1. Bestuursrapportage 2022 HLTsamen.pdf
Tekst van het document
Gemeenschappelijke Regeling
Bestuursrapportage HLTsamen 2022
Versie: 20 oktober 2022
1
Inhoudsopgave Inhoudsopgave.......................................................................................................................................2 Voorwoord.............................................................................................................................................4 1. Samenvatting......................................................................................................................................5 2. Voorstel..............................................................................................................................................6 3. Bestuurlijke focuspunten....................................................................................................................7 I
Beleid..........................................................................................................................................7 1.
Omgevingswet........................................................................................................................7
2.
Opgavegericht werken............................................................................................................7
3.
Datagedreven sturen..............................................................................................................8
4.
Bestuurlijke en maatschappelijke voorstellen........................................................................9
5.
Strategische agenda’s gemeenten en HLTsamen...................................................................9
II
Dienstverlening...........................................................................................................................9 6.
Serviceformules......................................................................................................................9
7.
Basisregistratie.....................................................................................................................11
8.
Privacy en gegevensbescherming.........................................................................................11
III
Bedrijfsvoering.........................................................................................................................12
4. Financieel beeld - Exploitatie............................................................................................................14 Algemeen.........................................................................................................................................14 Toelichting lasten per rubriek...........................................................................................................15 A
Personeelslasten...................................................................................................................15
B
Personeel gerelateerde lasten..............................................................................................16
C
Kosten informatiseringsbeleid en automatisering................................................................16
D
Huisvesting en facilitaire zaken.............................................................................................17
E
Overige bedrijfsvoeringskosten............................................................................................19
Toelichting baten..........................................................................................................................19 5. Ontwikkelingen en onzekerheden....................................................................................................19 5.1 Opvang vluchtelingen Oekraïne..............................................................................................19 5.2 Stichting Rijk...........................................................................................................................20 5.3 Doorbelasting interne uren domein Ruimtelijke Ontwikkeling...............................................22 5.4 Overige onzekerheden...........................................................................................................22 5.4.1. Energie huisvesting.........................................................................................................22 5.4.2. Tractie – brandstof en energie........................................................................................22 5.4.3. Ontwikkeling kapitaallasten............................................................................................22 2
5.4.4. Salarisadministratie........................................................................................................22 5.4.5. Onderuitputting budgetten.............................................................................................22 5.4.6. Vergoeding lasten noodopvang vluchtelingen Oekraïne................................................23 6. Investeringen....................................................................................................................................23 7. Verbetering sturing, planning & control en financieel beheer.........................................................23 Bijlage 1: Meerjarenperspectief 2023 - 2026.......................................................................................24
3
Voorwoord Aan het bestuur, Het directieteam biedt u hierbij de Bestuursrapportage 2022 aan van de gemeenschappelijke regeling HLTsamen. In de financiële verordening van HLTsamen is opgenomen dat de directie minimaal één keer per jaar aan het bestuur over de voortgang van de te bereiken doelstellingen en de financiën rapporteert. Het eerste halfjaar van 2022 kenmerkt zich door veel dynamiek. De organisatie ondervindt nog steeds de gevolgen van de COVID-19 pandemie. Daarbij zijn ook capaciteit en middelen ingezet voor de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne. Voor de dekking van de hierbij behorende lasten wordt nog nadere informatie van het Rijk verwacht. Ditzelfde geldt voor de reguliere bijstelling van de baten uit het gemeentefonds. Voor de lasten zijn stijgingen van de prijzen waarneembaar. Het is nog niet volledig duidelijk in welke omvang deze een beslag op de begroting gaan leggen. De werkdruk is nog onverminderd hoog. De continuïteit van de personele capaciteit is kwetsbaar. Dit uit zich onder meer in het ziekteverzuim en het verloop van personeel. De arbeidsmarkt is nog gespannen. Het werven van nieuwe medewerkers is hierdoor lastig. Met het oog op het waarborgen van de continuïteit wordt op dit moment relatief veel gebruik gemaakt van tijdelijke inzet van capaciteit. De primaire begroting 2022 van HLTsamen is voor deze rapportage als basis gebruikt.
In deze rapportage zijn de begroting, de realisatie en de prognose op de baten, de lasten en het verwachte financieel resultaat per jaareinde toegelicht. De rapportage is opgesteld op basis van cijfers en informatie tot augustus. Na behandeling in het bestuur van HLTsamen, wordt deze Bestuursrapportage aan de colleges en gemeenteraden van de deelnemende gemeenten verzonden. Vanwege het verzoek aanvullende middelen ter beschikking te stellen, zal aan de gemeenteraden worden verzocht zienswijzen kenbaar te maken. Vervolgens wordt de prognose financieel resultaat per jaareinde als basis gehanteerd voor de mutatie van de begroting en onderliggende budgetten. Deze bijgestelde begroting geldt dan als basis voor de jaarstukken 2022.
Directieteam HLTsamen Constance Baauw Jeroen Tomassen Erik Prins
oktober 2022
4
1. Samenvatting Tenminste eenmaal per jaar wordt de bestuursrapportage voor de werkorganisatie HLTsamen opgesteld. In de voorliggende rapportage wordt op basis van de begroting 2022 een uiteenzetting gegeven van de voortgang op de bestuurlijke focuspunten. Daarna volgt een toelichting op de financiële stand van zaken. De begroting van HLTsamen voor het jaar 2022 is op 1 juli 2021 vastgesteld. Nadien heeft zich een aantal ontwikkelingen voorgedaan waardoor de begroting van HLTsamen geactualiseerd moet worden. Het betreft de verwerking van loon- en prijsbijstellingen en de uitvoering van nieuwe taken. In de primaire begroting is een aantal bestuurlijke focuspunten opgenomen. Het gaat hier om acht onderwerpen op het gebied van dienstverlening en beleid waarop HLTsamen in het jaar 2022 het voornemen heeft belangrijke doelstellingen te realiseren. Daarnaast is er een aantal ambities op het gebied van de interne bedrijfsvoering. De financiële cijfers in deze rapportage zijn gebaseerd op de primaire begroting 2022 (dd. 1 juli 2021), de realisatie per 1 augustus 2022 en de daarna opgestelde prognoses. De primaire begroting sluit op een bedrag van € 41,7 miljoen. De concept geactualiseerde begroting bedraagt € 44,5 miljoen.
Het verschil van € 2,8 miljoen wordt verklaard door de indexering voor lonen en prijzen van € 0,6 miljoen en de salarislasten die behoren bij de uitvoering van nieuw opgedragen taken. Met de onttrekking van per saldo € 0,8 miljoen uit de reserve budgetoverhevelingen sluiten in de begroting de lasten van € 45,3 miljoen aan op de baten. De exploitatie van HLTsamen laat in het jaar 2022 een geprognosticeerd tekort zien van circa € 3 miljoen. Dit bedrag bestaat uit € 2,0 miljoen aan personele lasten en € 1 miljoen aan materiële lasten voor facilitaire zaken, informatisering en automatisering en personeel en organisatie. HLTsamen wordt geconfronteerd met een gemiddeld hoog ziekteverzuim (ca. 5,8% in het eerste halfjaar van 2022) en een gemiddeld hoger personeelsverloop dan in 2021. Met het oog op het bieden van een adequate dienstverlening en het borgen van continuïteit van de organisatie wordt de vrij gevallen formatie tijdelijk ingevuld door externe medewerkers. Dit veroorzaakt een overschrijding van het budget voor de personele lasten. HLTsamen wordt momenteel geconfronteerd met stijgende prijzen voor diensten en producten. De effecten hiervan zijn voor zover bekend doorgerekend en in de prognoses verwerkt. De in deze bestuursrapportage toegelichte onderwerpen leiden tot een aantal voorstellen. Deze zijn in hoofdstuk 2 opgenomen.
