Waardlanden - accountantsverslag .pdf

Accountantsverslag 2020 - concept

Aan het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Reinigingsdienst Waardlanden Postbus 555 4200 AN GORINCHEM

Dordrecht, 20 april 2021 Ref.: 634/JS/MG

Geachte leden van het bestuur en directie,

Overeenkomstig uw opdracht, hebben wij de jaarrekening 2020 van Gemeenschappelijke Regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Reinigingsdienst Waardlanden (hierna Waardlanden) gecontroleerd. Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring bij de jaarrekening te verstrekken. In overeenstemming met artikel 393 lid 4 Burgerlijk Wetboek Boek 2 en Controlestandaard 260 Communicatie met de met governance belaste personen, brengen wij verslag aan u uit over onze bevindingen. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol WNT. Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel vastgesteld op € 187.000 voor fouten en voor onzekerheden op € 563.000. Afwijkingen als gevolg van fraude of fouten zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen materieel zijn. De door ons gecontroleerde jaarrekening geeft een eigen vermogen aan per 31 december 2020 van € 1,5 miljoen en een gerealiseerd resultaat over 2020 van € 397.000 positief. Wij hebben bij het uitbrengen van dit concept accountantsverslag onze controlewerkzaamheden van GR Waardlanden nog niet afgerond. Het originele tijdspad is niet gehaald als gevolg van ontbrekende controle-informatie en uitval van medewerkers van Waardlanden als gevolg van corona.

Op dit moment resteren nog de volgende werkzaamheden: -

uitstaande vragen over steekproeven op investeringen, overige lasten en verwerkingslasten en overlopende activa en passiva; versiebeheer definitieve jaarrekening; beoordelen en afsluiten jaarrekeningdossier; opmaken controleverklaring en overige stukken.

Op basis van onze bevindingen tot op heden zien wij geen noodzaak om een anders dan goedkeurend oordeel op te nemen in onze controleverklaring. Wij benadrukken dat dit accountantsverslag uitsluitend bedoeld is om u te informeren over onze controlebevindingen en aanbevelingen. Externe toezichthoudende instanties en andere belanghebbenden kunnen u vragen om een afschrift voor hun beoordeling van de financiële stand van zaken van Waardlanden en van de risico’s in de bedrijfsvoering. Wij benadrukken dat wij niet aansprakelijk zijn voor eventuele gevolgen van externe verspreiding. Wij vertrouwen erop u met dit verslag voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid om het nader toe te lichten.

Hoogachtend,

drs. J. Schot RA

INHOUDSOPGAVE 1.

Inleiding ..................................................................................................................................... 5

2.

Controlebevindingen jaarverslaggeving....................................................................................... 6 2.1.

Gecorrigeerde fouten.................................................................................................................... 6

2.2.

Niet gecorrigeerde fouten ............................................................................................................ 6

2.3.

Overige bevindingen ..................................................................................................................... 7

3.

Bevindingen interne beheersing ................................................................................................. 7

4.

Overige onderwerpen................................................................................................................. 8 4.1.

Naleving wet- en regelgeving ........................................................................................................ 8

4.2.

Automatisering.............................................................................................................................. 8

4.3.

Frauderisicobeheersing ................................................................................................................. 8

5.

Onafhankelijkheid ...................................................................................................................... 9

6.

Slot ............................................................................................................................................ 9

1. Inleiding Het jaar 2020 stond, naast het ontwikkelen van nieuw beleid, voor Waardlanden in het teken van de uitbraak van het coronavirus.

De jaarrekening 2020 sluit met een positief resultaat van € 397.000. De kosten vallen lager uit dan geraamd in de begrotingswijziging van 15 oktober 2020, waarin rekening werd gehouden met een nihil resultaat. In de begrotingswijziging zijn de volgende wijzigingen doorgerekend: -

toegenomen afvalstromen als gevolg van de corona uitbraak, met als gevolg hogere verwerkingskosten van afval ingezameld bij huishoudens (+ €1,4 miljoen) en bij afvalbrengstations (+ € 253.000). Dit vraagt ook meer personele inzet (+ € 917.000). Ook de kosten van het wagenpark nemen toe met € 299.000;

-

de toetreding van (voormalig) gemeente Vianen tot de gemeenschappelijke regeling. De lasten nemen respectievelijk toe met € 0,5 miljoen en de baten met € 1,9 miljoen.

