Document · PDF

5 bijlage 4 Definitieve jaarrekening NHA 2023

commissie Ontwikkeling 6 juni 2024, gemeente HaarlemBij agendapunt: Zienswijze op de herziene begroting 2024 en de ontwerpbegroting 2025, informeren over jaarrekening 2023 gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief (DL) - onder voorbehoud van voldoende vergadertijd16.179 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Niet gevonden in dit document.

31 MAART 2024

Inhoudsopgave

JAARVERSLAG 1

INLEIDING ................................................................................................................................................ 5 1.1 1.2

ALGEMEEN ................................................................................................................................................ 5 RESULTAATONTWIKKELING ........................................................................................................................... 5

PROGRAMMAVERANTWOORDING .......................................................................................................... 7 2.1 VERANTWOORDING REALISATIE PROGRAMMA’S ................................................................................................ 7 2.1.1 Realisatie doelstellingen .................................................................................................................... 7 2.1.2 Beoogde maatschappelijke effecten ............................................................................................... 10 2.1.3 Gerealiseerde baten en lasten ......................................................................................................... 10 2.2 VENNOOTSCHAPSBELASTING ....................................................................................................................... 11 2.3 GEBRUIK VAN HET GERAAMDE BEDRAG VOOR ONVOORZIEN .............................................................................. 11

DE PARAGRAFEN .................................................................................................................................... 12 3.1 WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING ............................................................................................. 12 3.1.1 Inventarisatie weerstandscapaciteit ............................................................................................... 13 3.1.2 Inventarisatie risico’s ....................................................................................................................... 13 3.1.3 Beleid omtrent risico’s en weerstandscapaciteit ............................................................................. 15 3.1.4 Kengetallen en beoordeling daarvan .............................................................................................. 16 3.2 ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN ............................................................................................................... 17 3.2.1 Beleidskader .................................................................................................................................... 17 3.2.2 Uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties .......................................................

17 3.2.3 Vertaling van de financiële consequenties in de begroting ............................................................. 18 3.3 FINANCIERING .......................................................................................................................................... 18 3.3.1 Beleidsvoornemens ten aanzien van risicobeheer financieringsportefeuille ................................... 18 3.3.2 Rentelasten, renteresultaat, toerekening aan investeringen en taakvelden .................................. 19 3.3.3 Financieringsbehoefte ..................................................................................................................... 19 3.4 BEDRIJFSVOERING ..................................................................................................................................... 19 3.4.1 Inzicht in stand van zaken en beleidsvoornemens ........................................................................... 19 3.4.2 Rechtmatigheid ............................................................................................................................... 21 3.5 VERBONDEN PARTIJEN ............................................................................................................................... 23 3.5.1 Visie en beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen ............................................................... 23

BELASTINGEN ......................................................................................................................................... 23 4.1 4.2

MEERJARENBEGROTING 2024 – 2027..................................................................................................... 25 5.1 5.2 5.3

VENNOOTSCHAPSBELASTING ....................................................................................................................... 23 BELASTING OVER DE TOEGEVOEGDE WAARDE (BTW) ........................................................................................ 23

BATEN .................................................................................................................................................... 26 LASTEN ................................................................................................................................................... 26 MUTATIE RESERVES ................................................................................................................................... 26

UITBRAAK COVID-19-VIRUS ................................................................................................................... 27

7 ALGEMENE GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING, RESULTAATBEPALING EN HET OPSTELLEN VAN DE JAARREKENING .............................................................................................................................................. 29 8

OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN ....................................................................................................... 32

TOELICHTING OP HET OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN ..................................................................... 33 9.1 BIJDRAGEN DEELNEMERS AAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING ..................................................................... 34 9.2 BIJDRAGEN OVERIGE OVERHEIDSINSTANTIES ................................................................................................... 35 9.3 OVERIGE OPBRENGSTEN ............................................................................................................................. 36 9.4 PERSONEELSKOSTEN .................................................................................................................................. 37 9.5 MATERIEEL DIRECTE KOSTEN ....................................................................................................................... 38 9.6 MATERIEEL INDIRECTE KOSTEN .................................................................................................................... 39 9.7 VENNOOTSCHAPSBELASTING ....................................................................................................................... 40 9.8 TOEVOEGINGEN/ONTTREKKINGEN AAN RESERVES............................................................................................

41 9.9 GEREALISEERD RESULTAAT 2023 EN VOORSTEL RESULTAATSBESTEMMING ........................................................... 42 9.10 OVERZICHT VAN DE AANWENDING VAN HET BEDRAG VOOR ONVOORZIEN ............................................................. 43 9.11 OVERZICHT VAN INCIDENTELE BATEN EN LASTEN PER PROGRAMMA ..................................................................... 43 9.12 WET NORMERING BEZOLDIGING TOPFUNCTIONARISSEN PUBLIEKE EN SEMI-PUBLIEKE SECTOR .................................. 44 9.12.1 Leidinggevende topfunctionarissen ............................................................................................ 44 9.12.2 Topfunctionarissen met een bezoldiging minder dan € 1.900 .................................................... 46 9.12.3 Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT .......................................................... 46

BALANS .................................................................................................................................................. 47

TOELICHTING OP DE BALANS ................................................................................................................. 48 11.1 VASTE ACTIVA .......................................................................................................................................... 48 11.1.1 Materiële vaste activa ................................................................................................................ 48 11.1.2 Financiële vaste activa ................................................................................................................ 49 11.2 VLOTTENDE ACTIVA ................................................................................................................................... 49 11.2.1 Vorderingen en overlopende activa ............................................................................................ 49 11.2.2 Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar ............................................... 50 11.2.3 Liquide middelen ......................................................................................................................... 51 11.3 EIGEN VERMOGEN ....................................................................................................................................

51 11.3.1 Egalisatiereserve ......................................................................................................................... 52 11.3.2 Bestemmingsreserves ................................................................................................................. 52 11.4 VASTE SCHULDEN...................................................................................................................................... 54 11.5 VLOTTENDE PASSIVA.................................................................................................................................. 54 11.5.1 Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan een jaar .......................... 54 11.5.2 Overlopende passiva ................................................................................................................... 55 11.6 NIET IN DE BALANS OPGENOMEN RECHTEN EN VERPLICHTINGEN ......................................................................... 56 11.7 GEBEURTENISSEN NA BALANSDATUM ............................................................................................................ 58

OVERZICHT GEREALISEERDE BATEN EN LASTEN PER TAAKVELD ............................................................. 59

RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING ................................................................................................ 60

JAARVERSLAG

Inleiding

1.1

Algemeen

In 2023 bezochten 14.382 mensen de Janskerk (het publiekscentrum van het Noord-Hollands Archief) voor tentoonstellingen, evenementen, rondleidingen, educatieve activiteiten of voor het gebouw zelf. Het aantal bezoeken aan de studiezalen kwam uit op 3.783. In totaal komt daarmee het aantal bezoeken aan het Noord-Hollands Archief (NHA) in 2023 op 18.165. Er werden van 1 januari – 30 september 414.828 en van 1 oktober – 31 december 150.500 bezoeken gebracht aan de website van het NHA. Daarnaast neemt het NHA deel aan veel geraadpleegde landelijke platforms, zoals WieWasWie en Oorlogsbronnen. Het programma Digitaal Informatiebeheer heeft gelopen van 2019 tot en met 2023. Het sloot mooi af met succesvolle digitale overbrengingen vanuit drie overheidspartners eind 2023 naar het NHA eDepot. Het doel om ervoor te zorgen dat digitaal archiveren een regulier proces is van het NHA, is behaald. Vanaf 2024 start de organisatie NHA met twee nieuwe afdelingen Kenniscentrum overheid en IT & Innovatie. Taken van het programma Digitaal Informatiebeheer zijn dan geland in de nieuwe organisatie. Een van de kernprocessen van het archiefbeheer is het toegankelijk maken van archieven en collecties. De archieftoegangen zijn te raadplegen via de website van het Noord-Hollands Archief (www.noordhollandsarchief.nl) en via www.archieven.nl. In 2023 zijn 85 inventarissen of plaatsingslijsten verschenen.