Hoofdstuk 3 beschrijft de bestuurlijke focuspunten in termen van doelstelling, uit te voeren activiteiten en de voortgang hierop. Hoofdstuk 4 gaat uitgebreid in op de financiële stand van zaken bij HLTsamen. Bij het opstellen van deze rapportage en financiële prognoses is zoveel als mogelijk rekening gehouden met ontwikkelingen en onzekerheden. Deze zijn in hoofdstuk 5 toegelicht. Hoofdstuk 6 gaat nader in op de investeringen en hoofdstuk 7 schetst op hoofdlijnen de ambities de sturing en financiële beheersing binnen HLTsamen verder verbeteren.
5
2. Voorstel Voorgesteld wordt: 1.
De Bestuursrapportage HLTsamen 2022 vast te stellen;
2.
De begrotingswijziging vast te stellen voor de aanvullende budgetten voor nieuwe taken, die reeds in de gemeentebegrotingen zijn opgenomen voor een totaalbedrag van €2.197.142. De bedragen per gemeente zijn als volgt: a. Hillegom: € 476.272 b. Lisse: € 1.138.410 c. Teylingen: € 582.460
3.
In te stemmen met de aanvullende budgetten ter compensatie van CAO-lonen voor een bedrag van €558.606;
4.
In te stemmen met de aanvullende budgetten voor de personeelskosten voor ten behoeve van nieuwe taken die nog niet in de gemeentebegrotingen zijn verwerkt: a. Vergunningen: toename aanvragen. Vergunningverlening Wabo A 1 FTE structureel en 2 FTE Juridisch medewerker Omgevingsrecht voor de duur van 2 jaar conform het besluit van het bestuur van 14 juli 2022 voor een bedrag van €229.648; b. Inrichting Openbare Ruimte: overdracht taken €68.000; c. Informatievoorziening: Budgetoverheveling Wet Open overheid Contactpersoon en Coördinator Wet Open Overheid 0,5 FTE voor een bedrag van €56.390; d. Planvorming: transitie van inhuur naar formatie door overheveling van projectbudgetten voor een bedrag van €318.000. e. Handhaving: aanschaf bedrijfskleding en bodycams boa’s voor € 21.000.
5.
De bijdragen van de deelnemende gemeenten voor 2022 met de volgende bedragen te verhogen: a. Hillegom: €302.898 (voorstel 3 en 4) b. Lisse: €349.834 (idem) c. Teylingen: €598.912 (idem)
6.
Aan de gemeenten voor te stellen dat zij per 2022 de uit de aansluiting voortvloeiende bijdrage Stichting Rijk en de indexatie 1:1 aan HLTsamen vergoeden;
7.
Kennis te nemen van de geprognosticeerde overschrijding van de geactualiseerde begroting 2022 voor het bedrag van ca. € 3.100.000;
8.
Opdracht te geven aan de directie van HLTsamen tot het onderzoeken van mogelijkheden tot bijsturing op de personele en materiele budgetten;
9.
De gemeenteraden en de colleges van B&W van Hillegom, Lisse en Teylingen middels bijgevoegde brief te informeren over de financiële ontwikkelingen binnen HLTsamen;
10. De gemeenteraden van Hillegom, Lisse en Teylingen middels bijgevoegde brief uit te nodigen een zienswijze uit te brengen over de voorgenomen verhoging van de bijdrage voor de aanvullende budgetten ter compensatie van lonen en prijzen en de personeelskosten die nog niet in de gemeentebegrotingen zijn verwerkt.
6
3. Bestuurlijke focuspunten In de begroting 2022 zijn acht bestuurlijke focuspunten opgenomen. Deze onderwerpen hebben prioriteit en staan in het jaar 2022 in het bijzonder in de belangstelling staan. Daarnaast zijn m.b.t. de organisatie van HLTsamen vier specifieke onderwerpen genoemd. Dit hoofdstuk licht de stand van zaken en voortgang op deze bestuurlijke focuspunten toe. De bestuurlijke focuspunten zijn gecategoriseerd naar de aspecten beleid, dienstverlening en bedrijfsvoering.
I
Beleid
1.
Omgevingswet
Wat willen we bereiken Voldoen aan de wettelijke verplichtingen van de Omgevingswet, met behoud van een gelijkblijvend dienstverleningsniveau. Naar verwachting zal de wet op 1-1-2023 in werking treden. Wat gaan we daar voor doen Evalueren en beheren van de kerninstrumenten zoals de nieuwe Omgevingsvisies en plannen (hoe vaak worden deze geactualiseerd): inrichting van een integrale beleidscyclus, waarbij specifiek aandacht is voor borging tussen de inhoud van het beleid en de uitvoering op het gebied van vergunningverlening en handhaving; Monitoring en meer data-gedreven werken; Werken met “toepasbare regels” ten behoeve van het digitale vergunningverleningssysteem, en Uitwerken en aanscherpen van werkprocessen aan de Intake- en Omgevingstafel ten behoeve van een snelle en integrale vergunningverlening. Stand van zaken Naar verwachting zullen we kunnen voldoen aan de wettelijke minimale verplichtingen bij de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Deels wordt er al gewerkt met de nieuwe instrumenten van de Omgevingswet. Duidelijk wordt dat er in de transitiefase sprake zal zijn van twee verschillende systemen naast elkaar (oude regels en nieuwe regels) en dat de nieuwe regels een hele andere manier van beoordeling vragen > van toetsing naar beoordeling (Ja-mits).
Door werksessies en het werken met de Omgevingstafel wordt steeds duidelijker dat samenwerking in de hele beleidscyclus en in de hele procesketen centraal staat. Ook dit maakt onderdeel uit van de cultuuromslag. Nog niet helemaal duidelijk is welk effect dit mogelijk heeft op personele inzet en verschuiving van taken en rollen. De evaluatie en het beheer van de kerninstrumenten wordt uitgevoerd door monitoring en steeds meer gevoed door data, verkregen via ketenpartners en uit de hele procesketen. De zogenaamde topactiviteiten worden omgezet naar Toepasbare regels zodat de digitale dienstverlening optimaal kan worden ingezet. Actualisatie van enkele onderdelen van de APV maakt hier onderdeel vanuit. De noodzakelijke digitale applicatie zijn aangeschaft en worden verder geïmplementeerd. Publiekscampagne over de komende wijzigingen is voorbereid maar wordt pas ingezet als er duidelijkheid is over de definitieve datum van inwerking treding. 2.
