Wijziging GR NHA in verband met uittreding Rijk

Wijziging van de Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief in verband met de Uittreding van het Rijk vertegenwoordigd door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer en Velsen; Gelet op de hoofdstukken I en VIII van de Wet gemeenschappelijke regelingen; Besluiten: De Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief als volgt te wijzigen: Artikel I A Artikel 1 Begripsbepalingen wordt als volgt gewijzigd: 1. C komt als volgt te luiden: documenten: documenten als bedoeld in artikel 1.1. van de Archiefwet 2027. 2. D komt als volgt te luiden: decentrale archiefdienst: de decentrale archiefdienst als bedoeld in artikel 6.2 van de Archiefwet 2027. B Artikel 2 Belang van de regeling wordt als volgt gewijzigd: 1. Het eerste lid komt als volgt te luiden: 1. De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de colleges bij alle aangelegenheden betreffende documenten, die berusten in de decentrale archiefdiensten, in gezamenlijkheid te behartigen. De regeling behartigt deze aangelegenheden tevens voor de archiefdienst van het Rijk, voor zover taken en bevoegdheden via artikel 3.1 van de Archiefwet 2027 door de minister zijn overgedragen.

Het Noord-Hollands Archief is mede ingesteld met het doel diensten aan derden te leveren ten aanzien van het beheer van archiefbescheiden en collecties. 2. Het tweede lid komt als volgt te luiden: 2 Het Noord-Hollands Archief voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid en het cultuurbeleid van de gemeenten mede uit. 3. Het derde lid komt als volgt te luiden: 3. De gemeenten kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het Noord-Hollands Archief de belangen, bedoeld in het eerste lid, behartigt. C Artikel 2b Bevoegdheden bestuur wordt als volgt gewijzigd: 1. Het artikel komt als volgt te luiden: Aan het bestuur van het Noord-Hollands Archief zijn de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de colleges overgedragen: a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de documenten die berusten in de in artikel 2 genoemde decentrale archiefdiensten; b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen, 6.2, eerste lid, 6.3, tweede lid, 7.5, 7.6, eerste lid, 8.2, 8.3, 8.5, 8.6, 9.3 en 9.4, eerste en derde lid, van de Archiefwet 2027;

c. het adviseren en doen van voorstellen aan de deelnemers over de taken en bevoegdheden, die door de deelnemers worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 2.2, 4.3, 4.4, 5.1, eerste lid, 5.3, 5.4, 5.5, eerste en tweede lid, 7.2 en 10.4 van de Archiefwet 2027,en d. het verrichten van door de colleges opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2.

D Artikel 3 Vaststelling regels omtrent kosten wordt als volgt gewijzigd; Het algemeen bestuur stelt regels omtrent de vergoedingen en kosten, bedoeld in artikel 7.1, derde lid en artikel 8.5, derde lid, van de Archiefwet 2027 vast bij unanimiteit. E Artikel 4 Samenstelling algemeen bestuur wordt als volgt gewijzigd: 1. Het eerste lid komt als volgt te luiden: 1. Het algemeen bestuur bestaat uit zes leden. 2. Het tweede lid komt te vervallen. 3. Het derde lid komt als volgt te luiden: Het college van de gemeente Haarlem wijst uit zijn midden twee leden aan. 4. Het vierde lid komt als volgt te luiden: Het college van de gemeente Velsen wijst uit zijn midden twee leden aan. 5. Het vijfde lid komt als volgt te luiden: Het college van de gemeente Haarlemmermeer wijst uit zijn midden twee leden aan. 6. Het zesde lid komt als volgt te luiden: De colleges kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid, voor de colleges uit hun midden, aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt. 7. Het achtste lid komt als volgt te luiden: Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het zesde of zevende lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen. 8.