Deze zijn gemaakt door medewerkers van het NHA, door derden en door vrijwilligers onder begeleiding van het NHA. In totaal is 417 meter archieven toegankelijk gemaakt. Het NHA heeft in 2023 in totaal 3.362 objecten verworven voor de beeldcollecties door schenking, overbrenging of aankoop. Daarnaast is de collectie van de Provinciale Atlas Noord-Holland, in beheer bij het NHA, uitgebreid met 43 objecten. In 2023 werd de bibliotheek van het NHA uitgebreid met 232 aanwinsten in totaal, onderverdeeld in 104 door schenking en 128 door aankoop. Er is net als voorgaande jaren sterk ingezet op het digitaliseren van archieven en beeldcollecties zodat veelgevraagd en kwetsbaar materiaal voor een breed publiek beschikbaar komt. Het publiek maakt ook veel gebruik van de mogelijkheid om via Scannen op Verzoek archiefstukken te laten digitaliseren. Vanaf januari 2024 start het Scannen op Verzoek voor overheidspartners.

1.2

Resultaatontwikkeling

Het gerealiseerd resultaat wordt gedefinieerd als het gerealiseerde saldo van baten en lasten inclusief het resultaat op algemene dekkingsmiddelen, vennootschapsbelasting en toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves. In 2023 is er een positief resultaat gerealiseerd van € 441.052, versus een begroot resultaat van nihil. De baten vielen € 317.444 hoger uit dan begroot. De grootste verschillen ten opzichte van de begroting betreffen een niet-begrote indexatie van de bijdrage van het rijk ad € 208.949 die eind 2023 is

ontvangen. Verder vielen de overige opbrengsten € 84.214 hoger uit, onder andere door hogere omzet dan begroot in het archiefcafé, detachering van personeel voor een project, een hogere doorbelasting van servicekosten aan onze huurder Stichting Hart in verband met gestegen energiekosten en door de ontvangst van meer projectopbrengsten en –bijdragen dan op het moment van begroting bekend was. De lasten vielen in totaal € 130.308 lager uit dan begroot. Dit wordt met name veroorzaakt door personeelskosten; lagere loonkosten dan begroot in verband met vacatures en ruimte tussen de werkelijke en maximale (begrote) salarisschalen. Dit overschot is deels gebruikt voor inhuur van externen. De kosten voor digitalisering en publieksactiviteiten/educatie vielen hoger uit door kosten voor projecten die deels gefinancierd werden vanuit de additionele projectopbrengsten. Huisvestingskosten vielen tegen door hogere energiekosten dan begroot op de Kleine Houtweg, en de organisatiekosten vielen hoger uit onder andere door additionele inhuur van expertise van externe bureaus. Het saldo van baten en lasten exclusief algemene dekkingsmiddelen en dotaties en onttrekkingen aan reserves is daardoor € 488.866 positief, terwijl een kleiner positief bedrag van € 41.114 was begroot.

Het verschil tussen de gerealiseerde en begrote dotaties aan en onttrekkingen van bestemmingsreserves zorgt voor een negatief resultaat van € 47.814, terwijl in de herziene begroting uitgegaan was van een negatief resultaat van € 41.114. Dit komt met name door een lagere onttrekking uit de bestemmingsreserve van groot onderhoud op de Kleine Houtweg, omdat investeringen later worden gedaan dan voorzien.

Willeke de Groot, directeur Haarlem, 31 maart 2024

Programmaverantwoording

De richtlijnen van het BBV schrijven voor dat gewerkt wordt met programma’s, die gedefinieerd worden als een samenhangend geheel van activiteiten. Het Noord-Hollands Archief heeft één programma gedefinieerd: het beheren en beschikbaar stellen van archieven. Alle activiteiten van het Noord-Hollands Archief vallen onder dit programma.

2.1

Verantwoording realisatie programma’s

In het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 van het Noord-Hollands Archief (NHA) is aan de hand van vier pijlers beschreven welke doelstellingen het NHA zichzelf voor deze periode heeft gesteld. Hieronder wordt toegelicht in hoeverre de doelstellingen binnen het programma voor 2023 zijn gerealiseerd.

2.1.1

Realisatie doelstellingen

Bronnen veiligstellen In het kader van het acquisitiebeleid onderneemt het NHA actie rond het verzamelen van archieven rond de door de overheden aangewezen zogenaamde ‘hotspots’. Zo is het archief van de Stichting Duinbehoud verworven, omdat de stichting zich actief inspande om de terugkeer van de Formule 1 naar Zandvoort tegen te houden (hotspot Zandvoort). Vanwege de verwachte aanwas van analoge archieven het komende decennium werkt het NHA aan scenario’s om de depotcapaciteit uit te kunnen breiden. In 2023 besloot de gemeente Haarlem af te zien van het realiseren van een gezamenlijk collectiecentrum in Haarlem, waarin het NHA dan samen met Frans Hals Museum en de archeologische dienst van de gemeente zou participeren. Het NHA verkent nu de mogelijkheid om de bestaande depotruimte op de Kleine Houtweg te kunnen vergroten in combinatie met een verduurzamingsslag. Diverse (overheids)archieven zijn van een inventaris voorzien en daarmee nader toegankelijk gemaakt. Het beschrijven van de beeldcollecties van Haarlemmermeer is in 2023 afgerond. Voor digitale particuliere archieven is een handreiking opgesteld. Het digitaliseren van het archief van de abdij van Egmond is in uitvoering, met daarbij ook een materiële voorbereiding. En na het fotograferen van de oorkonden zijn deze op een andere wijze verpakt. Dit grootschalige project nadert de voltooiing.

Het NHA heeft gedurende het jaar bij alle archiefvormers de jaarlijkse inspectie uitgevoerd. In 2023 betrof dit bij alle organisaties de uitgebreide inspectie. Daarnaast waren de archiefinspecteurs betrokken bij de overbrengingen van verschillende overheidsarchieven. Binnen het programma digitaal informatiebeheer is bovendien hard gewerkt aan het digitaal overbrengen van archief van de overheidspartners, ter opneming in het NHA e-Depot. Dit heeft geresulteerd in vier digitale

overbrengingen. De overheidspartners zijn in regelmatige regiobijeenkomsten actief geïnformeerd over de nieuwste ontwikkelingen in informatiebeheer.

