Raadsvoorstel Evaluatie burgerberaad.pdf

Raadsbesluit Raadsvergadering: 27 maart 2025

Zaaknummer Team Portefeuillehouder Openbaarheid

: 1295437 : Team HRM : A.H.A. Grummel : Actief openbaar

Onderwerp Evaluatie burgerberaad

Kernboodschap In 2024 vond het eerste burgerberaad van Heemstede plaats (over afvalinzameling). Het burgerberaad is geëvalueerd door twee hogescholen. Hieruit blijkt dat deelnemers het burgerberaad over het geheel gezien als positief hebben ervaren en met een 8 waarderen. Het burgerberaad heeft geleid tot adviezen op basis waarvan de gemeente beleid kan opstellen. Daarmee vormde het burgerberaad een mooie aanvulling op de bestaande lokale democratie. De in de evaluatie en door de begeleidingsgroep genoemde aanbevelingen vormen belangrijke aandachtspunten bij een eventueel volgend burgerberaad.

Besluit B&W 1. Kennis te nemen van de evaluatierapporten en de aanbiedingsbrief van de begeleidingsgroep; 2. De raad voor te stellen om kennis te nemen van de evaluatierapporten en de aanbiedingsbrief van de begeleidingsgroep; 3. De raad voor te stellen om het burgerberaad te zien als één van de instrumenten die ingezet kunnen worden binnen onze lokale democratie (zoals benoemd in het beleid ‘Versterken lokale democratie’); 4. De raad voor te stellen om bij een (eventueel) volgend burgerberaad rekening te houden met: a. De aanbevelingen uit de evaluatierapporten b. De aanbevelingen van de begeleidingsgroep c. De uitgangspunten zoals opgenomen in het ‘Voorstel voor een Heemsteeds burgerberaad’ van de werkgroep ‘Samen besturen (raadsbesluit 8 juni 2023). 5. Het voorstel voor te leggen aan de commissie Samenleving om advies te geven aan de raad.

Besluit raad De raad van de gemeente Heemstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 11 februari 2025 pagina 1 van 6

Besluit: 1. Kennis te nemen van de evaluatierapporten en de aanbiedingsbrief van de begeleidingsgroep; 2. Het burgerberaad te zien als één van de instrumenten die ingezet kunnen worden binnen onze lokale democratie (zoals benoemd in het beleid ‘Versterken lokale democratie’); 3. Bij een (eventueel) volgend burgerberaad rekening te houden met: a. De aanbevelingen uit de evaluatierapporten b. De aanbevelingen van de begeleidingsgroep c. De uitgangspunten zoals opgenomen in het ‘Voorstel voor een Heemsteeds burgerberaad’ van de werkgroep ‘Samen besturen (raadsbesluit 8 juni 2023). De raad voornoemd,

de griffier,

pagina 2 van 6

de voorzitter,

Wettelijke grondslag Juridisch en beleidskader Het raadsvoorstel ‘Het Heemsteeds burgerberaad over afvalinzameling’ van 8 juni 2023 vormt de basis voor dit besluit. Hierin is de volgende tekst opgenomen: “Het voorstel betreft het eenmalig organiseren van een burgerberaad. Op basis van een gedegen evaluatie bepaalt de raad welke rol het burgerberaad in de toekomst in Heemstede kan vervullen.” “Op basis van de evaluatie besluit de raad óf en zo ja op welke wijze, een burgerberaad in Heemstede onderdeel gaat uitmaken van het participatiebeleid.” Later in datzelfde jaar is in het beleid ‘Versterken lokale democratie’ (19 december 2023) al opgenomen dat de gemeente open staat voor experimenten. Daarbij is het burgerberaad specifiek benoemd als een experiment dat een aanvulling op onze lokale democratie kan vormen en inwoners meer invloed kan geven op besluiten.

Bevoegdheid Raadsbesluit ‘Het Heemsteeds burgerberaad over afvalinzameling’ (8 juni 2023)

Bestuurlijke achtergrond Op 8 juni 2023 heeft de gemeenteraad besloten een burgerberaad te organiseren met als onderwerp afvalinzameling. Dit besluit is mede op initiatief van een aantal inwoners tot stand gekomen. Zij zagen het burgerberaad als een mooie aanvulling op de bestaande democratie. Als een kans om inwoners een stem te geven bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken en ervoor te zorgen dat deze vraagstukken worden verrijkt met kennis, ervaring en inzichten van inwoners. Van maart tot en met juni 2024 heeft het burgerberaad plaatsgevonden. Het burgerberaad heeft 10 adviezen opgeleverd. Hier heeft de gemeenteraad op 28 november 2024 een besluit over genomen. De gemeenteraad heeft 8 van de 10 adviezen omarmd en het college gevraagd deze verder uit te werken. Naast een besluit over de adviezen, is in het raadvoorstel van 8 juni 2023 ook opgenomen dat er een besluit genomen moet worden over de rol van een burgerberaad in de toekomst.

