ANONIEM RB 20210527 Kader voor de ambtelijke samenwerking Heemstede - Bloemendaal.pdf

Heemstede

Raadsbesluit Raadsvergadering:

ONDERWERP Kader voor de ambtelijke samenwerking Heemstede - Bloemendaal

SAMENVATTING De gemeente Heemstede is een zelfstandige gemeente en wil dat blijven. De gemeente werkt bestuurlijk samen met diverse andere gemeenten en overheden op verschillende terreinen omdat (brede) regionale samenwerking onontbeerlijk is voor een optimale dienstverlening aan inwoners en bestuurskracht als zelfstandige gemeente. De ambtelijke samenwerking met de gemeente Bloemendaal op het terrein van bedrijfsvoering draagt ook bij aan deze doelstelling. De ambtelijke samenwerking is afgelopen jaren organisch tot stand gekomen en praktisch van aard. Om de samenwerking af te bakenen is een kader opgesteld, mede op basis van de zienswijzen van de beide Raden. De huidige samenwerkingsovereenkomst is aangepast aan dit kader. Een concept daarvan is bijgevoegd.

JURIDISCH EN BELEIDSKADER Niet van toepassing. BESLUIT B&W 1. In te stemmen met het kader voor de ambtelijke samenwerking Heemstede Bloemendaal en de raad voor te stellen dit kader vast te stellen; 2. Het besluit onder 1. voor te leggen aan de commissie Middelen voor advies aan de Raad (A-stuk); 3. In te stemmen met het concept 'gewijzigde samenwerkingsovereenkomst uitwisselen van kennis, kunde en capaciteit gemeenten Heemstede en Bloemendaal'; 4. Het besluit onder 3. voor te leggen aan de commissie Middelen om haar zienswijze kenbaar te maken (B-stuk); 5. In te stemmen met het beschreven vervolgproces.

BESLUIT RAAD De raad van de gemeente Heemstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 10 september 2019

besluit: Het kader voor de ambtelijke

Heemstede - Bloemendaal vast te stellen.

De raad voomoemd,

717795

1/7

Heemstede

Raadsbesluit Raadsvergadering:

AANLEIDING In 2013 is de gemeente Heemstede gestart met een ambtelijke samenwerking met de gemeente Bloemendaal. De hoofddoelstellingen waren: het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening, het verminderen van kwetsbaarheid en betere ‘prijs-kwaliteitverhouding’ (meer inhoud met relatief minder capaciteit en minder meerkosten) te realiseren. Als randvoorwaarde is gesteld dat de samenwerking ontvlochten moet kunnen worden. De samenwerking heeft zich vooral gericht op afdelingen bedrijfsvoering. De afgelopen jaren is de Raad regelmatig tussentijds geïnformeerd door middel van 7 voortgangsrapportages.

De Raad van Heemstede heeft voor de gemeenteraadsverkiezingen van 2018 een overdrachtsnotitie gemaakt voor de nieuwe Raad met stellingen en vragen. Daarnaast is in 2017 een Rekenkamerrapport uitgebracht over de ambtelijke samenwerking. Uit beide stukken kwam een duidelijke wens naar voren om meer transparantie, informatie en grip op de samenwerking. Naar aanleiding hiervan is, als eerste stap, een informatiebijeenkomst georganiseerd voor beide Raden op 10 januari jongstleden waarin een presentatie is gegeven over de huidige stand van zaken en de knelpunten. Het College heeft met nieuwe initiatieven voor verdere ambtelijke vervlechting een pas op de plaats gemaakt in afwachting van de Raadsgesprekken in beide gemeenten over het verdere perspectief van de samenwerking.

Op 31 januari en 13 februari 2019 is de overdrachtsnotitie besproken in respectievelijk de Raad en de commissie Middelen van de gemeente Heemstede. Hierbij is een reeks vragen gesteld, die onder andere beantwoord zijn in factsheets per afdeling. De commissie heeft tevens gevraagd naar de visie van het college op de ambtelijke samenwerking. In de commissie Middelen van 3 april 2019 is een zienswijze opgehaald naar aanleiding van de notitie ‘richtinggevend kader voor ambtelijke samenwerking’. Op basis van deze zienswijzen is bijgaand kader voor de ambtelijke samenwerking Heemstede - Bloemendaal opgesteld (bijlage 1). Tevens wordt hierbij het vervolgproces geschetst. KADER Het college ziet een gemeente met een toekomstbestendige organisatie - die opgavegericht werkt, bredere regionale samenwerking zoekt en een stevige bedrijfsvoering vorm geeft als het beste antwoord voor een optimale bestuurskracht als zelfstandige gemeente. Met opgavegericht werken wordt bedoeld een organisatie die opgaves centraal stelt, daarop is ingericht en daardoor in staat is goed in te spelen op de nieuwe vragen en taken voor de gemeente. Het RKC rapport, de ervaring tot nu toe en de zienswijzen vanuit de raden zijn de basis geweest voor het voorgestelde kader voor ambtelijke samenwerking. Hierop wordt hieronder nader ingegaan. Voor de tekst van het kader en de toelichting zij verwezen naar bijlage 1.