Meer mogelijk maken met data Binnen de pijler “meer mogelijk maken met data” is een van de doelstellingen het digitaliseren en online beschikbaar maken van historische persoonsgegevens. Dit betreft in de eerste plaats de archieven van de Burgerlijke Stand. Blokken van tien jaar Burgerlijke Stand worden gedigitaliseerd en door online vrijwilligers toegankelijk gemaakt. Medewerkers van het NHA maken de scans en data vervolgens klaar voor publicatie. In 2024 komt de Burgerlijke Stand Overlijdensdata 1961-1970 online. De papieren Burgerlijke-Stand-registers 1913-1922 zijn in 2023 gedigitaliseerd. Verder zijn historische persoonsgegevens uit de periode voor de Burgerlijke Stand, uit de doop-, trouw- en begraafregisters door vrijwilligers ingevoerd en gecontroleerd. De publicatie zal in 2024 zijn. De oudste bouwdossiers van de gemeente Haarlem, periode 1888-1916, zijn in 2023 na digitalisering via de website NHA opvraagbaar voor burgers en ambtenaren. De jaren na 1916 waren al opvraagbaar via de website. Met deze laatste stap zijn alle naar het NHA overgebrachte bouwdossiers digitaal toegankelijk en kunnen na aanvraag worden toegezonden. Met de Universiteit van Amsterdam is samengewerkt in een project om de collectie Fotopersbureau De Boer met nieuwe technieken AI en Linked Open Data verder te ontsluiten.

Het project koppelt de metadata aan thesauri van locaties, personen en trefwoorden, waardoor de collectie toegankelijk wordt voor gebruik in onderzoek en de culturele erfgoedsector. Het project is eind 2023 succesvol afgerond. De resultaten zullen begin 2024 toegevoegd worden aan de Beeldbank De Boer. Eind 2023 zijn twee grote projecten gestart die als resultaat verhoging van het gebruik zullen hebben. De kranten Haarlems Dagblad en IJmuider Courant worden voor de periode 1971-1980 gedigitaliseerd. Daarnaast is er een start gemaakt met een project van ontsluiting van veelgevraagde bronnen door middel van de innovatieve techniek van Handwritten Tekst Recognition. Het gaat om strafvonnissen van Noord-Holland, circa 1838-1920, notarieel archief van Haarlem vanaf 1570 tot 1925 (de jaren 1811-1910 zijn al in een eerder project ontsloten) en notarieel archief van niet-Haarlemse gemeenten uit de periode ca. 1811- 1925.

Publiek faciliteren en enthousiasmeren In 2023 zijn twee grote tentoonstellingen en een kleinere tentoonstelling gerealiseerd. De tentoonstelling ‘Tijd voor de Toekomst’ is in plaats vanaf oktober al vanaf begin juli tot eind september getoond. Hiermee werden 3.600 bezoekers getrokken, onder wie meer dan 200 bezoekers die zich in 26 workshops verdiept hebben in de toekomst van het digitaal archiveren. In de workshops werden veel groepen vanuit de overheidspartners ontvangen. De tentoonstellingen ‘100 jaar Provinciale Atlas Noord-Holland’ en ‘De mythe achter de man. 600 jaar Coster’ lopen nog tot mei 2024. De permanente tentoonstelling ‘De vele gezichten van Vrouwen in Verzet’ is verrijkt met een podwalk. Meer dan 3.300 jongeren hebben deelgenomen aan een educatief programma voor scholen of educatieve activiteit, zoals de Museumnacht Kids in Haarlem. Er is een geheel nieuwe speurtocht met mascotte ontwikkeld, die met name in de vakantieperioden voor veel bezoek aan de Janskerk zorgt.

Aan het bronnenplatform Geschiedenislokaal023 is het thema ‘Queer geschiedenis’ toegevoegd. In 2023 had Geschiedenislokaal023 18.133 bezoekers. Er zijn twee nieuwe Geschiedenislokalen bij gekomen in Den Haag en in Breda. Er is in 2023 additionele scanapparatuur aangeschaft. Hierdoor konden meer aanvragen in behandeling worden genomen en zijn er 645.338 scans gemaakt (in 2022: 572.000). Er is een extra service voor de overheidspartners in voorbereiding, waardoor de ambtenaren met voorrang stukken kunnen laten scannen. Deze service wordt begin 2024 uitgerold. De landelijke enquête die gepland stond is nog niet doorgevoerd. Wel is er gewerkt aan de meting en verzameling van relevante data door middel van klantentellers en de uitbreiding van het dashboard met gegevens over de tentoonstelling en het bezoek hiervan. Uiteraard is deelgenomen aan de landelijke benchmark archieven. De geplande publiekscampagne wordt gekoppeld aan de vernieuwing van de website, die in de volgende beleidsperiode zal worden opgepakt. Ondertussen worden er met name aan de tentoonstellingen en de educatieve projecten kleinere campagnes gekoppeld en stijgen de volgers op de sociale media gestaag.

Organisatie blijven ontwikkelen Een belangrijke doelstelling voor 2023 was het ontwerpen en implementeren van een nieuw organisatiemodel. De aanleiding voor de wijziging van het organisatiemodel is gelegen in het aflopen van het programma digitaal informatiebeheer en de heroriëntatie op de strategie naar aanleiding van de vraag: hoe blijven wij als archiefinstelling in de komende vijf tot tien jaar relevant voor burgers en samenleving in een sterk veranderende omgeving? Deze doelstelling is gerealiseerd waardoor de wijziging kon plaatsvinden per 1 januari 2024. We hebben in 2023 opnieuw geïnvesteerd in de vitaliteit en ontwikkeling van onze medewerkers. Vanuit het vitaliteitsbeleid werd aan de medewerkers een vitaliteitsbudget beschikbaar gesteld en medewerkers konden deelnemen aan het generatiepact. Om in kaart te brengen welke verdere stappen de organisatie kan maken om arbeidsomstandigheden te verbeteren werd een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) uitgevoerd. In 2023 is organisatiebreed scholing aangeboden op het vlak van projectmatig werken. De eerder gestelde doelstellingen met betrekking tot de uitbreiding van het E-HRM-systeem in Q1 2023 zijn uitgesteld in verband met het vertrek van het hoofd P&O en de tijdelijke inhuur van een interim HRM-adviseur.

Onder invloed van de geplande uittreding van het Rijk is in samenwerkingsverband met de gemeente Haarlem en de gemeente Velsen gewerkt aan het opleveren van een transparant kostenmodel. Dit zal de komende jaren de basis zijn voor het tariferen van producten en diensten aan GR-partners versus overheden die kiezen voor een dienstverleningsovereenkomst (DVO). Bovendien is er veel aandacht gestoken in het benaderen van twee nieuwe partners om deel te nemen aan de GR. Hierbij is in toenemende mate progressie geboekt.

