D28 College, raadsbrief Jaarstukken 2020 Gr Cocensus.pdf

Hillegom

Raadsbrief Jaarstukken 2020 gemeenschappelijke regeling Cocensus aan: datum:

de raad van de gemeente Hillegom 26 mei 2021

zaaknummer: Z-21-174072 datum collegevergadering: 8 juni 2021 portefeuillehouder: Dhr. A. de Jong behandelend ambtenaar: Dhr. P. Schaddé van Dooren embargo: ☐ Inhoud mededeling Van de gemeenschappelijke regeling Cocensus zijn de jaarstukken 2020 ontvangen. De jaarstukken zijn in de vergadering van het Algemeen bestuur vastgesteld en zijn ter kennisname aan het college van burgemeester & wethouders toegezonden. De jaarstukken bestaan uit een jaarverslag en jaarrekening met balans en exploitatie, met het waarmerk van de onafhankelijke accountant. De jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling Cocensus sluit met een voordelig saldo van € 227.051 wat wordt uitbetaald aan de deelnemende gemeenten, voor de gemeente Hillegom is het aandeel 2,4% en is een bedrag van € 5.531. Wij bieden u deze stukken ter kennisname aan.

Bijlagen: Aanbiedingsbrief Jaarverslag Cocensus 2020 plus toelichting directeur Gewaarborgde jaarstukken 2020 Gemeenschappelijke regeling Cocensus

co ensus

GR Cocensus De Trompet 2700 1967 DD Heemskerk lnfo@cocensus.nl

www.cocensus.nl

Postbus 37,1960 AA Heemskerk

Tel: 088-5563400

Gemeente Hillegom T.a.v. College van B&W Postbus 32 2180 AA Hillegom

behandeld door

G.GJ. Schipper

telefoon

088 556 34 00

bijlage(n)

div.

onderwerp

Aanbieding Jaarverslag Cocensus 2020

Verzenddatum

22 april 2021

Geacht college,

Hierbij bied ik u de gewaarmerkte jaarrekening 2020 van de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus en het accountantsrapport over het boekjaar 2020 aan. Het accountantsrapport is besproken in een extra vergadering van het Algemeen Bestuur van Cocensus op vrijdag 16 april. De jaarrekening 2020 van Cocensus sluit met een positief resultaat van € 227.051,--. Het Algemeen Bestuur heeft besloten dat dit voordelig saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage zal worden uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten. De accountant heeft een goedkeurende verklaring van getrouwheid afgegeven voor wat betreft de in de jaarrekening opgenomen en verantwoorde bedragen. De accountant heeft echter geen goedkeurende verklaring voor de rechtmatigheid van de jaarrekening afgegeven. Dat wordt met name veroorzaakt doordat bij de renovatie van de nieuwe huisvesting van Cocensus er onvoldoende rekening is gehouden met de regels van Europese Aanbesteding. Tijdens de vergadering van het Algemeen Bestuur heeft de accountant aangegeven dat de toelichting van de directeur over de gevolgde werkwijze helder is en uitlegbaar, maar desalniettemin voldoet de gevolgde keurs niet aan de strakke regels van Europese Aanbesteding. De motivatie van de directeur is bij deze brief bijgevoegd. Uit de notitie blijkt ook dat er geen bestuurlijke betrokkenheid of afstemming is geweest inzake de gevolgde koers.

Daarnaast is er ook een korte notitie van de accountant bijgevoegd, waarin wordt uitgelegd dat de afkeurende verklaring van Cocensus inzake de rechtmatigheid geen impact heeft op de rechtmatigheid binnen de deelnemende gemeenten.

De verantwoording in de jaarrekening is zodanig verwerkt, dat deze afkeurende verklaring niet doorwerkt naar het boekjaar 2021.

4

Aanbieding Jaarverslag Cocensus 2020

Het Algemeen Bestuur heeft kennisgenomen van het accountantsverslag en de toelichtingen van de accountant en de directeur van Cocensus. Daarbij heeft zij de directeur de opdracht gegeven om het Inkoopbeleid te professionaliseren en het bestuur jaarlijks in een eerder stadium te informeren over de inkopen en aanbestedingen.

Afgesproken is om hier een afzonderlijke notitie over op te stellen, die wordt behandeld in de vergadering van het AB in juni 2021 en daarnaast het bestuur van Cocensus periodiek via de bestuursrapportages (per 1 april en 1 augustus) expliciet te informeren over de stand van zaken met betrekking tot inkopen en aanbestedingen in de vorm van een periodieke spend-analyse en planning van de aanbestedingen.

