4 Bijlage 1 2 20250519 Governance CL ZE-zones

Bijlage 2. Governance Centraal Loket Zero-Emissiezones 1. Introductie Indien (een gedeelte van) de inhoud in deze bijlage strijdig blijkt met hetgeen is bepaald in de Overeenkomst, blijven de bepalingen van de Overeenkomst in alle opzichten onverminderd van kracht. Termen met een hoofdletter die niet in deze bijlage zijn gedefinieerd hebben de betekenis die in de Overeenkomst aan die termen wordt toegekend.

2. Onderscheid tussen beleid en uitvoering Gemeenten, brancheorganisaties, belangenorganisaties en het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat maken afspraken over de uitvoering van zero-emissiezones via de governance structuur van het convenant: Uitvoeringsagenda Zero-emissiezones (UAZ). De aangesloten gemeenten zijn binnen de UAZ verantwoordelijk voor het formuleren, evalueren en bijstellen van het Ontheffingenbeleid. Hierin wordt tevens besloten hoe de financiering van changes die niet door gemeenten zelf worden gefinancierd, worden opgevangen. SHPV zal, op verzoek van gemeenten, deelnemen aan de overleggen die tot doel hebben om tot nieuw beleid te komen. In die overleggen heeft SHPV een adviserende rol. SHPV zet zich in om de transparantie, betrouwbaarheid en effectieve samenwerking rond het Centraal Loket zero-emissiezones te waarborgen. Namens de aangesloten gemeenten vertegenwoordigt SHPV hun gezamenlijke belang richting RDW. SHPV is namens de aangesloten gemeenten de enige opdrachtgever naar de RDW voor de uitvoering van het Ontheffingenbeleid. Hiertoe is een hoofdovereenkomst (dienstverleningsovereenkomst) met RDW afgesloten. SHPV heeft met de aangesloten gemeenten een aansluitovereenkomst, de Overeenkomst, gesloten. Deze bijlage beschrijft de wijze waarop gemeenten met elkaar tot besluitvorming en afstemming komen.

In het geval dat SHPV constateert dat besluitvorming afwijkt van hetgeen binnen UAZ is besloten, zal SHPV dit als feedback teruggeven aan aangesloten gemeenten.

3. Overlegstructuur tussen gemeenten en SHPV De aangesloten gemeenten bepalen de aard van de dienstverlening en producten en bewaken de kwaliteit hiervan. Directeur/bestuurder van SHPV is opdrachtgever aan RDW en daarmee beslissingsbevoegde. Deze beslissing vindt in afstemming met aangesloten gemeenten plaats. De overlegstructuur om tot beslissingen te komen is als volgt (overzicht op volgende pagina):

Versie mei 2025

Pagina 1 van 3

Paraaf:

Overleg

Frequentie

Operationeel overleg (voorafgaand aan Gemeentelijk overleg)

Maandelijks

Juridisch overleg

Maandelijks (frequenter indien nodig)

Gemeentelijk overleg

Tactisch overleg

Versie mei 2025

Elk kwartaal

Elk kwartaal, of eerder indien nodig

Bevoegdheid

Adviserend

Adviserend

Inhoud 1. Evaluatie van operationele prestaties Centraal Loket 2. Analyse van het aantal aanvragen 3. Monitoring van de financiële ontwikkeling 4. Bespreking van wijzigingsverzoeken/ontwi kkeling Centraal Loket

Behandeling van bijzondere casussen en vragen behandelteam.

Informerend

Toelichting op operationele prestaties en wijzigingsverzoeken/ontwi kkeling Centraal Loket

Beslissend

1. Evaluatie van de dienstverlening door RDW 2. Financiële ontwikkelingen (opbrengsten vs. kosten) 3. Akkoord op wijzigingsverzoeken/ontwi kkeling Centraal Loket 4. Akkoord op opleverslagen nieuwe producten en diensten 5. Urgente, nog niet eerder voorziene situaties

Pagina 2 van 3

Deelnemers SHPV: Account-/ Projectmanager; RDW: Unitmanager ontheffingen, ondersteund door Adviseurs en/of Product Owner; Gemeenten: Klankbordgroep (huidige groep aanvullen) SHPV: Account-/ Projectmanager; RDW: Product Owner en/of Teamleider behandelteam; Gemeenten: Gemeentelijke juristen en beleidsmakers SHPV: Account-/ Projectmanager; Gemeenten: Gemeenteambtenaren op de verzendlijst (ca. 30 personen)

SHPV: Directeur, Account-/ Projectmanager; Gemeenten: MT-leden

Paraaf:

4. Besluitvorming Het tactisch overleg heeft de beslissende bevoegdheid. Iedere deelnemende gemeente die bereid is structurele inzet te leveren kan zitting nemen in het tactisch overleg. Het overleg beslist over uiteenlopende zaken. In de besluitvorming wordt gestreefd naar unanimiteit onder de deelnemende gemeenten aan het overleg. Indien unanimiteit niet wordt bereikt, wordt overgegaan tot stemming. Iedere deelnemende gemeente in het overleg heeft één (1) stem. Besluiten worden genomen bij meerderheid van uitgebrachte stemmen.

Vaststellen hoogte legesbedragen SHPV zal samen met RDW vóór 1 mei een voorstel doen aan het tactisch overleg over de hoogte van de leges. Uitgangspunt hierbij is meerjarige kostenneutraliteit (zie Bijlage 3 – Verrekening legesopbrengsten en kosten Centraal Loket Zero-Emissie). Nadat het tactisch overleg voor akkoord heeft beslist zal SHPV alle deelnemende gemeenten op de hoogte brengen van de hoogte van de leges Centraal Loket. Iedere gemeente bevestigt aan SHPV de opname van de het nieuwe legesbedrag in de Legesverordening. In de situatie dat leges verhoogd moeten worden om een (te groot) nadelig jaarsaldo te voorkomen, wordt eerst bekeken of een aanwezige Egalisatievoorziening de verhoging kan voorkomen. Mochten er onvoldoende reserves aanwezig zijn zal het Tactisch overleg besluiten tot het verhogen van leges. Zijn gemeenten in het tactisch overleg daar niet toe bereid zal SHPV een factuur sturen naar alle deelnemende gemeente naar rato van het inwoneraantal.

5. Overlegstructuur tussen SHPV en RDW De overlegstructuur tussen SHPV en RDW is vastgelegd in het Dossier Afspraken en Procedures, als onderdeel van de dienstverleningsovereenkomst tussen RDW en SHPV.

6. Afspraken en monitoring RDW stelt periodiek aan SHPV een rapportage beschikbaar over: a. b. c. d. e.

het aantal aanvragen ingediend bij het Centraal Loket; het aantal aanvragen uitgesplitst naar type ontheffing; de status van de aanvragen (toewijzen of afwijzen); en de financiële exploitatie van het Centraal Loket; en de doorlooptijd van de afhandeling per soort ontheffing.

SHPV zal deze gegevens binnen de in paragraaf 3 beschreven overleggen, waar relevant, met gemeenten delen.

Versie mei 2025

Pagina 3 van 3

Paraaf: