3 Bijlage 2 Ontwerp-jaarrekening Noord-Hollands Archief 2024

Jaarverslag 2024 Noord-Hollands Archief

Haarlem, 31 maart 2025

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

|1

1. Inleiding 1.1

Algemeen

Jaarlijks legt het bestuur van het Noord-Hollands Archief (NHA) verantwoording af over het gevoerde beleid in de jaarstukken van het betreffen jaar. Dit betreft zowel de doelstellingen, die het NHA zichzelf voor deze periode heeft gesteld, als de daarbij gepaard gaande financiële resultaten. Bezoekersaantallen In 2024 bezochten 18.869 mensen de Janskerk, het publiekscentrum van het NHA in Haarlem, voor tentoonstellingen, evenementen, rondleidingen, educatieve activiteiten of voor een bezoek aan het gebouw zelf. Het aantal bezoeken aan de studiezalen kwam uit op 3.815. In totaal komt daarmee het aantal bezoeken aan het NHA in 2024 op 22.684. Aan de website van het NHA werden 617.277 bezoeken gebracht. Digitaal Informatiebeheer Het programma Digitaal Informatiebeheer, dat in 2023 is afgesloten, heeft ervoor gezorgd dat digitaal archiveren een regulier proces is bij het NHA. Twee nieuwe afdelingen, Kenniscentrum Overheid en ICT & Innovatie, zijn gestart. Archieven en collecties Eén van de kernprocessen van het archiefbeheer is het toegankelijk maken van archieven en collecties. De archieftoegangen zijn te raadplegen via de website van het NHA (www.noord-hollandsarchief.nl) en via www.archieven.nl. In 2024 zijn 50 inventarissen of plaatsingslijsten verschenen. Deze zijn gemaakt door medewerkers van het NHA, door derden en door vrijwilligers onder begeleiding van het NHA.

In totaal is 184 meter archieven toegankelijk gemaakt. Er is in totaal 241,5 meter overheidsarchieven en collecties overgebracht, en daarnaast is het aantal digitale inventarisnummers (zowel gedigitaliseerd als digital born) toegenomen van 420.000 naar 440.000 nummers. Een toename van 20.000 nummers. Het NHA heeft in 2024 in totaal 567 objecten verworven voor de beeldcollecties door schenking, overbrenging of aankoop. Daarnaast is de collectie van de Provinciale Atlas Noord-Holland, in beheer bij het NHA, uitgebreid met 45 objecten. In 2024 werd de bibliotheek van het NHA uitgebreid met 283 aanwinsten in totaal, onderverdeeld in 95 door schenking en 188 door aankoop. Er is net als voorgaande jaren sterk ingezet op het digitaliseren van archieven en beeldcollecties, zodat veelgevraagd en kwetsbaar materiaal voor een breed publiek beschikbaar komt. Het publiek maakt ook veel gebruik van de mogelijkheid om via Scannen op Verzoek archiefstukken te laten digitaliseren. Sinds januari 2024 is er een extra dienst, het ‘Scannen op Verzoek-service’ voor overheidspartners, bijgekomen.

1.2

Resultaatontwikkeling

Het gerealiseerd resultaat wordt gedefinieerd als het gerealiseerde saldo van baten en lasten inclusief het resultaat op algemene dekkingsmiddelen, vennootschapsbelasting en toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves. In 2023 is er een positief resultaat gerealiseerd van € 507.971, versus een begroot resultaat van nihil. Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

|2

Figuur 1. Schematisch overzicht van de afwijkingen Omschrijving Baten Salariskosten eigen personeel Inhuur externe personeel Overige personeelskosten Materiële directe kosten Huisvestingskosten Organisatiekosten Afschrijvingskosten Rentekosten/ -baten Facilitaire kosten Mutaties reserves Totaal

x € 1,-Bedrag 264.500 (voordelig) 363.400 (voordelig) 58.800 (voordelig) 59.000 (voordelig) 175.200 (nadelig) 74.800 (nadelig) 17.100 (nadelig) 14.200 (nadelig) 38.800 (voordelig) 4.200 (voordelig) 500 (voordelig) € 507.900 (voordelig)

