Terugkoppeling van de Auditcommissie inzake de behandeling van jaarstukken 2020 en de opvolging van door raad overgenomen aanbevelingen

Van de Auditcommissie

Aan de gemeenteraad van Haarlem

Ons kenmerk Datum Afdeling Contact Telefoon E-mail

2021/ 320580 7 juni 2021 Griffie D.Taets van Amerongen-Ingram 023-5113032 dtaets@haarlem.nl

Onderwerp: Terugkoppeling van de Auditcommissie inzake de behandeling van jaarstukken 2020 en de opvolging van door raad overgenomen aanbevelingen

Geachte raadsleden, Met deze brief wil de Auditcommissie de raad informeren over een tweetal zaken: 1. De bespreking van het concept accountants- en jaarverslag in de Auditcommissie inclusief de totstandkoming van deze stukken; 2. De (status van de) opvolging van de door de raad overgenomen aanbevelingen inzake de jaarstukken 2020. Ad 1. Terugkoppeling van de bespreking (van de totstandkoming) van het concept accountants- en jaarverslag 2020 in de Auditcommissie Controleproces en algemeen beeld Door de accountant is opgemerkt dat de kwaliteit van de door de gemeente aangeleverde stukken boven verwachting goed was, zeker als in aanmerking genomen wordt dat 2020 het eerste jaar is met een nieuwe accountant en dat het om een coronacrisisjaar ging. Ook de interne Auditdienst is blij hoe de controle is verlopen en er weer een verbeteringsslag is gerealiseerd. Helaas heeft de controle door Deloitte meer tijd in beslag genomen dan vooraf was gepland. Als gevolg van COVID-19 is er sectorbreed sprake geweest van aanvullende controlewerkzaamheden, zoals de Tozo-regeling en in het sociaal domein. Bij het Auditteam van Deloitte is als gevolg van COVID-19 er sprake geweest van een stijging van het ziekteverzuim en extra werkzaamheden door het volledig digitaal werken. Naar verwachting wordt de controle de komende week afgerond.

Er zijn door de accountant geen afwijkingen boven de afgesproken tolerantiegrenzen geconstateerd. Er wordt in 2020 € 26,2 miljoen aan het eigen vermogen toegevoegd waarmee het solvabiliteitspercentage is gestegen van 17 naar ruim 21%. Haarlem zit daarmee boven de kritische grens. De bedrijfsvoering lijkt nu in de basis voldoende op orde te zijn waardoor de aandacht meer kan gaan naar het verbeteren van de begroting en de voorspellende waarde ervan. Het gaat hierbij om de goede balans tussen ambitie en realisatie. Een belangrijke uitdaging voor Haarlem is en wordt de komende periode het realiseren van geplande en begrote ambities. Het gaat hierbij mede om kwantitatieve en kwalitatieve capaciteit in relatie tot de ambities. De in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties over 2020 zijn in alle van

Kenmerk: 2021/

1/9

materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het controleprotocol inclusief normenkader 2020 zoals dit op 17 december 2020 door de gemeenteraad is vastgesteld. Tot slot heeft de accountant aangegeven voornemens te zijn een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening af te geven voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Door de Auditcommissie is een aantal onderwerpen met de accountant en de concerncontroller besproken, dat hieronder wordt toegelicht. Informatiewaarde Door de Auditcommissie en ook door de accountant is aangegeven dat de informatiewaarde van de jaarstukken is toegenomen. Dit komt mede dankzij de talrijke verhelderende bijlagen, zoals die over investeringen. Het overzicht van wat wel en niet gelukt is, is volgens de accountant voor gemeenten vrij bijzonder. De accountant en ook de Auditcommissie geven aan dat het inzicht in de risico’s per beleidsveld wel nog voor verbetering vatbaar is en dat geldt ook voor de analyse en onderbouwing van afwijkingen en verschillen ten opzichte van de begroting. Dit is ook door de (voorgaande) Duisenberg rapporteurs naar voren gebracht en door de raad overgenomen.

