6 Bijlage 5 - Reactiebrief van Spaarnelanden

spoqrne , lqnden _

jouw leefomgeving in goede honden

College van B&W Gemeente Haarlem en - Zandvoort

--

Uw kenmerk

Dâtum

Ons kenmerk

19-2-2025

SPL1dir2025l009

Onderwerp reactie onderzoek

Contactpersoon

Telefoonnummer

doelmatigheid en doeltreffendheid

Cindy van der Giezen

06-46215387

Spaarnelanden

Geacht College, De Directie van Spaarnelanden heeft kennisgenomen van:

o het onderzoeksrapport 'Doelmatig- en Doeltreffendheidsonderzoek Spaarnelanden', incl. het tweede ambtelijke rapport. Beiden opgesteld door onderzoeksbureau Royal Haskoning DHV (RHDHV);

o beide collegereacties van de gemeenten Haarlem en Zandvoort op het onderzoeksrapport; . de directiereactie van de ambtelijke organisatie van Haarlem en Zandvoort op het rapport. Met deze brief geeft de Directie van Spaarnelanden haar reactie op het onderzoeksrapport. Spaarnelanden kan zich vinden in de reacties van beide colleges en de directiereactle van het ambtelijk apparaat. In deze brief geeft Spaarnelanden een algemene react¡e op het onderzoeksrapport en gaat vervolgens in op de vijf aanbevelingen die in het rapport zijn opgenomen. Tot slot geeft Spaarnelanden een korte reactie op de overige suggesties die in de collegereacties en directiereactie t.a.v. beide onderzoeksrapporten worden gegeven.

Algemene react¡e van Directie Spaarnelanden Het onderzoek richt zich op drie onderdelen: de algemene bevindingen, de kostenprestaties van Spaarnelanden en de duurzaamheidsprestaties van Spaarnelanden. Aloemene bevindingen Spaarnelanden kan zich in grote lijnen vinden in de conclusies en aanbevelingen uit het rapport en neemt zich voor in nauw overleg in goed vertrouwen en in volle transparantie met onze opdrachtgever samen te werken om de aanbevelingen uit het rapport op te volgen. De aanbevelingen die worden gedaan sluiten goed aan bij het door Spaarnelanden in2024 gestarte veranderprogramma Klaar voor de Toekomst(2024-2026). Doelstelling van dit programma is het

maken van de transitie van een korte termijn uitvoeringsorganisatie naar een toekomstbestendige middellange termijn uitvoerings- en kennis-/regieorganisatie. B¡j de verzelfstandiging in 2005 was Spaarnelanden een organisatie met 100 medewerkers en 17 miljoen

Postbus 1c/1,2}cir BA Haarlem Bezoekad¡.es Minckelersweg 40, 2031 EM Haarlem | 02375 fi 2A0 | spaarnelanden.nl nfo@spaarnelanden.nl I KvK nr. 34208676 I BTW nr. N1813620429801 | IBAN NL32 BNGH A285 1157 s8 | BIC BNGHNL2G

omzet; Inmiddels is de organisatie uitgegroeid tot een groot bedrijf met meer dan 300 medewerkers en ruim 60 miljoen omzet. Wij zijn voor onze opdrachtgevers niet meer alleen een uitvoeringsorganisatie, maar steeds meer een kennis- en regiepartner. Met de veranderende eisen in de dienstverlening vanuit de opdrachtgever,.maar ook vanuit wet- en regelgeving en vanuit de maatschappij, is het noodzakelijk om ons anders te organ¡seren met meer focus op middellange termijn. Voorbeelden hiervan zijn de maatschappelijke opgaven en duurzame doelstellingen van onze opdrachtgevers; impact veranderende wetgeving zoals - CSRD (Corporate SustainabiliÇ Reporting Directive) verslaggeving, - uitgebreide producentenverantwoordelijkheid, veiligheid, inkopen; maar ook de impact die pricing en beschikbaarheid van grondstof, materiaal, energie/brandstof met zich meebrengen. In Klaar voor de toekomst worden stappen gezet om te organisatie robuuster te maken, gericht op operational excellence, herinrichting van de organisatie en personeelsontwikkeling. De eerste resultaten hiervan zijn inmiddels zichtbaar. De aanbevelingen vanuit het RHDHV rapport neemt Spaarnelanden mee in het veranderprog ramma. In de huidige DBC's (Dagelijks Beheer Contracten)/DVO's (Dienst Verleningsovereenkomsten) ligt