De (vooralsnog) incidentele effecten van Corona maken een zuivere vergelijking met 2019 niet mogelijk, zoals ook toegelicht in de jaarrekening. De directie van Waardlanden is bezig met de ontwikkeling van nieuw beleid. In het nieuwe beleid worden (financiële) consequenties van besluiten vooraf beter onderbouwd, afgewogen en gedocumenteerd. Dit kan financieel ongunstige keuzes helpen voorkomen. Naar de toekomst wil de directie de interne informatievoorziening verbeteren, onder meer door budgethouders tijdig meer inzicht te bieden in de realisatie ten opzichte van begroting. Ook bestaat het plan om de administratieve organisatie te vereenvoudigen, door het gebruik van tussenrekeningen te verminderen en monitoring op de cijfers te verbeteren. Daarnaast is in 2020 de personele formatie op niveau gebracht om te voorzien in de logistieke en administratieve verwerking van toegenomen afvalstromen. Wij onderschrijven het belang van deze ontwikkelingen, die tevens bijdragen aan de controleerbaarheid van de jaarrekening. Uit de controle blijkt dat historische afspraken niet altijd formeel zijn vastgelegd, wat het lastiger maakt om posten en stromen te toetsen aan de hand van controle-informatie.

2. Controlebevindingen jaarverslaggeving 2.1.

Gecorrigeerde fouten Tijdens de jaarrekeningcontrole zijn naar aanleiding van onze controle enkele kwalitatieve correcties doorgevoerd. Op verzoek van het controleteam zijn een aantal tekstuele wijzigingen en aanvullingen doorgevoerd, onder meer in het jaarverslag en de grondslagen en toelichting bij de jaarrekening.

2.2.

Niet gecorrigeer de fouten In de jaarrekening resteren enkele controlebevindingen die individueel en gecumuleerd lager zijn dan de materialiteit en daarom niet behoeven te worden gecorrigeerd in de jaarrekening. Betreft

Voorziening communicatie

Effect op Effect op Effect op Toelichting activa € passiva € resultaat € -75.000

+75.000

De voorziening communicatie (2019: voorziening VANG-budget) wordt aangehouden voor communicatiekosten aan inwoners met betrekking tot voorgenomen afvalbeleidswijzigingen. Op basis van artikel 44 BBV worden voorzieningen gevormd wegens: “b. op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten”

Aangezien er op balansdatum nog onzekerheid is over het toekomstig afvalbeleid kan betwist worden of vorming van een voorziening de meest geëigende vorm is. Theoretisch zou GR Waardlanden af kunnen zien van nieuw beleid waardoor de verplichting vervalt.

Bovenstaande fout blijft ruim binnen de materialiteit en heeft daarom geen impact op ons oordeel.

2.3.

Overige bevindi ngen Voorzieningen Waardlanden heeft een tweetal kostenegalisatie voorzieningen gevormd voor communicatie en groot onderhoud. De voorziening groot onderhoud is gebaseerd op een meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Voor 2020 is het onderhoudsplan geactualiseerd door een extern bureau ten behoeve van de voorziening groot onderhoud. De jaarlijkse dotatie is ongewijzigd ten opzichte van 2019. Voor wat betreft de kostenegalisatie communicatie is het voornemen om de voorziening volledig aan te wenden in 2020 niet gerealiseerd door de vertraging in de uitrol van een nieuw inzamelbeleid. Het resterend saldo van € 76.000 dient om de kosten van communicatie aan inwoners (bijv. kosten van een fotograaf, communicatieadviseur) te egaliseren. De vertraagde aanwending van de voorziening roept de vraag op of op balansdatum voldaan wordt aan alle eisen die voor de vorming van een voorziening gelden (bijv. waarschijnlijk of vaststaande verplichting die zijn oorsprong vindt voor het einde van het boekjaar). Zie tevens paragraaf 2.2. Wij adviseren om voor toekomstige verplichtingen na te gaan of het treffen van een voorziening de meest gepaste vorm is. Alternatief kan bijvoorbeeld een bestemmingsreserve worden gevormd.