ACHTERGROND Rekenkamer Eind november 2017 heeft de rekenkamercommissie een rapport uitgebracht over de ambtelijke samenwerking met de gemeente Bloemendaal. De belangrijkste aanbevelingen waren: • Maak nog in deze raadsperiode de doelen en toetsingscriteria van de huidige samenwerking met Bloemendaal expliciet en zorg voor een duidelijke planning, voor een eenduidige sturing en voor heldere verantwoordelijkheden. De mogelijkheid om te ontvlechten moet hierbij een uitgangspunt zijn. Betrek de Raad actief bij dit onderwerp door de bovengenoemde doelen en toetsingscriteria als B-stuk aan te bieden. Breng voor het eind van deze raadstermijn in kaart welke samenwerkingsvormen (bestuurlijke fusie, ambtelijke samenwerking, ambtelijke fusie of een eventuele

717795

2/7

Heemstede

Raadsbesluit Raadsvergadering:

andere vorm) er mogelijk zijn voor Heemstede en Bloemendaal. Geef de voor- en nadelen aan van de verschillende samenwerkingsvormen. Breng zo mogelijk tevens in kaart de personele en financiële gevolgen. In de volgende raadstermijn kan dan besluitvorming plaatsvinden. De rekenkamercommissie beveelt aan om na de hierboven aanbevolen besluitvorming in de Raad een routeplan op te stellen waarin de kaders, de gekozen samenwerkingsvorm en het tempo van de samenwerking zijn uitgewerkt inclusief de afhankelijkheden en risico's. Meer in detail beveelt de rekenkamercommissie aan om aandacht te besteden aan informatisering en automatisering: neem in een volgende voortgangsrapportage de stand van zaken omtrent de ontwikkeling van automatisering (GRIT) en informatisering op, waarbij de nadruk ligt op de toekomstbestendigheid en de strategie van beide (gezamenlijke) taakgebieden. Neem de Raad mee in dit dossier.

Het rapport van de Rekenkamer is besproken in de commissie Middelen van 13 december 2017 en in de Raadsvergadering van 20 december 2017.

Zienswijze raden Over de notitie ‘richtinggevend kader ambtelijke samenwerking’, waarin het college een voorzet schetste op de visie op de samenwerking, hebben beide Raden hun zienswijzen gegeven. De Raad van Heemstede heeft op hoofdlijnen de volgende zienswijze gegeven: • Heroverwegen huidige overeenkomst met Bloemendaal, werken met SLA’s • Beheersbaarheid en meetbaarheid van toegevoegde waarde van de ambtelijke samenwerking, SMART • Visie op samenwerkingsmogelijkheden met andere gemeenten binnen de regio of de MRA • Beleid zelfstandig • Ontvlechten per eenheid, wat zijn de risico’s en kosten? • Geen verdere vervlechting • Bijeenkomst gemeenteraden Heemstede en Bloemendaal • Groenlinks heeft daarnaast nog aangegeven een gesprek te willen met de ambtenaren over de ambtelijke samenwerking. De Raad van Bloemendaal heeft op hoofdlijnen de volgende zienswijze gegeven: • Er is een positieve grondhouding ten opzichte van de samenwerking; • Wat is het risico op meerkosten? De beheersbaarheid moet worden vergroot, onder andere via een duidelijke aansturing van de teams. • Een juiste prijs-/kwaliteit verhouding toevoegen als onderdeel van het kader. De samenwerking is er ook bij gebaat dat voordelen van de samenwerking transparant en te kwalificeren zijn.

