Bijlage 5 Reglement werving en selectie leden RvT Spaarnesant

Reglement werving en selectie leden Raad van Toezicht

Inleiding Stichting Spaarnesant is georganiseerd volgens het raad-van-toezichtmodel, conform de scheiding bestuur en toezicht artikel 17 WPO, waarbij bestuur en toezicht in organieke zin zijn gescheiden. De bestuurlijke bevoegdheden liggen bij het College van Bestuur, de toezichthoudende bevoegdheden bij de Raad van Toezicht. Werving en selectie van nieuwe leden van de Raad van Toezicht (RvT) verloopt via een vastgelegde procedure, die in overleg tussen de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) en de RvT tot stand is gekomen. In dit reglement wordt de procedure voor werving en selectie beschreven. In de procedure worden de stappen, de betrokken personen en de uitgangspunten in geval van vacatures in de RvT benoemd. Alle betrokkenen beogen met deze procedure een transparant proces in te richten waarbij ieders rol en inbreng tot zijn recht komt. Uitgangspunten: 1. Alle betrokkenen beogen een goede RvT voor Spaarnesant. 2. Een goede RvT is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de RvT, de GMR en het bestuur. 3. Een zorgvuldig proces is de gezamenlijke verantwoordelijkheid. 4. Voor zorgvuldige besluitvorming is alle informatie nodig. Iedere betrokkene onderkent dat andere betrokkenen bij dit proces over relevante informatie kunnen beschikken. 5.

De formele besluitvorming (recht van voordracht) zoals door de wetgever aan verschillende organen is toegekend, wordt in deze procedure erkend en nageleefd. 6. Deze procedure geldt voor alle vacatures van de RvT, dus ongeacht welk orgaan het voordracht recht heeft. Artikel 1

Samenstelling Raad van Toezicht

De samenstelling van de RvT vindt plaats met inachtneming van het bepaalde in • • • •

Wet op het primair onderwijs, artikelen 17a en 48; Statuten Stichting Spaarnesant, artikel 10; Code goed bestuur in het primair onderwijs, artikelen 23 en 24; Toezichtkader Stichting Spaarnesant, paragraaf 4.5.

Artikel 2

Vaststelling vacature Raad van Toezicht

Uiterlijk zes maanden voor het verstrijken van de zittingstermijn van een aftredend lid, of bij tussentijds aftreden van een lid, besluit de RvT of er gelet op de samenstelling van de RvT een vacature wordt opengesteld. Het minimumaantal leden van de RvT bedraagt volgens de statuten, artikel 10-1 drie leden.

1

Artikel 3

Opstart wervingsprocedure

Indien de RvT besluit om een vacature open te stellen: 1. stelt de RvT een concept profielschets op; 2. richt de RvT het proces in van de datum benoeming teruggerekend naar de start van het proces; 3. stelt de RvT een benoemingsadviescommissie (BAC) in. Artikel 4

Profielschets

De profielschets voor nieuw te werven leden bestaat uit de algemene profielschets voor leden van de RvT zoals opgenomen in bijlage 1, aangevuld met een specifiek gedeelte van toepassing op de actuele werving en selectie. 1. De RvT stelt de concept profielschets op, met daarin vermeld: a. een korte beschrijving van de organisatie; b. de belangrijkste vraagstukken van de organisatie in de komende jaren; c. de huidige samenstelling van de RvT (deskundigheid, competenties en netwerk); d. de algemene profielschets voor toezichthouders (bijlage 1); e. welke aanvulling nodig is: gelet op belangrijkste vraagstukken, de samenstelling en de normale rollen en taken van de RvT, zoals genoemd in de algemene profielschets van de RvT. 2. De RvT legt de concept profielschets voor advies voor aan de GMR en de bestuurder. 3. Voordat de GMR advies uitbrengt, wordt het concept besproken tussen, een delegatie van, de GMR, RvT en de bestuurder. 4. De GMR brengt advies uit, waarbij de GMR kan verzoeken om een nader gesprek met de RvT om het advies te bespreken. 5. Vaststelling van de profielschets door de RvT en toezending aan de GMR en bestuurder, waarbij wordt aangegeven wat er met de adviezen is gedaan. Artikel 5

Benoemingsadviescommissie (BAC)