Toelichting overzicht afwijkingen De baten vielen € 264.500 hoger uit dan begroot. De grootste verschillen ten opzichte van de herziene begroting betreffen de bijdrage van het Rijk ad € 123.300 voordelig, de gemeente Haarlem € 41.500 voordelig en de overige overheidsorganisaties € 16.000 voordelig. Verder vielen de overige opbrengsten € 57.400 hoger uit en de projectopbrengsten € 27.200. De salariskosten eigen personeel is lager dan begroot in verband met vacatures (met name bij de nieuwe opgerichte afdeling IT & Innovatie). Door de krapte op de arbeidsmarkt is het lastig om gekwalificeerd personeel aan te trekken en te behouden. Dat geldt voor zowel de eigen formatie als externe inhuur. Dit leidt tot (enorme) druk op de organisatie om de werkzaamheden uitgevoerd te krijgen. Een andere oorzaak is de ruimte tussen de (begrote) salarisschalen en de werkelijke inschaling. Om dit in de toekomst te voorkomen is in de herziene begroting 2025 de systematiek om de loonsom te ramen eenmalig aangepast. De materiële directe kosten overschrijden de begroting, omdat het NHA optimale toegang wil tot al haar archieven en collecties moet zij kunnen beschikken over een stevig datafundament. Daarom zijn de kosten van met name digitalisering (€ 117.500) en het digitaal zichtbaar maken van de archieven (€ 39.300) sterk of beter gezegd ‘exponentieel’ hoger.

Dit heeft een structureel effect op de toekomstige uitgaven. De huisvestingskosten vielen tegen door hogere energiekosten dan begroot en vanwege de het regulier onderhoud (€ 50.100) op de Kleine Houtweg, De organisatiekosten vielen hoger uit door additionele inhuur van expertise van externe bureaus (€ 26.800). De afschrijvingskosten zijn hoger vanwege nieuwe investeringen en de rentekosten zijn voordelig door hogere rentebaten op het rekening -courant verhouding met het Rijk (schakistbankieren) dan voorzien. De mutatie reserves zijn in overeenstemming met de herziene begroting 2024. Willeke de Groot, directeur

Haarlem, 31 maart 2025

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

|3

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

2

1.1

Algemeen

2

1.2

Resultaatontwikkeling

2

Inhoud 2.

4 Programmaverantwoording

2.1

Verantwoording realisatie programma’s

6 6

2.1.1 Realisatie doelstellingen

6

2.1.2 Beoogde maatschappelijke effecten

9

2.1.3 Gerealiseerde baten en lasten

9

2.2

Algemene dekkingsmiddelen

9

2.3

Vennootschapsbelasting

9

3.

De paragrafen 3.1

3.2

3.3

3.4

3.5 4.

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

10 10

3.1.1 Omvang weerstandscapaciteit

10

3.1.2 Inventarisatie risico’s

11

3.1.3 Beoordeling risico inventarisatie voor de jaarrekening 2024

12

3.1.4 Ratio weerstandsvermogen

12

3.1.5 Kengetallen en beoordeling daarvan

13

Onderhoud kapitaalgoederen

14

3.2.1 Beleidskader

14

3.2.3 Vertaling van de financiële consequenties in de begroting

15

Financiering

15

3.3.1 Beleidsvoornemens ten aanzien van risicobeheer financieringsportefeuille

15

3.3.2 Rentelasten, renteresultaat, toerekening aan investeringen en taakvelden

15

3.3.3 Financieringsbehoefte

15

Bedrijfsvoering

16

3.4.1 Inzicht in stand van zaken en beleidsvoornemens

16

3.4.3 Rechtmatigheid

18

Verbonden partijen

20

3.5.1 Visie en beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen

20

Belastingen

21

4.1

Vennootschapsbelasting

21

4.2

Belasting over de toegevoegde waarde (btw)

21

5.

Algemene grondslagen

23

6.

Overzicht van baten en lasten

25

Toelichting op het overzicht van baten en lasten

26

7. 7.1

7.2

Toelichting baten

27

7.1.1 Bijdragen deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling

27

7.1.2 Bijdragen overige overheidsinstanties

28

7.1.3 Overige opbrengsten

29

Toelichting lasten

30

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

|4

7.2.1 Personeelskosten

30

7.2.2 Materieel directe kosten

31

7.2.3 Materieel indirecte kosten

32

7.3

Algemene dekkingsmiddelen

33

7.4

Vennootschapsbelasting

33

7.5

Mutaties reserves

33

7.6

Gerealiseerd resultaat 2024 en voorstel resultaatsbestemming

35

7.7

Overzicht van Incidentele baten en lasten

35

8.