Aanbestedingen Ondanks dat er door de organisatie stappen zijn gezet om de Europese aanbestedingsrichtlijnen na te leven en de (eerdere) fouten verder te reduceren, door bijvoorbeeld het afsluiten van raamcontracten voor diverse soorten inhuur, is het bedrag dat gemoeid is met het aantal afwijkingen van de aanbestedingsrichtlijnen hoger uitgevallen dan voorgaand jaar (€ 3,4 tegen € 2,5 miljoen vorig jaar). Van dit bedrag heeft € 1,9 miljoen betrekking op nieuwe Europese aanbestedingsafwijkingen. Dit wordt met name veroorzaakt door een aantal bijzondere opdrachten en de inhuur van specifieke derden, waarvoor in 2020 nog geen raamcontracten waren afgesloten. Documentatie over periode en opdrachtwaarde voorafgaand aan de opdrachtverstrekking tot inhuur kan achteraf onduidelijkheid over aanbesteding voorkomen. De accountant adviseert dat blijvend aandacht voor dit onderwerp nodig is om de nu nog geldende tekortkomingen verder terug te brengen. Door de Auditcommissie wordt dit beaamd. Gevolgen COVID-19 Door de Auditcommissie is gevraagd de achterstanden in bestedingen die als gevolg van COVID-19 zijn ontstaan in beeld te brengen. Door de concerncontroller is aangegeven dat wel zicht is op de zaken die in 2020 niet zijn gerealiseerd en waarvan het budget is gereserveerd in een bestemmingsreserve voor 2021.

Achterstallige investeringen blijven zo staan in het nieuwe jaar, maar dat wil nog niet zeggen dat ze in 2021 wel kunnen worden gerealiseerd. Bij veel zaken heeft COVID-19 de uitvoering onmogelijk gemaakt. Bij nadere analyse is gebleken dat het veelal gaat om incidentele uitgaven die te herleiden zijn naar de programma’s 1,2 en 3 (cluster sociaal domein), en slechts voor minder dan een kwart geldt dat deze betrekking hebben op de programma 4 en 5, 1 mln Kenmerk: 2021/

2/9

meer bouwleges en 1,5 mln meer gemeentefonds.. De vraag is hoe lang het effect zal na-ijlen en wanneer investeringen alsnog gedaan kunnen worden. Er zou ook sprake kunnen zijn van twee boeggolven. Door de accountant wordt beaamd dat hierin het landelijk beeld wordt gevolgd. Veel gemeenten houden in 2020 geld over dankzij incidentele meevallers, zoals bij de TOZO-regeling, en het feit dat in alle programma’s de kosten lager uitvallen dan begroot omdat bepaalde activiteiten vanwege COVID-19 niet konden worden uitgevoerd. Dat levert een boeggolf voor uitgaven in de toekomst op. Bij investeringen spelen vaak ook nog andere oorzaken een rol, maar het gevolg is dat de schuldquote lager uitvalt dan voorzien omdat investeringen uitblijven. Dit terwijl gemeenten in voorgaande jaren juist geld tekortkwamen. De schuldquote zal echter weer stijgen als de investeringsambitie toeneemt. Het is daarom volgens de accountant van belang dat de gemeente een visie doorontwikkelt op de eigen financiële positie. De concerncontroller heeft aangegeven dat bij de berekeningen voor het in beeld brengen van de financiële positie van gemeenten is uitgegaan van de ontwikkelingen sinds 2010 en dat daaruit zonneklaar blijkt dat de financiële positie van gemeenten verslechtert. Het is niet zonder meer toegestaan een positief resultaat om te zetten in een bestemmingsreserve voor het volgende jaar.

Als middelen in een bepaald jaar niet besteed worden, kan men deze overhevelen naar de algemene reserve. Op deze wijze probeert de gemeente met onzekerheden om te gaan en een goede balans te vinden tussen de voorwaarden van het Rijk en de afspraken met de gemeenteraad. Bij de TOZO is welbewust ruimte gemaakt voor de uitvoering, omdat die op dat moment noodzakelijk was. Maar de gemeente kan niet voor elk beleidsveld stante pede de benodigde ruimte maken. Men kan van het TOZO-proces echter wel leren hoe een vergelijkbare focus op andere terreinen ook kan worden gerealiseerd. Sociaal domein Er is geconstateerd dat de onzekerheden in het sociaal domein zijn afgenomen, ondanks COVID-19. Bij de Pgb’s is er sprake van een onzekerheid van € 8,1 miljoen. De in 2020 genomen controlemaatregelen zijn nog niet afdoende om te kunnen vaststellen dat de prestaties behorende bij de verstrekte Pgb’s ook daadwerkelijk zijn geleverd. De vraag is of er technische middelen zijn om controles efficiënt in te richten. Door de concerncontroller is aangegeven dat in 2021 er meer huisbezoeken worden afgelegd ter controle van Pgb’s. In afstemming met de accountants zal een risico-inschatting worden gemaakt bij de totale Pgb bestedingen. Deze risico-inschatting zal worden gebruikt om een representatieve steekproef te trekken uit de totale populatie.

Hierbij kan gedacht worden aan de cliënten met hoge bestedingen en cliënten met meerdere soorten zorg of opvallende bestedingen. Er is landelijk een benchmark uitgevoerd naar de kosten op het gebied van Jeugdzorg. Landelijk komen gemeenten over 2019 gemiddeld 30% tekort op het budget dat in de algemene uitkering zit. Voor Haarlem is het tekort 10% (circa € 3,5 miljoen) lager dan het landelijke gemiddelde.

Kenmerk: 2021/

3/9

Frauderisicoscan De interne auditors geven aan dat zij in hun werkzaamheden altijd rekening houden met frauderisico’s, zoals bijvoorbeeld bij aanbestedingen, vastgoedtransacties en grondexploitaties. De organisatie gaat de frauderisicoscan, mede op advies van de accountant, nog verder verbeteren. De accountant heeft in de managementletter 2020 reeds geadviseerd om de frauderisicoscan jaarlijks te bespreken met de Auditcommissie en aan dit verzoek is en zal tegemoet gekomen worden. Te monitoren of de ontbrekende werkbeschrijvingen - zoals in de managementletter gemeld door de account - zijn opgevolgd. Informatiebeveiligingsbeleid De accountant heeft aangegeven dat zij op dit moment geen uitspraak kan doen over de volledige, permanente betrouwbaarheid van de IT-systemen en de daaraan gerelateerde processen. Er kan om die reden geen systeemgerichte controle worden uitgevoerd. De vraag is ook of de organisatie dat wel wil, en hiervoor zal de organisatie een afweging moeten maken rekening houdend met alle daarmee gepaard gaande kosten, beheersmaatregelen en procesverbeteringen. Het gaat dan niet alleen om het financieel systeem, maar ook andere processen binnen de organisatie, de website, aspecten van gegevensbescherming privacy en zo meer. Dat vraagt een integrale afweging om vast te stellen welke veiligheidseisen er aan deze IT-systemen worden gesteld.

Een extra probleem vormt de hoeveelheid applicaties binnen gemeentes die beheersbaarheid van het systeem in zijn geheel in de weg staan. Het college kijkt naar de samenhang met informatieveiligheid en het effect van de graad van volwassenheid van het systeem en is voornemens deze een niveau hoger te tillen (van 2 naar 3). Maar als dat wordt gerealiseerd kan de accountant nog steeds niet volledig op het systeem varen! Er is een roadmap opgesteld om naar een systeemgerichte controleaanpak toe te werken. Procesbeschrijvingen Door de accountant is tijdens de interim-controle 2020 geconstateerd dat nog niet voor alle relevante processen een actuele procesbeschrijving aanwezig is. Deze procesbeschrijvingen zijn volgens de accountant van essentieel belang voor het inzicht in de interne beheersing van de primaire processen, en relevant in de beweging naar een meer systeemgerichte controleaanpak op langere termijn. De Auditcommissie zal monitoren of de aanbeveling van de accountant inzake de procesbeschrijvingen wordt opgevolgd. Ad 2 Status opvolging aangenomen aanbevelingen inzake jaarstukken 2018 In het accountantsverslag en de Rapportage Interim bevindingen neemt de accountant aanbevelingen ter verbetering op.

