RV Archiefverordening 2026 gemeente Hardenberg

Raadsvoorstel

Archiefverordening 2026 gemeente Hardenberg Zaaknummer:

1198277

College:

26 mei 2026

Portefeuillehouder:

Burgemeester Offinga

Raad:

30 juni 2026

Wij stellen de gemeenteraad voor om te besluiten: de 'Archiefverordening van de gemeente Hardenberg 2026', vast te stellen onder gelijktijdige intrekking van de 'Archiefverordening van de gemeente Hardenberg 2020'.

Inleiding

De ‘Archiefverordening van de gemeente Hardenberg 2020’ is 6 jaar geleden vastgesteld. Dit beleidsstuk dient opnieuw te worden geactualiseerd omdat diverse documenten nog

passages uit de periode vóór de ontvlechting met de gemeente Ommen bevatten. Dit is formeel en juridisch onwenselijk, omdat archiefregelgeving eenduidig moet aansluiten bij de huidige bestuurlijke en organisatorische situatie van de gemeente Hardenberg.

In het kader van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) heeft de archiefinspectie een aantal aanwijzingen gegeven met betrekking tot de actualiteit en samenhang van onze archiefregelgeving en -instrumenten.

Doelen

Een geactualiseerde Archiefverordening waarin nieuwe wetgeving, nieuwe ontwikkelingen en

nieuwe bevoegdheden en rollen worden geformaliseerd en goed zijn geregeld. Zij zien daarmee toe op:

• het beheer van archiefbescheiden die onder de zorg van het gemeentebestuur vallen; • de duurzame bewaring en toegankelijkheid van blijvend te bewaren archieven; • het toezicht op het archiefbeheer;

• de publieke verantwoording omtrent het gemeentelijk archief.

Argumenten

De Archiefverordening vormt het juridische fundament. Deze wordt vastgesteld door de gemeenteraad en regelt op hoofdlijnen: • de zorgplicht; • het beheer;

1 van 3

• het toezicht;

• de rol van de gemeentearchivaris.

Professionalisering van het beheer van onze archieven met een Archiefverordening, waarin rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in het archiefbeheer goed zijn geregeld. Dit betekent dat ook de verordening moet voldoen aan wetgeving.

De gemeenteraad stelt de Archiefverordening vast en het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van de verordening.

Na vaststelling van de Archiefverordening blijft het college verantwoordelijk voor de zorg voor de archieven en is de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbewaarplaats.

Risico's en kanttekeningen

Het niet vaststellen van de Archiefverordening 2026 van de gemeente Hardenberg leidt tot niet voldoen aan wet- en regelgeving met als gevolg een aanwijzing vanuit het IBT.

Werelddoelen van de Verenigde Naties (SDG) Dit voorstel draagt bij aan de volgende werelddoelen: • Vrede, justitie en publieke diensten. Toelichting werelddoelen VN

De archiefverordening voldoet aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen (SDG's) van de VN, met name op het gebied van goede bestuurskracht, transparantie en gelijke toegang tot informatie (SDG 16).

Financiën

Het vaststellen van dit document leidt niet tot financiële wijzigingen.

Verwerking persoonsgegevens

Het vaststellen van dit document leidt niet tot personele wijzigingen.

Communicatie en participatie

Na vaststelling dient de 'Archiefverordening 2026 van de gemeente Hardenberg te worden

gepubliceerd in het Gemeenteblad, conform de Bekendmakingswet en de Wet elektronische publicaties. Publicatie borgt: • rechtsgeldigheid; • transparantie;

• toezichtbaarheid;

• kenbaarheid voor burgers en instellingen.

2 van 3

Alle informatie met betrekking tot: • formeel archiefbeleid;

• uitvoeringsinstructies; • handleidingen;

• interne kaders voor informatiehuishouding.

Wordt gebundeld en overzichtelijk gecommuniceerd via het intranet. Hiermee wordt een duidelijk onderscheid aangebracht tussen: 1. Formeel archiefkader (wettelijk verankerd).

2. Interne informatiehuishouding (organisatiebreed werkafspraken- en systeemkader). Dit draagt bij aan helderheid in verantwoordelijkheden, naleving en bewustwording binnen de organisatie.

Uitvoering

Na vaststelling zal de 'Archiefverordening 2026 van de gemeente Hardenberg' worden aangeboden aan de interbestuurlijk toezichthouder.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Hardenberg, Secretaris,

Burgemeester,

B.M. de Vries

M.W. Offinga

Bijlagen

• Archiefverordening 2026 gemeente Hardenberg

3 van 3