Balans

36

9.

Toelichting op de Balans

37

9.1

9.2

9.3

9.4

9.5 9.6 10

Vaste activa

37

9.1.1 Materiële vaste activa

37

9.1.2 Financiële vaste activa

38

Vlottende activa

38

9.2.1 Vorderingen en overlopende activa

38

9.2.2 Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar

39

9.2.3 Liquide middelen

40

Vaste passiva

40

9.3.1 Eigen vermogen

40

9.3.2 Vaste schulden

42

Vlottende passiva

43

9.4.1 Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan een jaar

43

9.4.2 Overlopende passiva

43

Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen

44

Gebeurtenissen na balansdatum

45

Overig

46

10.1 Overzicht gerealiseerde baten en lasten per taakveld

46

10.2 Kasstroomoverzicht (Staat van herkomst en besteding) 2024

46

10.3 EMU-saldo

47

10.4 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT)

48

10.4.1 Leidinggevende topfunctionarissen

48

10.4.2 Topfunctionarissen met een bezoldiging minder dan € 2.100

49

10.4.3 Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT

49

10.5 Rechtmatigheidsverantwoording

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

50

|5

2. Programmaverantwoording De richtlijnen van het BBV schrijven voor dat gewerkt wordt met programma’s, die gedefinieerd worden als een samenhangend geheel van activiteiten. Het NHA heeft één programma gedefinieerd: het beheren en beschikbaar stellen van archieven. Alle activiteiten van het NHA vallen onder dit programma.

2.1

Verantwoording realisatie programma’s

In het meerjarenbeleidsplan 2021-2024 van het NHA is aan de hand van vier pijlers beschreven welke doelstellingen het NHA zichzelf voor deze periode heeft gesteld. Hieronder wordt toegelicht in hoeverre de doelstellingen binnen het programma voor 2024 zijn gerealiseerd.

2.1.1 Realisatie doelstellingen Publiek faciliteren en enthousiasmeren De tentoonstellingen, de Janskerk zelf en de website zijn voor de bezoekers vaak de eerste toegang tot het NHA en alle hier bewaarde bronnen. Het jaar 2024 stond thematisch in het teken van ‘Jong in NoordHolland'. Er werden drie tentoonstellingen georganiseerd die hierop ingingen. Eén hiervan was ‘40 jaar Patronaat’. Het NHA besteedde hiermee aandacht aan de in hetzelfde jaar verworven collectie van het Haarlemse poppodium. Het NHA heeft voor dit ‘jaarthema’ gekozen om de diversiteit van de eigen collecties te laten zien aan de doelgroepen waar het NHA de aankomende periode versterkt op wil inzetten. Dit is de doelgroep werkenden, waar nog veel potentie ligt om de NHA-collectie voor werk en persoonlijke interesses te gebruiken. Binnen de educatieve projecten werd er gewerkt aan een programma dat scholieren met een migratieachtergrond de weg wijst naar zoekmogelijkheden naar hun eigen familiegeschiedenis. De resultaten van dit project worden in 2025 in een tentoonstelling gepresenteerd. De publieksvraag in 2024 was ‘Jouw Noord-Holland’. Het publiek mocht beeld inzenden van een favoriete plek in de provincie. Een selectie hiervan was te zien in de publiekslocatie en wordt opgenomen in de beeldbank.

Bronnen veiligstellen Het NHA heeft in 2024 onderzocht hoe de depotcapaciteit uitgebreid kan worden op de locatie Kleine Houtweg, of door huur op een externe locatie. Voor de diverse scenario's is een financiële onderbouwing gemaakt, waar in voorjaar 2025 een besluit over wordt genomen. Het NHA houdt doorlopend toezicht en geeft advies over de archiefvorming, door bij de archiefvormers een tweejaarlijkse uitgebreide inspectie of in het daaropvolgende jaar een beknopte follow-up inspectie uit te voeren. Het NHA intensiveert het contact met de overheidspartners vanuit het belang dat overheidsinformatie op orde is. Accountmanagement is gestart en zorgt voor een directe ingang voor overheden waar wensen en vragen zijn. De vastgestelde Producten- en Dienstencatalogus geeft duidelijkheid, conform het nieuwe kostenmodel, welke standaard- en plusdiensten beschikbaar zijn voor GR-partners en DVO-partners.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