In 2019 heeft de Auditcommissie bij wijze van experiment aan de raad een raadsvoorstel ter besluitvorming voorgelegd waar zij de raad heeft gevraagd deze aanbevelingen over te nemen en het college te verzoeken daar uitvoering aan te geven. Naar aanleiding van het concept accountantsverslag 2020 heeft de Auditcommissie opnieuw de status van de opvolging van de door de raad overgenomen aanbevelingen beoordeeld. Ten behoeve

Kenmerk: 2021/

4/9

van haar vergadering heeft de Auditcommissie een status update ontvangen van de concerncontroller. Hieronder brengt zij per aanbeveling verslag uit van de meest actuele informatie die beschikbaar is gesteld en brengt advies uit aan de raad over of de aanbeveling actief moet blijven of dat deze is opgevolgd. 1.

Eigenaarschap van medewerkers voor de aan hen toegekende processen, budgetten en balansposten

Er is aangegeven dat inmiddels het rapport van Hiemstra en de Vries inzake het 3 lines of defence onderzoek afgerond. Op dit moment worden de bevindingen en aanbevelingen die zijn opgenomen in het rapport nader geanalyseerd. Het eindrapport inclusief reactie van het college zal naar verwachting nog voor het zomerreces aan de raad worden aangeboden. Voorstel aan de raad: de aanbeveling als nog niet afgedaan te beschouwen en derhalve actief te houden. Toelichting: de Auditcommissie adviseert de reactie van het college op de aanbevelingen en bevindingen en wat de concrete vervolgstappen zijn af te wachten. 2.

De verankering van de prestatieverantwoording door zorgleveranciers in de interne beheersing van de organisatie

Het zelfstandig vaststellen van de prestatielevering blijft een lastig vraagstuk, de gemeente is hiervoor immers afhankelijk van de informatie van cliënten en aanbieders. De verkregen informatie wordt nog niet altijd voldoende gestructureerd vastgelegd waardoor de resultaten niet altijd bruikbaar zijn voor de accountantscontrole (zie ook aanbeveling 1 van 2019.) Voorstel aan de raad: De aanbeveling als nog niet afgedaan te beschouwen en derhalve actief te houden. Toelichting: Er is veel in gang gezet, maar er is nog onvoldoende zichtbaar wat daarmee is bereikt,. 3.

De invulling van de rechtmatigheidsverantwoording door het college die met ingang van 2021 dient te worden afgegeven waarin onder meer aandacht wordt besteed aan het definiëren van de rollen en de verantwoordelijkheden om te komen tot een dergelijke verantwoording

Inmiddels is de startnotitie rechtmatigheidsverantwoording op 6 april 2021 door de raad vastgesteld. Hiermee heeft de raad ingestemd om de rechtmatigheidsverantwoording in het startjaar (boekjaar 2021) te richten op de financiële rechtmatigheid en hantering van wettelijke normen. Ook zijn de verantwoordingsgrens en rapporteringstolerantie die gehanteerd zullen worden bij het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld. Verder gaat de startnotitie in op de rollen en verantwoordelijkheden van college, raad en accountant.

Kenmerk: 2021/

5/9

Voorstel aan de raad: gezien het feit dat de startnotitie is vastgesteld wordt geadviseerd dit punt als afgedaan beschouwd. 4.

De informatiewaarde van het jaarverslag zoals onder meer het inrichten van indicatoren bij alle doelstellingen, een duidelijke relatie tussen het gevoerde beleid en de (financiële) realisatie en nadere duiding in infographics