• In hoeverre leidt de eis tot ontvlechting juist tot meerkosten? En waarom de samenwerking beperken tot bedrijfsvoering? • Samenwerken waarborgt de zelfstandigheid maar de Raad moet wel haar kaderstellende taak kunnen blijven uitvoeren. • Maak concreet wat de samenwerking bijdraagt aan het aantrekkelijk werkgeverschap. • Wat zijn per huidig vervlochten team de (financiële) risico's van ontvlechten? • Zorg bij gemeenschappelijk gebruik van middelen, zoals bedrijfsauto’s en bedrijfskleding, dat inwoners van beide gemeenten zich erin moeten kunnen herkennen.

717795

3/7

Raadsbesluit

Heemstede

Raadsvergadering:

Ervaringen ambtelijke organisatie tot nu toe Op 10 januari is een presentatie gegeven aan beide gemeenteraden over de ervaringen tot nu toe. De gemeentesecretarissen hebben het volgende beeld geschetst.

Positief • Door de samenwerking is de kwetsbaarheid verminderd en is er meer stevigheid en flexibiliteit in de inzet van capaciteit. Bijvoorbeeld; functies waarvan een gemeente er maar 1 of 2 heeft zijn bij ziekte en verlof kwetsbaar. Dit kan in vervlochten teams nu onderling worden opgevangen. • Aantrekkelijk werkgeverschap; meer loopbaanmogelijkheden voor medewerkers. Doordat de bedrijfsvoeringsafdelingen vervlochten zijn en dus groter, bestaat binnen deze afdelingen meer ruimte voor ontwikkeling en loopbaan. • Er wordt actief kennis gedeeld en uitgewisseld. Voordeel is dat nieuwe onderwerpen/ontwikkelingen niet twee keer uitgedacht hoeven te worden. Bijvoorbeeld de Omgevingswet en de implementatie van de Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren. • Door samenwerking in de bedrijfsvoering kunnen bedrijfsprocessen verder worden geoptimaliseerd en kunnen applicaties gezamenlijk gebruikt worden, waardoor de beheerlast afneemt en efficiency toeneemt. Aandachtspunten • De informele manier van organiseren geeft minder zicht op budget en formatie en daardoor is er onduidelijkheid over budgetbeheer en de inzet van personeel. • Dit brengt ook fiscale risico’s met zich mee. Het fiscale risico is dat als personeel ter beschikking wordt gesteld aan een andere gemeente, er sprake kan zijn van een BTW belaste prestatie.

Om deze BTW heffing te voorkomen is gekozen om de inzet van personeel naar elkaar niet te factureren. • Het werken voor besturen kan complex zijn: het vergt extra competenties van medewerkers. • De planning van de bestuurlijke agenda loopt niet synchroon. Dit kan de voortgang en / of bestuurlijke afhandeling van gezamenlijke onderwerpen bemoeilijken. Reactie op zienswijzen gemeenteraden Heemstede en Bloemendaal Onderstaand wordt een korte reactie gegeven op de zienswijze van de Raad, voor zover daar nog niet eerder op is ingegaan:

• Heroverwegen huidige overeenkomst met Bloemendaal, werken met SLA's Het college stelt voor de samenwerkingsovereenkomst te herzien en daarin de samenwerking (= vervlechting van teams) af te bakenen en te beperken tot de huidige samenwerking (zie concept in bijlage). Het college wil daarbij recht blijven doen aan de afspraken met de Ondernemingsraden. Een Service Level Agreement (SLA) is een contract tussen de leverancier en klant met de afgesproken voorwaarden. In die betekenis is een SLA geen passend alternatief om de samenwerking vorm te geven. Dit is alleen passend als de bedrijfsvoering in een aparte uitvoeringsorganisatie wordt ondergebracht. Dit betekent dat medewerkers niet meer in dienst zijn van de gemeenten maar in dienst van de uitvoeringsorganisatie. Hierdoor ontstaat een klant - leverancier relatie. Dit kan een toekomstig scenario zijn. (Zie verder hieronder bij Vervolgproces).