Het negende lid komt als volgt te luiden: De colleges van de gemeenten beslissen aan het begin van elke zittingsperiode van het college, uiterlijk in de vergadering volgend op die waarin de benoeming van wethouders plaatsvindt, over de aanwijzing bedoeld in het tweede tot en met vierde lid. 9. Het elfde lid komt als volgt te luiden: Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijst het betrokken college zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan. 10. Het derde tot en met het elfde lid worden vernummerd tot het tweede tot en met het tiende lid. F Artikel 6 Bevoegdheden wordt als volgt gewijzigd: 1. Het tweede lid komt als volgt te luiden: 2. Aan het algemeen bestuur wordt de bevoegdheid overgedragen om de gemeentearchivaris van de gemeenten Haarlem, Velsen en Haarlemmermeer te benoemen, te schorsen en te ontslaan. 2. Het derde lid komt als volgt te luiden: 3. Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 29, tot gemeentearchivaris van de gemeenten Haarlem, Velsen en Haarlemmermeer benoemen, schorsen en ontslaan.

3. Het vierde lid komt als volgt te luiden: 4. Aan het algemeen bestuur wordt de bevoegdheid ingevolge artikel 6.2 van de Archiefwet 2027 toegekend de decentrale archiefdiensten van de gemeenten aan te wijzen. 4. Het vijfde lid komt als volgt te luiden: 5. Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raden van de gemeenten in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit. G Artikel 7 Inlichtingenplicht algemeen bestuur komt als volgt te luiden: Artikel 7 Inlichtingenplicht algemeen bestuur Het algemeen bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de raden en colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten de door hen gevraagde inlichtingen.

H Artikel 8 Inlichtingenplicht lid algemeen bestuur wordt als volgt gewijzigd: 1. Het eerste lid komt te vervallen en het tweede lid wordt omgenummerd naar lid 1 I Artikel 9 Ontslag lid algemeen bestuur wordt als volgt gewijzigd: 1. Het artikel komt als volgt te luiden: De colleges van de gemeenten kunnen een door hen aangewezen lid van het algemeen bestuur, dat hun vertrouwen niet meer geniet, ontslag verlenen. J Artikel 13 Bevoegdheden wordt als volgt gewijzigd: 1. Het tweede lid komt als volgt te luiden: 2. Aan de bevoegdheden van het dagelijks bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het dagelijks bestuur buiten de goedgekeurde begroting wordt vooraf toestemming gevraagd aan de raden van de gemeenten, ingevolge artikelen 18 en 19 van deze regeling. K Artikel 15 Tegemoetkoming en vergoeding wordt als volgt gewijzigd: 1. Het eerste lid komt als volgt te luiden: 1.

Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen en dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder, of als ambtenaar in gemeentedienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van het Noord-Hollands Archief L Artikel 16 Bijdragen wordt als volgt gewijzigd:

1. Het eerste lid komt als volgt te luiden: De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de raden van de gemeenten door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen op basis van een goedgekeurde vastgestelde begroting. Bij de aanvang van het Noord-Hollands Archief luiden de bijdragen zoals vastgesteld in de bijlage bij deze regeling. 2. Het tweede lid komt als volgt te luiden: 2. De colleges dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van het zesde lid. 3. Het derde lid komt als volgt te luiden: 3. De bijdragen van gemeenten kunnen jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met een percentage gebaseerd op de CBS index voor overheden. 4. Het vierde lid wordt verwijderd. 5. Het zevende lid komt te luiden: 7. Indien de gemeenten een bijzondere taak opdragen als bedoeld in artikel 2b, aanhef en onder e, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald. 6. De leden vijf tot en met zeven worden omgenummerd naar vier tot en met zes.