|6

NHA voorziet net als andere archiefdiensten zoals het Stadsarchief Amsterdam en het Westfries Archief een rol in publicatie en beheer van Woo-informatie. Een Proof-of-concept heeft een business case opgeleverd. Een vervolgproject is onder meer gericht op het realiseren van een aantrekkelijk en laagdrempelig publicatieplatform. In 2024 zijn diverse (overheids)archieven toegankelijk gemaakt, zoals bijvoorbeeld van het Provinciaal Elektriciteitsbedrijf Noord-Holland (PEN) en Stichting Patronaat. De digitalisering van het archief van de Abdij van Egmond is afgerond. Meer mogelijk maken met data In de dienstverlening van het NHA stond ook in 2024 de klant centraal. Het digitaliseren van bronnen en het publiceren van data gebeurt altijd met het publiek voor ogen, daarom is er in 2024 een inventarisatie gedaan welke objecten in welke volgorde via de scanstraat of extern gedigitaliseerd moeten worden. Dit is een eerste onderzoek voor een waardemodel dat in 2025 wordt ontwikkeld. Naast het online aanbod van scans en metadata en de mogelijkheid tot scannen en chatten met onze experts blijft het mogelijk om onderzoek te doen en vragen te stellen op de studiezaal in de historische Janskerk. Er wordt veel gevraagd naar historische persoonsgegevens en daarom staan die centraal in het digitaliseren.

Het digitaliseren en online beschikbaar maken van een deel van de archieven van de Burgerlijke Stand werd in 2024 voortgezet. De gegevens van de Burgerlijke Stand Overlijdensregisters van Noord-Holland, periode 1961-1970 zijn gereed gemaakt en worden in 2025 gepubliceerd. De indexering van de Huwelijksaktes 1933-1942 gaat gestaag verder. De Huwelijksaktes 1943-1950 zijn naar een extern digitaliseringsbedrijf gegaan. In 2023 zijn de bouwdossiers van de gemeente Bloemendaal, die op microfiche staan, gedigitaliseerd. Meer dan de helft van de scans en bijbehorende metadata zijn in 2024 gepubliceerd. In het kader van door het Rijk beschikbaar gestelde digitaliseringsgelden is 50 meter notarieel archief van Haarlem gedigitaliseerd. In 2024 zijn bovendien 137 meter Kadaster Hyp. 4 naar een extern digitaliseringsbedrijf gegaan. Verder zijn de krantenleggers van het Haarlems Dagblad en de IJmuider Courant 1981-2006 gedigitaliseerd. In 2024 zijn er voorbereidingen getroffen in het kader van de materiële verzorging en voorbereiding voor de digitalisering van de collecties van enkele Haarlemse glasateliers (o.a. van Bogtman). In 2024 is het vervolg opgepakt van het Europese aanbestedingstraject voor de systemen die de basis vormen voor de dagelijkse dienstverlening en het primair proces van het NHA: het collectiebeheersysteem (CBS) en de raadpleegvoorziening.

Het CBS bevat de informatie over de archieven en collecties. Deze kernapplicatie maakt het voor het NHA mogelijk om de collecties zowel te beheren als beschikbaar te stellen aan derden. De raadpleegvoorziening stelt de externe gebruiker in staat de archieven en collecties aan te vragen, in te zien en te doorzoeken. Ook het hergebruik en de doorlevering van de data zijn belangrijke functionaliteiten. Via het aanbestedingstraject wenst het NHA één leverancier te selecteren voor het afnemen van een SaaS-oplossing (Software as a Service) voor de genoemde componenten en de basis te leggen voor een flexibel en modulair CBS dat werkt met standaarden die toekomstgericht zijn en meer gebruik van de archieven en de unieke boekencollectie beter faciliteert. Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