3. Bevindingen interne beheersing In het vierde kwartaal van 2020 is een tussentijdse controle uitgevoerd waarbij de interne beheersing van Waardlanden is beoordeeld. Door middel van een memorandum interne controle zijn bevindingen en aanbevelingen in detail gerapporteerd aan het management. De belangrijkste bevindingen en aanbevelingen willen we ook in dit accountantsverslag onder uw aandacht brengen. 1. De administratie in huidige opzet bevat nog veel tussenrekeningen, die niet altijd tussentijds worden bijgewerkt. Indien 2021 wijzigingen brengt in het afvalbeleid van Waardlanden is dit een natuurlijk moment om ook de opzet van de administratie te heroverwegen. Wij adviseren de administratie op dit punt te vereenvoudigen. 2. Opdracht en prestatieleveringsdocumentatie dienen met ingang van 2020 opgenomen te worden in Elvy (autorisatiemodule). Uit onze tussentijdse detailwerkzaamheden (zie verder) blijkt dat dit nog niet altijd het geval is. 3. Uit onze detailwerkzaamheden op de investeringen, overige bedrijfslasten en verwerkingskosten blijkt dat bij veel waarnemingen stukken in de eerste aanlevering ontbreken. Het gaat onder meer om opdrachten, overeenkomsten en bewijzen voor prestatielevering. Vastlegging van opdrachten en prestatiedocumentatie is een belangrijk aandachtspunt voor de organisatie om toetsbaarheid achteraf mogelijk te maken.

3.1.1.

Kredietrechtmatigheid Uit de controle blijken geen kredietonrechtmatigheden. Uit 2019 is € 2,4 miljoen investeringskrediet meegenomen naar 2020. Samen met het toegekende bedrag in de begroting van 2020 (€ 1,3 miljoen) is het investeringskrediet € 2,35 miljoen hoger dan de bestedingen van € 1,5 miljoen in 2020.

4. Overige onderwerpen 4.1.

Naleving wet- en r egelgeving Bij onze controle van de jaarrekening houden wij rekening met het risico van materiële fouten als gevolg van het niet naleven van wet- en regelgeving. Met name richten wij ons daarbij op het Besluit begroting verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en voor de rechtmatigheid van de totstandkoming van baten en lasten en balansmutaties op het door het bestuur vastgestelde normenkader voor financiële rechtmatigheid. Onze controle heeft behalve de gerapporteerde rechtmatigheidsfouten geen relevante afwijkingen van wet- en regelgeving aan het licht gebracht.

4.2.

Automatisering Volgens artikel 393, lid 4, BW 2 dienen wij in ons accountantsverslag onze bevindingen te rapporteren aangaande de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze beoordeling van de geautomatiseerde gegevensverwerking binnen Waardlanden, voor zover noodzakelijk voor de jaarrekeningcontrole, heeft geen bevindingen opgeleverd die in dit kader dienen te worden gerapporteerd. Bevindingen en aanbevelingen aangaande de voor specifieke (administratieve) processen relevante automatiseringsaspecten zijn verwerkt in de desbetreffende paragrafen van dit verslag.

4.3.

Frauderisicobeheersing Ingevolge onze beroepsregels, in het bijzonder hoofdstuk 240 van de Controleen Overige Standaarden, dient de accountant bij de controle van de jaarrekening een aantal specifiek genoemde procedures uit te voeren, gericht op het risico van fraude. Door Waardlanden is de frauderisicoanalyse in 2020 geactualiseerd en afgestemd met het bestuur. Hiermee is invulling gegeven aan de verantwoordelijkheid van directie en bestuur ten aanzien van frauderisicobeheersing. Bij onze controle van de jaarrekening 2020 hebben wij geen aanwijzingen van fraude verkregen die wij op grond van deze regels aan u zouden moeten melden.

5. Onafhankelijkheid Het waken voor onze onafhankelijkheid is primair onze eigen (vaktechnische) verantwoordelijkheid. Aanvullend daarop rapporteren wij u jaarlijks – voor uw beoordeling van onze onafhankelijkheid – de werkzaamheden die door ons zijn verricht naast het controleren van financiële verantwoordingen en het uitoefenen van onze natuurlijke adviesfunctie. Met betrekking tot het verslagjaar 2020 hebben wij geen andere werkzaamheden voor u uitgevoerd.

6. Slot Wij vertrouwen erop u met dit accountantsverslag voldoende te hebben geïnformeerd over onze controlebevindingen.