2.1.2

Beoogde maatschappelijke effecten

Het NHA adviseert organisaties over het toegankelijk en betrouwbaar houden van hun informatie en helpt mensen om meer te weten te komen over hun eigen geschiedenis en die van de provincie NoordHolland en de regio’s Kennemerland en Amstel- en Meerlanden. Het NHA is een toekomstbestendige culturele en democratische basisvoorziening in Haarlem. Als publiekscentrum zijn we een culturele hotspot waar geschiedenis leeft en beleefd kan worden en waar alle inwoners van de provincie een stukje van hun eigen geschiedenis kunnen terugvinden. Als collectiecentrum zorgen we dat onze collectie houdbaar, bruikbaar en zichtbaar is. Dankzij de goede kwaliteit en de laagdrempelige online beschikbaarheid van grote hoeveelheden collectiedata is de collectie optimaal te benutten voor allerhande soorten onderzoek. De innovatieve datatoepassingen die we helpen ontwikkelen, leveren verrassende geschiedverhalen en nieuwe inzichten op. Als expertisecentrum staan we de aangesloten overheidsorganisaties terzijde bij het verantwoord inrichten van hun informatiebeheer ten behoeve van de democratische verantwoording en de bedrijfsvoering. We werken, zo mogelijk met andere archief- en erfgoedinstellingen in de provincie, aan innovaties waar onze overheidspartners en ons publiek baat bij hebben.

2.1.3

Gerealiseerde baten en lasten

Omdat het NHA slechts één programma heeft gedefinieerd, zijn de baten en lasten van het programma “beheren en beschikbaar stellen van archieven” gelijk aan de totale baten en lasten voor het NHA, die in onderstaande tabel zijn weergegeven. Daarin wordt ook inzicht gegeven in de kosten voor de overhead en de algemene dekkingsmiddelen. De laatste zijn voor het NHA in 2023 niet van toepassing.

Raming van baten en lasten Lasten

Begroting 2023 Baten Saldo

Programma's Het beheren en beschikbaar stellen van archieven

5.814.314

Bestuur en ondersteuning Overhead Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting

2.210.727 -

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten

8.025.041

8.115.466

Herziene begroting 2023 Lasten Baten Saldo

Lasten

2.301.152

6.269.944

2.289.433

6.100.632

-2.210.727 -

2.248.319 -

-2.248.319 -

2.287.323

90.425

8.518.263

41.114

8.387.955

8.115.466

8.559.377

Realisatie 2023 Baten Saldo

8.876.821

2.776.189

-2.287.323 8.876.821

488.866

2.2

Vennootschapsbelasting

Het NHA is door de Belastingdienst vrijgesteld van het betalen van vennootschapsbelasting.

2.3

Gebruik van het geraamde bedrag voor onvoorzien

In de (herziene) begroting is er geen bedrag begroot voor onvoorziene kosten

De paragrafen

Het jaarverslag dient volgens artikel 9 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) te bestaan uit een aantal paragrafen waarin de verantwoording is vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Het betreft de paragrafen:       

Lokale heffingen Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Bedrijfsvoering Verbonden partijen Grondbeleid

Voor het Noord-Hollands Archief zijn de paragrafen Lokale Heffingen en Grondbeleid niet van toepassing. Onderstaand komen de resterende paragrafen aan bod.

3.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het doel van de paragraaf weerstandsvermogen is inzicht te geven in de ontwikkelingen die van invloed zijn op de financiële positie van het NHA. Het weerstandsvermogen is een indicator voor de financiële gezondheid en is te definiëren als de mate waarin het NHA in staat is onverwachte tegenvallers c.q. risico’s op te vangen teneinde zijn taken voort te kunnen blijven zetten. Het weerstandsvermogen staat in artikel 11 van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en gemeenten (BBV) als volgt gedefinieerd: Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a. de weerstandscapaciteit, zijnde middelen en mogelijkheden waarover de provincie onderscheidenlijk gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; b. alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het weerstandsvermogen wordt ook wel weergegeven als de verhouding tussen de benodigde weerstandscapaciteit (risicobedrag) en de beschikbare weerstandscapaciteit. In het vervolg van deze paragraaf worden de weerstandscapaciteit en de risico’s binnen het NHA nader uitgewerkt en toegelicht.

3.1.1

Inventarisatie weerstandscapaciteit

De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en de mogelijkheden die het NHA heeft om onverwachte kosten (risico’s) op te kunnen vangen. Omdat het in lijn met de afspraken met de Belastingdienst voor het NHA niet is toegestaan om een algemene reserve aan te houden, heeft het NHA tot 2022 alleen bestemmingsreserves die geoormerkt zijn voor een bepaald doel. In 2022 en 2023 is besloten om een deel van het gerealiseerd resultaat van het voorgaande jaar aan te wenden voor een weerstandsreserve, die kan dienen als weerstandscapaciteit op het moment dat dat nodig is. De hoogte van de bestemmingsreserve ten behoeve van dit doel bedraagt ultimo 2023 € 378.770.

3.1.2

Inventarisatie risico’s

Een risico is een onzekere ongewenste gebeurtenis waardoor het realiseren van de organisatiedoelstellingen en -strategie in gevaar komt. In de paragraaf over risicobeheersing en weerstandsvermogen van de herziene begroting 2023 zijn de belangrijkste risico’s voor het NHA geïnventariseerd en gepresenteerd in een risicoprofiel, waarbij een inschatting is gemaakt van de kans dat het risico zich voordoet en de mogelijke financiële gevolgen daarvan. Het risicoprofiel wordt jaarlijks herzien, waar nodig aangevuld en gepresenteerd in de (herziene) begroting. In deze paragraaf wordt een terugblik gegeven op het risico dat is benoemd in de herziene begroting van 2023.

De risico’s van onverwacht hoge uitgaven werden tot 2022 bij het Noord-Hollands Archief als beperkt aangemerkt. De organisatie heeft vooral te maken met reguliere kosten die vooraf te ramen zijn, zoals personeelskosten, huisvestingskosten en kosten voor ICT. In 2024 treedt echter het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling. Hoewel de geluiden divers zijn ten aanzien van continuering van de rijksbijdrage, voorzag het Noord-Hollands Archief hier ten tijde van het maken van de herziene begroting een risico van verminderde toelage. Inmiddels is duidelijk dat de bijdrage gecontinueerd zal worden in de vorm van een specifieke uitkering (SPUK). Van de andere risico’s die in 2023 zijn benoemd heeft alleen langdurige ziekte van collega’s zich voorgedaan, waardoor er additioneel moest worden ingehuurd. Dat is echter opgevangen binnen de begroting.

3.1.3

Beleid omtrent risico’s en weerstandscapaciteit

Het NHA heeft als doelstelling om voldoende weerstandscapaciteit op te bouwen, zodat er een buffer aanwezig is om de financiële tegenvallers op te vangen zodra risico’s werkelijkheid worden. Om te bepalen of het weerstandsvermogen toereikend is, moet de relatie worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico's en de daarbij horende benodigde weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit. De relatie tussen beide componenten wordt hieronder weergegeven: Ratio weerstandsvermogen =

Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit

Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen, moet worden vastgesteld welke ratio het NHA nastreeft. De ratio wordt beoordeeld door gebruik te maken van onderstaande waarderingstabel. Deze waardering is tot stand gekomen in samenwerking tussen het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (NAR) en de Universiteit Twente.

