Managementletter 2025 Deloitte

Informatienota

Onderwerp Managementletter 2025 Deloitte Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2025/760837 Roduner, F.J. 7.2 Algemene dekkingsmiddelen CC Wubben, M. 06 184 09 818 mwubben@haarlem.nl De accountant, Deloitte, heeft de managementletter aangeboden na uitvoering van de interim-controle in oktober 2025. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Tevens heeft de interim-controle als doel om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2025 te signaleren en onder de aandacht te brengen. De managementsamenvatting, pagina 7 t/m 11, bevat de bestuurlijke relevante bevindingen en aanbevelingen vanuit de interim controle. Nieuw dit jaar is het overzicht opgenomen op pagina 5, hierin worden de kernboodschap en belangrijkste speerpunten weergegeven. Er wordt gerapporteerd over een aantal specifieke onderwerpen, te weten: • Specifieke aandachtspunten bij de jaarrekening (SiSa-regelingen, grondexploitaties, lumpsum financiering Jeugd, wijzigingen in het BBV en BADO) • Beheersing van de investeringsagenda • Rechtmatigheidsverantwoording en EU-aanbestedingen • Automatisering en betrouwbaarheid en continuïteit van geautomatiseerde gegevensverwerking i.c.m. vervanging van bestaande legacy systemen

Behandelvoorstel voor commissie

De gerapporteerde bevindingen zijn hieronder nader beschreven en na te lezen in de managementletter toegevoegd als bijlage 1. Het onderdeel IT bevindingen en IT Maturity, zoals beschreven in bijlage C van de managementletter is vanwege de gevoeligheid van de beschreven processen en het opleggen van geheimhouding toegevoegd als aparte bijlage (bijlage 2). Het college stuurt de informatienota ter kennisname naar de commissie Bestuur en de Auditcommissie.

Kenmerk: 2025/760837

1/5

Het college van burgemeester en wethouders besluit voorts op grond van artikel 87 van de Gemeentewet geheimhouding op te leggen ten aanzien van de bij dit besluit behorende bijlage 2, ter bescherming van de economische en financiële belangen van de gemeente zoals bedoeld in artikel 5.1, tweede lig, aanhef b van de Wet Open Overheid. Het college besluit geheimhouding voor onbepaalde duur op te leggen. Relevante eerdere besluiten Besluit college d.d. 25 november 2025

N.v.t. 1. Het college van burgemeester en wethouders stelt de informatienota aan de commissie vast. 2. Het college van burgemeester en wethouders besluit voorts op grond van artikel 87 van de Gemeentewet geheimhouding op te leggen ten aanzien van de bij dit besluit behorende bijlage 2, ter bescherming van de economische en financiële belangen van de gemeente zoals bedoeld in artikel 5.1, tweede lid, aanhef b van de Wet Open Overheid. 3. Het college besluit geheimhouding voor onbepaalde duur op te leggen. de secretaris,

de burgemeester,

1. Aanleiding De managementletter van Deloitte (zie bijlage 1) bevat de tussentijdse bevindingen en aanbevelingen van de accountant van de gemeente Haarlem naar aanleiding van de interim-controle 2025. Deze rapportage is op 11 november jl. besproken met de wethouder Financiën en wordt op 9 december as. besproken in de auditcommissie. 2. Toelichting Kernboodschap: De interne beheersing is op orde (pag. 5) De interim-controle van Deloitte is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersomgeving van de gemeente Haarlem. De interim-controle gaat vooraf aan de eindejaarscontrole en het verstrekken van een controleverklaring en accountantsverslag. In de managementletter rapporteert de accountant onder andere de aandachtspunten voor de organisatie en de bevindingen uit de interim-controle. Specifieke aandachtspunten voor 2025 (pag. 7) De accountant vraagt specifieke aandacht voor de borging en verantwoording met betrekking tot de volgende processen:

Kenmerk: 2025/760837

2/5

• • •

Vervangen van de bestaande legacy-systemen, en dan met name vanwege de capaciteit die hiermee gemoeid is in combinatie met de uitvoering van reguliere beheersactiviteiten. Tijdige afwikkeling van lumpsum bekostiging bij complexe jeugdhulp Aantal SiSa regelingen waarover verantwoording afgelegd dient te worden

Fraude (pag. 9) Fraude is een jaarlijks terugkerend vast onderwerp in de controle van de accountant. De accountant concludeert dat de organisatie op een goede manier voldoende aandacht aan de thema’s fraude en integriteit besteedt. Jeugdhulp (pag. 9) Vast onderdeel van de controle, er is verbetering te zien in de eerder benoemde aanbevelingen met betrekking tot het formaliseren van de afspraken en de gewenste interne beheersing en monitoring. In 2025 heeft een onafhankelijke partij onderzoek gedaan naar de effectiviteit en doelmatigheid van de lumpsum bekostigingssystematiek. Hieruit is gebleken dat: • De omslag naar lumpsumbekostiging in lijn is met de landelijke ontwikkelingen en beleidsdoelen • De samenwerking tussen gemeenten en consortia evolueert van een opdrachtgeveropdrachtnemer relatie naar een meer strategisch partnerschap • De huidige contracten laten ruimte open voor interpretatie met als mogelijk gevolg knelpunten in de uitvoering Vanuit het onderzoek zijn de volgende aanbevelingen meegegeven: • Afbakeningen van (regionale) taken en verantwoordelijkheden • Inrichting van een bekostigingsstructuur die aansluit bij taakgerichte ambities • Verbetering van de sturingsinformatie en governance, met aandacht voor een duidelijke verdeling van rollen en mandaten.