1. De RvT nodigt de GMR uit om uit zijn midden twee leden aan te wijzen voor de BAC, waarbij tenminste één van beide leden vanuit de oudergeleding van de GMR. 2. De RvT wijst uit zijn midden twee leden aan voor de BAC. 3. De leden van de BAC maken voorafgaand aan de procedure afspraken met hun raad over het mandaat en over de onderlinge communicatie met hun raad. 4. De bestuurder is adviseur van de BAC. 5. De BAC wijst uit haar midden een voorzitter en secretaris aan. 6. De BAC kan besluiten zich bij de uitvoering van haar taak te laten bijstaan door een bureau en/of secretariële ondersteuning door het secretariaat van de organisatie. Artikel 6

Werving

1. De vacature wordt middels openbare werving ingevuld. 2. De BAC maakt aan de hand van de vastgestelde profielschets een advertentie en bepaalt waar en op welke wijze deze advertentie wordt geplaatst. 2

3. De advertentietekst bevat tenminste de volgende onderdelen: a. Een beschrijving van de organisatie; b. Een onderdeel: wij vragen; c. Een onderdeel: wij bieden; d. Een korte beschrijving van de procedure; e. Een informatiepunt; f. Sluitingstermijn voor het indienen van brieven; g. Indien mogelijk een datum waarop de gesprekken zijn gepland. 4. Sollicitanten ontvangen een ontvangstbevestiging. Artikel 7

Brievenselectie

1. De brievenselectie vindt plaats in een bespreking van de BAC. 2. De selectie vindt plaats met behulp van individuele scoring op basis van het voldoen aan de profielschets. 3. Indien BAC niet uit de brievenselectie komt, geeft het orgaan dat (bindend) mag voordragen de doorslag. Als de stemmen staken binnen de GMR dan geeft de RvT de doorslag. 4. De bestuurder wordt gevraagd vooraf advies uit te brengen aan de BAC. Artikel 8

Selectiegesprekken

1. De geselecteerde kandidaten worden achtereenvolgens gesproken door de BAC (eerste gesprek) en aansluitend door de bestuurder (tweede gesprek); 2. De BAC kan besluiten om een tweede gespreksronde te voeren; 3. De BAC bereidt gezamenlijk het selectiegesprek voor en verdeelt de taken tijdens het selectiegesprek; 4. Direct nadat alle kandidaten zijn gesproken, delen de leden van de BAC hun indrukken over alle kandidaten met behulp van een individuele schriftelijke scoring en mondelinge toelichting. Alle informatie en indrukken worden genoteerd. De bestuurder geeft de BAC voor deze vergadering zijn mening over de kandidaten. 5. Indien de BAC besloten heeft dat een tweede gespreksronde plaatsvindt, dan besluit de BAC, zonder de bestuurder, welke kandidaten doorgaan naar de tweede gespreksronde. Artikel 9

Beslissing over de voordracht

1. Het orgaan dat de voordracht doet, neemt een voorgenomen besluit over de voorkeurs kandidaat; 2. In een bespreking met de BAC licht het orgaan dat de voordracht doet het voorgenomen besluit toe. De andere leden worden in de gelegenheid gesteld hierop te reageren. 3. Definitieve besluitvorming over de voordracht geschiedt door het voordragende orgaan waarbij alle verkregen informatie wordt betrokken. 4. De BAC informeert de RvT, de GMR en de bestuurder over het genomen besluit. 5. De kandidaat waarop de keuze is gevallen wordt zo spoedig mogelijk door de voorzitter van de BAC geïnformeerd.

3

6. Indien de kandidaat besluit zich terug te trekken, besluit het orgaan dat de voordracht doet of er een andere voorkeurs kandidaat wordt geselecteerd. Zo ja, dan volgt het proces vanaf 2. Zo nee, dan komt de BAC bijeen om de vervolgstappen te bespreken. 7. De kandidaat wordt uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek met de andere leden van de RvT. Artikel 10

Terugtrekken sollicitant

Indien de sollicitant te kennen geeft om hem of haar moverende redenen de sollicitatie in te trekken, wordt de door de sollicitant verstrekte en over de sollicitant verkregen informatie vernietigd.

Artikel 11

Afwijzen sollicitant

De sollicitanten die niet voor een gesprek in aanmerking komen of met wie een gesprek is gevoerd maar niet voor de functie in aanmerking komen ontvangen zo spoedig mogelijk een gemotiveerde afwijzing.