de nadruk op samenwerking: een verdergaand partnership tussen Opdrachtgever en

Opdrachtnemer, gebaseerd op vertrouwen en opgavegericht beheer. Spaarnelanden erkent echter dat de samenwerking gebaat is bij meer heldere en smart geformuleerde afspraken over de te leveren producten/diensten en bijbehorende tarieven. Een meer zakelijke invulling van het contract geeft duidelijkheid en draagt bij tot het inzicht in elkaars verwachtingen en bijbehorende definities. Kostenorestaties Waar het in de rapportage gaat over definities en hoe de berekeningen tot stand zijn gekomen, heeft Spaarnelanden vragen gesteld en suggesties gedaan. Dit uit zich met name in de definities van overheadkosten en berekeningen van de afualinzamelkosten. We achten het wel raadzaam hier in de uitwerking van de aanbevelingen bij stil te staan. Deze twee onderdelen wil Spaarnelanden dan ook kort benoemen.

Overheadkosten: Het onderzoeksbureau geeft aan dat bij de afualbeheerkosten de overhead hoger is dan bij andere organisaties. Er is -en daar sluiten we ons aan bij de reactie van het collegemeer duiding nodig om het verschil te begrijpen De berekening van de afualinzamel- en beheerkosten: ook al is dit niet materieel, willen wij wel wijzen op het feit dat RHDHV de kosten van het programma continue afualscheiding (CAS) meeneemt in de berekening van de DBC afualinzameling; CAS maakt formeel echter geen onderdeel uit van de DBC-som. Hierdoor scoort Haarlem t.a.v. de hoogte van de afualinzamelkosten gelijk aan het klasse gemiddelde uit de NVRD (Nederlandse Vereniging voor Afual en Reinigingsdiensten) benchmark (oranje), in plaats van onder het gemiddelde (groen); voor de totale afualbeheerkosten scoort Haarlem nu licht boven het klasse gemiddelde uit de NVRD benchmark (rood), in plaats van gelijk (oranje). Uit het onderzoek komt naar voren dat de afualinzamel- en beheerkosten in Zandvoort hoog zijn in vergelijking tot andere gemeenten. Spaarnelanden wil hieraan toevoegen dat de ingezamelde tonnages bij Zandvoort verhoudingsgewijs hoog zijn. Zo heeft Zandvoort bijvoorbeeld gemiddeld 49 kilo per inwoner meer aan huishoudelijk añ¡al dan een inwoner in Haarlem. Ons advies zou zijn

+

2

om een vergelukbaar programma als CAS voor Zandvoort in te voeren waardoor de mate van afualscheiding zou moeten toenemen. De contracten in Zandvoort zijn anders opgesteld dan de contracten voor Haarlem. Er zijn meerdere onderliggende DVO's per domein en één algemene DYO Spaarnelanden biidroge (voor personeel, zowel uitvoerend als unitstaf, materieel e.d.). Een deel van deze zogenaamde DVO Spaarnelanden bijdrage is bestemd voor afualinzameling en rekent Spaarnelanden toe aan de totale opdrachtsom voor afualinzameling.. In het Klaar voor de Toekomstprogramma is Spaarnelanden in 2024 gestart met de integratie van Haarlem en Zandvoort. Onze wens is ook de contracten volgens deze indeling aan te passen, waarbij de DVO Spaarnelanden bijdrage wordt toegewezen aan de domein specifieke DVO's. Naast uniformiteit in werkwijze, geeft dit ook meer inzicht. Du u rzaa m he idso restaties

Spaarnelanden is trots op haar prestaties op het gebied van social return, evenals haar stappen m.b.t. verduurzaming. Spaarnelanden voldoet ruimschoots aan de eisen m.b.t. de social return eis zoals opgenomen in de DBC's/OVO's; scoort ook hoger (l,2uo) dan de hoogste trede van de Prestatieladder Sociaal Ondernemen (pSO), trede 3 (3,7uo). Dat hier hogere kosten aan verbonden zijn en een lagere arbeidsproductiviteit, is een bewuste keuze. Spaarnelanden kan zich verbeteren in het verder verduidelijken van de keuzes en bijbehorende kosten op het gebied van social return en verduurzaming, van onder meer het wagenpark, panden en laadinfrastructuur.