Opgavegericht werken
Wat willen we bereiken We willen nog meer dan nu de verbinding maken met onze partners en inwoners. We verwachten dat opgave gericht werken ons hierbij gaat helpen. 7
Wat gaan we daar voor doen Vanuit de proeftuin in 2021 kijken we hoe het opgavegericht werken vanaf 2022 kan worden ingepast in de reguliere werkwijze van HLTsamen. Stand van zaken Door uitval van medewerkers is de opvolging vertraagd. Inmiddels is vanuit de Maatschappelijke Agenda het spoor weer uitgezet om elke pijler zoals vitaliteit uit te werken in uitvoeringsplannen. Waarbij de uitvoeringsplannen niet alleen ambtelijk van achter een bureau wordt gemaakt, maar alle mogelijke inspanningen van partners worden gekoppeld aan het realiseren van de doelen uit de pijlers van de maatschappelijke agenda 3.
Datagedreven sturen
Wat willen we bereiken Met het programma “datagedreven sturing” zetten we als HLTsamen en de daarbinnen samenwerkende gemeenten stappen op het terrein van datagedreven werken en datagedreven besturen. Een vernieuwende manier van werken en besturen die aansluit op de ontwikkelingen in de samenleving en ons beter in staat stelt in te spelen op maatschappelijke ontwikkelingen en bijdraagt aan de verdere (door)ontwikkeling van (overheids)participatie. Wat gaan we daar voor doen Ontwikkelen van inhoudelijke producten Evalueren van het programma datagedreven sturing in 2022; (Afhankelijk van de resultaten van deze evaluatie) Doen van voorstellen rondom een eventuele structurele inbedding van het programma datagedreven sturing in de HLTsamen organisatie en het dienstverleningspakket. Stand van zaken Het programma verloopt volgens plan en er worden continu resultaten opgeleverd. Het meest recente (ook voor ‘de buitenwacht’ zichtbare) resultaat is het dataportaal www.hltincijfers.nl. Datagedreven Sturing (DgS) is al grotendeels vanuit het programma overgebracht naar de lijn (uiteraard met als einddatum 30 juni 2023). Er worden gesprekken gevoerd met de beleidsafdelingen om te zorgen dat dataproducten niet onnodig extern worden ingekocht maar worden gemaakt door Dgs. Verder wordt er ingezet op samenwerking in de regio en met ketenpartners.
Dat leidt bijvoorbeeld tot een regionale ‘Monitor Eenzaamheid’ en tot een Persoonsgebonden Budget / Zorg In Natura (PGB/ZIN) analyse die wordt opgesteld in samenwerking met diverse ketenpartners in het Sociaal Domein, waaronder de ISD. Naast reguliere ‘data-producten’ is vanuit het programma DgS snel en slagvaardig een applicatie gebouwd voor het managen van de Oekraïense vluchtelingencrisis. Hierin worden o.a. persoonsgegevens, huisvesting, tolken en dienstverlening aan de ontheemden op één plek bijgehouden en wordt alle informatie veilig en conform privacyrichtlijnen beheerd. Deze applicatie kan desgewenst weer gebruikt worden als databron voor een ‘Monitor Vluchtelingen’. Grootste knelpunt voor DgS is de krapte op de arbeidsmarkt: het is lastig om business intelligencespecialisten en datawarehouse-specialisten aan te trekken en vast te houden. Daardoor verloopt het ontwikkelen van DgS-producten trager dan gewenst, en moeten we relatief veel capaciteit inhuren. Als na de evaluatie wordt besloten tot het structureel maken van de DgS-dienstverlening, brengt dat mogelijk wat verlichting (we kunnen dan immers dienstverbanden voor onbepaalde tijd aanbieden). 8
Regionale samenwerking kan het probleem ook enigszins verlichten, de mogelijkheden worden actief onderzocht. Niettemin bestaat de kans dat we in de toekomst deels aangewezen blijven op inhuur voor bepaalde specialistische functies. 4.
Bestuurlijke en maatschappelijke voorstellen
Wat willen we bereiken Ten aanzien van mobiliteit zijn de afgelopen jaren de ambities van de drie gemeenten op het gebied van mobiliteit flink gegroeid. Gelet op deze ontwikkelingen, ambities en opgaven investeren we in een kwaliteitsimpuls op regionale afstemming. Daarnaast is duidelijk geworden dat in steeds toenemende mate vormen van digitale participatie noodzakelijk zijn. Wat gaan we daar voor doen Voor de verbetering van het proces planbeoordeling worden externe adviseurs aangetrokken. Ten aanzien van de verbetering van de digitale participatie wordt in de noodzakelijke middelen voorzien. Stand van zaken De doelstelling op tijdelijke basis tot kwaliteitsslag te komen is gerealiseerd, onder andere op het gebied van beleidsvorming en regionale afstemming. Om het cluster Mobiliteit robuust en toekomstbestendig te maken is het ombuigen van de incidentele inzet voor planbeoordeling naar structurele capaciteit noodzakelijk. 5.
Strategische agenda’s gemeenten en HLTsamen
Wat willen we bereiken Verkrijgen van drie gemeentelijke strategische agenda’s, alsmede een gezamenlijke HLT-strategische agenda. Wat gaan we daar voor doen Opstellen van strategische agenda’s per gemeente; Inpassen van deze agenda’s in de werkzaamheden van de werkorganisatie. Stand van zaken Voor de drie gemeenten en HLTsamen worden geen separate strategische agenda’s opgesteld. De vorming van strategische agenda’s van de drie gemeenten en de werkorganisatie HLTsamen krijgt vorm door de regionale samenwerking binnen de Duin- en Bollenstreek en de samenwerking met de gemeenten Noordwijk en Katwijk.
II Dienstverlening 6.
Serviceformules
Wat willen we bereiken Dat inwoners, ondernemers en instellingen de gemeente ervaren als één geheel en ervaren dat er actief gezocht wordt naar beantwoording/oplossing van hun vragen en problemen. Wat gaan we daar voor doen We onderscheiden de vragen vanuit de samenleving in verschillende typen waardoor we op maat gemaakte antwoorden kunnen geven. Dit doen we door middel van zogenaamde serviceformules. Er zijn bijvoorbeeld vragen die snel en eenvoudig kunnen worden afgehandeld en er zijn vragen die om het vormen van een team met diverse disciplines vragen. Deze werkwijze wordt landelijk gebruikt in veel gemeenten. 9
10
Stand van zaken Serviceformules zijn in 2021 verwerkt in de visie 2025 en het traject van organisatieontwikkeling. Dit traject heeft nog geen concrete uitwerking gekregen waardoor het implementatieproces van de serviceformules niet is uitgevoerd zoals eerder is aangegeven. Op verzoek van de directie wordt gewerkt aan een opdracht Dienstverlening. In die opdracht krijgen de Serviceformules een plek. Hierbij wordt verbinding gezocht met de organisatieontwikkeling. In 2022 zijn de volgende concrete stappen gezet. Alle complexe vergunningaanvragen worden integraal besproken aan de zogenaamde intake- en omgevingstafel. Chatbot GEM is sinds 1 augustus beschikbaar op de websites van de gemeenten. Hiermee kunnen vragenstellers die dat willen, zonder tussenkomst van een medewerker, sneller antwoord krijgen op standaard vragen. Voor de burgers zijn steeds meer e-Diensten ingericht. Zij kunnen nu digitaal diverse zaken regelen en hoeven niet meer altijd langs te komen aan de balie van Burgerzaken. 7.