Motivering Het burgerberaad over afvalinzameling is het eerste burgerberaad van Heemstede. De vraag die nu voorligt, is of een burgerberaad een goede aanvulling is op onze lokale democratie. Om dit te bepalen kijken we naar of het burgerberaad inderdaad adviezen heeft opgeleverd, hoe deelnemers pagina 3 van 6

het burgerberaad ervaren hebben en welke keuzes er over de opzet van het burgerberaad gemaakt zijn. Om te helpen bepalen of dit experiment inderdaad een goede aanvulling is op de bestaande lokale democratie, is een evaluatie uitgevoerd. De evaluatie is uitgevoerd door de Haagse Hogeschool en de Hogeschool van Amsterdam. Het bestaat uit twee delen: 1. Evaluatie van het burgerberaad zelf (onder andere op basis van ervaringen van deelnemers) 2. Evaluatie van de begeleidingsgroep en de werkgroep ‘Samen besturen’ Het eerste deel van de evaluatie maakt onderdeel uit van een breder, tweejarig, onderzoekstraject naar de werking van burgerberaden in Nederland. Hierin worden de ervaringen van verschillende burgerberaden in Nederland betrokken. Vier burgerberaden worden, op dezelfde manier, intensief gevolgd en geëvalueerd (Amsterdam, Utrecht, Rotterdam en Heemstede). Het resultaat van dit brede onderzoek over alle onderzochte burgerberaden, volgt in 2026. Voor nu gaat het alleen om het individuele evaluatierapport van Heemstede. De evaluatie schetst een positief beeld van het burgerberaad in Heemstede. Ook biedt het handvatten die bij een volgend burgerberaad benut kunnen worden. Naast de beide evaluaties, biedt ook de aanbiedingsbrief van de begeleidingsgroep inzichten die een volgende keer benut kunnen worden.

Argumenten Het burgerberaad heeft geleid tot concrete adviezen aan de gemeente Het burgerberaad ging over de manier van afval inzamelen in Heemstede. Een ingewikkelde keus die al langere tijd onderwerp van (politieke) discussie was. Dankzij het burgerberaad liggen er nu concrete adviezen waar de gemeente verder mee aan de slag kan. Deelnemers zijn zeer positief over hun deelname aan het burgerberaad De deelnemers geven gemiddeld een 8 als rapportcijfer voor het burgerberaad. De uitkomsten van het onderzoek onder deelnemers laten zien dat deelnemers positief waren over de organisatie van het burgerberaad; het contact met de organisatie; de informatie die zij ontvingen en de invloed die zij hebben gehad op de uitkomsten. Een groot deel van de deelnemers gaf aan dat zij opnieuw zouden meedoen aan een burgerberaad als het onderwerp hen zou interesseren. Een grote meerderheid van de deelnemers deed voor het eerst mee aan een participatietraject van de gemeente Van alle deelnemers gaf 86% aan nog niet eerder te hebben deelgenomen aan een door de gemeente georganiseerde vorm van participatie. Hieruit blijkt dat met het burgerberaad een andere groep wordt bereikt dan met de ‘reguliere’ participatie. In de evaluatierapporten staan waardevolle aanbevelingen voor een volgend burgerberaad De beide evaluatierapporten laten zien welke zaken goed gingen en daarom behouden moeten worden.

Maar ook welke zaken een volgende keer beter of anders kunnen. Zo geeft het rapport bijvoorbeeld aanbevelingen over de lotingscriteria en het beter betrekken van de rest van de pagina 4 van 6

Heemsteedse bevolking (het maxi-publiek). Ook blijkt uit de rapporten dat de organisatie en opzet van de bijeenkomsten goed was; deelnemers eigenaarschap voelden en de voorbereiding met de begeleidingsgroep een waardevolle samenwerkingsvorm was. De begeleidingsgroep heeft veel nuttige kennis opgedaan bij het organiseren van het burgerberaad Naast de aanbevelingen uit de evaluatierapporten, heeft de begeleidingsgroep en de daaraan gekoppelde ambtelijke projectgroep, ook veel (praktische) ervaringen opgedaan. In de aanbiedingsbrief noemt de begeleidingsgroep al een aantal punten. Daarnaast biedt zij aan om nog een overzicht te maken met aanvullende praktische tips. De aanbevelingen uit de evaluaties; de aanbevelingen en tips van de begeleidingsgroep; en de kennis die in de ambtelijke projectgroep is opgedaan, vormt samen waardevolle informatie voor een eventueel volgend burgerberaad. Het burgerberaad is georganiseerd op basis van de uitgangspunten die door de werkgroep ‘samen besturen’ zijn opgesteld In het raadsbesluit van 8 juni 2023 zijn uitgangspunten voor een burgerberaad opgenomen. Het ging daarbij onder andere over wanneer een onderwerp wel of niet geschikt is en wat randvoorwaarden zijn voor een goed burgerberaad. Deze uitgangspunten vormden een belangrijke basis voor dit burgerberaad.