|7

Vanuit de ambitie van de organisatie om meer data gedreven te werken, zijn in 2024 de middelen ingezet om voor elke medewerker inzichten te geven in de primaire processen, van (website) bezoekers tot archiefdoos. In 2025 krijgt dit een vervolg door klantgericht werken en voorspelbaardere werkprocessen. In 2024 is gewerkt aan het verhogen van de kwaliteit van de interne informatievoorziening. Denk hierbij aan harmonisatie van het applicatielandschap, versterking van infrastructuur, informatiebeveiliging en meer focus op de kwaliteit van de eigen data. Hierin speelt technische innovatie een grote rol: nieuwe ontwikkelingen en producten in de markt worden gevolgd en hiermee wordt getest om ervoor te zorgen dat het NHA altijd over moderne en betrouwbare middelen beschikt om het digitale archief permanent te bewaren, te beheren en beschikbaar te stellen. Organisatie blijven ontwikkelen In 2024 heeft het NHA belangrijke stappen gezet om de organisatie verder te versterken en toekomstbestendig te maken. Het programma ‘digitaal informatiebeheer’ is volledig geïntegreerd in de organisatie, waarmee een solide basis is gelegd voor duurzaam digitaal beheer. Ook zijn de nieuwe strategie en organisatiestructuur verder uitgewerkt en doorgevoerd. Eén van de belangrijkste veranderingen is de oprichting van twee afdelingen, de afdeling IT en Innovatie en de afdeling Kenniscentrum Overheid.

De afdeling IT en Innovatie wordt geleid door een nieuwe manager. Deze afdeling richt zich op het verbeteren van de technologische ondersteuning binnen het NHA. Tegelijkertijd is de afdeling Kenniscentrum Overheid ingericht, waarmee de dienstverlening aan overheden verder is uitgebreid. Daarnaast zijn de vakgebieden dienstverlening, communicatie, tentoonstellingen en educatie samengebracht in één afdeling om kennis en expertise te bundelen en de samenwerking te verbeteren. Binnen de nieuwe afdelingen is geïnvesteerd in teambuilding om de samenwerking en het onderlinge vertrouwen verder te versterken. Om een gezamenlijke werkwijze te creëren, zijn vaste methodieken ingevoerd, waaronder projectmatig werken. Alle medewerkers hebben hiervoor een cursus gevolgd, wat heeft bijgedragen aan een gedeelde taal en een efficiëntere samenwerking binnen de organisatie. Het NHA heeft geïnvesteerd in de ontwikkeling van medewerkers, onder andere door opleidingen aan te bieden via een strategisch opleidingsplan en praktijkgerichte trainingen. Ook is geïnvesteerd in de vitaliteit van medewerkers door het aanbieden van een vitaliteitsbudget, dat al langer onderdeel is van het arbeidsvoorwaardenpakket en waar veel medewerkers dankbaar gebruik van hebben gemaakt. Daarnaast heeft het NHA geïnvesteerd in het aantrekken van talent in een krappe arbeidsmarkt.

Door gerichte wervingsinspanningen is het NHA zichtbaarder geworden in de sector als aantrekkelijke werkgever. Deze inspanningen hebben bijgedragen aan het versterken van de organisatiecapaciteit en het binnenhalen van waardevolle expertise. Tot slot is gewerkt aan de ontwikkeling van een nieuw meerjarenbeleidsplan. Hiervoor zijn strategiesessies georganiseerd met het managementteam, een organisatiebrede bijeenkomst gehouden en op afdelingsniveau bijdragen geleverd. Dit beleidsplan vormt de basis voor de verdere ontwikkeling van het NHA in de komende jaren.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

|8

2.1.2 Beoogde maatschappelijke effecten Het NHA adviseert organisaties over het toegankelijk en betrouwbaar houden van hun informatie en helpt mensen om meer te weten te komen over hun eigen geschiedenis en die van de provincie Noord-Holland en de regio’s Kennemerland en Amstel- en Meerlanden. Het NHA is een toekomstbestendige culturele en democratische basisvoorziening in Haarlem. Als publiekscentrum is het een ontmoetingspunt waar geschiedenis leeft en beleefd kan worden en waar alle inwoners van de provincie een stukje van hun eigen geschiedenis kunnen terugvinden. Als collectiecentrum zorgt het NHA dat de collectie houdbaar, bruikbaar en zichtbaar is. Dankzij de goede kwaliteit en de laagdrempelige online beschikbaarheid van grote hoeveelheden collectiedata is de collectie optimaal te benutten voor allerhande soorten onderzoek. De innovatieve datatoepassingen die we helpen ontwikkelen, leveren verrassende geschiedverhalen en nieuwe inzichten op. Als expertisecentrum staan we de aangesloten overheidsorganisaties terzijde bij het verantwoord inrichten van hun informatiebeheer ten behoeve van de democratische verantwoording en de bedrijfsvoering. We werken, zo mogelijk met andere archief- en erfgoedinstellingen in de provincie, aan innovaties waar onze overheidspartners en ons publiek baat bij hebben.