Aanbeveling f Werk zo snel mogelijk tot naar concrete KPI's (Key Performance Indicators) Spaarnelanden neemt de aanbeveling uit het onderzoeksrapport over en sluit zich aan bij de reactie van beide Colleges. Spaarnelanden zal in samenspraak met de opdrachtgever zorgdragen voor heldere KPI's en resultaatafspraken in de DBC's/DVO's. In het veranderprogramma Klaar voor de Toekomst wordt kritisch gekeken naar het efficiënt en effectief inrichten van de organisatie en de bedrijfsprocessen. Hierbij richt Spaarnelanden zich op haar kerntaken en operational excellence. De eerste resultaten hiervan zijn inmiddels zichtbaar. ln 2024 is structureel bespaard door integratie van Haarlem en Zandvoort (EUR 500K) en het stopzetten van niet core activiteiten. ook in 2025 en 2026 zet spaarnelanden door op verdere procesoptimalisatie.

Aanbeveling 2 Verbeter de transparant¡e in financiële gegevens (tarievenblad) Spaarnelanden sluit zich aan bij de reactie van beide Colleges en zal in samenspraak met de opdrachtgever de DBC's/DVO's aanvullen met tariefbladen. Dit past bij de meer zakelijke benadering van de samenwerking. Belangrijk hierbij is dat zowel de Q (het meer smart maken van de producten/diensten die worden geleverd) als de P (de bijbehorende prijs; kosten/kentallen)worden meegenomen. Hierbijwordt gekeken naar benchmark cijfers, maar ook naar de werkelijke kostprijs van Spaarnelanden. We zullen hierover transparant rapporteren. In de conclusie van het rapport wordt vermeld dat de overheadkosten m.b.t. afualbeheerkosten hoog zijn.. Aanvullend op wat we hiervoor schreven, geldt dat Spaarnelanden N.V. valt onder de

3

definitie groot bedrijf, met alle verplichtingen van dien. Veranderende wet- en regelgeving leidt tot hogere kosten. Voorbeelden hiervan zijn het voldoen aan CSRD-duurzaamheidsverslaggeving; kwaliteitsvereisten vanuit ISO (International Standardisation Organisation) 9001, 14001 ,27001, NIS2 (Network and Information Security Directive) wetgeving. Tevens hecht Spaarnelanden in lijn met het beleid en visie van haar opdrachtgevers, belang aan de verdere verduurzaming van de dienstverlening en sociaal maatschappelijk ondernemen. D¡t brengt meerkosten met zich mee die worden doorbelast. Spaarnelanden kan zich verbeteren door de meerkosten hiervan beter inzichtelijk te maken.

Aanbeveling 3 Stel een taskforce aan die zorgdraagt voor meer integratie met unit Zandvoort en meer overzicht in de financiële huishouding van Zandvoort Spaarnelanden erkent volledig het belang van integratie tussen Haarlem en Zandvoort.In 2024 zijn we hiermee gestart en de integratie is inmiddels organisatorisch in een afrondende fase.

