Collegebesluit - Onderzoek vastgoed gemeentelijke gebouwen en gronden.pdf

Collegebesluit Collegevergadering: 19 april 2022

Zaaknummer Team Portefeuillehouder Openbaarheid

: : : :

1020795 Ruimtelijk Beleid Heemstede A.P. van der Have Actief openbaar

ONDERWERP Onderzoek vastgoed gemeentelijke gebouwen en gronden SAMENVATTING De gemeente Heemstede wenst een duidelijk en volledig inzicht te krijgen in de eigen onroerend goedportefeuille. Onlangs is het onderzoek afgerond naar de uitvoering van het vastgoedbeheer. JURIDISCH EN BELEIDSKADER Het besluit begroting en verantwoording verplicht provincies en gemeenten tot het veststellen van beleid ten aanzien van kapitaalgoederen. BESLUIT B&W 1. Het uitgevoerde onderzoek van Metafoor Vastgoed en Software naar het beheer van het huidige vastgoed voor kennisgeving aan nemen; 2. Het beheer van het gemeentelijk vastgoed verder op orde te brengen door: - een vastgoedbeheersysteem aan te schaffen en de formatie ten aanzien van vastgoed beheer op orde te brengen. - de kosten hiervan voor 2022 incidenteel te dekken uit de lopende begroting en de raad voor te stellen de structurele kosten te verwerken bij de begroting 2023. 3. Het besluit ter kennisname te brengen van de commissie Middelen (Cstuk). AANLEIDING De gemeente Heemstede heeft een groot aantal eigendommen. De onroerend goed portefeuille vermeldt 128 objecten (bebouwde en onbebouwde percelen) met uiteenlopende bestemmingen en functies. Deze objecten zijn deels voor eigen gebruik en worden deels verhuurd of in gebruik gegeven.

Het vastgoed van een gemeente wordt meestal aangehouden om een ondersteunde rol te kunnen vervullen in het realiseren van beleidsdoelstellingen van de gemeente. Door de accountant van de gemeente wordt geadviseerd een centrale registratie van de (verhuurbare) eenheden bij te houden middels een contract- of capaciteitsregister. Van belang is dat de registratie en het beheer van de gemeentelijke eigendommen op orde is. De basisinformatie moet volledig zijn en makkelijk raadpleegbaar. De gemeente Heemstede heeft geen vastgoedafdeling en de informatie over de onroerend goedportefeuille is over diverse afdelingen versnipperd. Aan Metafoor Vastgoed en Software (hierna te noemen: Metafoor) is daarom gevraagd te inventariseren welke objecten de gemeente in eigendom heeft, welke objecten de gemeente van derde partijen huurt en welke contracten er zijn per object. Per

1020795

1/4

Collegebesluit Collegevergadering: 19 april 2022

object is informatie geanalyseerd en verwerkt in een Excel-overzicht waaruit de vervolgstappen per object naar voren komen. De inventarisatie is nu afgerond. Daarmee heeft de gemeente Heemstede weer inzicht in haar vastgoedportefeuille. Om dit inzicht te behouden wordt door Metafoor geadviseerd de volgende vervolgstappen te zetten: -

-

-

-

Aanschaf vastgoedbeheersysteem Zorg voor een vastgoedbeheersysteem waarin alle objecten en de daarbij behorende belangrijkste documenten en acties worden samengebracht. Dit vergroot het inzicht in de portefeuille en vergemakkelijkt het beheer. Contracten updaten en gebruik standaardovereenkomsten Uit de inventarisatie komt naar voren dat veel objecten geen of oude contracten kennen. Op basis van de inventarisatie dient per pand gekeken te worden of het zinvol is een nieuw contract op te stellen of te vernieuwen. Daarbij is het van belang om te zorgen voor een reeks standaard overeenkomsten voor nieuw af te sluiten contracten. Afstemming en aanvulling Afstemming met afdeling vastgoedbeheer om de inventarisatie aan te vullen met een technische staat van de objecten, bij voorkeur door de inzet van een MJOP per pand. Besproken dient te worden of er een koppeling moet komen tussen het vastgoedbeheersysteem en het onderhoudsprogramma. Extra medewerkers Gelet op de omvangrijke taak om het vastgoed inzichtelijk te houden en tevens de contracten op orde te krijgen, wordt geadviseerd het aantal medewerkers uit te breiden naar 2 fte.