Basisregistratie
Wat willen we bereiken De samenhangende objectenregistratie (SOR) is een landelijke wettelijke ontwikkeling. Het zorgt dat het huidige digitale stelsel van basisregistraties wordt omgevormd naar een samenhangende objectenregistratie. Wat gaan we daar voor doen Oplevering SOR wordt medio 2025 verwacht. Dit is een traject van lange adem waarmee in 2022 een start wordt gemaakt. Stand van zaken Het project bevindt zich in een voorbereidend stadium. Bij de uitwerking zijn veel partijen betrokken. De uitwerking varieert per registratie en laat nog op zich wachten. Zo ook de bijbehorende potentiële begroting. Zodra er meer bekend is, volgt er een update. 8.
Privacy en gegevensbescherming
Wat willen we bereiken De toenemende digitalisering en vastlegging van privacygevoelige gegevens en verwerkingen daarvan, maken het meer en meer nodig dat stevig wordt geïnvesteerd in de aandacht en bewaking van gegevens en privacy. Wat gaan we daar voor doen Om de privacy en veiligheid goed te waarborgen wordt het volgende uitgevoerd: Uitbreiden van de capaciteit van de Privacy Officer en de Functionaris gegevensbescherming Introduceren van de functie van Technical Information Security Officer (TISO) in onze organisatie; Stand van zaken Met de uitbreiding van formatie op het gebied van privacy en informatiebeveiliging zijn er zichtbare stappen gezet. Zo is er een duidelijke verbetering merkbaar in de jaarlijkse informatiebeveiliging audit (audit) en FG jaarrapportages. Bovendien wordt er hard gewerkt aan het professionaliseren van het vakgebied, zoals bijvoorbeeld het schrijven van beleid en structureren van betrokkenheid bij projecten. Er zijn echter wel nog uitdagingen om te komen tot een hoger en noodzakelijk 11
volwassenheidsniveau, welke voor de komende jaren geagendeerd worden. Zowel binnen het team privacy en informatiebeveiliging als binnen de gehele organisatie.
III Bedrijfsvoering Wat willen we bereiken Voor de werkorganisatie van HLTsamen zijn 4 doelstellingen geformuleerd, te weten: Evaluatie HLTsamen; Opvolging aan uitkomsten Benchmark formatie; Actualiseren arbeidsmarktbeleid, en Optimaliseren inrichting en gebruik beschikbare huisvesting. Wat gaan we daar voor doen Voorbereiden en uitvoeren van een evaluatie medio 2022 Voeren verdiepende gesprekken n.a.v. benchmark-onderzoek en beoordelen nader onderzoek te laten verrichten Vasthouden en ontwikkelen van talentvolle medewerkers Uitvoeren onderzoek naar best passend werkconcept voor huisvesting. Stand van zaken In het derde en vierde kwartaal 2022 wordt een evaluatie uitgevoerd. Hierbij wordt in het bijzonder naar de (systematiek van de) inbrengpercentages gekeken. Er wordt een rapportage opgeleverd, waarbij tevens een voorstel voor de inbrengpercentages voor de komende periode wordt gedaan. Daarnaast worden algemene onderzoeken uitgevoerd en wordt beoordeeld in welke mate beleidsregels rond nieuwe taken, overhead en loon- en prijscompensatie etc. nog voldoen. Zo nodig worden voorstellen voor verbetering gedaan. Het benchmark-onderzoek is uitgevoerd. De belangrijkste conclusie is dat de formatie van de werkorganisatie bij dit takenpakket op totaalniveau vergelijkbaar is met soortgelijke organisaties.
In de samenstelling van de formatie en de formatie per team zijn verschillen geconstateerd. De betreffende teams gaan hier zelf mee aan de slag. Daarnaast worden de uitkomsten van de benchmark betrokken in het organisatie-ontwikkeltraject. We willen al onze vacatures binnen een redelijke termijn vervuld krijgen, ook de moeilijk vervulbare vacatures. Om inzicht te krijgen in waar de knelpunten zich precies voordoen en welke het zijn, gaan we onderzoeken wat de vervulling van de vacatures nu precies bemoeilijkt, waar en de knelpunten zich voordoen en welke interventies we binnen en buiten de organisatie moeten plegen, om hier een positieve verandering in aan te brengen. Daarnaast brengen we in lijn met de organisatievisie en de organisatieontwikkeling in beeld welke medewerkers we zoeken. Tevens brengen we in beeld waar we hen kunnen vinden en passen we daar ons zoekgedrag en onze arbeidsmarktcommunicatie op aan. In 2021 is het nieuwe werkconcept Werk waar het werkt opgesteld. Dit werkconcept richt zich op hybride werken, met andere woorden een combinatie van op kantoor- en thuiswerken. Hybride werken vraagt om een integrale herinrichting van het ICT-landschap, een ander gebruik van het kantoor en ander gedrag. Aan al deze componenten is de laatste maanden veel aandacht geschonken.
Zo is in diverse ruimtes hybride vergaderapparatuur opgesteld en worden er in de nabije toekomst meer ruimtes voorzien van hybride vergaderapparatuur. Tevens is het aantal werkplekken aangepast en zijn alle locaties voorzien van hoog/laag bureaus. Daarnaast zijn er op alle locaties aanlandplekken ingericht, voorzien van vrolijk gekleurd meubilair waaraan maximaal twee 12
uur gewerkt kan worden. Aan de hand van digitale bijeenkomsten, intranetberichten en gesprekken met de teammanagers is aandacht geschonken aan verandering van het gedrag. Aangezien het nieuwe werkconcept zich richt op de korte termijn huisvesting, is het nodig om in 2022 maar ook in 2023 aan de slag te gaan met het bedenken van een huisvestingsvisie voor de lange termijn. Hierbij is mede in aanmerking genomen dat er naar verwachting structureel minder gebruik gemaakt gaat worden van de gemeentelijke gebouwen door HLTsamen.
13
4. Financieel beeld - Exploitatie Algemeen De primaire begroting 2022 van HLTsamen is op 1 juli 2021 vastgesteld. Na het vaststellen van deze begroting zijn in de begrotingen van de drie gemeenten hebben zich drie ontwikkelingen voorgedaan. In de eerste plaats zijn de lonen en prijzen voor 2022 aangepast. Dit is opgenomen in de bijdragen van de gemeenten aan HLTsamen. In de tweede plaats zijn aan HLTsamen nieuwe taken opgedragen. De hiermee verband houdende personele lasten zijn eveneens in de begrotingen van de gemeenten verwerkt. In de derde plaats is een budget neutrale mutatie van de exploitatielasten naar de personele lasten doorgevoerd. Deze ontwikkelingen zijn reeds verwerkt in de concept geactualiseerde begroting van HLTsamen. Als peildatum voor de realisatie en prognoses geldt 31 juli 2022. De gerealiseerde lasten laten een overschrijding ten opzichte de begroting zien van € 3,9 mln. Hierin zijn begrepen de lasten, ad. € 780K, die samenhangen met de opvang van Oekraïense vluchtelingen en die direct voor rekening van HLTsamen komen. Hierbij wordt er vanuit gegaan dat deze lasten volledig door het Rijk worden vergoed. Per saldo bedraagt het exploitatietekort van HLTsamen hierdoor € 3,1 mln. In de onderstaande tabel zijn de primaire en de concept geactualiseerde begroting opgenomen. Hiertegen zijn afgezet de realisatie en prognose.