In de Programmabegroting 2020-2024 is opgenomen dat in vergelijking met de begroting 2019- 2023 er minder doelen zonder effectindicator (7% i.p.v. 29%) en minder prestaties zonder prestatieindicator (20% i.p.v. 76%) zijn. Deze set indicatoren is gelijk aan de indicatoren in het Jaarverslag 2020. Inmiddels is in november 2020 een digitale raadsconferentie gehouden waarbij aan raadsleden vooraf is gevraagd input te leveren op de huidige set indicatoren die is gebruikt en vastgesteld in de Programmabegroting 2021. De conferentie werd afgetrapt met een presentatie van hoogleraar Budding. Vanuit hoogleraar Budding was de conclusie dat de Haarlemse set indicatoren over het algemeen goed is, maar dat er op onderdelen nog verbetering is aan te brengen. Na deze raadsconferentie zijn de aanwezige raadsleden tijdens de deelsessies per cluster (Sociaal, Fysiek en Burger en bestuur) in gesprek gegaan over de huidige set indicatoren en de behoefte om deze set uit te breiden of te versmallen met de mogelijkheden hiertoe. Na de werkconferentie is de input door de organisatie verwerkt in een nota met een voorstel voor de nieuwe set indicatoren, op te nemen vanaf de Programmabegroting 2022-2026. Deze nota is in april 2021 vastgesteld. Voor beleidsveld 3.2 en 3.3 zijn zoals in de nota afgesproken een aantal extra indicatoren geformuleerd welke eind mei zijn vastgesteld door de raad.

Voorstel aan de raad: Geadviseerd wordt deze aanbeveling deels als afgedaan te beschouwen (v.w.b. het onderdeel indicatoren). Er is volgens de Auditcommissie veel werk verzet, maar de informatiewaarde kan beter (zie hierboven). Een herformulering van de aanbeveling is op zijn plaats, in lijn met de signalen vanuit de Duisenberg onderzoeken over de onderbouwing van (grote) afwijkingen die ook aansluiten bij wat de accountant daarover heeft aangegeven (zie ook hierboven). 5. De kwaliteit van de paragrafen 5.4 De paragraaf Bedrijfsvoering De doelstellingen in de bedrijfsvoering paragraaf hebben een ander abstractieniveau dan de aanbevelingen van het Audit Team, deze zijn op procesniveau. Er wordt gerapporteerd op basis van bestuurlijke relevantie en aan de Auditcommissie is aangegeven dat niet alle zaken gerelateerd aan bedrijfsvoering volgens de organisatie relevant zijn om over te rapporteren. De door het Audit Team beschreven processen en aanbevelingen zijn opgepakt in de interne rapportagestructuur, namelijk de P&C gesprekken tussen directeur, AM en controller. Op onderdelen zijn afspraken gemaakt over verbetering met individuele managers als proceseigenaren.

Verbetertrajecten die over meerdere afdelingen gaan, bijvoorbeeld verbeteren van contactenbank en inkooporders, hebben een duidelijke opdrachtgever/ opdrachtnemer structuur en zijn onderdeel van de ontwikkelagenda bedrijfsvoering. In dit verband vindt ook de monitoring van de resultaten plaats. Vanaf de eerstvolgende paragraaf

Kenmerk: 2021/

6/9

zal uitleg worden opgenomen over hoe en waar de aanbevelingen naar aanleiding van het audit team en de accountantscontrole zijn opgepakt. Advies aan de raad: de aanbeveling als nog niet afgedaan te beschouwen en actief te houden. Toelichting: volgens de Auditcommissie zijn er weliswaar verbeterstappen gemaakt, maar zijn de eerste en tweede lijn zijn nog niet op het gewenste niveau. Daarom wordt geadviseerd (de implementatie van) de aanbevelingen uit het artikel 213a onderzoek inzake de three lines of defences af te wachten. 7.

De algemene IT-beheersing waardoor gesteund kan worden op geautomatiseerde beheersmaatregelen, functiescheidingen en interfaces Zogenoemde General IT Controls zijn de combinatie van meer maatregelen binnen en buiten de afdeling IV. Eerder is aangegeven dat het verbeteren ervan een lopend proces is. Binnen de ICT infrastructuur zijn en worden beheerprocessen versterkt. Toegangsrechten van gebruikers en toegang van beheerders zijn opgenomen bij de prioriteiten van het informatiebeveiligingsplan voor 2021. Van belangrijke financiële applicaties zijn de rechten van gebruikers geverifieerd, en gepland is om deze verificaties te herhalen. De combinatie van bovenstaande acties vermindert de onzekerheid voor de accountant. In de management letter van Deloitte is aangegeven dat er voor 2020 geen systeemgerichte controle heeft plaatsgevonden waarbij gesteund kon worden op de kwaliteit van de interne IT-processen. De vraag is of een systeemgerichte controle geprefereerd wordt boven een gegevensgerichte controle. Een systeemgerichte controle vraagt een investering in de procesvolwassenheid en vraagt een meerjarige inspanning. Overigens is er niet een gemeente in Nederland die volledig o.b.v. systeemgerichte controle door de accountant wordt gecontroleerd. Er vinden wel pilots en experimenten plaats.

