Ontwerpbegroting 2021 gemeenschappelijke regeling Cocensus - getekend raadsstuk 28 mei 2020

Gemeente Haarlem

Raadsstuk

Onderwerp Ontwerpbegroting 2021 gemeenschappelijke regeling Cocensus Nummer

2020/435756

Portefeuillehouder

Snoek, M.

Programma/beleidsveld

7.1 Lokale belastingen en heffingen

Afdeling Auteur

CC Kruijf, P. de

Telefoonnummer

023-5113045

Email

pdekruijf@haarlem.nl

Kernboodschap

De gemeenschappelijke regeling Cocensus heeft de ontwerpbegroting 2021 aangeboden. De gemeenteraad van Haarlem wordt in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze hieromtrent voor 1 juni kenbaar te maken. De begroting 2021 is gebaseerd op de uitgangspunten van de eerder vastgestelde kadernota 2021. Cocensus biedt een sluitende (meerjaren)begroting aan. In de meerjarenbegroting is ruimte gemaakt voor dekking van extra lasten die voortvloeien uit de verplichting om met ingang van 2022 te taxeren op basis van vierkante meters i.p.v. kubieke meters. Als belangrijkste risico's worden de nieuwe huisvesting van Cocensus genoemd en de kwetsbaarheid van het technisch beheer op het gebied van ICT. Als beheersmaatregel is opgenomen dat de technische infrastructuur wordt uitbesteed, waardoor de kwetsbaarheid wordt verminderd.

Behandelvoorstel voor

De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het

commissie

voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering.

Relevante eerdere

Kadernota 2021 GR Cocensus (2019/1019938)

besluiten Besluit College d.d. 4 mei 2020

1. 2.

Het college stelt het voorstel aan de raad vast. Het college besluit voorts de portefeuillehouder Financiën te machtigen om in het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Cocensus in te stemmen met de ontwerpbegroting 2021, onder voorbehoud de zienswijze van de raad geen aanleiding geven om het besluit te wijzigen of in te trekken.

de secretaris,

de burgemeester,

Kenmerk: 2020/435756

1/5

Besluit Raad

De raad der gemeente Haarlem,

d.d.......... (wordt ingevuld door de griffie)

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders.

l g mb ®

Besluit: 1. Aan Cocensus te kennen te geven dat de gemeente Haarlem geen bezwaar heeft tegen^Jp-vaStstelling van de ontwerpbegroting 2021. de griffier,''

1. Inleiding

^A.

de voorzitter^-^^^^^z—

X

Cocensus is een gemeenschappelijke regeling waarin elf gemeenten de heffing en invordering van belastingen hebben uitbesteed. De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) bepaalt waaraan gemeenschappelijke regelingen moeten voldoen. De begroting dient op grond van artikel 18 van de regeling voor 1 juli door het algemeen bestuur van Cocensus vastgesteld te zijn. Daartoe zendt het dagelijks bestuur de ontwerpbegroting uiterlijk 8 weken daarvoor aan de deelnemende gemeenteraden. De gemeenteraad van Haarlem wordt in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze omtrent de ontwerpbegroting 2021 voor 1 juni kenbaar te maken. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1.

Aan Cocensus te kennen te geven dat de gemeente Haarlem geen bezwaar heeft tegen de vaststelling van de ontwerpbegroting 2021.

3. Beoogd resultaat Na het geven van de zienswijze door de gemeenteraad van Haarlem en de overige raden van de deelnemende gemeenten kan de begroting 2021 definitief worden vastgesteld door het algemeen bestuur van de GR Cocensus.