Bij deze tabel volgt een korte toelichting. Vervolgens wordt per rubriek een gedetailleerde toelichting gegeven op de belangrijkste afwijkingen tussen de begroting, de realisatie en de prognose. Tabel 1 Concept geactualiseerde begroting 2022 Bedragen in € 1.000
Rubriek
Primaire Begroting 2022
Geactualiseerde Begroting 2022
Realisatie 2022
Prognose einde jaar
Prognose 2022
A
Personeelskosten
33.019.418
36.953.792
23.190.389
39.282.293
-2.328.501
B
Personeelgerelateerde kosten
1.542.138
1.375.795
904.868
1.501.905
-126.110
C
I nformatisering en automatisering
4.497.770
4.087.466
3.635.839
4.224.759
-137.293
D
Huisvesting en facilitaire kosten
1.477.790
1.538.374
1.222.946
1.933.913
-395.539
E
Overige bedrijfsvoeringskosten
1.189.646
1.375.248
865.659
2.310.970
-935.722 -3.923.165
Totaal Lasten
41.726.762
45.330.675
29.819.701
49.253.840
41.726.762
44.482.510
16.068.576
44.482.510
-
780.000
780.000
K
Gemeentelijke bijdragen en vergoedingen
L
Rijksbijdragen
-
M
Overige baten
-
-
-
-
44.482.510
16.068.576
45.262.510
780.000
-848.165
-848.165
-
-
-
-
-3.143.165
-3.143.165
Totaal Baten
41.726.762
Resultaat voor mutatie reserve P
Storting reserves
Q
Onttrekking reserves Resultaat voor bestemming
-
-
-13.751.125
Toelichting
De baten van HLTsamen bedragen volgens de primaire begroting van HLTsamen € 41,7 mln. In de concept geactualiseerde begroting stijgen de baten met € 2.755.548 tot een bedrag van € 44,5 mln. opgenomen. Het bedrag van € 2,755.548 is voor € 2.197.142 bestemd voor de uitvoering van nieuwe taken. De overige € 558.606 is bestemd voor de compensatie van lonen op basis van de vigerende CAO. Deze bedragen zijn structureel van aard en zijn reeds in de Kadernota 2023 en Begroting 2023 opgenomen. 14
De lasten stijgen in de concept geactualiseerde begroting van € 41,7 mln. naar € 45,3 mln. Het verschil van € 3,6 mln. wordt voor een bedrag van € 2,8 mln. structureel gedekt vanuit de gemeentelijke bijdragen. In 2022 is ter dekking van de lasten € 0,8 mln. beschikbaar vanuit de reserve budgetoverhevelingen. Hierdoor is sprake van begrotingsevenwicht. Een aantal taken en werkzaamheden dat in 2021 gepland was uit te voeren is doorgeschoven naar 2022. Om deze reden zijn de hierbij behorende middelen - € 923K - vanuit het rekeningresultaat 2021 In de reserve budgetoverhevelingen gestort. Dit bedrag valt in 2022 vrij. Hiervan is € 848K bestemd voor de vanuit 2021 doorgeschoven taken en werkzaamheden. De overige € 75K is specifiek bestemd voor implementatie van de Omgevingswet.
Toelichting lasten per rubriek
In deze paragraaf worden voor de lasten en de baten per rubriek de belangrijkste afwijkingen van de realisatie op basis van de financiële- en salarisadministratie ten opzichte van de begroting toegelicht. Hierbij is als uitgangspunt genomen de vastgestelde begroting per 1 juli 2021, inclusief de door de drie gemeenten reeds vastgestelde mutaties voor loon- en prijswijzigingen en nieuwe taken. A Personeelslasten In de primaire begroting bedragen de totale lasten voor 2022 € 41,7 mln., bestaande uit personele lasten € 33,0 mln. en exploitatielaten van € 8,7 mln. Bij aanvang van het jaar 2022 is vastgesteld dat in de exploitatielasten voor een bedrag van € 1.056.984 aan capaciteitsgerelateerde lasten waren begrepen. In de concept geactualiseerde begroting 2022 is dit budgetneutraal gecorrigeerd door dit bedrag op te nemen bij de personeelslasten en in mindering te brengen op de exploitatielasten. Hierdoor is voor de personeelslasten € 34,0 mln. en voor de exploitatielasten € 7,7 mln. beschikbaar. In de concept geactualiseerde begroting bedragen de personeelslasten € 36,9 mln. Ten opzichte van de primaire begroting is dit een toename van € 2,9 mln. Deze stijging wordt verklaard door de jaarlijkse indexering van lonen en salarissen (inclusief IKB) en de uitbreiding van de personele capaciteit vanwege uitvoering van nieuwe taken.
De personeelslasten betreffen de lonen, sociale lasten, vergoedingen en vaste persoonsgebonden bedragen. Ten opzichte van de begroting wordt een tekort op de personeelslasten voorzien van € 2,3 mln. De realisatie van de totale lasten bedraagt € 23,2 mln. De prognose voor de personeelslasten van de vaste formatie bedraagt € 31,5 mln. Het verschil en daarmee de budgettaire ruimte tussen de begrote personeelslasten van € 36,9 mln. en de prognose van € 31,7 mln. bedraagt 5,2 mln. Dit verschil wordt verklaard door openstaande vacatures en de lagere werkelijke dan begrote salarislasten voor de vaste formatie. Naast openstaande vacatures wordt HLTsamen geconfronteerd met ziekteverzuim (ca. 6,5% tegen een norm van 5% in het eerste halfjaar van 2022). Met het oog op het borgen van de continuïteit van de dienstverlening en de organisatie worden de openstaande vacatures en de niet bezette functies als gevolg van ziekte, ingevuld door de tijdelijke inzet van extern personeel. De hiermee gemoeide lasten bedragen € 7,5 mln. Ten opzichte van de geprognosticeerde budgettaire ruimte van € 5,2 mln. betekent dit een overschrijding van € 2,3 mln. Naast de inzet van tijdelijke capaciteit is tevens sprake van overschrijdingen op de vaste formatie, in verband met niet-geraamde overwerkvergoedingen.
Sinds maart 2022 is binnen HLTsamen een projectorganisatie ingericht ten behoeve van de noodopvang voor vluchtelingen uit Oekraïne. De hieraan gerelateerde tijdbesteding wordt door HLTsamen doorbelast aan de gemeenten. In de prognose voor de personeelslasten is rekening gehouden met een bedrag van ruim € 600K.