Advies aan de raad: de aanbeveling als nog niet afgedaan te beschouwen en actief te houden. Toelichting: Volgens de beschikbare is er een implementatieproces in gang gezet. Dit doorlopende proces is dus nog niet afgehandeld. 9. De kwaliteit van de interne beheersing in de eerste en tweede lijn Update mei 2021: Inmiddels is het rapport van Hiemstra en de Vries inzake het 3 lines of defence onderzoek afgerond. Op dit moment worden de bevindingen en aanbevelingen die zijn opgenomen in het rapport nader geanalyseerd. Het eindrapport inclusief reactie van het college zal naar verwachting nog voor het zomerreces aan de raad worden aangeboden. Advies aan de raad: de aanbeveling als nog niet afgedaan te beschouwen en actief te houden. Toelichting: volgens de Auditcommissie zijn er weliswaar verbeterstappen gemaakt, maar zijn de eerste en tweede lijn zijn nog niet op het gewenste niveau. Daarom wordt geadviseerd (de implementatie van) de aanbevelingen uit het artikel 213a onderzoek inzake de three lines of defences af te wachten. 10. Actualiseren van inkoop- en aanbestedingsbeleid en proces van aanbestedingen Het geactualiseerde inkoopbeleid is op 23 maart vastgesteld door het college waarna het op 8 april jl. is behandeld in de commissie bestuur.

Naar aanleiding van de opmerkingen uit de commissie wordt het beleid aangepast waarna het in september 2021 opnieuw zal worden vastgesteld door college en vervolgens ter kennisname zal worden toegezonden aan de commissie bestuur. Advies aan de raad: de aanbeveling als nog niet afgedaan te beschouwen en actief te houden. Kenmerk: 2021/

7/9

Toelichting: Er is veel in gang gezet, zoals het afsluiten van raamcontracten. Maar er is nog niet voldoende zichtbaar wat daarmee is bereikt (zie ook blz 2 van deze brief onder ‘aanbestedingen’). Aanbevelingen 2019 1. Onderbouwing prestatielevering sociaal domein nog niet gewaarborgd, waardoor onzekerheden jaarlijks hoog blijven Voor zowel Jeugd als Wmo zijn de IB-plannen vastgesteld en in 2020 uitgevoerd. In afstemming met het auditteam zijn periodiek Interne Controles op de belangrijkste processen uitgevoerd. Bevindingen uit deze IC’s worden direct met de (uitvoerings)organisatie gedeeld en waar nodig zijn aanpassingen in de werkprocessen doorgevoerd. Het zelfstandig vaststellen van de prestatielevering blijft hierin een lastig vraagstuk, de gemeente is hiervoor immers afhankelijk van de informatie van cliënten en aanbieders. Ook wordt de verkregen informatie nog niet altijd voldoende gestructureerd vastgelegd waardoor de resultaten niet altijd bruikbaar zijn voor de accountantscontrole. In 2020 zijn onderstaande stappen gezet en uitgevoerd: - Cliëntervaringsonderzoek ten behoeve van de kwaliteit: dit onderzoek wordt 2 keer per jaar uitgevoerd. Alle cliënten met een indicatie die het voorgaande half jaar is gestart krijgen de kwaliteitsvragenlijst toegestuurd.