4. Argumenten De ontwerpbegroting 2021 is gebaseerd op de uitgangspunten van de eerder vastgestelde kadernota van Cocensus. Financiële en beleidsmatige kaders •

Financiële kaders

Kenmerk: 2020/435756

2/5

De begroting is gebaseerd op de bijgestelde begroting van 2020, gecorrigeerd voor inflatie, conform de vastgestelde kadernota van Cocensus. De vast te stellen begroting 2021 wijkt daarvan nauwelijks af. Er wordt in de begroting uitgegaan van een loonkostenstijging van 2,4% en een inflatie van 1,5%, hetgeen tot een indexatie van de gemeentelijke bijdrage leidt met een percentage van 2,1%. De gemeentelijke bijdrage voor 2021 is berekend op afgerond € 3.051.000 (€ 2.988.000 in 2020). • Begroting 2021 en meerjarenraming Cocensus biedt voor 2021 een sluitende begroting aan. Voor de jaren na 2021 wordt zelfs een bescheiden batig saldo voorzien. De totale lasten voor 2021 zijn geraamd op € 15,1 miljoen terwijl voor 2020 de lasten op € 14,8 miljoen waren geraamd. De stijging is een gevolg van de indexatie van de lasten. Verder wijkt de begroting 2021 nauwelijks af van de gewijzigde begroting 2020. In de begroting is rekening gehouden met het project WOZ. Hiervoor is een budget van afgerond € 359.000 beschikbaar. De algemene reserve bedraagt € 250.000 en wordt toereikend geacht op basis van het geschetste risicoprofiel.

• Treasury De schuldpositie is nauw verweven met investeringen die Cocensus moet doen. Deze investeringen zijn beperkt en gericht op de bedrijfsvoering. Daarbij valt te denken aan ICT en de dependance in Alkmaar. Het saldo van de langlopende schulden bedraagt € 7.361.000 per 1 januari 2021. De schuldpositie is gestegen vanwege de aankoop van een nieuw pand

• Risico's De twee belangrijkste risico's die in de risicoparagraaf gemeld worden betreffen de herhuisvesting van Cocensus en de kwetsbaarheid van de organisatie op het gebied van technisch beheer van ICT. In 2019 is via een Europese aanbesteding de technische infrastructuur en het technisch beheer uitbesteed en worden de diensten afgenomen As a Service. Dit vermindert de kwetsbaarheid en zal in de toekomst leiden tot een besparing omdat nieuwe investeringen in ICT als het gaat om servers en netwerken niet meer aan de orde zullen zijn er ook geen structureel beroep zal worden gedaan op externe inhuur. In algemene zin is de toenemende automatiseringsgraad in samenhang met de aangescherpte wet en regelgeving op het gebied van beveiliging persoonsgegevens een kostencomponent die niet altijd even goed te beheersen valt. Op zich is de beveiliging binnen Cocensus goed geborgd en worden stelselmatig penetratietesten uitgevoerd. Dit neemt niet weg dat als het bij enige regelmaat mogelijk is om de digitale dienstverlening van alle banken plat te leggen, dit ook een reëel risico kan zijn voor de dienstverlening van gemeentelijke overheden. Met de eerdergenoemde uitbesteding is ook de beveiliging nog verder aangescherpt.

• Ontwikkelingen 1. Herhuisvesting/verduurzaming pand In het eerste kwartaal van 2021 zal Cocensus naar verwachting de nieuwe huisvesting betrekken. Vanuit het Dagelijks Bestuur is als uitgangspunt meegegeven dat het pand in optimale zin moet

Kenmerk: 2020/435756

3/5

voldoen aan criteria met betrekking tot duurzaamheid. Dit uitgangspunt is meegegeven aan architect en hoofdaannemer. Voor het pand zelf is de eis minimaal energie-neutraal of beter, waarbij gedacht is aan de maximaal toegestane hoeveelheid zonnepanelen (deels gesubsidieerd), een eigen warmtepomp, energieopwekkende ramen en een energiezuinige klimaatbeheersing. Met de aannemer is de afspraak gemaakt dat de onderaannemers gecertificeerd duurzaam moeten ondernemen, bijvoorbeeld door gebruikmaking van elektrisch transport. Daarnaast is in het bestek ook aandacht geschonken aan het verwerken van groen, niet alleen op het terrein maar ook in het gevel-concept. In het pand zal geen aansluiting op aardgas aanwezig zijn. Tot slot is er voor de verhuizing een sociaal plan opgesteld waarin bevorderd wordt dat werknemers voor woon-werkverkeer gebruik maken van elektrische vervoersmiddelen. Er wordt gewerkt aan een voorstel voor het in ondernemingsverband mogelijk maken om tegen gunstige voorwaarden leasen van elektrische fietsen en mogelijk ook auto's. Op het terrein zullen oplaadpunten worden aangebracht. Nieuwe ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid worden nauwlettend gevolgd, met als uitgangspunt om optimaal te scoren op de energieprestatie index. 2.