Aanbeveling 4Zorg voor meer capaciteit bij Spaarnelanden op strategische opgaven Spaarnelanden erkent de aanbeveling van RHDHV, gericht op het versterken van de capacíteit van Spaarnelanden. Dit is ook een belangrijk onderdeel in het Klaar voor de Toekomst programma, gericht op het meer robuust maken van de organisatie. Spaarnelanden maakt een transitie van uitvoeringspartner, naar uitvoeringspartner + (kennis- en regiepartner), waarbij Spaarnelanden proactief adviseert over duurzame en operat¡onele verbetermogelijkheden. Hierbij sluit Spaarnelanden aan bij de reactie van beide Colleges, de opdrachtgever formuleert het beleid, Spaarnelanden als opdrachtnemer heeft een proactieve en voortrekkersrol in het operationaliseren van dit beleid. Randvoorwaardelijk om deze transitie te kunnen maken is capaciteit, tijd en budget. Door in de contracten meer expliciet te maken wat opdrachtgever en opdrachtnemer van elkaar verwachten, zal meer duidelijkheid komen over de afbakening van taken/verantwoordelijkheden.

Aanbeveling 5 Overweeg een grotere focus op reductie restafoal en een gedeeltelijke vrijstelling voor fossiel aangedreven inzamelvoertu¡gen van Spaarnelanden Spaarnelanden heeft focus op verduurzaming van haar werkzaamheden, zowel m.b.t. verduurzaming van het wagenpark als ook t.a.v. de vermindering van de hoeveelheid restafual. Spaarnelanden volgt de vereisten die gelden voor de milieuzone. Het één op één vervangen van fossiele inzamelvoertuigen voor elektrische inzamelvoertuigen is vanuit technisch perspectief simpelweg nog niet mogelijk. Voor deze inzamelvoertuigen geldt, conform andere bedrijven, dezelfde vrijstellingsrichtlijnen. Echter Spaarnelanden onderzoekt, samen met de opdrachtgever, ook andere tussentijdse alternatieven (zoals overgang naar HVO100, (Hydrotreated Vegetable Oil)

kleinschalig inzamelen, en verbeterde bereikbaarheid in de binnenstad). Opdrachtgever en opdrachtnemer trekken gezamenlijk op in het project verduurzaming dienstverlening. Spaarnelanden erkent ook het advies m.b.t. het verminderen van restafual. Het uitvoeringsprogramma CAS is hiervoor leidend.

4

Overige suggest¡es In de rapportages zijn een aantal overige suggest¡es gedaan die beide colleges in hun reactie hebben benoemd, om mee te nemen in de verdere uitwerking van verbetervoorstellen. Ook de Directie van de ambtelijke organisatie van beiden gemeenten heeft hier haar zienswijze gegeven. Samenwerkinq en oovernance Spaarnelanden juicht de benoemde acties m.b.t. samenwerking en governance toe. Het bundelen van expertise en verantwoordelijkheden zowel aan de zijde van opdrachtgever als bij Spaarnelanden, professionaliseren van contractmanagement en een duidelijke escalatiestructuur, waarbij de wederzijdse gesprekspartners op vergelijkbaar hiërarchisch niveau opereren, gaan bijdragen aan een meer efficiënte en effectieve dienstverlening. "Hard op de inhoud, zacht op de relatie". Uitbesteden

De bevinding dat Spaarnelanden soms uiwoeringswerkzaamheden uitbesteedt onderschrijven wij. Dit heeft echter vaak wel een aantal goede redenen: seizoensinvloeden en risicobeheersing waaronder borgen van continuiteit spelen hierbij een rol. Dit gezegd hebbende zijn wij ook van mening dat een aantal van deze activiteiten opnieuw tegen het licht gehouden moeten worden. Spaarnelanden kijkt daarnaast graag samen met de opdrachtgever welke afwijkingen geconstateerd zijn en hoe zij hier kan bijdragen aan structurele verbeteringen.

Vervolg Spaarnelanden sluit aan op de college- en directiereactie. Er is geen onduidelijkheid in de richting waarin verbeteringen zullen worden doorgevoerd. Er komt een klein team voor het opstellen van het uitvoeringsprogramma teneinde opvolging te geven aan de benoemde aanbevelingen.

Opdrachtgevers en aandeelhouders van beide gemeenten en Spaarnelanden maken hier onderdeel van uit. Spaarnelanden ziet dit proces met vertrouwen tegemoet, om onze dienstverlening nog verder te verbeteren.

Met vri

lijke gro

elanden

5