Hoogachtend,

G.G.j. Schipper Directeur Cocensus

Bijlagen:

z Z Z Z

Toelichting directeur op accountantsverslag Notitie doorwerken rechtmatigheid bij gemeenten Jaarverslag Cocensus 2020 Accountantsverslag over het boekjaar 2020 Cocensus

k

l

CO :ensus

GR Cocensus

De Trompet 2700 1967 DD Heemskerk

lnfo@cocensus.nl www.cocensus.nl

Postbus 37,1960 AA Heemskerk

Tel: 088-5563400

Gemeente Hillegom T.a.v. College van B&W Postbus 32 2180 AA Hillegom

behandeld door

G.GJ. Schipper

telefoon

088 556 34 00

bijlage(n)

div.

onderwerp

Verzenddatum

22 april 2021

Toelichting directeur op accountantsverslag 2020

Geacht college,

De jaarrekening 2020 van Cocensus heeft een goedkeurende verklaring op getrouwheid, maar een afkeurende verklaring op rechtmatigheid. Deze afkeuring betreft alleen de gevolgde inkoop- en aanbestedingsprocedures in 2020. De accountant heeft daarbij van 5 dossiers geconstateerd dat de richtlijnen voor Europese Aanbesteding (EA) niet zijn gevolgd. In de bestuursvergadering zal de accountant de gevolgen hiervan nader toelichten.

Twee dossiers betreffen zaken die al een aantal jaren worden afgenomen door Cocensus en waar in voorgaande jaarrekening door de vorige accountant geen opmerkingen over zijn gemaakt: Printservice Data: na een mislukte EA-procedure in 2015 heb ik aan uw bestuur gemeld dat voor een nieuwe aanbesteding het belangrijk is om zicht te krijgen op de hoeveelheid post die nog wordt verstuurd. De afgelopen jaren hebben we een toename van digitale aanslagen geconstateerd. Deze stabiliseert nu net boven de 40% en een nieuwe EA wordt in het 2® kwartaal 2021 uitgezet. Het tweede dossiers betreft de lease-auto's. Deze contracten zijn in 2017 en 2018 in feitelijk 3 tranches afgesloten en de optelsom is boven de EA-grens uitgekomen. Na afweging van de nieuwe behoefte zal eind dit jaar of in 2022 bekeken worden wat de noodzaak is en een EA worden gevolgd indien van toepassing. De overige drie dossiers zijn verbonden aan de realisatie van het nieuwe pand: hoofdaannemer, architect en aankoop meubilair. Ik zal kort uiteenzetten hoe dit traject is verlopen. Nadat een poging om te komen tot het huren van een kantooraccommodatie niet was gelukt, is de mogelijkheid van koop nader onderzocht. Dit heeft geleid tot de aankoop van het pand in Heemskerk. Een pand dat moest worden omgebouwd tot een kantoorlocatie.

Op 26 september 2019 hebben 3 personen van Cocensus gesproken met Oscar Ferrero Scholte (controleleider) en Rene van der Zwan (specialist vastgoed/aanbestedingen) van Deloitte.

Toelichting directeur op accountantsverslag 2020

Vraagstelling: hoe besteed Cocensus de verbouw van het pand aan, waarbij er grip is op het feit dat er tijdens het traject als zijnde een belangrijke partner met de aannemer kan worden gecommuniceerd. Immers we weten nog niet van tevoren, wat het precies moet worden, maar wel dat we uiterlijk begin 2021 een kantoorlocatie moeten hebben. Het heeft dan de voorkeer om een te werken met een aannemer uit de middenklasse waar makkelijk mee geschakeld kan worden.

Het advies van de specialist van Deloitte is geweest om een architect te benaderen voor een eerste ontwerp op hoofdlijnen. Gelet op de financiële omvang van de verbouw zelf (3,5 miljoen) kan dan vervolgens via een meervoudig onderhandse aanbesteding een aannemer worden aangetrokken. Als architect is KDRA benaderd. Die heeft ons geadviseerd in de keuze van aannemers die een dergelijk werk aan zouden kunnen. Offertes zijn opgevraagd en door een onafhankelijke externe partij doorgerekend. En zo is er gegund aan aannemer Roland Bouw (zie memo hieronder).