15
In de prognoses is tevens rekening gehouden met de verrekening en doorbelasting van werkelijk bestede uren van projecten vanuit de domeinen ruimtelijke ontwikkeling en buitenruimte. B Personeel gerelateerde lasten De ondersteunende personeelskosten bevatten alle ondersteuning voor personeel en organisatie. Een deel van de lasten heeft betrekking op de inzet van diensten van derden, zoals de inzet ten behoeve van ARBO, de bedrijfsarts, inkoopadvies via de Stichting Rijk en de inzet van juridisch adviseurs. Daarnaast zijn in de personeel gerelateerde lasten alle lasten m.b.t. ontwikkeling van personeel en organisatie opgenomen. Tabel 2 Personeel gerelateerde lasten
Begroting
Realisatie
Prognose
Saldo einde jaar
Kosten medew erkers
10.447
6.411
10.447
0
I nterne Veiligheid Arbo en Preventie
26.115
53
26.115
0
P&O- Beleid
73.950
35.145
80.365
-6.415
Bedrijfsarts
125.160
90.736
132.660
-7.500
Opleidingen
230.879
42.558
180.879
50.000
Salarisadministratie
67.184
95.183
69.384
-2.200
Overige personeelskosten
261.016
159.964
355.292
-94.276
Stichting Rijk en overig advies
421.011
336.773
485.730
-64.719
Omschrijving
J uridische kosten en inzet huisadvocaat Totaal
143.615
83.780
144.615
-1.000
1.375.795
904.868
1.501.905
-126.110
Toelichting De begroting voor de personeel gerelateerde lasten bedraagt ca. € 1,4 mln. De prognose bedraagt ca. € 1,5 mln. De geprognosticeerde overschrijding bedraagt hierdoor per saldo € 126K. De verklaring is als volgt. De post overige personeelskosten bevat de budgetten voor o.a. werving en selectie, advies en gezondheidsbeleid personeel. Met het oog op de invulling van vacatures en hiermee het reduceren van de inzet van tijdelijke inhuurcapaciteit wordt intensief nieuw personeel geworven. Deze activiteit laat dit jaar een geprognosticeerde overschrijding van € 94K zien. Als tweede laat het budget voor de inzet van de Stichting Rijk een tekort zien. De Stichting Rijk ondersteunt bij en verzorgt in belangrijke mate de centrale inkoopfunctie voor de drie gemeenten. Naar nu blijkt is indexering van de kosten van de Stichting Rijk in de afgelopen jaren niet consistent doorgevoerd in de begroting. In 2022 wordt dit administratief gecorrigeerd. Voor een uitgebreide toelichting op deze post, zie de paragraaf 3.2 Stichting Rijk van deze Bestuursrapportage. Als derde cumuleert een aantal kleine overschrijdingen tot circa € 20K. Dit zijn voornamelijk lasten die betrekking hebben op het terugdringen van het ziekteverzuim. Gecombineerd met een prognose van € 50K op het budget van opleidingen, bedraagt het geprognosticeerde saldo overschrijding € 126K.
Bijsturen op de realisatie heeft consequenties. De activiteiten zijn voor een deel wettelijk verplicht dan wel zijn gecontracteerd. Voor werkzaamheden die hier niet toe behoren, betekent bijsturen dat minder ruimte ontstaat voor de ontwikkeling van kennis, kunde en vaardigheden van medewerkers, professionalisering van de organisatie en de aantrekkelijkheid van HLTsamen als werkgever. C Kosten informatiseringsbeleid en automatisering De budgetten voor informatiseringsbeleid en automatisering hebben voornamelijk betrekking op de lasten m.b.t. hardware, software, gegevensmanagement en de inkoop van diensten door derden. Het betreffen reguliere ‘going concern-werkzaamheden’ als ook werkzaamheden die in projectvorm worden uitgevoerd. Daarnaast heeft het team juridische zaken een aantal kostenposten die naar hun inhoud tot deze rubriek worden gerekend. 16
Tabel 3 Kosten informatiseringsbeleid en automatisering
Omschrijving Kosten I CT
Begroting
Realisatie
Prognose
Saldo einde jaar
3.644.058
2.946.167
3.073.146
570.912
Gegevensmanagement
254.296
96.224
248.301
5.995
Advies, Regionaal Archief en Architectuur
151.709
0
151.709
0
0
207.224
714.200
-714.200
Diverse projecten I nformatieveiligheid Totaal
37.403
207
37.403
0
4.087.466
3.635.839
4.224.759
-137.293
Toelichting
Het totale budget voor informatiseringsbeleid en automatisering bedraagt ca. € 4,1 mln. De realisatie, bestaande uit werkelijke uitgaven en financiële verplichtingen voor 2022, bedraagt € 3,6 mln. Op basis van de huidige realisatie en prognose is de verwachting voor dit jaar dat een tekort van ca. € 137K ontstaat. De kapitaallasten zijn dit jaar gebudgetteerd op ca. € 1,6 mln. Op basis van comptabele wet- en regelgeving en het advies van de accountant is een aantal investeringen en projecten vanuit de investeringsopgave ondergebracht in de exploitatie. Hierdoor zijn de kapitaallasten met ca. € 900K verlaagd. Per saldo wordt hierdoor een overschot verwacht op het budget voor hardware van € 570K. De vrijval van deze kapitaallasten is direct ingezet ter dekking van de kosten voor de projecten. Op dit moment wordt voorzien dat hier een tekort ontstaat. Dit wordt o.a. verklaard door stijgende tarieven en na-ijlende kosten van projecten van Buitenruimte die in 2021 grotendeels waren afgerond. Op het gebied van cybersecurity is een lichte stijging van de kosten waarneembaar. Dit wordt veroorzaakt door afname van meer licenties en dienstverlening door leveranciers. Voor informatiseringsbeleid en automatisering worden diensten afgenomen van leveranciers waarvoor contracten zijn afgesloten en verplichtingen zijn aangegaan. Hier is op korte termijn bijsturing complex.
Voor de overige werkzaamheden betekent bijsturing dat de kwaliteit van het gegevensbeheer onder druk zou komen te staan, gegevens in de basisregistraties minder actueel zijn en dat de projecten m.b.t. de professionalisering van informatiseringsbeleid en automatisering vertragen. D Huisvesting en facilitaire zaken De rubriek huisvesting en facilitaire zaken bevat alle lasten die samenhangen met de inrichting, het beheer en onderhoud van gebouwen en de interne facilitaire dienstverlening, zoals de documentaire informatievoorziening, catering voor bijeenkomsten en alle maatregelen m.b.t. schoonmaak en hygiëne. Hierbij zijn inbegrepen de lasten m.b.t. brandstof, verzekeringen, beheer en onderhoud van vervoermiddelen en de kapitaallasten (rente en afschrijving).
17
Tabel 4 Kosten huisvesting en facilitaire zaken
Begroting
Realisatie
Prognose
Saldo einde jaar
Automaten
73.125
30.609
73.125
0
Postbezorging
78.347
30.742
78.347
0
Catering en consumpties
80.143
24.228
80.143
0
Drukw erk en abonnementen
135.213
117.243
135.213
0
I nrichting gebouw en
17.758
36.356
44.758
-27.000
Omschrijving
I nterne veiligheid en inventaris
38.652
33.397
66.925
-28.273
Schoonmaken
467.997
256.613
478.434
-10.437
Huisvesting en voorzieningen
151.405
172.642
244.999
-93.594
Verzekeringen en aansprakelijkheid
94.825
87.449
113.403
-18.578
Tractie
400.909
433.667
618.566
-217.657
Totaal
1.538.374
1.222.946
1.933.913
-395.539
Toelichting
Het budget bedraagt voor 2022 € 1,5 miljoen. Op basis van de prognose bedraagt het saldo einde jaar 2022 ruim € 1,9 miljoen. De verklaring voor de vier meest substantiële geprognosticeerde overschrijdingen is als volgt. Voor de inrichting van gebouwen zijn de kapitaallasten naar verwachting € 27K hoger dan begroot. Daarnaast is een overschrijding waarneembaar voor de post interne veiligheid/ ergonomische hulpmiddelen. Deze post houdt verband met het treffen van voorzieningen om medewerkers met de juiste middelen thuis te kunnen laten werken. Voor de post huisvesting en voorzieningen geldt een overschrijding voor de kosten van audio- en videovoorzieningen van € 52K. De kosten voor schoonmaak en hygiëne zijn met €11K toegenomen als gevolg van stijgende tarieven, alsmede de aanschaf van desinfectiemateriaal. Daarnaast stijgen ook hier de kapitaallasten met ruim € 27K. Tenslotte een overschrijding voor de post tractie. In het jaar 2022 zijn de kosten voor brandstof en energie fors gestegen. Daarnaast stijgen tevens de kosten voor beheer en onderhoud van het wagenpark. Bij de het proces van opstellen van de Jaarstukken 2022 worden de werkelijke lasten verrekend conform de overeengekomen verdeelsleutels en afspraken over plus- en mintaken.