Artikel 12

Vertrouwelijke behandeling gegevens

1. Gegevens die de sollicitant in zijn sollicitatie verstrekt zijn vertrouwelijk. De verspreiding wordt dan ook beperkt tot de leden van de BAC en de bestuurder tenzij anders met de sollicitant afgesproken 2. Na afloop van de procedure en benoeming van de kandidaten worden de gegevens met uitzondering van de gegevens van de te benoemen sollicitant, door de secretaris van de selectiecommissie vernietigd of teruggezonden. Artikel 13

Voordracht ter benoeming door de gemeenteraad

1. De voorzitter van de RvT draagt namens het voordragende orgaan de kandidaat voor ter benoeming aan de gemeenteraad. 2. De kandidaat wordt voorgedragen aan de gemeenteraad ter benoeming voor een eerste termijn inclusief de mogelijkheid tot directe herbenoeming met een maximale zittingstermijn van acht jaar. 3. De voordracht wordt in ieder geval voorzien van de profielschets, het doorlopen proces en een korte argumentatie. 4. De secretaris van de BAC stelt een verslag op van de gang van zaken en zendt dit, na goedkeuring van de BAC, naar de RvT, op basis waarvan de RvT de BAC décharge verleent. Artikel 14

Procedure bij herbenoeming

1. Indien de zittingstermijn van een lid van de RvT afloopt en het betrokken lid kenbaar heeft gemaakt voor een herbenoeming in aanmerking te willen komen, beslist de RvT, zonder voordracht van een commissie als bedoelt in artikel 5 over de herbenoeming. 2. Bij het besluit tot herbenoeming wordt het functioneren van het lid gedurende de eerste zittingsperiode betrokken. 4

3. Indien het in het vorige lid bedoelde lid van de RvT zitting heeft op voordracht van de (oudergeleding van de) GMR, stelt de RvT de GMR op de hoogte van de wens tot herbenoeming en verzoekt de GMR aan te geven of hij met de herbenoeming kan instemmen. Artikel 15

Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als: Reglement werving en selectie leden Raad van Toezicht Stichting Spaarnesant. Daar waar dit reglement niet in voorziet, beslist de Raad van Toezicht na overleg met de GMR. Vastgesteld door de Raad van Toezicht in de vergadering van 17 juni 2019.

5

Bijlage 1: Algemene profielschets leden van de Raad van Toezicht

Het profiel en de gedragscode van leden van de Raad van Toezicht De benoeming geschiedt met inachtneming van de openbaar gemaakte profielschets en gedragscode. Beiden zijn leidraad voor het handelen van de leden van de Raad van Toezicht. 1.1 Het algemene profiel De leden van de Raad van Toezicht: -

beschikken over een hbo- of academisch denk- en werkniveau;

-

beschikken over analytisch vermogen, het vermogen te denken in strategische kaders;

-

hebben oog voor het nemen van strategische beslissingen;

-

hebben ervaring met besturen en/of het houden van toezicht;

-

hebben een brede maatschappelijke betrokkenheid en affiniteit met het openbaar onderwijs;

-

kennen de samenleving en hebben een ruime ervaring opgedaan in één of meer maatschappelijke sectoren; daarbij past een uitgebreid maatschappelijk netwerk;

-

onderschrijven de doelstellingen en het karakter van het openbaar onderwijs;

-

beschikken over voldoende tijd voor het uitoefenen van het lidmaatschap van de Raad van Toezicht (120 à 160 uur per jaar), alsmede het bijwonen van de vergaderingen;

-

bewaren de balans tussen betrokkenheid en bestuurlijke distantie;

-

zijn bij voorkeur woonachtig in Haarlem of de regio;

-

kunnen een verklaring omtrent gedrag (VOG) overleggen.

1.2

De gedragscode

-

De leden van de Raad van Toezicht spreken met één mond; besluiten worden vastgelegd.

-

De leden van de Raad van Toezicht spreken elkaar in de vergadering aan op rolvastheid en roldiscipline.

-

De leden van de Raad van Toezicht voorkomen persoonlijke en zakelijke belangenverstrengeling. Leden melden alle actuele hoofd- en nevenfuncties en een mogelijk tegenstrijdig belang. Deze functies worden opgenomen in het jaarverslag.

-

Vertrouwelijke informatie wordt als zodanig behandeld.

-

De leden van de Raad van Toezicht hebben een respectvolle bejegening van anderen.

-

De toezichthouders hebben een actieve inbreng in de vergadering en zijn goed voorbereid.

-

De toezichthouders gaan effectief om met schaarse vergadertijd, kunnen puntig formuleren en voorkomen herhalingen.

-

Er is een veilige sfeer en ruimte voor het inbrengen van uiteenlopende opvattingen en inzichten in het besluitvormingsproces.

6