aan van telefoon bijlage(n) onderwerp

G. Schipper S. Tromp div. Keuze MVO verbouw

datum

12 november 2019

Keuze MVO Uit de gids proportionaliteit blijkt dat werken tot 3 miljoen meervoudig onderhands aanbesteed kunnen worden. De verwachting is dat we ruim binnen dit bedrag de verbouwing uit kunnen voeren. De keuze voor meervoudig onderhands ten opzichte van nationaal openbaar is gemaakt om zelf de regie te kunnen blijven voeren over welke partijen er mogen inschrijven. Bij een nationaal openbare aanbesteding zouden alle nationale partijen in kunnen schrijven, bij grote bouwbedrijven bestaat de angst dat het belang van het project minder goed overeenkomt met het belang van Cocensus. Onze voorkeur gaat dan ook uit naar middelgrote aannemers uit de regio.

Werken 50K 15oK I

750K 1 milj. 1,5 milj.

3 milj.

Europese 4,3 milj. drempel I

1 op 1 Meervoudig onderhands Nationaal Openbaar

Europees

Keuze inschrijvers Na overleg met de architect Peer de Ruiter van Kerssens de Ruiter architecten is besloten om de onderstaande aannemers aan te schrijven. Tervoort, Egmond NH bouw Groep, Noord Scharwoude Roland bouw, Alkmaar

A

Toelichting directeur op accountantsversiag 2020

Dit zijn aannemers waarvan we verwachten dat ze voldoende schaalgrote hebben om het project uit te voeren en voldoende flexibel zullen zijn in de samenwerking.

De uitvraag Er is voor gekozen om de uitvraag zo functioneel mogelijk te houden om op deze manier optimaal gebruik te maken van de kennis en ervaringen van de hierboven genoemde aannemers. Tijdlijn Op 28 oktober 2019 is de uitvraag verzonden.

Vervolgens is de opdracht gegund aan Roland Bouw. De initiële offerte zal verder worden uitgewerkt en ter second opinion aan een onafhankelijk bureau worden voorgelegd. Naast de verbouw/renovatie van het pand zijn er specifieke offertetrajecten gevolgd voor klimaat, duurzaamheid/energie, ICT-infrastructuur, beveiliging en inrichting buitenterrein. Leveranciers hebben offertes ingediend en presentaties gehouden op basis waarvan is gekozen. Vervolgens is door de directeur van Cocensus een fout begaan in die zin, dat aan de hoofdaannemer is gevraagd om de planning, de prestatiebeoordeling van de diverse andere aannemers voor zijn rekening te nemen. Dit is geschiedt via facturering via de hoofdaannemer met daarop de fee voor de hoofdaannemer voor de controle op alle diverse aannemers, de verzekering, de afstemming van de planning etc. En daardoor is de EA-grens in de facturering overschreden. Er is nadrukkelijk niet bewust de overweging gemaakt, dat door de bundeling van al deze opdrachten onder één paraplu, de grens van EA-aanbesteding is overschreden. Er heeft hierover verder ook geen afstemming vooraf plaats gevonden met bestuurders van Cocensus.

Wat op zich voor de hand ligt is dat we vanaf de ook bij dezelfde architect zijn gebleven. Het gaat hier om een relatief kleine overschrijding van de EA-grens. Feitelijk betreft het twee deelopdrachten: advies vooraf en vervolgens uitwerking, Bij het gunnen van de tweede opdracht is niet bewust overwogen dat een EA grens zou kunnen worden overschreden. Voor het meubilair van Cocensus voor het nieuwe pand is na marktverkenning een partij gezocht die onderzoek zou doen naar de meest voordelige aanbieders van meubilair. Dit met inachtneming van het meenemen van een deel van het meubilair naar de nieuwe locatie. Bij de meest voordelige keuze is aangegeven, dat we indien de bestellingen via SB Projects liepen we konden meeliften op de aan hen aangeboden kortingen. Het betreft bestellingen bij meerdere leveranciers, maar verrekend via SB Projects. Er is gekozen voor een bedrijfseconomisch motief (goedkoopste prijs + korting). Er is in het traject niet bewust overwogen of EA van toepassing zou moeten zijn. Geconstateerd kan worden dat bij het verlenen van vervolgopdrachten er onvoldoende alertheid is betracht op de vervolgens overschrijden van EA-grenzen. Bij de afweging is wel steeds gekeken naar de bedrijfseconomisch meest voordelige oplossingen. Hoogachtend,

G.GJ. Schipper Directeur Cocensus