Bijsturen op de bestaande budgetten betekent dat de gastvrijheid naar bezoekers van de gemeentelijke locaties en de aantrekkelijkheid van HLTsamen als werkgever onder druk komen te staan.
18
E
Overige bedrijfsvoeringskosten
De overige kosten bevatten een aantal algemene lasten, stelposten en kosten voor de inzet van de externe accountant, communicatie en ook de directe kosten die verband houden met corona en de noodopvang van vluchtelingen uit Oekraïne. Tabel 5 Overige bedrijfsvoeringskosten
Begroting
Realisatie
Prognose
Saldo einde jaar
Financieel beleid, bankkosten en VI C
66.174
75.147
155.914
-89.740
Accountant en advies
166.579
53.680
150.232
16.347
Omgevingsw et
822.204
113.565
793.819
28.385
Data Gedreven Sturing
39.931
34.578
39.931
0
Vergaderkosten
30.796
23.718
49.296
-18.500
Communicatie
46.145
19.372
58.797
-12.652
Openbare orde en Veiligheid, Ondermijning
203.419
90.996
217.381
-13.962
Noodopvang vluchtelingen
0
389.695
780.000
-780.000
Bestrijding infectieziekten - Corona
0
64.909
65.600
-65.600
1.375.248
865.659
2.310.970
-935.722
Omschrijving
Totaal
Toelichting
Bijsturen in het jaar 2022 op de budgetten voor de overige bedrijfsvoeringskosten betekent versobering voor een aantal interne budgetten, zoals voor vergaderingen en communicatie. Het bijstellen van de budgetten voor inzet van externe capaciteit heeft als consequentie dat de organisatie minder flexibel is en/ of dat op de kwaliteit van de ingezette capaciteit wordt ingeleverd. Toelichting baten De baten van HLTsamen conform de primaire begroting 2022 bedragen € 41,7 miljoen. Na het vaststellen van de primaire begroting van HLTsamen is ter compensatie van lonen (CAO) en prijzen, alsmede het opdragen van nieuwe taken door de drie gemeenten € 44,5 miljoen aan HLTsamen beschikbaar gesteld. Het Rijk heeft aangegeven de directe kosten die verband houden met de noodopvang van vluchtelingen uit Oekraïne aan de gemeenten te vergoeden. Hiervoor is als indicatie een bedrag van € 100 per dag per vluchteling genoemd. Op basis van deze communicatie van het Rijk wordt voor de directe kosten die HLTsamen heeft gemaakt vooralsnog rekening gehouden met een vergoeding van € 780K.
5. Ontwikkelingen en onzekerheden 5.1 Opvang vluchtelingen Oekraïne In maart 2022 is op verzoek van de veiligheidsregio door de HLT-gemeenten invulling gegeven aan de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne. De crisis rond de vluchtelingen uit de Oekraïne is net als de Coronacrisis anders dan 'reguliere' crises door de langere duur en de impact van besluiten. Dit vraagt om een zorgvuldige besluitvorming, waarbij ook de uitgangspunten transparantie, efficiency en voldoen aan onze rechtmatigheidseisen gelden. Specifiek voor deze crisis is het Financieel Kader crisis opvang vluchtelingen Oekraïne vastgesteld. In dit Kader is vastgelegd dat een financiële monitor ontwikkeld wordt, aan de hand waarvan de 19
uitgaven en inkomsten inzichtelijk worden gemaakt. Vervolgens wordt op basis van deze financiële monitor een kostenverdeling tussen de gemeenten en de werkorganisatie HLTsamen voorgesteld. Het totaal van de uitgaven voor de opvang van de vluchtelingen bedraagt over de periode maart t/m mei ruim € 700K. Deze uitgaven worden gedaan voor de uitkering van leefgeld, als ook directe kosten voor o.a. maaltijdvoorziening, beveiliging, vergoeding van medische kosten en de inzet van tijdelijk personeel. De eerste opvanglocatie was gelegen in de gemeente Hillegom. Hierdoor is een substantieel deel van de kosten vooralsnog voor deze gemeente gekomen. Aangezien deze locatie voor de drie gemeenten samen functioneerde, kan een deel van deze kosten nog gerealloceerd worden. Dit is nog onderwerp van overleg tussen de drie gemeentebesturen. Het uitgangspunt is dat de uitgaven binnen de te ontvangen Rijksvergoeding zullen passen. Hiervoor geldt vooralsnog een normbedrag van € 100 per vluchteling per dag. Definitieve besluitvorming over de definitieve omvang van de vergoeding door het Rijk, alsmede de procedurele afhandeling daarvan zal nog plaatsvinden. De drie gemeenten dekken de directe kosten, exclusief de kosten van inhuur en eigen personeel, die HLTsamen voor de opvang van de vluchtelingen maakt. De HLTsamen loopt hierdoor geen financieel risico.
5.2 Stichting Rijk De drie gemeenten zijn verbonden aan St Rijk voor wat betreft een aantal inkooptaken (procesbegeleiding aanbestedingen en inkoopadvisering). De drie gemeenten hebben bij de start van HLTsamen de bijdrage aan Stichting Rijk ingebracht in de begroting van HLTsamen. De ingebrachte bijdragen voor Stichting Rijk waren in 2016 niet exact gelijk. Dit wordt naar 2022 vergroot door de indexering. Het verdient aanbeveling dit administratief te corrigeren. Daarnaast wijkt de groei van de bijdrage aan de Stichting Rijk af van de prijscompensatie voor materiele budgetten van HLTsamen. Afgelopen jaren werd dit verschil binnen de begroting van HLTsamen gecompenseerd. Dit wordt steeds minder werkbaar door de krappere budgetten. Het voorstel is dat de gemeenten voortaan de uit de aansluiting voortvloeiende bijdrage Stichting Rijk en de indexatie 1:1 aan HLTsamen vergoeden.
