Vaststellen Klachtenregeling Haarlem 2024

Raadsvoorstel

Onderwerp Vaststellen Klachtenregeling gemeente Haarlem 2024 Nummer 2024/51743 Portefeuillehouder Wienen, J. Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling JZ Auteur Meulen, E. van der Telefoonnummer 023-5113336 Email Klachten@haarlem.nl Kernboodschap Het college beschikt over een klachtenregeling. Deze is voor het laatst in 2015 vastgesteld. Inmiddels is de klachtenregeling toe aan een actualisatie. Het is wenselijk dat de raad ook de procedureafspraken over de afhandeling van klachten vastlegt in een regeling. Voorgesteld wordt om één klachtenregeling voor alle bestuursorganen van de gemeente vast te stellen. Behandelvoorstel voor De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het commissie voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. Relevante eerdere Regeling Klachtbehandeling, vastgesteld tijdens de collegevergadering van 15 besluiten december 2015 (2015/321348) Besluit college/ Het college van burgemeester en wethouders, burgemeester d.d. 13 februari 2024 Besluit: 1. De ‘Klachtenregeling gemeente Haarlem 2024’ vast te stellen, voor zover het zijn bevoegdheid betreft; 2. De ‘Klachtenregeling gemeente Haarlem’, vastgesteld door het college op 15 december 2015, in te trekken; 3. Het voorstel aan de raad vast te stellen. de secretaris,

de burgemeester,

De burgemeester, voor zover het zijn bevoegdheid betreft, besluit: 1. De ‘Klachtenregeling gemeente Haarlem 2024’ vast te stellen. de burgemeester,

Kenmerk: 2024/51743

1/4

Ontwerp-besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. De ‘Klachtenregeling gemeente Haarlem 2024’ vast te stellen. de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding De Algemene wet bestuursrecht (Awb) kent iedereen het recht toe om te klagen over de wijze waarop een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van dat orgaan werkzame persoon zich in een concrete situatie zich tegenover de klager of iemand anders zich heeft gedragen. Onder bestuursorgaan wordt verstaan het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de raad. Naast de wettelijke regels uit de Awb hebben bestuursorganen de mogelijkheid om aanvullende procedurevoorschriften in eigen regelingen op te nemen. Het college heeft al sinds jaar en dag zo’n aanvullende klachtenregeling. De raad heeft nog geen klachtenregeling. Naar aanleiding van een klacht in 2023 is de wens ontstaan om ook voor de raad de procedureafspraken over de afhandeling van klachten vast te leggen in een klachtregeling. In 2015 heeft het college voor het laatst een klachtenregeling vastgesteld. De klachtenregeling van het college is als gevolg van een organisatieontwikkeling toe aan een actualisatie. Voorgesteld wordt om één klachtenregeling voor alle bestuursorganen van de gemeente vast te stellen, zodat alle procedureafspraken en regels over de taken en verantwoordelijkheden van de bij de behandeling van klachten betrokkenen bij elkaar in een regeling staan. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1.

De ‘Klachtenregeling gemeente Haarlem 2024’ vast te stellen. 3. Beoogd resultaat Een uniforme procedure met betrekking tot klachten, geldend voor alle bestuursorganen en onder hun verantwoordelijkheid werkende personen. De gemeentelijke klachtenregeling heeft tot doel zowel voor burgers als betrokken medewerkers duidelijkheid te verschaffen over het proces van klachtbehandeling.

Kenmerk: 2024/51743

2/4

4. Argumenten Een klachtenregeling biedt duidelijkheid aan de burger over klachtbehandeling In hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is de klachtenbehandeling geregeld. De Awb geeft voorschriften voor de behandeling van klachten over gedragingen van bestuursorganen en van personen die onder hun verantwoordelijkheid werkzaam zijn. De Nationale ombudsman adviseert gemeenten om in een regeling nadere procedureafspraken vast te leggen over de behandeling van klachten. Het vastleggen van afspraken en regels over klachtbehandeling De klachtenregeling legt de bestaande procedureafspraken en regels over de taken en verantwoordelijkheden van de bij de behandeling van klachten betrokkenen, zoals klachtbehandelaar en klachtencoördinator, vast. De huidige klachtenregeling moet worden aangepast De huidige klachtenregeling gaat nog uit van een organisatiestructuur met hoofdafdelingsmanagers. Er zijn geen hoofdafdelingen meer. Ook functiebenamingen zijn gewijzigd. De klachtenregeling is hierop aangepast. De nieuwe klachtenregeling biedt ook procedureafspraken voor de raad, de commissies en de griffie De nieuwe klachtenregeling biedt duidelijkheid aan burgers over hoe een klacht wordt behandeld die is gericht tegen de raad, de rekenkamer, een commissie die is ingesteld door de raad op grond van artikel 82, 83 of 84 van de Gemeentewet, de griffier of een griffiemedewerker.

In de voorliggende klachtenregeling gaat het uitdrukkelijk alleen gaat om klachten over gedragingen van de raad als zodanig, en niet over gedragingen van individuele raads- of commissieleden. Een raads- of commissielid is namelijk niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van de raad. Als een klacht de raad, de rekenkamer of een commissie ingesteld door de raad betreft, worden deze behandeld door het presidium. Als een klacht is gericht tegen de voorzitter van de raad, wordt deze behandeld door de plaatsvervangend voorzitter, om reden dat de voorzitter onderdeel uitmaakt van het presidium. Een klacht over de griffier wordt behandeld door de werkgeverscommissie en een klacht over een griffiemedewerker wordt behandeld door de griffier. Het wordt als passend beschouwd dat, wanneer de griffier een klacht betreffende een medewerker van de griffie afhandelt, hij of zij de werkgeverscommissie informeert over zijn bevindingen en de gekozen methode van afdoening van de klacht.

Kenmerk: 2024/51743

3/4

De klachtenregeling wordt door alle bestuursorganen van de gemeente vastgesteld In tegenstelling tot de huidige klachtenregeling wordt voorgesteld om de voorliggende klachtenregeling door alle bestuursorganen (de raad, het college en de burgemeester) ieder voor zover het hun eigen bevoegdheid betreft te laten vaststellen. 5. Risico’s en kanttekeningen Het is wenselijk dat de raad ook een klachtenregeling heeft om procedurele onduidelijkheden te voorkomen. 6. Uitvoering Als de Klachtenregeling gemeente Haarlem 2024 is vastgesteld door de drie bestuursorganen (de raad, het college en de burgemeester), wordt deze bekendgemaakt in het elektronisch gemeenteblad op www.overheid.nl. Daarna is de regeling te vinden in het gemeentelijke regelingenbestand op www.overheid.nl. De klachtencoördinator doet jaarlijks verslag aan de raad, het college en de burgemeester van het aantal klachten, de aard van de klachten, de manier waarop de klachten zijn behandeld, wat van de klachten kon worden geleerd en eventuele aanbevelingen. Het college wijst een of meerdere klachtencoördinatoren aan. 7. Bijlage Klachtenregeling gemeente Haarlem 2024

Kenmerk: 2024/51743

4/4