Raadsmemo Aanbiedingsbrief tussentijds oordeel Interbestuurlijk Toezicht (IBT) archief- en informatiebeheer

aan: datum: onderwerp:

de raad 24 februari 2026 Aanbiedingsbrief tussentijds oordeel Interbestuurlijk Toezicht (IBT) archief- en informatiebeheer van: het college openbaar: ja registratienr.: D/2025/766780 aantal bijlage(n): 3

In het kader van horizontale verantwoording, treft u hierbij ter kennisname aan de brief van de Provincie Noord-Hollands inzake het tussentijds oordeel Interbestuurlijk Toezicht Informatie- en Archiefbeheer (16 december 2025, D/2025/489835). Toelichting: Met dit bericht informeert het college u over ontwikkelingen in het kader van het verscherpte toezicht dat de Provincie heeft gehouden op het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Heemskerk. Op basis van artikel 3 van de Regeling Informatiebeheer gemeente Heemskerk 2025, sturen wij deze informatie door aan de gemeenteraad. De gemeente Heemskerk wil haar dienstverlening aan de inwoner efficiënt, professioneel en doelgericht uit kunnen voeren. Om dat te kunnen doen, moet de organisatie ervoor zorgen dat de bedrijfsvoering op orde is en blijft én aansluit bij de digitale transformatie. De gemeentelijke organisatie maakt gebruikt van Plan, Do, Check, Act-cycli om haar dienstverlening, beleid en bedrijfsvoering te optimaliseren en beheersen. Het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) Informatieen Archiefbeheer van de Provincie Noord-Holland is één van die cycli en wordt jaarlijks uitgevoerd. Al onze medewerkers creëren, beheren, bewerken en archiveren informatie en hebben dan ook invloed op de kwaliteit hiervan.

Tijdens de audit over het toezichtjaar 2022-2023 heeft het IBT het informatie- en archiefbeheer van onze organisatie met ‘onvoldoende’ beoordeeld, omdat geconstateerd werd dat deze in grote mate niet voldeed aan de wettelijke eisen (Z/2023/420277). Op basis van die beoordeling is de gemeente onder verscherpt toezicht komen te staan van de Provincie en heeft de gemeente een verbeterplan moeten opstellen. Sindsdien zijn er aanzienlijke inspanningen geleverd om het informatie- en archiefbeheer te verbeteren. In 2025 heeft, in samenspraak met het IBT, een tussentijdse beoordeling plaatsgevonden. Hiervoor zijn meerdere bestuurlijke en ambtelijke gesprekken gevoerd en zijn actief tussentijdse resultaten gedeeld. Op basis van die gesprekken en de doorgevoerde verbeteringen heeft het IBT besloten dat er geen verscherpt toezicht meer nodig is op het informatie- en archiefbeheer. Wel wordt verwacht dat we actief verbeteringen door blijven voeren, zodat niet alleen het informatie- en archiefbeheer op orde komt en blijft maar ook onze dienstverlening naar de inwoner optimaal geleverd kan worden. De Provincie blijft de voortgang van ons interne verbetertraject dan ook nog steeds volgen, zodat zij kunnen adviseren en eventueel bijsturen daar waar nodig.

pagina:

2 van 2

registratienr.:

D/2025/766780

De bevindingen en definitieve beoordeling zijn met ons gedeeld door middel van een brief, gedateerd 16 december 2025. De brief is aangeboden aan zowel het College als de Raad en is te vinden als bijlage van deze Raadsmemo. Vooruitblik: Onder het doorvoeren van de structurele verbeteringen sinds 2023 vallen onder andere: 1. De inzet van een externe projectleider met inhoudelijke expertise en focus op gedragsverandering; 2. Het actualiseren en vaststellen van de ‘Regeling Informatiebeheer gemeente Heemskerk 2025’; 3. Het instellen van het Strategisch Informatie Overleg (SIO) en het vaststellen van het bijbehorende instellingsbesluit; 4. Het overbrengen van diverse fysieke archieven naar het Noord-Hollands Archief. Daarnaast is er aanzet gedaan tot het opstellen van divers beleid op het gebied van informatie- en archiefbeheer en het vastleggen van bijbehorende afspraken in diverse richtlijnen. Het doel is deze onderdelen te formaliseren in 2026. Aandacht voor de rollen en verantwoordelijkheden van onze medewerkers zal de komende periode een speerpunt blijven. Denk aan het ontwikkelen van meer vaardigheden en mogelijkheden op het gebied van het zelf opslaan, registreren of digitaal afhandelen van berichtenverkeer. Maar ook het borgen van actieve sturing op die verantwoordelijkheden door de teamleiders zelf.

Het onvoldoende op orde hebben van het informatie- en archiefbeheer raakt namelijk niet alleen onze wettelijke verplichtingen maar heeft ook gevolgen voor onze bedrijfsvoering in het algemeen en onze dienstverlening naar de inwoner. Het niet of niet juist verwerken van informatie binnen vastgestelde beleidskaders kan consequenties hebben voor de rechtmatigheid van ons handelen met daardoor mogelijk grote afbreukrisico’s. Het oorspronkelijke oordeel om onder verscherpt toezicht te staan van de Provincie is hier al een voorbeeld van. Opnieuw onder verscherpt toezicht komen te staan kan leiden tot ernstigere consequenties, zoals een indeplaatsstelling (Gemeentewet, artikel 124 lid 1) waarmee de provincie het beheer volledig over zal nemen. Bijlagen:  Tussentijdse beoordeling provinciale archiefinspecteur in het kader van het oordeel Interbestuurlijk Toezicht (IBT) archief- en informatiebeheer 2024-2025 (D/2025/768285).  Beoordeling provinciale archiefinspecteur in het kader van het oordeel Interbestuurlijk Toezicht (IBT) archief- en informatiebeheer 2023-2024 (D/2025/733997).  Beoordeling provinciale archiefinspecteur in het kader van het oordeel Interbestuurlijk Toezicht (IBT) archief- en informatiebeheer 2022-2023 (D/2024/612008).