20
Tabel 7 Opbouw inbreng en indexeringen periode 2017 - 2022
Inbreng 2017
Hillegom 107.692
Lisse 102.564
Teylingen 112.820
Geïndexeerd nr. 2022
127.029
121.477
132.580
Bijdrage St Rijk 2022 Bijdrage St Rijk 2023
141.908 141.908
141.908 141.908
141.908 141.908
Te compenseren 2022 Te compenseren 2023
14.879 11.704
20.431 17.394
9.328 6.013
Het te compenseren bedrag is structureel. Voor 2023 is dit verrekend met de indexatie voor 2023. Daarnaast keert Stichting Rijk in 2022 ten laste van haar opgebouwde algemene reserve gelden uit ter hoogte van de entreegelden en waarborgen. En daarnaast ook een eenmalige bijdrage. De algemene reserve kon verlaagd worden doordat het benodigde weerstandsvermogen opnieuw is berekend. Eenmalig bijdrage terug Waarborg en entree terug Totaal eenmalig 2022
Hillegom -21.564
Lisse -21.564
Teylingen -21.564
-8.355
-9.074
-41.095
-29.919
-30.638
-62.659
21
5.3 Doorbelasting interne uren domein Ruimtelijke Ontwikkeling Voor een aantal projecten wordt door medewerkers uren verantwoord. Deze uren zijn in de prognose van de personele lasten reeds opgenomen. Dit leidt nog tot een interne doorbelasting en een bate voor de werkorganisatie HLTsamen van ca. € 730K. Dit bedrag is reeds in de prognoses verwerkt. Hierbij wordt opgemerkt dat op dit moment een prognose voor door te belasten uren op dit moment bij het domein Ruimtelijke Ontwikkeling niet beschikbaar is. Ter vergelijking met het jaar 2021 het volgende. Het incidenteel positief rekeningresultaat 2021 van HLTsamen is in belangrijke mate veroorzaakt door interne doorbelastingen welke niet tijdig waren voorzien. Voor de interne uren van het domein Ruimte Ontwikkeling is dit proces nu beter op orde en worden geen substantiële onvoorziene meevallers verwacht. Daarnaast konden in het jaar 2021 werkelijk bestede uren i.v.m. corona worden gedeclareerd. Dit is in 2022 niet meer mogelijk. Deze twee categorieën van verrekening van interne uren kunnen hierdoor niet meer bijdragen aan het resultaat 2022. 5.4 Overige onzekerheden In het eerste halfjaar van 2022 doen zich landelijk belangrijke ontwikkelingen voor. Over een breed pallet van producten en diensten stijgen de lonen en prijzen. Daarnaast stijgt de rente licht.
Tenslotte komen gemeentelijke begrotingen steeds meer onder druk te staan. Ook de HLT-gemeenten en de werkorganisatie HLTsamen worden hiermee geconfronteerd. Dit levert vanuit financieel perspectief onzekerheden op ten aanzien van: 5.4.1. Energie huisvesting De stijgende energieprijzen vertalen zich in stijgende lasten bij facilitaire zaken voor verwarming van kantoorlocaties. De prijsontwikkeling voor energie is momenteel grillig, waardoor het lastig is een inschatting te maken van de eventuele extra lasten. 5.4.2. Tractie – brandstof en energie De lasten voor de aanschaf van brandstof en energie voor de gemeentelijke voertuigen en machines zijn in 2022 gestegen. Voor dit jaar is het financieel risico voor stijgende brandstofprijzen op € 25K becijferd en in de prognoses opgenomen. 5.4.3. Ontwikkeling kapitaallasten Met de stijgende rente neemt ook de omvang van de kapitaallasten toe. Het effect voor de exploitatie in 2022 is naar verwachting minimaal. De effecten voor 2023 zullen in de geactualiseerde begroting van 2023 worden verwerkt. 5.4.4. Salarisadministratie In de salarisadministratie is een last gerealiseerd van € 323K. Voor dit bedrag is geen budget beschikbaar. Deze post houdt verband met het jaar 2021. 5.4.5. Onderuitputting budgetten Voor het jaar 2022 is aan exploitatielasten € 7,7 mln. begroot. Per peildatum (31 juli 2022) is een bedrag van € 6,2 mln.
gerealiseerd. Dit suggereert dat voor de resterende vijf maanden nog € 1,5 mln. beschikbaar is. Geconstateerd is dat voor lopende opdrachten geen sluitende verplichtingenadministratie wordt gevoerd. Hierdoor is niet met zekerheid vast te stellen in welke mate het bedrag van € 1,5 mln. volledig wordt besteed. Vanuit de gevoerde gesprekken met de budgethouders en budgetbeheerders ontstaat het beeld dat de benodigde budgetten voor dit jaar volledig zullen worden benut. In zeer beperkte mate is reeds aangegeven voor welke projecten het wenselijk is middelen naar 2023 over te hevelen. Op basis van de realisatie 2021 is een stelpost voor onderuitputting van € 300K opgenomen.
22
5.4.6. Vergoeding lasten noodopvang vluchtelingen Oekraïne Het Rijk heeft aangegeven de directe lasten verband houdend met de noodopvang voor vluchtelingen uit Oekraïne te vergoeden. Hiervoor is een normbedrag van € 100 per vluchteling per dag vastgesteld. HLTsamen houdt in de prognoses voor het jaar 2022 rekening met lasten ter hoogte van € 1,4 mln. en verwacht deze volledig – via de gemeenten – gecompenseerd te krijgen. Over het proces, de wijze van afwikkeling en de precieze posten die in aanmerking komen voor vergoeding door het Rijk is nog geen definitief standpunt door het Rijk ingenomen. Hierdoor bestaat een kans dat een deel van de gerealiseerde lasten alsnog niet voor vergoeding in aanmerking komt.
6. Investeringen In het jaar 2021 is gepland te investeren voor een bedrag van € 3,6 miljoen. De realisatie bedroeg voor dat jaar ca. € 689K. In het jaar 2022 is voor een bedrag van € 4,4 miljoen gepland te gaan investeren. Het gaat hier grotendeels om investeringen die voor het jaar 2021 gepland waren. De realisatie in 2022 bedraagt per 1 augustus: € 894K. Voor de vernieuwing van de gehele ICT infrastructuur is naast de exploitatiekosten een investeringsbedrag begroot van 1,5 mln euro. Er wordt vol op ingezet om dit jaar de installatie, migratie en verdere implementatie af te ronden. Qua financiële prognose betekent dit er nog voor cira 1,2 mln euro aan investeringskrediet wordt benut.
7. Verbetering sturing, planning & control en financieel beheer. Bij het opstellen van deze Bestuursrapportage voor HLTsamen is geconstateerd dat het samenstellen van management-informatie complex is. De inrichting en werking van processen en systemen kan efficiënter. Processen zijn niet voor iedereen helder, afspraken liggen niet helder vast, zijn niet actueel of onderling verschillend. Grofweg kunnen deze constateringen worden onderverdeeld naar de aspecten: sturing, planning & control en administratie. Met als doel de sturing en planning & control verder te verbeteren worden in het najaar van 2022 een plan en een planning uitgewerkt. Hierbij zal de insteek zijn op korte termijn de beheersing te verbeteren en tegelijkertijd de sturing op de langere termijn te optimaliseren.
23
Bijlage 1: Meerjarenperspectief 2023 - 2026 In een onderstaande tabel is het meerjarenperspectief 2022-2026 van HLT samen gepresenteerd. De lasten binnen het programma bestaan uit personeelskosten en verschillende bedrijfsvoeringsbudgetten. De baten hebben betrekking op de gemeentelijke bijdrage en de bijdrage die HLT ontvangt van de ISD voor haar dienstverlening.
Ontwikkeling CAO effect vanuit 2022 Na goedkeuring door het bestuur van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) is de nieuwe cao-gemeenten definitief gesloten. Met terugwerkende kracht zijn de salarissen in een tweetal stappen verhoogd. In december 2021 met 1,5%, vervolgens in mei 2022 met 2,4%.
24