Uitbesteden ICT en borging privacy De outsourcing van de ICT is ingezet om ontzorgd te worden op een uitermate belangrijk onderdeel van de organisatie. In eerdere begrotingen hebben wij reeds gemeld dat het niet slagen in het aantrekken van eigen deskundigheid de kwetsbaarheid vergrootte en ook extra kosten voor externe deskundigheid met zich mee bracht. Door de outsourcing is deze zorg weggenomen. De outsourcing betekent niet dat er iets veranderd is in de ICT-omgeving, die is nog steeds dezelfde met optimale aandacht voor de borging van de privacy, zoals de AVG die voorschrijft. Het voordeel van de outsourcing is, dat er sneller kan worden ingegrepen op het moment dat zich een calamiteit voordoet. Het Citrix-verhaal begin 2020 is hier een mooi voorbeeld van. 3. Service richting burgers/ digitalisering Cocensus heeft een digitaal loket, dat feitelijk jaarlijks wordt voorzien van meer mogelijkheden voor burgers en bedrijven. Zo kun je digitaal bezwaar maken, digitaal automatische incasso aanvragen of gegevens wijzigen, kwijtschelding aanvragen, hond aanmelden en kunnen sinds dit jaar hotels/B&B's e.d. ook hun aangifte toeristenbelasting digitaal indienen. In 2019 is er veel aandacht besteed aan de taal. Met inschakeling van Bureau voor Taal zijn alle teksten in een voor de burger minder formele en makkelijke begrijpbare taal opgesteld.

De procedure voor het aanvragen van kwijtschelding is enorm vereenvoudigd. Moest je vroeger met allerlei loonstaten, bankafschriften etc. komen, nu kun je gewoon kwijtschelding aanvragen en verzorgt Cocensus een automatische toetsing met inschakeling van het Inlichtingenbureau (dat is een landelijke instelling waar loon-, uitkering- en vermogensgegevens beschikbaar zijn). Bij afwijzing van de automatische toets kan alsnog een procedure worden ingezet, indien de burger dat verlangt. Uiteraard is dan wel meer informatie nodig. Deurwaarders hebben de opdracht om bij huisbezoek mee te denken met de burger in nood. Dat kan via betalingsregeling maar soms ook door alsnog te bekijken of men voor kwijtschelding in aanmerking komt.

Kenmerk: 2020/435756

4/5

Vanaf 2017 worden de aanslagen ook digitaal aangeboden via Mijn Overheid. In 2020 is daar nu ook de mogelijk aan toegevoegd om via Ideal te betalen. Daarnaast is er op het aanslagbiljet nu ook een QR-code geplaatst die de betaling vergemakkelijkt. 3 dagen na het grote kohier eind februari waren er al meer dan 15.000 Ideal betalingen ontvangen! Tot slot heeft Cocensus al enige jaren het taxatiespreekuur gedurende de eerste 5 weken na de aanslagoplegging. Burgers die het niet eens zijn met hun WOZ-waarde kunnen in contact treden met de taxateur voor nadere uitleg. Dit kan leiden tot wat wij noemen een administratieve aanpassing van de waarde (dus zonder bezwaarproces) of tot meer begrip en acceptatie bij de burger. Waarom 5 weken? Omdat een burger altijd nog de mogelijkheid moet hebben om in bezwaar te gaan.

5. Risico's en kanttekeningen De risico's zijn in de voorgaande paragraaf vermeld.

6. Uitvoering Na besluitvorming door de gemeenteraad wordt hierover gecommuniceerd met het dagelijks bestuur van de GR Cocensus.

7. Bijlagen 1. Ontwerpbegroting 2021 GR Cocensus en meerjarenbegroting

Kenmerk: 2020/435756

5/5