Beantwoording technische vragen SGP over Overdrachtsrapportage proces Samen Verder.pdf

RAADSVRAGEN Onderwerp:

Overdrachtsrapportage proces Samen Verder

Naam steller: Partij:

Henri van Bennekom SGP

Categorie:

A. Technische vragen over geagendeerde stukken B. Schriftelijke vragen over niet geagendeerde stukken

Vraag 1: In het voorstel staat: De term "onderstromen" en het "terugvallen in oude patronen" zijn meermaals gebruikte termen. Het signaleren hiervan als ook het acteren hierop vraagt een continue aandacht als ook een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Als Plan staat: Continue aandacht voor samenwerking, evaluatie, rolvastheid, verhouding samenwerking organisatie, leiderschapsstijlen. Als Stand van zaken staat: Iedere collegevergadering is er aandacht voor rolvastheid. De gemeentesecretaris heeft wekelijks aandacht voor de verhouding in de organisatie. Evaluatie van vergaderingen wordt regelmatig gedaan en daarnaast ook in teamsessies opgepakt. Hoe wordt deze ‘continue aandacht’ voor rolvastheid, samenwerking en leiderschapsstijlen concreet geborgd? Wat is een graadmeter voor of de rolvastheid, samenwerking en leiderschapsstijlen goed gaan? Reactie college Het idee van continue aandacht is de borging. Dat gebeurt zoals aangegeven in de stand van zaken bijvoorbeeld door er iedere collegevergadering attent op te zijn, onderwerpen als organisatieontwikkeling en onderlinge samenwerking te agenderen, benoemen en elkaar hierop te bevragen en te beluisteren. Thema- en heisessies van het college worden ook in 2026 voortgezet. Dat zijn concrete borgingen van samenwerking, evaluatie en rolvastheid.

Een andere borging ligt bij de driehoek waar de 3 domeinen van gemeenteraad, college en organisatie samenkomen en waar onderlinge verhoudingen worden besproken. Vanuit ieders rol kan en moet daar invulling aan worden gegeven. Daarmee is concrete borging altijd een gezamenlijke verantwoordelijkheid en kan minder in vaste instrumenten worden gevat. Datzelfde geldt voor de graadmeter: er is geen vast instrument of schaal voor aan te geven. Uiteindelijk gaat het om de onderlinge verhoudingen en verantwoordelijkheden die worden gevoeld door de betreffende deelnemers of gremia. Vraag 2: Mochten oude patronen zichtbaar worden of andere elementen die om aandacht vragen, hoe kan dit dan, door wie dan ook en uit welk gremia, (ambtenarij, college, raad, OR, enz.), bespreekbaar en/of (in vertrouwen) onder de aandacht gebracht worden? Ter voorkoming dat, in het ergste geval het door ettert en weer een rapport nodig is. Reactie portefeuillehouder Uitgangspunt en inzet is dat zaken bespreekbaar zijn en aan de orde gesteld kunnen worden. Dit vraagt een open houding maar ook een continue aandacht en facilitering. Naast het één op één (vb. medewerker en management of raadslid en burgermeester) bespreekbaar maken van zaken zijn belangrijke gremia het overleg tussen Ondernemingsraad en Management, de Driehoek en het Presidium.

Daarnaast is het ook van belang om periodiek uit te zoomen en met elkaar te reflecteren. Dit geldt zowel voor organisatie, college en raad. Gewezen wordt hierbij op de eigen verantwoordelijkheid van alle partijen om elkaar ook binnen het eigen domein aan te spreken en ruimte te bieden voor tegenspraak. Ondanks het hier voor gestelde kunnen er situaties zijn waarin er toch drempels zijn om zaken bespreekbaar te maken. Instrumenten om in deze situaties te voorzien

zijn onder andere de Ondernemingsraad, vertrouwenspersonen en gedragscodes voor onder andere college en raad. Ander nog te noemen aspect in dit kader is een zuivere rolneming en ook rolscheiding. Raad, college en organisatie hebben ieder een eigen rol en verantwoordelijkheid en daartussen verantwoordingslijnen. Een goede invulling hiervan en bewustwording hierop draagt bij aan een goed functionerend geheel. Transparantie en openheid zijn hierbij een belangrijke voorwaarde. Hierbij gaat het concreet over transparante terugkoppeling en verslaglegging vanuit overleggen, open informatiedeling en een open en openbaar politiek debat.

-2-