Bijlage 4a. Opdracht en eindrapport toekomstbestendigheid GBKZ.pdf

Opdracht toekomstbestendigheid GBKZ Aanleiding De Gemeenschappelijke regeling Gemeentelijke belastingen Kennemerland Zuid (GBKZ) is in 2007 opgericht tussen de gemeenten Bennebroek, Bloemendaal, Haarlemmerliede en Spaarnwoude, Heemstede en Zandvoort. Door gemeentelijke fusies nemen nu alleen Bloemendaal, Heemstede en Zandvoort deel aan de regeling. Vanaf 1 januari 2018 is de gemeente Zandvoort ambtelijk gefuseerd met de gemeente Haarlem. Bij de start van de ambtelijke samenwerking met Haarlem is besloten de bestaande gemeenschappelijke regelingen ongewijzigd te houden tot na de evaluatie. Inmiddels heeft de evaluatie plaatsgevonden en is besloten de ambtelijke samenwerking met Haarlem voort te zetten. De komende jaren wordt gekeken hoe de werkprocessen verder geharmoniseerd kunnen worden. Onderdeel hiervan is ook belastingen en heffingen. De gemeente Haarlem heeft deze belegd bij de GR Cocensus. Het lijkt nu een goed om moment ten aanzien van GBKZ een onderzoek te starten. Dit onderzoek spitst zich toe op de vraag in hoeverre GBKZ voldoende toekomstbestendig is.

Relevante kaders bij opdracht • • • •

Gemeenschappelijke regeling Gemeentelijke belastingen Kennemerland Zuid Nota grip op samenwerking (Bloemendaal) Nota verbonden partijen (Heemstede) Nota verbonden partijen (Zandvoort)

Uitwerking van de opdracht Er loopt een aantal sporen naast elkaar: 1.

2. 3.

4.

Een duidelijk beschrijving van de huidige situatie ten aanzien van gemeentelijke belastingen. Een analyse van de kosten, kwetsbaarheid, kwaliteit en governance. Er moet een duiding komen van: • Aantal aanslagen • Aantal bijgestelde aanslagen • Gemaakte kosten • Formatie • Uitkomsten medewerkerstevredenheidonderzoeken • Aantal bezwaren • Etc. Vergelijking GBKZ met situatie van gemeenten met een vergelijkbaar aantal inwoners om te beoordelen of er nog andere opties zijn om te onderzoeken. Onderzoek naar mogelijkheden om in de toekomst de gemeentelijke belastingen te organiseren. a. Voortzetten GBKZ met 2 gemeenten, als alleen gemeente Zandvoort uitstapt. b. Gemeentelijke belastingen onderbrengen bij de Bollenstreek c. Gemeentelijke belastingen onderbrengen bij Cocensus. d. Gemeentelijke belastingen onderbrengen bij Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland (BSGR) e. Eventueel een vijfde optie, afhankelijk van uitkomsten onderzoeksvraag 2. Een beschrijving van de mogelijkheden die er zijn voor de positionering van de belastingheffing en inning, waarbij in ieder geval gekeken wordt naar het volgende: a. Uitkomsten deelvraag 1 en 3 met elkaar vergelijken en beoordelen wat een toekomstbestendige oplossing is voor de gemeenten Bloemendaal, Heemstede en Zandvoort. Hoe verhouden uitkomsten zich tot kosten, kwetsbaarheid, kwaliteit en governance.

b.

Welke gevolgen hebben de verschillende opties voor zowel de deelnemende gemeenten, als specifiek de centrumgemeente.

1. Beschrijving van de huidige situatie van gemeentelijke belastingen Om de verschillende opties goed met elkaar te kunnen vergelijken is het belangrijk om te weten wat de huidige situatie is. Bij deze deelvraag wordt de huidige situatie goed beschreven en objectieve parameters uitgewerkt.

2. Vergelijking GBKZ met situatie van gemeenten met vergelijkbaar aantal inwoners Op voorhand is in de regio beoordeeld welke mogelijkheden de gemeenten hebben om hun gemeentelijke belastingen onder te brengen. Met deze deelvraag wordt beoordeeld of naast de reeds genoemde te onderzoeken mogelijkheden nog een andere mogelijkheid het onderzoeken waard is.

3. Onderzoek naar mogelijkheden om in de toekomst de gemeentelijke belastingen te organiseren Conform deelvraag één wordt voor de verschillende opties onderzocht en beschreven wat de verschillende scenario’s zijn. Input hiervoor zijn de ratio’s die uit deelvraag 1 naar voren komen.

4. Uitkomsten van verschillende onderzoeken met elkaar vergelijken De verschillende worden met elkaar vergeleken en er wordt een advies gegeven over de toekomstbestendigheid van de verschillende opties. Bij overgang naar een andere situatie dan de huidige, moeten wel rekening gehouden worden met frictiekosten. Daarnaast is veel personeel verbonden aan GBKZ. Een wijziging van de huidige situatie kan ook een wijziging voor personeel inhouden.

Afbakening van de opdracht De opdracht wordt uitgezet bij een extern bureau. Intern wordt zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau een werkgroep/stuurgroep geformeerd. Uitgangspunt is dat de opdracht voor alle drie de gemeenten hetzelfde luidt. Uiteindelijk besluit n.a.v. onderzoek kan per gemeente verschillend zijn. Als centrumgemeente is de gemeente Bloemendaal trekker van deze opdracht.

Verantwoordelijkheden Uitgangspunt is dat de opdracht van de evaluatie voor beide gemeenten gelijk zijn. Om dit te bereiken, is het belangrijk dat alle gemeenten op alle fronten vertegenwoordigd zijn. Daarbij is afstemming tussen de gemeenten bij opdrachtverstrekking, tussentijdse gesprekken en uitkomst onderzoek cruciaal. Er komt een stuurgroep waar ambtelijke opdrachtgevers en opdrachtnemers regulier met elkaar afstemmen. Daarnaast wordt in een gezamenlijk portefeuilleoverleg bestuurlijk afstemming gezocht.

Bestuurlijk opdrachtgever • • •

Bloemendaal: Nico Heijink Heemstede: Arianne de Wit-van der Linde Zandvoort: Gert-Jan Bluijs

Ambtelijk opdrachtgever Paul Dubbe

Opdrachtnemer • • •

Bloemendaal: strategisch adviseur Heemstede: concerncontroller Zandvoort: strategisch adviseur P&C

Stuurgroep -

Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Opdrachtnemers

Werkgroep -

Opdrachtnemers Manager GBKZ Een afvaardiging van team financiën van elke gemeente.

Planning 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Ambtelijk afstemmen opdracht Bestuurlijk afstemmen opdracht Bestuurlijke besluitvorming opdracht in colleges Verzorgen communicatie richting gemeenteraden Uitzetten opdracht bij extern bureau (aanbesteding nodig?) Uitkomsten onderzoek ambtelijk afstemmen Uitkomsten onderzoek bestuurlijk afstemmen Voorstel voor toekomst uitzetten naar verschillende gemeenteraden