Waardering A B C D E F

Ratio > 2,0 1,4 – 2,0 1,0 – 1,4 0,8 – 1,0 0,6 – 0,8 < 0,6

Betekenis Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende

Het Noord-Hollands Archief streeft op de korte termijn een weerstandsvermogen na dat tenminste voldoende is. Dit vereist een ratio weerstandsvermogen die tussen de 1,0 en 1,4 ligt. Daarnaast heeft het NHA de doelstelling om binnen drie jaar (uiterlijk april 2025) een weerstandsvermogen op te bouwen dat minimaal kwantificeert als ruim voldoende; een ratio tussen de 1,4 en 2,0. Op basis van de huidige risicoanalyse is de ratio weerstandvermogen op dit moment 1,04. Om binnen drie jaar naar een ratio van 1,4 te groeien is dus verdere verhoging van de weerstandcapaciteit nodig. In het voorstel voor de resultaatbestemming van 2023 in paragraaf 9.9 wordt toegelicht dat het NHA in verband met de huidige ontwikkelingen voorstelt om het resultaat van 2023 anders te bestemmen, waardoor de kans daalt dat het weerstandsvermogen in april 2025 op het gewenste niveau is. Om op termijn het weerstandsvermogen toch te kunnen verhogen is er daarom in 2023 een plan ontwikkeld om het weerstandsvermogen structureel te verhogen, door vanaf 2025 een risico-opslag toe te voegen aan het tarief voor DVO-partners, die geheel wordt ingezet voor dotatie aan de weerstandsreserve. Op deze manier dragen naast de GR-partners ook DVO-partners bij aan het opvangen van financiële risico’s.

3.1.4

Kengetallen en beoordeling daarvan

Deze paragraaf geeft inzicht in de beoordeling van de voor het NHA relevante, in de BBV voorgeschreven kengetallen (liquiditeitsratio, solvabiliteits-ratio, netto schuldquote en structurele exploitatieruimte). Omdat het Noord-Hollands Archief geen grond in bezit heeft, is het kengetal ‘grondexploitatie’ niet van toepassing. Ook het kengetal ‘belastingcapaciteit’ is niet van toepassing voor het Noord-Hollands Archief, omdat het Noord-Hollands Archief geen belastingen heft.

Ratio's Liquiditeitsratio Solvabiliteitsratio Netto schuldquote Structurele exploitatieruimte

2023 2,1 54,5% -12,5% 2,2%

2022 2,4 55,0% -7,8% -1,5%

2021 2,4 53,0% -3,4% 2,6%

2020 2,1 46,4% 1,4% -4,1%

2019 2,3 40,9% -0,2% 8,3%

Liquiditeitsratio Deze ratio geeft weer in welke mate het Noord-Hollands Archief op korte termijn kan voldoen aan zijn kortetermijnverplichtingen zonder nieuwe financieringsbronnen te hoeven aanboren. De liquiditeitsratio is berekend als de verhouding tussen de vlottende activa en de vlottende schulden. Hoe hoger de ratio, hoe beter het Noord-Hollands Archief in staat is om aan de kortetermijnverplichtingen te voldoen. Ten opzichte van 2022 zijn in 2023 zijn de vlottende activa en met name de liquide middelen toegenomen, maar datzelfde geldt voor de vlottende schulden. Daarom is liquiditeitsratio in 2023 iets gedaald ten opzichte van het jaar ervoor. Het risico dat het Noord-Hollands Archief de financiële verplichtingen op korte termijn niet na kan komen is daarom iets hoger dan in 2022, maar nog steeds relatief klein.

Solvabiliteitsratio Deze ratio geeft weer in welke mate het Noord-Hollands Archief in geval van opheffing zijn verplichtingen ten aanzien van vreemdvermogenverschaffers kan nakomen. De solvabiliteitsratio wordt berekend als de verhouding tussen het eigen vermogen en het totale vermogen x 100%. Hoe hoger de ratio, hoe meer van het totaal vermogen met eigen vermogen wordt gefinancierd. De solvabiliteitsratio daalt iets ten opzichte van 2022. Het eigen vermogen neemt toe door het positieve resultaat in 2023 en de toename van de bestemmingsreserves, maar de vlottende passiva stijgen ook waardoor het eigen vermogen in verhouding tot het totale vermogen toch iets daalt. Daardoor stijgt het risico dat het Noord-Hollands Archief op de lange termijn niet aan zijn financiële verplichtingen kan voldoen heel minimaal. In het verleden heeft de belastingdienst bepaald dat het Noord-Hollands Archief geen algemene reserves mag aanhouden. Hierdoor is het voor het Noord-Hollands Archief niet mogelijk om een robuust eigen vermogen op te bouwen. Daar staat tegenover dat het Noord-Hollands Archief een deel van de btw op inkoopfacturen mag terugvorderen.

Netto schuldquote De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van het NHA ten opzichte van de eigen middelen. Hierbij geldt: hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. Het geeft hiermee een indicatie in welke mate de rentelasten en aflossingen op de exploitatie drukken. De netto schuldquote is verder gedaald omdat de openstaande vaste en vlottende schulden hoger zijn ten opzichte van 2022, maar de vlottende activa (en dan met name de liquide middelen) harder zijn gestegen. Dat effect is zichtbaar, ondanks de stijging in de totale baten versus 2022.

Structurele exploitatieruimte Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. De structurele exploitatieruimte is in 2023 gestegen ten opzichte van 2022 omdat de structurele baten zoals gedefinieerd in de structurele exploitatieruimte sterker zijn gestegen dan de structurele lasten. Daarnaast was de dotatie aan de bestemmingsreserve hoger dan de onttrekkingen.

3.2

Onderhoud kapitaalgoederen

3.2.1

Beleidskader

Het Noord-Hollands Archief heeft twee kapitaalgoederen in gebruik: een pand aan de Jansstraat en een pand aan de Kleine Houtweg, beide in Haarlem. Het pand in de Jansstraat wordt gehuurd van de gemeente Haarlem en het pand aan de Kleine Houtweg wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Voor de lange termijn wordt de haalbaarheid onderzocht van uitbreiding van het depot aan de Kleine Houtweg waarvoor het pand verbouwd zal worden, nadat eerder verschillende scenario’s zijn bekeken voor een nieuwe locatie, die in de plaats zou kunnen komen van de Kleine Houtweg. Deze nieuwe locatie zal dan ook via een huurconstructie in gebruik worden genomen. Uitgangspunt is dat het RVB eigendom blijft van het pand.

3.2.2

Uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties

Jansstraat 40 De Jansstraat 40 wordt gehuurd van de gemeente Haarlem en de gemeente is verantwoordelijk voor het onderhoud van dit pand. Het beleid ten aanzien van onderhoud is volledig in handen van de gemeente. De Janskerk is een rijksmonument. In 2022 is er voor € 50.672 aan investeringen gedaan in onderhoud en verbouwing, en voor € 33.976 aan inrichting.

Kleine Houtweg 18 Per 1 januari 2019 wordt het groot onderhoud aan het pand Kleine Houtweg door de huurder zelf, het Noord-Hollands Archief, gedaan. In 2023 is er een bedrag van € 57.527 geïnvesteerd in onderhoud aan het pand aan de Kleine Houtweg. In november 2020 is het geactualiseerde meerjarig onderhouds- en investeringsplan (MOIP) ontvangen, waarin wordt bevestigd dat een kostenraming van gemiddeld € 200.000 per jaar reëel is. Nu er wellicht sprake is van een verbouwing van het pand aan de Kleine Houtweg in verband met uitbreiding van het depot, wordt wel kritisch gekeken naar het uitvoeren van onderhoud, zodat er geen onnodige kosten worden gemaakt.