Beheersbaarheid en meetbaarheid van toegevoegde waarde van de ambtelijke samenwerking, SMART, prijs-Zkwaliteitsverhouding, aansturing Om een meetbare en beheersbare samenwerking goed te kunnen organiseren met een heldere aansturing zijn verschillende vormen mogelijk, zoals bijvoorbeeld een ‘regeling •

717795

4/7

Raadsbesluit

Heemstede

Raadsvergadering:

zonder meer1, zijnde de lichtste vorm van een Gemeenschappelijke Regeling. Een dergelijke variant geeft de mogelijkheid voor: o Inzicht bij de P&C cyclus (jaarrekening, voorjaars- en najaarsnota, begroting) op budget, formatie en resultaat voor de Gemeenteraad, o Samenwerking die voldoet aan fiscale wet- en regelgeving, o Budgetbeheer dat transparant en efficiënt is. Hierbij moet worden opgemerkt dat het beter meetbaar en beheersbaar maken van de samenwerking op gespannen voet staat met de mogelijkheid om makkelijker te ontvlechten. Destijds is juist gekozen voor de huidige samenwerkingsovereenkomst om ontvlechting gemakkelijk mogelijk te maken. Zie verder hieronder, onder Vervolgproces. Visie op samenwerkingsmogelijkheden met andere gemeenten binnen de regio of de MRA Brede regionale samenwerking is noodzakelijk, breder dan alleen Bloemendaal en Heemstede, om kennis en capaciteit te bundelen, grotere doelen te kunnen realiseren en om het belang van Heemstede als onderdeel van de subregio Zuid Kennemeriand in de Metropool Regio Amsterdam te kunnen agenderen. Het kan hierbij gaan om bijvoorbeeld inhoudelijke thema’s zoals de implementatie van nieuwe wet- en regelgeving zoals de Omgevingswet of bereikbaarheid in de regio. Het kan ook gaan om het verbreden van de samenwerking in de bedrijfsvoering zoals bijvoorbeeld bij Informatisering en Automatisering.

In de bijlagen zijn de huidige samenwerkingsverbanden met andere gemeenten weergegeven.

•

• Beleidsruimte/kaderstellende ml van de Raad moet worden gehandhaafd De samenwerking met Bloemendaal begeeft zich op het terrein van bedrijfsvoering en handhaving openbare ruimte. Deze samenwerking heeft de beleidsvrijheid of de kaderstellende rol van de Raad niet beperkt. In de herziene concept samenwerkingsovereenkomst wordt de huidige samenwerking vastgelegd en - in lijn met de zienswijze van de Raad - afgebakend en beperkt tot bedrijfsvoering en handhaving openbare ruimte waar het gaat om samenvoegen (=vervlechten) van teams.

• Ontvlechten per eenheid, wat zijn de risico’s en kosten? Het College heeft aangegeven dat voor de beantwoording van deze vraag extern onderzoek noodzakelijk zal zijn. Indien de Raad dit onderzoek wenselijk acht, zal een voorstel terzake de daarvoor benodigde financiële middelen aan de Raad worden aangeboden. De kosten voor ontvlechting van het team Informatisering zijn al eerder globaal onderzocht en met de Raad gedeeld. In algemene zin heeft ontvlechting de volgende risico’s: De bestuurskracht wordt verminderd als een stevige bedrijfsvoering wordt aangetast; Er ontstaat een risico voor de continuïteit van de betreffende taken; Er bestaat geen vanzelfsprekendheid dat andere gemeenten op het gebied van bedrijfsvoering willen samenwerken met Heemstede of Bloemendaal; De (meer)kosten op het gebied van bedrijfsvoering nemen toe aangezien taken weer alleen opgepakt moeten worden;

• In welke mate draagt de samenwerking bij aan aantrekkelijk werkgeverschap? Het aantrekkelijk werkgeverschap is mede gelegen in het feit dat medewerkers kunnen werken voor 2 besturen en zich daarmee in een bredere context kunnen ontwikkelen. Ontwikkelingsmogelijkheden zijn in algemene zin een belangrijke factor voor de wervingskracht van de gemeente. Veelal willen medewerkers - vooral in de startfase van hun carrière - zich inhoudelijk breed oriënteren en ontwikkelen, om vervolgens de sprong naar een grotere gemeente te maken om te verdiepen en / of te specialiseren. Daarin zit

717795

5/7

Heemstede

Raadsbesluit Raadsvergadering:

onze kracht. Gelukkig blijven medewerkers ook vaak, omdat ze de charme van werken in onze context hebben ontdekt. Sinds 2016 zijn bij de vervlochten teams 13 nieuwe medewerkers in dienst gekomen die bewust hebben gekozen om in deze constellatie te werken. Groenlinks heeft aangegeven een gesprek te willen met de ambtenaren over de ambtelijke samenwerking. Aan dit verzoek is gehoor gegeven.