M Artikel 17 Beleidsplan wordt als volgt gewijzigd: Artikel 17 Beleidsplan 1. Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een ontwerp vierjarig beleidsplan en een ontwerp meerjarenbegroting op, dat door het algemeen bestuur wordt vastgesteld. 2. Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. De raden worden vervolgens gedurende twaalf weken in de gelegenheid gesteld om schriftelijk op het ontwerp hun zienswijzen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het algemeen bestuur stelt het beleidsplan en de meerjarenbegroting vervolgens vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de raden van de gemeenten. 3. De colleges maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het tweede lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het Noord-Hollands Archief over te behalen resultaten voor de komende vierjaren.

O Artikel 17a Algemene financiële en beleidsmatige kaders en voorlopige jaarrekening komt als volgt te luiden: Artikel 17a Algemene financiële en beleidsmatige kaders en voorlopige jaarrekening Het dagelijks bestuur zendt vóór 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten. P Artikel 18 Begroting wordt als volgt gewijzigd:

1. Het eerste lid komt te luiden: 1. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, ten minste twaalf weken voor de in het zesde lid bedoelde vaststelling, de raden van de gemeenten een ontwerp aan voor de begroting met toelichting van Noord-Hollands Archief en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren. 2. Het tweede lid komt als volgt te luiden: Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid en het cultuurhistorisch beleid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, derde lid, in acht en daarnaast de afspraken, bedoeld in artikel 16, vierde lid. 3. Het derde lid komt als volgt te luiden: De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de colleges voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaar stelling geschiedt openbare kennisgeving. 4. Het vierde lid komt als volgt te luiden: 4. De raden van de gemeenten kunnen bij het dagelijks bestuur voor 1 juli hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin de zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, en biedt deze vervolgens aan het algemeen bestuur aan. 5. Het vijfde lid komt als volgt te luiden: 5.

Het dagelijks bestuur stelt de raden voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het vierde lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

6. Het zevende lid komt als volgt te luiden: Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur de begroting aan de raden van de gemeenten die ter zake bij gedeputeerde staten van de provincie hun zienswijze naar voren kunnen brengen. Q Artikel 20 Voorschotbetaling bijdragen wordt als volgt gewijzigd: 1. Het eerste lid komt als volgt te luiden: 1. De gemeenten voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen. 2. Het tweede lid komt als volgt te luiden: 2. In afwijking van het eerste lid kunnen de gemeenten de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in door hen nader te bepalen termijnen. R Artikel 21 Jaarrekening wordt als volgt gewijzigd: 1. Het eerste lid komt als volgt te luiden: 1. Het dagelijks bestuur zendt voor 30 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, een voorlopige jaarrekening aan de raden van de gemeenten. 2. Het tweede lid komt als volgt te luiden: 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de gemeenten in te stellen onderzoeken naar de door de accountant verrichte (controle)werkzaamheden. 3. Het derde lid komt te luiden: 3.

Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks aan de raden van de gemeenten voor 30 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar. 4. Het vijfde lid komt als volgt te luiden: 5. Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststellíng, doch in ieder geval vóór de in artikel 34, vierde lid,

van de wet genoemde datum aan gedeputeerde staten van de provincie en de raden van de gemeenten.

S Artikel 22 Reserve wordt als volgt gewijzigd: 1. Het eerste lid komt als volgt te luiden: 1. Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de raden van de gemeenten. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de gemeenten. 2. Het tweede lid komt als volgt te luiden: 2. De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen van de gemeenten van dat jaar. T Artikel 23 Vaststelling definitieve bijdragen komt als volgt te luiden: Artikel 23 Vaststelling definitieve bijdragen Bij het jaarverslag stelt het algemeen bestuur de definitieve bijdragen van de gemeenten vast. U Artikel 25 Financieel beheer komt als volgt te luiden: Artikel 25 Financieel beheer De gemeenten kunnen gezamenlijk nadere regels stellen over het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag, het jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole.

