwerp aanlevert) of de raad deze opheft. Hetgeen in de vergadering wordt besproken: De commissie moet besluiten tot geheimhouding over hetgeen in de vergadering wordt besproken. De geheimhouding ten aanzien van het besprokene geldt totdat de commissie deze opheft.

Commissieleden die geen kennis willen nemen van hetgeen wordt medegedeeld worden in de gelegenheid gesteld om de vergadering te verlaten alvorens de geheime informatie wordt gedeeld met de commissie. Gevolgen van een besluit om niet besloten te vergaderen en/of geen geheimhouding op te leggen over hetgeen wordt besproken: 1. Indien de commissie besluit om geen besloten vergadering te houden dan kan de vergadering geen doorgang vinden / het onderwerp niet worden besproken. 2. Hetzelfde geldt voor inzake het geheimhouden van hetgeen in de commissie wordt behandeld. Niet geheim houden = niet behandelen in de commissie.

Aanvullende werkwijze m.b.t. digitaal vergaderen: Om de geheimhouding te waarborgen is het van belang dat derden niet (onbedoeld) kennis kunnen krijgen van de geheime stukken en hetgeen in een besloten vergadering aan de orde komt. Dat is in een digitale vergadering lastiger dan in een fysieke vergadering in bijvoorbeeld de raadzaal omdat iedere deelnemer vanuit een andere locatie deelneemt aan de vergadering. Om te voorkomen dat geheime informatie naar buiten kan komen staan hieronder enkele aanbevelingen:  Houdt uw camera gedurende de vergadering aan zodat deelnemers elkaar kunnen zien;  Neem deel aan de vergadering vanuit een besloten ruimte waar geen andere personen aanwezig zijn;

Zaaknummer: 59478

   

Plaats uw beeldscherm zodanig dat derden geen zicht op uw beeld hebben (bijvoorbeeld via een raam of spiegel); Sluit ramen en deuren om te voorkomen dat geluid naar buiten komt; Gebruik een koptelefoon en microfoon. Hierdoor kunnen derden niet horen wat er in de vergadering door anderen wordt gezegd; Zorg dat u tijdens de vergadering niet door anderen wordt gestoord.

Maarten Janus, griffier