3.2.3

Vertaling van de financiële consequenties in de begroting

Er wordt sinds 2019 een bestemmingsreserve opgebouwd van € 200.000 per jaar voor groot onderhoud aan de Kleine Houtweg. Daarnaast is er in april 2020 door het bestuur besloten om vanuit de resultaatsbestemming van 2019 voorzichtigheidshalve eenmalig additioneel € 100.000 te doteren aan deze bestemmingsreserve, omdat er op dat moment nog geen meerjarenonderhoudsplan was voor 2020 tot en met 2029. Verder heeft het Noord-Hollands archief in 2019 eenmalig een bedrag van € 762.000 ontvangen voor achterstallig onderhoud t/m 2018. Dat bedrag, verminderd met de in 2019 uitgevoerde schilderwerken, is conform bestuursbesluit in 2020 opgenomen in een bestemmingsreserve voor achterstallig onderhoud. De jaarlijkse afschrijving op investeringen in groot onderhoud wordt in de begroting opgenomen als onttrekking aan de betreffende bestemmingsreserve. Mocht in de komende jaren blijken dat het ontvangen geld in positieve of negatieve zin afwijkt van de kosten voor het geplande onderhoud, dan wordt dit resultaat verrekend met de egalisatiereserve.

3.3

Financiering

3.3.1

Beleidsvoornemens ten aanzien van risicobeheer financieringsportefeuille

Het Noord-Hollands Archief wordt structureel gefinancierd door de partners: het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen. In 2025 zal het Rijk uittreden uit de gemeenschappelijke regeling, waarin deze financiering is overeengekomen. Daarom worden nu de voorbereidingen getroffen voor een nieuwe gemeenschappelijke regeling met een (aantal) nieuwe partner(s).

3.3.2

Rentelasten, renteresultaat, toerekening aan investeringen en taakvelden

Het Noord-Hollands Archief heeft drie langlopende leningen lopen bij de Rabobank. Op deze leningen wordt ieder jaar afgelost en wordt rente betaald. In 2023 waren de rentelasten op deze leningen € 25.246. In de begroting en liquiditeitsplanning wordt hiermee rekening gehouden. Wet Schatkistbankieren De Regeling schatkistbankieren decentrale overheden verplicht het Noord-Hollands Archief eventuele overschotten in liquide middelen, die uitkomen boven een drempelbedrag, te storten op een speciale rekening van het Ministerie van Financiën. Dit gebeurt via het afromen van het saldo van de betaalrekening. Hier wordt rente over ontvangen. In 2023 is met betrekking tot rente een positief saldo van € 24.531 gerealiseerd. Deze rentelasten en renteresultaten worden toegerekend aan het programma “beheren en beschikbaar stellen van archieven”, dat is opgenomen onder het taakveld “5.4 Musea”.

3.3.3

Financieringsbehoefte

Naast de huidige langlopende leningen is er op dit moment geen additionele financieringsbehoefte bij het Noord-Hollands Archief.

3.4

Bedrijfsvoering

3.4.1

Inzicht in stand van zaken en beleidsvoornemens

Personeel en organisatie In 2023 zijn we gestart met een bezetting van 47,2 FTE bij een formatie van 52,1 FTE. Gedurende het jaar hebben we zes nieuwe medewerkers aangenomen (4,94 FTE) en hebben acht medewerkers afscheid genomen van het NHA (6,35 FTE). Daarnaast is er een aantal contractwijzigingen geweest, waardoor we het jaar eindigden met een bezetting van 46,2 FTE. Daarnaast zijn er in totaal negen medewerkers gedurende korte of langere periode extern ingehuurd om (een deel van) de werkzaamheden uit te voeren die door vacatures of ziekte niet intern uitgevoerd konden worden. 2023 stond voor wat personeel verder in het teken van de voorbereiding van een organisatieverandering die per 1 januari 2024 is ingegaan. Het doel van deze organisatieverandering is om de organisatie van het NHA toekomstbestendig te maken en beter aan te laten sluiten bij de strategie voor de komende jaren. Nu het programma digitaal informatiebeheer is afgerond, is de organisatie van digitaal informatiebeheer ingebed in de organisatie in een nieuwe afdeling IT & Innovatie. Daarnaast zet het NHA sterk in op zijn toegevoegde waarde voor de partners waar het NHA mee samenwerkt, door het inrichten van een Kenniscentrum Overheid. De formatie wordt met deze

organisatieverandering uitgebreid naar 53,2 FTE, waarbij een aantal medewerkers een andere rol zal krijgen. Daarnaast is de doelstelling om in de loop van 2024 een aantal vacatures in te vullen. Informatievoorziening In 2022 is er een aanbesteding geweest voor de dienstverlening op IT-gebied. Deze is gewonnen door Axians, en deze firma heeft in 2023 het beheer van de volledige IT-omgeving overgenomen van onze vorige leverancier. De IT-activiteiten waren binnen de organisatie op verschillende plaatsen geborgd; een deel was ondergebracht bij de afdeling Bedrijfsvoering, terwijl het applicatiebeheer van een deel van de applicaties onderdeel was van het programma digitaal informatiebeheer. Alle IT-activiteiten zijn nu ondergebracht onder de afdeling IT & Innovatie. Verder is het NHA in 2023 gestart met de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het collectiebeheersysteem. Dit zal naar verwachting begin Q2 2024 worden afgerond, waarna de implementatiefase start. Financiën en administratieve organisatie Met ingang van 2022 is de structurele bijdrage aan het Noord-Hollands Archief voor de verdere ontwikkeling van het e-Depot voor de rijkscollecties komen te vervallen. Er is echter een transitieperiode van vijf jaar, waarbij het NHA in 2022 nog eenmalig €100.000 ontving voor aanloopkosten e-Depot, en een vaste overbruggingstoelage van € 50.000 gedurende vijf jaar.

Daarnaast hebben de Regionale Historische Centra gezamenlijk een kostenmodel vastgesteld voor de aansluiting op het e-Depot. Dit kostenmodel wordt sinds 2019 toegepast. In 2019 is als gevolg hiervan met alle gemeenten waarvoor het Noord-Hollands Archief het archief- en informatiebeheer uitvoert een nieuwe dienstverleningsovereenkomst afgesloten, waarbij het aantal inwoners het uitgangspunt is bij de berekening van de kosten. Ook met de provincie Noord-Holland en een aantal overige overheidsorganisaties is een aanvullende dienstverleningsovereenkomst afgesloten voor het digitaal informatiebeheer op basis van het aantal inwoners. Deze nieuwe inkomstenstroom is nodig voor extra personele inzet voor de ontwikkeling en uitvoering van digitaal informatiebeheer. Afgesproken is dat deze afspraken na vier jaar worden geëvalueerd. In 2023 is in het kader van de financiering van de nieuwe gemeenschappelijke regeling een kostentoerekeningsmodel ontwikkeld, en gevalideerd door de externe accountant. Dit model zal de basis vormen voor de verdeling van de financiering tussen (nieuwe) partners uit deze gemeenschappelijke regeling, maar ook voor partners met een dienstverleningsovereenkomst (DVO). Na goedkeuring van het model in het bestuur, zal dit de basis vormen voor de prijsafspraken in de DVO-contracten met onze partners.