MOTIVERING Het is van belang om de gemeenteraad te informeren over de status quo van het vastgoedbeheer De gemeenteraad zal vanuit haar rol het vastgoedbeleid controleren en voorzien van kaders. Vanuit dit perspectief is het goed de raad te informeren over de stand van zaken. Het is noodzakelijk het vastgoedbeheer verder te professionaliseren Vanuit de bijzondere publieke rol die de gemeente als eigenaar heeft als eigenaar van grond en gebouwen is het van belang om een gelegitimeerde, zorgvuldige, transparante en (kosten)efficiënte handelswijze te volgen voor het beheer. Een vastgoedbeheersysteem geeft zicht op aard, omvang en onderhoudstoestand van het vastgoed. Voorgestelde verbetering maakt dat de controlefunctie verbetert Bij controle van de jaarrekening 2020 en het accountantsverslag 2020 is over het vastgoed aangegeven dat de centrale registratie van verhuurbare eenheden onvoldoende in zicht is. Door de accountant wordt geadviseerd een centrale registratie van de verhuurbare eenheden bij te houden middels een contract- of capaciteitsregister. In een vastgoedbeheersysteem worden de contracten centraal geregistreerd en beheerd en daarmee wordt aan de vereisten van de accountant voldaan.

1020795

2/4

Collegebesluit Collegevergadering: 19 april 2022

Uit onderzoek blijkt dat contractbeheer verbetering behoeft Uit de analyse komt naar voren dat contracten zijn verouderd en ontbreken. Er blijkt een verscheidenheid aan contractuele afspraken. Contracten zijn niet centraal gearchiveerd. Dit is een direct gevolg van de afwezigheid van enige centrale aansturing in het verleden. Goed vastgoed beheer vraagt om voldoende capaciteit In vergelijking met andere gemeenten met een vergelijkbare onroerend goedportefeuille heeft de gemeente Heemstede weinig formatie beschikbaar. Op dit moment is 0,7 fte beschikbaar. Noodzakelijk is 2 fte. De verwachting is dat met een extra fte de verbetering van het contractmanagement haalbaar is en zal leiden tot een betere balans tussen de uitgaven aan het beheer van het vastgoed en de inkomsten uit de huurderving. FINANCIËN De softwarekosten bedragen eenmalig € 2.200 in 2022 en structureel € 6.500 per jaar. Voorgesteld wordt de structurele lasten te verwerken in (meerjaren)begroting vanaf 2023 en de kosten 2022 (software € 2.200 en licentie € 3.250) te betrekken bij het subtaakveld 80307 Gebouwen en Gronden. Over 2022 wordt de begroting niet aangepast in verband met de ondergrens van € 25.000 die in het BBV “doorontwikkeling P&C cyclus en -producten” is afgesproken.

De kosten voor de uitbreiding formatie voor 2022 incidenteel te dekken uit de lopende begroting en de raad voor te stellen de structurele kosten te verwerken bij de begroting 2023. Tabel financiële consequenties van de beslispunten Lasten (x € 1.000) Product I/S 2022 Software Gebouwen en Gronden I 2.200 Huur Gebouwen en Gronden S 3.250 Totaal 5.450

2023

2024

0 6.500 6.500

0 6.500 6.500

DUURZAAMHEID Een koppeling tussen een vastgoedbeheersysteem en het onderhoudsprogramma geeft een compleet inzicht in de onroerend goedportefeuille. Op deze wijze kunnen logische momenten worden gekozen voor verduurzamingsmaatregelen (DJMOP). UITVOERING Een Programma van Eisen wordt opgesteld om te komen tot het selecteren van partijen en de aanschaf van een vastgoedbeheersysteem. Deze werkzaamheden vinden nog plaats en zullen resulteren in een programma van eisen, zowel functioneel als technisch (ICT). COMMUNICATIE Niet van toepassing BIJLAGEN - Metafoor Vastgoed en Software Advies beheer en gebouwen, gronden en overig vastgoed gemeente Heemstede d.d. 8 april 2022

1020795

3/4

2025 0 6.500 6.500

Collegebesluit Collegevergadering: 19 april 2022

- Inventarisatie panden en overeenkomsten - Analyse inventarisatie portefeuille

1020795

4/4