V Artikel 26 Archief wordt als volgt gewijzigd: Het tweede lid komt te luiden: 2. De archiefbescheiden van het Noord-Hollands Archief die op grond van de Archiefwet 2027 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de decentrale archiefdienst in de provincie. W Artikel 27 Informatieplicht en toezicht wordt als volgt gewijzigd: 1. Het eerste lid komt als volgt te luiden: 1. Het bestuur geeft de raden van de gemeenten schriftelijk alle inlichtingen die de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. 2. Het tweede lid komt als volgt te luiden: 2. Het bestuur geeft de raden van de gemeenten op verzoek van raden of één of meer leden daarvan zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen 45 dagen, schriftelijk de door hen gevraagde inlichtingen. 3. Het derde lid komt als volgt te luiden: 3. Een lid van het algemeen bestuur verschaft het college dat hem heeft aangewezen, schriftelijk alle inlichtingen die door het college of een of meer leden daarvan worden verlangd.

4. Het vierde lid komt als volgt te luiden: 4. Het Noord-Hollands Archief stelt de gemeenten te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 2027 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in decentrale archiefdiensten. X Artikel 27a Verantwoording wordt als volgt gewijzigd: 1. Het eerste lid komt als volgt te luiden: 1 De colleges en de raden van de gemeenten kunnen een lid van het algemeen bestuur, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid. 2. Het tweede lid komt te luiden: 2. Ieder college is bevoegd een door hem aangewezen lid in het algemeen bestuur ontslag te verlenen, indien dit lid het vertrouwen van de raad niet meer bezit. Y Artikel 28 Mededelingen wordt als volgt gewijzigd: 1. Het eerste lid komt als volgt te luiden: 1. De bestuursorganen van de gemeenten doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor het NoordHollands Archief van belang zijn. 2. Het tweede lid wordt als volgt gewijzigd: 2. De bestuursorganen van de gemeenten kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur.

Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeenten kenbaar maken. Z Artikel 35 Toetreding wordt als volgt gewijzigd: Toetreding tot de regeling kan geschieden bij daartoe strekkende besluiten van de colleges van de gemeenten alsmede de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen. aa Artikel 36 Uittreding wordt als volgt gewijzigd: 1. Het eerste lid komt te luiden: 1. Uittreding uit de regeling geschiedt door toezending van het daartoe strekkende besluit van het college van de uittredende gemeente. Het college overlegt daarbij ook het besluit tot toestemming van de raad van de gemeente. 2. Het tweede lid komt als volgt te luiden: 2. Het college zendt het besluit tot uittreding aangetekend aan het algemeen bestuur. Daarbij wordt een opzegtermijn van één jaar, ingaande op 1 januari van het eerstvolgende kalenderjaar, in acht genomen, tenzij de colleges unaniem een andere opzegtermijn overeenkomen. 3. Het zesde lid komt te vervallen. bb Artikel 36a Uittredingsplan wordt als volgt gewijzigd: 1. Het vierde lid komt te vervallen.

cc Artikel 37 Wijziging komt te luiden:

Deze regeling kan worden gewijzigd bij daartoe stekkende besluiten van de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten. dd Artikel 38 Opheffing komt te luiden: Deze regeling kan worden opgeheven bij besluit van de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten. Het algemeen bestuur stelt een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichting van de raden en colleges van de gemeenten om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam over de deelnemers te verdelen op een in het plan te bepalen wijze. ee Artikel 39a Evaluatie komt te luiden: De werking van de regeling zal geëvalueerd worden indien het algemeen bestuur daartoe besluit. Het dagelijks bestuur zal dan een onderzoeksvoorstel aan de colleges voorleggen. Artikel II Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van bekendmaking in het door de gemeente Haarlem uitgegeven Gemeenteblad.

De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

R. Letschert

Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem, De burgemeester,

de secretaris,

J. Wienen

K.M. Radstake

Burgemeester en wethouders van de gemeente Velsen De burgemeester,

de secretaris,

F.C. Dales

D. Veurink

Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer

De burgemeester,

de secretaris,

M. Schuurmans-Wijdeven

H. van Bockxmeer