Communicatie De afdeling communicatie zet zich in om het NHA zowel intern als extern op de kaart te zetten, onder meer door het beheren van de website, het uitbrengen van het magazine “Uitgelicht” en het promoten van de tentoonstellingen van het NHA. Omdat tentoonstellingen en educatie een belangrijk onderdeel zijn van de communicatie, is besloten om deze in de organisatieverandering onder een gezamenlijke afdeling te hangen. Huisvesting

Op basis van de inschatting van onze partners voor wat betreft het aantal meters archief dat de komende jaren nog zal worden toegevoegd, is gebleken dat er de komende jaren uitbreiding nodig is van de huidige depots. In 2023 zijn hier verschillende scenario’s voor onderzocht. Een daarvan is de uitbreiding van het pand aan de Kleine Houtweg, die nu concreet wordt uitgewerkt.

3.4.2

Rechtmatigheid

Rechtmatigheidsverantwoording In de jaarrekening is de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur opgenomen. Zoals daar weergegeven is het dagelijks bestuur van mening dat de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de vastgestelde materialiteitsgrens van 3% (voor 2023 een bedrag van € 253.073).

Interne controle Het dagelijks bestuur komt tot zijn mening omdat het jaarlijks, op basis van het vastgestelde plan interne controle, expliciet onderzoek laat doen naar de rechtmatigheid van zijn beheershandelingen. Op dit boekjaar zijn deze controlewerkzaamheden volledig uitgevoerd en gedocumenteerd vastgelegd. Over detailbevindingen is intern op directieniveau gerapporteerd; waar nodig zijn of worden corrigerende maatregelen genomen. Zoals afgesproken in de vigerende financiële verordening wordt in deze paragraaf gerapporteerd over de belangrijke bevindingen.

Materiële bevindingen In de paragraaf bedrijfsvoering worden de materiele bevindingen toegelicht die geleid hebben tot de conclusie dat verantwoorde mutaties niet rechtmatig tot stand gekomen zijn. Daarbij geven we tevens aan welke maatregelen inmiddels genomen zijn om de risico’s in de toekomst te beperken. Er zijn over 2023 geen materiele bevindingen of bevindingen boven de rapportagegrens geweest die geleid hebben tot de conclusie dat verantwoorde mutaties niet rechtmatig tot stand gekomen zijn. Wel is er een aantal overige bevindingen, waarvan de belangrijkste hieronder worden benoemd: Begrotingscriterium Beoordeling van overschrijding van de begroting op programma-niveau is volgens de BBVaanwijzingen onderdeel van de rechtmatigheidstoets. Uit deze beoordeling bleek geen overschrijding op het programma dat door het NHA is benoemd. De gerealiseerde baten zijn ruim € 300.000 hoger uitgevallen dan in de laatste rapportage naar het bestuur is geprognosticeerd. Dit zou potentieel een begrotingsonrechtmatigheid kunnen zijn, wanneer dit op het moment van de bestuursvergadering bekend zou zijn geweest en niet was gemeld en/of had geleid tot een begrotingsaanpassing. De overschrijding komt echter voornamelijk door de indexatie

van het Rijk die € 209.000 hoger uitviel dan begroot (die eind november werd aangekondigd), en door additionele overige opbrengsten die eind augustus nog niet voorzien waren. Er is conservatief geprognosticeerd, waarbij er in de baten slechts beperkt rekening gehouden is met onzekerheden als indexatie, ontvangst van subsidies en opbrengsten uit additionele opdrachten. In dit geval werden de meeste pas definitief na het moment van rapporteren aan het bestuur, waardoor deze overschrijding van baten niet als onrechtmatig wordt beoordeeld.

Voorwaardencriterium 

Bij de interne controle op rechtmatigheid van uitgaven bleek dat bij een aantal leveranciers de totale kosten over vier jaar boven de aanbestedingsgrens komen, maar dat hiervoor al een aanbesteding in gang is gezet, waardoor de huidige overeenkomsten zich kwalificeren als overbruggingsovereenkomsten en er dus geen sprake is van onrechtmatigheid.



Bij de interne controle op de factuurverwerking en het betalingsproces bleek dat het proces van prestatielevering niet in alle gevallen goed onderbouwd kan worden en dat circa 35% van de facturen niet binnen de vervaldatum betaald werden. Verder is één factuur geautoriseerd door medewerkers die daar niet het juiste mandaat voor hadden binnen de mandaatregeling en werd een aantal facturen wel volgens de autorisatiematrix goedgekeurd, maar niet in functiescheiding. Het gaat in dit geval om relatief kleine facturen, waarbij door de beperkte grootte van de organisatie degene die de opdracht geeft, ook de factuur goedkeurt. In 2024 gaan we kritisch kijken naar hoe we het proces van de prestatieleveringen kunnen verbeteren, en meer druk zetten op het autorisatieproces van facturen zodat deze zoveel mogelijk binnen de vervaldatum betaald kunnen worden.



Bij de interne controle op het personeel- en salarisproces bleek bij uitdiensttreding dat de personeelsdossiers in sommige gevallen niet helemaal volledig waren. Om dit in de toekomst te voorkomen wordt er een checklist opgesteld die gebruikt wordt bij indiensttredingen.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Vast onderdeel van de gehele interne controle op zowel de processen als balansposten is het onderkennen van misbruik en oneigenlijk gebruik van (financiële) middelen (fraude). Er is dit verslagjaar uit de controle niet gebleken dat er misbruik of oneigenlijk gebruik heeft plaatsgevonden.

Vervolg bevindingen vorig jaar In de jaarrekening van 2023 wordt voor de eerste keer gerapporteerd over de bevindingen en de ondernomen acties. Vanaf volgend jaar zal er ook een terugkoppeling plaatsvinden op ondernomen acties naar aanleiding van de bevindingen, voor zover relevant.

3.5

Verbonden partijen

3.5.1

Visie en beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen

In 2020 heeft het Noord-Hollands Archief zich aangesloten bij de organisatie READ-COOP, gevestigd te Innsbruck in Oostenrijk, die zich richt op de toegang tot archiefdocumenten met de ondersteuning van de allernieuwste technologie. Door het kopen van aandelen ter waarde van € 5.000 krijgt het NHA toegang tot het platform, het netwerk en de technologie. Verder heeft het Noord-Hollands Archief niet de intentie om enige vorm van verbintenis aan te gaan met een andere partij.

Belastingen

4.1

Vennootschapsbelasting

Het Noord-Hollands Archief heeft in 2020 bij de Belastingdienst een verzoek ingediend tot ontheffing van de plicht tot betaling van vennootschapsbelasting. Daarop is in de loop van 2020 een uitspraak van de Belastingdienst ontvangen dat het Noord-Hollands Archief vrijgesteld is van het betalen van vennootschapsbelasting met terugwerkende kracht per 2016, de datum waarop de Wet Modernisering VPB plicht overheidsinstellingen is ingegaan. De Belastingdienst heeft aangeven dat de vrijstelling geldt voor de situatie van dat moment. Als er iets verandert in de (commerciële) activiteiten van het Noord-Hollands Archief, dan is het NHA verplicht dit bij de Belastingdienst te melden en kan het zijn dat in de toekomst deze vrijstelling (deels) wordt ingetrokken.