In de kwaliteitsvragenlijst zijn specifieke vragen opgenomen die naar de zorgaanbieder en levering van zorg te herleiden zijn. Jaarlijks wordt hier verslag van gedaan en indien het onderzoek daar aanleiding toe geeft worden verbeteracties uitgezet, ook richting aanbieders over de kwaliteit van de dienstverlening. - Evaluatie geleverde ondersteuning uit voorgaande periode. Bij elk heronderzoek wordt hier door casemanagers naar gevraagd. In 2021 wordt de werkinstructie heronderzoek verder aangescherpt zodat door middel van een standaard evaluatieformulier de uitkomsten structureel vastgelegd. De uitkomsten worden daarmee gemakkelijker herleidbaar en terug te vinden bij de interne controle. Periodiek worden alle vragenlijsten door de Interne controle uit Suite gehaald - Er is structurele terugkoppeling vanuit het IC team naar contractmanagement, zodat aandachtspunten met aanbieders kunnen worden besproken. - Pgb monitoring, er is extra ingezet op heronderzoeken bij Pgb’s naar de kwaliteit van geleverde zorg en ook dit wordt vanaf medio 2021 gestructureerd vastgelegd. Er is ook een vragenlijst uitgestuurd om de levering van zorg tijdens Corona te onderzoeken en in 2021 wordt gestart met een pilot om, met inzet van een gespecialiseerd bureau, de rechtmatigheid van geleverde zorg PGB vast te stellen.

Kortom, er zijn de nodige stappen gezet, waarbij met name in de vastlegging nog ruimte voor verbetering is. In samenspraak met de accountant zal ook nog eens gekeken worden naar goede voorbeelden in het land en beoordeeld worden hoeverre die best-practices bruikbaar zijn voor Haarlem. Dit met als doel de geconstateerde onzekerheden verder te verkleinen. Advies aan de raad: de aanbeveling als nog niet afgedaan te beschouwen en actief te houden. Toelichting: Er is veel in gang gezet, maar er is nog niet zichtbaar wat daarmee is bereikt, bijvoorbeeld qua inzichtelijkheid van zorgprocessen. 2. Rechtmatigheidsfouten met betrekking tot Europees Aanbesteden blijven materieel

Kenmerk: 2021/

8/9

Een groot deel van de huidige onrechtmatigheden komt voort uit reeds bestaande afspraken en vaak heeft dit betrekking op het inhuur van medewerkers. De organisatie is de laatste twee jaar hard aan de slag gegaan met het afsluiten van raamcontacten om deze onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen. Toch lopen veel contracten door vanuit het verleden of is de inhuurperiode van tevoren niet in alle gevallen goed in te schatten, waardoor onrechtmatigheden uit het verleden ook in 2020 doorwerken. Op basis van de huidige bevindingen uit de controle van de interne auditdienst is reeds actie ondernomen door een directienota op te stellen waarin de bevindingen extra onder de aandacht worden gebracht. Deze directienota zal gelijktijdig met het rapport van bevindingen van Deloitte worden aangeboden aan de directie. Na vaststelling van de in de nota voorgestelde acties kan gestart worden met het uitvoeren hiervan om doorwerking van de onrechtmatigheden in toekomstige jaren te voorkomen. Advies aan de raad: de aanbeveling als nog niet afgedaan te beschouwen en actief te houden. Toelichting: Er is veel in gang gezet, maar er is nog niet zichtbaar wat daarmee is bereikt. 3. De kwaliteit van het afsluitproces is afhankelijk van de derde lijn Inmiddels is het rapport van Hiemstra en de Vries inzake het 3 lines of defence onderzoek afgerond.

Op dit moment worden de bevindingen en aanbevelingen die zijn opgenomen in het rapport nader geanalyseerd. Het eindrapport inclusief reactie van het college zal naar verwachting nog voor het zomerreces aan de raad worden aangeboden. Advies aan de raad: de aanbeveling als nog niet afgedaan te beschouwen en actief te houden. Toelichting: volgens de Auditcommissie zijn er weliswaar verbeterstappen gemaakt, maar zijn de eerste en tweede lijn zijn nog niet op het gewenste niveau. Daarom wordt geadviseerd (de implementatie van) de aanbevelingen uit het artikel 213a onderzoek inzake de three lines of defences af te wachten. Met vriendelijke groet,

Sacha Schneiders-Spoor Voorzitter Auditcommissie

Kenmerk: 2021/

9/9