Bij een eventueel volgend burgerberaad kunnen deze uitganspunten (gecombineerd met de evaluaties en de ervaringen van de begeleidingsgroep) opnieuw benut worden.

Kanttekeningen, risico’s en beheersmaatregelen Elk burgerberaad is anders en vraagt opnieuw om zorgvuldige afwegingen Heemstede heeft met dit eerste burgerberaad kennis en ervaring opgedaan die kan helpen bij een volgend burgerberaad. Maar het is geen blauwdruk. Elk burgerberaad is anders. Zo vraagt het ene onderwerp om andere lotingscriteria dan het andere onderwerp. Bij afvalinzameling was de verdeling over de wijken en het verschil tussen koop- en huurwoning vanuit ruimtelijk oogpunt relevant. Bij een burgerberaad over een onderwerp in het sociaal domein zullen hele andere criteria belangrijk zijn. bijvoorbeeld Ook de opzet van de bijeenkomsten zal verschillen op basis van het onderwerp. En op basis van de behoefte van de deelnemers aan het burgerberaad. Een burgerberaad kost geld en vraagt voldoende ambtelijke capaciteit Dit eerste burgerberaad is uitgevoerd met een budget van €75.000 en ambtelijke inzet van gemiddeld 1 fte gedurende de hele periode van voorbereiding en uitvoering. Dit is minimaal nodig om een kwalitatief goed burgerberaad te organiseren. Daarnaast kunnen sommige punten uit de evaluatie (zoals het beter betrekken van het maxi-publiek) leiden tot hogere kosten. Het is dan ook een middel dat niet lichtzinnig moet worden ingezet. Voldoende budget en capaciteit zijn essentieel om een burgerberaad goed vorm te kunnen geven.

In de meerjarige begroting is geen specifiek budget opgenomen voor burgerberaden in de toekomst. Dat betekent dat hier bij een volgend burgerberaad apart budget voor moet worden vrijgemaakt door de raad.

Duurzaamheid nvt

pagina 5 van 6

Financiën Aan het besluit over de evaluatie zijn geen financiële consequenties verbonden. Als in de toekomst wordt besloten tot het organiseren van een nieuw burgerberaad, zullen daar op dat moment financiële middelen voor moeten worden vrijgemaakt.

Samenwerking en communicatie Het burgerberaad is mede op initiatief van inwoners tot stand gekomen. De organisatie van het burgerberaad lag in handen van de ‘begeleidingsgroep’. Ook deze groep bestond grotendeels uit inwoners. De begeleidingsgroep heeft de Haagse Hogeschool en de Hogeschool van Amsterdam gevraagd om te zorgen voor een gedegen evaluatie. Dit was onderdeel van de opdracht die de raad aan de begeleidingsgroep gegeven heeft. Het gehele traject van totstandkoming van het burgerberaad tot aan de evaluatie is daarmee een samenwerking geweest tussen gemeente en inwoners. Het evaluatierapport wordt, na besluitvorming, op de website geplaatst en per mail gedeeld met de inwoners die deel hebben genomen aan het burgerberaad.

Planning/uitvoering Dit besluit betreft enkel de evaluatie van het burgerberaad. Het gaat niet over de inhoud van de adviezen over afvalinzameling die het burgerberaad heeft opgesteld. Besluitvorming over de adviezen volgt een eigen planning, conform het raadsbesluit van 28 november 2024. Na besluitvorming over de evaluatie verwerkt de ambtelijke organisatie alle informatie in een intern document. Deze kan gebruikt worden als handleiding bij een eventueel volgend burgerberaad.

Bijlage(n) 1. 2. 3. 4.

Aanbiedingsbrief begeleidingsgroep Evaluatierapport burgerberaad Evaluatierapport werkgroep en begeleidingsgroep Voorstel voor een Heemsteeds burgerberaad (raadsbesluit 8 juni 2023)

pagina 6 van 6