4.2

Belasting over de toegevoegde waarde (btw)

Het Noord-Hollands Archief heeft in 2006 (bij de fusie tussen het Rijksarchief in Noord-Holland en de Archiefdienst voor Kennemerland) een regeling getroffen met de belastinginspecteur in Amsterdam: een groot deel van de omzetbelasting (btw) die het NHA in rekening brengt (bijvoorbeeld bij depotverhuur en de dienstverleningsovereenkomsten met aangesloten gemeenten en de provincie Noord-Holland), hoeft niet te worden afgedragen aan de Belastingdienst. De regeling is als volgt:   

De betaalde btw op investeringen (aanschaffingen) is voor de helft te verrekenen met de btwafdracht aan de Belastingdienst; De betaalde btw op uitgaven ten behoeve van de studiezaal (inclusief digitalisering) is volledig te verrekenen met de btw-afdracht aan de Belastingdienst; De betaalde btw op overige uitgaven is voor de helft te verrekenen: voor een deel (18%) met de btw-afdracht aan de Belastingdienst en voor een deel (82%) via de btw-compensatiefondsen (BCF)

van de gemeenten Haarlem en Velsen (deze 82% en 18% tellen samen op tot 100% van de te verrekenen 50%). De keerzijde van de regeling met de belastinginspecteur is dat het NHA geen algemene reserve mag vormen. De eventuele ‘winst’ die wordt gemaakt, moet via een egalisatiereserve in vier jaar worden afgebouwd. ABAB Accountants en Consultants heeft ons in 2021 geadviseerd over de gehanteerde BTW-regeling en communicatie daarover met de Belastingdienst, die op advies van het bestuur bij EY ter beoordeling is neergelegd. EY heeft namens het NHA contact gezocht met de Belastingdienst met het verzoek de bovenstaande regeling te continueren. In juli 2022 heeft het NHA de bevestiging gekregen dat de huidige regeling mag worden voortgezet voor de huidige gemeenschappelijke regeling.

Meerjarenbegroting 2024 – 2027

Voor de jaren 2024 – 2027 is een meerjarenbegroting opgesteld die het bestuur in zijn vergadering van oktober 2023 heeft goedgekeurd. Een herziene meerjarenbegroting wordt aan het bestuur in de vergadering van april 2024 voorgelegd. De resultaten van deze jaren zijn als volgt begroot:

Raming van baten en lasten Lasten

Begroting 2024 Baten

Begroting 2025 Baten

Saldo

Lasten

Saldo

2.363.243

6.376.204

-2.246.467 -

2.244.467 -

116.776

8.620.671

8.741.647

Toevoeging

Begroting 2025 Onttrekking

200.000

25.237 53.786

25.237 -146.214

Programma's Het beheren en beschikbaar stellen van archieven

6.357.767

Bestuur en ondersteuning Overhead Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting

2.246.467 -

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten

8.604.233

8.721.010

Toevoeging

Begroting 2024 Onttrekking

200.000

49.437 33.786

49.437 -166.214

200.000

79.024

-120.976

8.820.671

Begroting 2027 Baten

Mutaties reserves

Mutaties reserves Egalisatiereserve Bestemmingsreserve - groot onderhoud Kleine Houtweg Bestemmingsreserve - extra inzet personeel digitaal informatiebeheer Bestemmingsreserve - digitaal zichtbaar maken Bestemmingsreserve - tentoonstelling vrouwen in verzet Bestemmingsreserve - collectiebeheer Bestemmingsreserve - filmexperience digitalisering

8.721.010

Saldo

8.741.647

Totaal mutaties reserves

200.000

83.224

-116.776

Gerealiseerd resultaat

8.804.233

Lasten

Begroting 2026 Baten

Saldo

Lasten

2.343.443

7.264.111

-2.242.467 -

1.356.322 -

100.976

8.620.434

8.726.647

Toevoeging

Begroting 2027 Onttrekking

200.000

93.786

Raming van baten en lasten

Programma's Het beheren en beschikbaar stellen van archieven

6.408.831

Bestuur en ondersteuning Overhead Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting

2.242.467 -

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten

8.651.298

8.752.275

Toevoeging

Begroting 2026 Onttrekking

200.000

73.786

Mutaties reserves

8.752.275

Saldo

-126.214

8.726.647

2.365.443

-2.244.467 120.976

Saldo

1.462.536

-1.356.322 106.214

Saldo

-106.214 -

Totaal mutaties reserves

200.000

73.786

-126.214

200.000

93.786

-106.214

Gerealiseerd resultaat

8.851.298

8.826.061

8.820.434

5.1

Baten

In de begroting van 2024 is uitgegaan van een rijksindexatie van 3% en een stijging van de bijdrage van de gemeente Haarlem, waarin een indexatie van de tegemoetkoming voor de jaarlijkse huurverhoging van het pand aan de Jansstraat is meegenomen. Deze is ook meegenomen in de jaren erna. 5.2

Lasten

In de begroting van 2024 is uitgegaan van een CAO-verhoging van 3% en een inflatiecorrectie van 5%. De totale lasten blijven erna ongeveer gelijk, waarbij mutaties alleen worden veroorzaakt door indexering van de huisvestingskosten en de kosten die zijn begroot voor loon van de formatie licht fluctueren. 5.3

Mutatie reserves

In de jaren 2024-2025 wordt de jaarlaag van de huidige egalisatiereserve onttrokken. Daarnaast wordt er ook in de komende jaren jaarlijks een dotatie gedaan aan de bestemmingsreserve voor groot onderhoud van het pand aan de Kleine Houtweg. Vervolgens worden de toenemende afschrijvingskosten voor het onderhoud onttrokken aan deze bestemmingsreserve.

Uitbraak Covid-19-virus

De uitbraak van het Covid-19-virus heeft in 2023 geen gevolgen meer gehad voor de werkprocessen, de openstelling van het archief en de financiën van het NHA.

JAARREKENING

Algemene grondslagen voor waardering, resultaatbepaling en het opstellen van de jaarrekening

De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde, tenzij in deze grondslagen anders is vermeld.

Resultaatbepaling Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de bijdragen van de deelnemers, de overige opbrengsten en alle hiermee verbonden, aan het verslagjaar toe te rekenen lasten. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. Baten en lasten worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidsgerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten verantwoord in het jaar dat uitbetaling plaatsvindt. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt dan ook geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. Daarbij moet worden gedacht aan overlopende vakantiegeld- en verlofafspraken.

De waarderingsgrondslagen per balansonderdeel worden hieronder verder toegelicht.

Materiële vaste activa Alle materiele vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) of vervaardigingsprijs (de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige directe kosten), verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief, de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardevermindering. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Indien een vast actief buiten gebruik is gesteld, heeft op het moment van buitengebruikstelling een afwaardering van de boekwaarde plaatsgevonden naar de lagere restwaarde.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14202217/1