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST - zienswijze In het najaar 2016 hebben de Ondernemingsraden van beide gemeenten aangedrongen op de totstandkoming van een samenwerkingsovereenkomst om zodoende de rechten van de medewerkers werkzaam bij beide gemeenten te borgen. Daarom is destijds een privaatrechtelijke samenwerkingsovereenkomst gesloten. Er is niet gekozen voor een GR of lichte GR ('regeling zonder meer’) omdat de Raad heeft aangegeven dat ontvlechting mogelijk moest zijn. Naar aanleiding van de zienswijze van de Raad en inhoudelijk aansluitend bij het concept kader, is een nieuwe concept ‘gewijzigde samenwerkingsovereenkomst uitwisselen van kennis, kunde en capaciteit gemeenten Heemstede en Bloemendaal' opgesteld. Deze heeft als doel om medewerkers zekerheid te bieden in de samenwerking en te voorkomen dat voor iedere inzet over en weer een detacheringsovereenkomst opgesteld moest worden of de inzet van personeel naar elkaar gefactureerd wordt (zie hierboven met betrekking tot BTW-risico).

De Raad wordt gevraagd hierop een zienswijze te geven. Ook de Ondernemingsraden zullen een zienswijze worden gevraagd, gezien de met hen overeengekomen rol in het samenwerkingsproces en hun rol bij het opstellen van de samenwerkingsovereenkomst in 2016. Op grond hiervan zullen de Colleges een definitieve samenwerkingsovereenkomst vaststellen.

FINANCIËN Het kader kent geen financiële consequenties. Ervan uitgaande dat Bloemendaal en Heemstede beide kunnen instemmen met de aanpassing van de samenwerkingsovereenkomst, zijn er geen financiële consequenties naar elkaar op basis van de huidige samenwerkingsovereenkomst. VERVOLGPROCES Toekomstbestendige bedrijfsvoering / vormkeuze (stap 2) Met vaststelling van het kader en wijziging van de samenwerkingsovereenkomst is de samenwerking in de vorm van vervlochten teams afgebakend tot Communicatie, P&O, Facilitaire Zaken, Financiële Administratie, Informatisering en Handhaving openbare ruimte. De raden hebben - mede naar aanleiding van de aanbevelingen van de rekenkamergevraagd de meetbaarheid, beheersbaarheid en transparantie van de ambtelijke samenwerking te vergroten. Daarvoor is nodig een formele vorm te bepalen voor de samenwerking. In de volgende stap zal de Raad dan ook enkele opties worden aangeboden - met beschrijving van voor- en nadelen - die tegemoet komen aan deze wensen waarop een zienswijze zal worden gevraagd. Als het gaat om Informatisering zullen ook de aanbevelingen van het Gateway-rapport bij de afweging worden betrokken. Eventuele personele consequenties zullen vanzelfsprekend geduid en beoordeeld moeten worden samen met de Ondernemingsraden en de vakbond.

Aan de hand van het vastgestelde kader zal uiterlijk in het eerste halfjaar van 2020 een voorstel voor een toekomstbestendige bedrijfsvoering voor zienswijze aan de Raad worden voorgelegd.

717795

6/7

Heemstede

Raadsbesluit Raadsvergadering:

PARTICIPATIE EN COMMUNICATIE Na vaststelling van het kader voor samenwerking zullen intern alle medewerkers, de leden van de Ondernemingsraad en het de commissie voor het Georganiseerd Overleg worden geïnformeerd. DUURZAAMHEID n.v.t.

BIJLAGEN • Kenmerk: 717813 onderwerp: Kader voor de ambtelijke samenwerking Heemstede - Bloemendaal • Kenmerk: 717815 onderwerp: Concept gewijzigde samenwerkingsovereenkomst uitwisselen van kennis, kunde en capaciteit gemeenten Heemstede en Bloemendaal • Kenmerk: 717942 onderwerp: Huidige samenwerkingsovereenkomst uitwisselen van kennis, kunde en capaciteit gemeenten Heemstede en Bloemendaal • Kenmerk: 717817 onderwerp: Overzicht reeds bestaande samenwerking in de regio. • Kenmerk: 714987 onderwerp: Richtinggevend kader d.d. maart 2019 • Kenmerk: 717801 onderwerp: Brief met onderwerp ‘gemeentelijke samenwerking’ van de provincie Noord-Holland d.d. 15 april 2019, kenmerk 1198606/1198609. • Kenmerk: 713149 onderwerp: Overdrachtsnotitie ambtelijke samenwerking van de Raad Heemstede.

717795

7/7