De ambtelijke organisatie herkent de gegeven aanbevelingen en heeft deze geprioriteerd voor de resterende contractperiode. Grondexploitaties (pag. 10) De grondexploitaties zijn eveneens een vast onderdeel van de interim controle. De accountant herkent de verbetering ten opzichte van 2024, waarin het verloop bij de (senior) planeconomen groot was. Naast de algemene opmerkingen met betrekking tot de grex-en vraagt de accountant speciale aandacht voor de grex Laan van Decima. Op deze grex heeft sinds 2020 nauwelijks ontwikkeling plaatsgevonden, vanuit de organisatie is reeds aangegeven dat het de bedoeling is dat deze grex afgesloten wordt op het moment dat de grex Oostpoort wordt geopend. De accountant benadrukt het belang van bestuurlijke besluitvorming op korte termijn over grex Oostpoort. Beheersing investeringsagenda (pag. 10) Terugkerend punt vanuit accountantsverslag 2024. De Bestuursrapportage 2025 vermeld een geprognosticeerde realisatie van 67% aan investeringen (€ 118 miljoen) in relatie tot het initieel

Kenmerk: 2025/760837

3/5

geraamde investeringsplan voor 2025 van circa € 177 miljoen (bruto, Programmabegroting 20252030). De accountant onderkent nog steeds grote uitdagingen bij de uitvoering van de geplande investeringsagenda en de toch forse “step-up” die de gemeente maakt in investeringsvolume ten opzichte van het gemiddelde investeringsvolume over de afgelopen jaren. De accountant constateert dat de gemeente zich bewust is van de noodzaak en urgentie om te komen tot een realistische investeringsplanning. Zij benadrukken daarom het belang dat er daadwerkelijk een link wordt gelegd c.q. een integrale afstemming wordt gemaakt tussen de investeringsplannen van de verschillende programma’s voor middelen en capaciteit. Rechtmatigheidsverantwoording en Europese aanbestedingen (pag. 11) Ondanks de door de gemeente getroffen maatregelen om de naleving van interne en Europese aanbestedingsregels beter te borgen, is er in 2024 een toename in de omvang van onrechtmatigheden als gevolg van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels opgetreden. Krapte op de arbeidsmarkt en de daarmee samenhangende inhuur is een van de oorzaken van deze stijging. Vanwege deze reden geeft de accountant als overweging mee om de inkoopfunctie meer te centraliseren. Automatisering, betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking (pag.

11 en geheime bijlage C) De accountant concludeert dat Haarlem nog beperkt gebruik maakt van alle mogelijkheden die AI en geautomatiseerde gegevensverwerking biedt. Daarnaast vraagt de accountant aandacht voor de continuïteit en voorbereiding van de reguliere processen en controles, in verband met de beperkt beschikbare personele capaciteit door de vervanging van een tweetal legacy-systemen. De organisatie herkent de door de accountant geschetste aandachtspunten, maar deelt de zorg niet. Vooralsnog is er geen reden aan te nemen dat de reguliere werkzaamheden ter voorbereiding op de accountantscontrole niet (tijdig) uitgevoerd kunnen worden. Aandachtspunten Jaarrekening 2025 (pag. 18) Naast de genoemde wijzigingen in het BBV en het BADO treedt er ook een wijziging op m.b.t. de APPA-pensioenregeling. De APPA-pensioenregeling wordt vanaf 1 januari 2028 overgedragen naar het ABP. Vanuit de commissie BBV wordt nog een notitie verwacht over de verwerking van de gevolgen die deze overgang met zich meebrengt. Op dit moment is het nog niet duidelijk wanneer deze notitie zal verschijnen en in welk jaar de (financiële) gevolgen verwerkt dienen te worden. Dit heeft mogelijk nog gevolgen voor de jaarrekening 2025. Haarlem heeft de betreffende voorziening voor zover nu mogelijk geactualiseerd, de gevolgen hiervan worden verwerkt in de Decemberrapportage 2025. 3.

Resultaten en/of consequenties De organisatie neemt waar nodig acties om de aandachtspunten en aanbevelingen van de accountant voldoende te kunnen waarborgen.

Kenmerk: 2025/760837

4/5

Vanwege de gevoeligheid van zaken zoals beschreven in de bij deze informatienota bijgesloten bijlage 2, besluit het college op grond van artikel 87 van de Gemeentewet geheimhouding op te leggen ten aanzien van de bij dit besluit behorende bijlage 2, ter bescherming van de economische en financiële belangen van de gemeente zoals bedoeld in artikel 5.1, tweede lid, aanhef en b van de Wet Open Overheid. Het betreft hier informatie over de IT-volwassenheid en inrichting van de organisatie. Openbaarmaking kan op dit moment leiden tot een nadelige (juridische) positie van de gemeente en eventueel daaruit voortvloeiende nadelige financiële gevolgen. De geheimhouding wordt vooralsnog voor onbepaalde duur opgelegd, aangezien nu nog niet kan worden vastgesteld wanneer openbaarmaking mogelijk is. 4. Uitvoering en vervolg Op 9 december as. zal de managementletter worden besproken in de auditcommissie. De managementletter zal daarna ter informatie worden aangeboden aan de commissie Bestuur. Na de accountantscontrole van de Jaarrekening 2025 worden het college en de raad naar verwachting eind mei/begin juni 2026, door de accountant geïnformeerd met een verslag van bevindingen over de voortgang van de aanbevelingen en geconstateerde bevindingen tijdens de eindejaarscontrole 2025. 5. Bijlagen Bijlage 1: Managementletter Deloitte 2025 Gemeente Haarlem.

Bijlage 2: Geheime bijlage bij Managementletter 2025

Kenmerk: 2025/760837

5/5