2.1.3 Gerealiseerde baten en lasten Omdat het NHA slechts één programma heeft gedefinieerd, zijn de baten en lasten van het programma ‘beheren en beschikbaar stellen van archieven’ gelijk aan de totale baten en lasten voor het NHA, die in onderstaande tabel zijn weergegeven. Daarin wordt ook inzicht gegeven in de kosten voor de overhead, de algemene dekkingsmiddelen en de vennootschapsbelasting. De laatste twee zijn voor het NHA in 2024 niet van toepassing. Figuur 2 Tabel Gerealiseerde baten en lasten Omschrijving

x € 1,-

Begroting 2024

Herziene begroting 2024

Realisatie 2024

lasten

baten

saldo

lasten

baten

saldo

lasten

baten

saldo

Programma’s Beheren en beschikbaar stellen van archieven

6.330.811

8.721.010

2.390.198

6.527.457

9.041.955

2.514.498

6.592.260

9.306.486

2.714.225

Bestuur en ondersteuning Overhead

2.273.422

-2.273.422

2.567.332

-2.567.332

2.259.552

116.776

9.094.789

-52.834

8.851.812

-2.259.552

Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting Saldo van baten en lasten

2.2

8.604.233

8.721.010

9.041.955

9.306.486

454.673

Algemene dekkingsmiddelen

Er zijn geen algemene dekkingsmiddelen of een bedrag voor onvoorziene baten of lasten in de herziene begroting 2024 opgenomen of gerealiseerd.

2.3

Vennootschapsbelasting

Het NHA is door de Belastingdienst vrijgesteld van het betalen van vennootschapsbelasting.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

|9

3. De paragrafen Volgens artikel 24 lid 2 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) bestaat het jaarverslag ten minste uit de programmaverantwoording en de paragrafen. De paragrafen zijn geregeld in artikel 9 van het BBV. Voor het NHA zijn de volgende paragrafen van toepassing:  Weerstandsvermogen en risicobeheersing  Onderhoud kapitaalgoederen  Financiering  Bedrijfsvoering  Verbonden partijen De paragrafen Lokale Heffingen en Grondbeleid zijn voor het NHA niet van toepassing.

3.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het doel van de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing is om inzicht te geven in de ontwikkelingen die van invloed zijn op de financiële positie van het NHA. Het weerstandsvermogen is een indicator voor de financiële gezondheid en is te definiëren als de mate waarin het NHA in staat is onverwachte tegenvallers c.q. risico’s op te vangen teneinde haar taken voort te kunnen blijven zetten. Het weerstandsvermogen staat in artikel 11 lid 1 van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en gemeenten (BBV) als volgt gedefinieerd: Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a. de weerstandscapaciteit, zijnde middelen en mogelijkheden waarover de provincie onderscheidenlijk gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; b. alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het weerstandsvermogen wordt ook wel weergegeven als de verhouding tussen de benodigde weerstandscapaciteit (risicobedrag) en de beschikbare weerstandscapaciteit. Dit laatste bestaat voor het NHA uit de bestemmingsreserve Weerstandsvermogen. In het vervolg van deze paragraaf worden de weerstandscapaciteit en de risico’s binnen het NHA nader uitgewerkt en toegelicht.

3.1.1 Omvang weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en de mogelijkheden die het NHA heeft om onverwachte kosten (risico’s) op te kunnen vangen. Op grond van afspraken met de Belastingdienst is het voor het NHA niet toegestaan om een algemene reserve aan te houden. Daarom heeft het NHA naast een egalisatiereserve uitsluitend bestemmingsreserves die geoormerkt zijn voor een bepaald doel. Eén van deze bestemmingsreserves betreft het weerstandsvermogen. Deze reserve dient als weerstandscapaciteit op het moment dat dat nodig is. De hoogte van de bestemmingsreserve ten behoeve van dit doel bedraagt ultimo 2024 € 378.770. De gedetecteerde risico’s bedragen in de herziene begroting 2024 € 371.250. Hiermee is de reserve toereikend.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 10

3.1.2 Inventarisatie risico’s Een risico is een onzekere ongewenste gebeurtenis waardoor het realiseren van de organisatiedoelstellingen en -strategie in gevaar komt. In onderstaande tabel zijn de belangrijkste risico’s weergegeven zoals opgenomen in de herziene begroting 2024, waarbij een inschatting is gemaakt van de kans dat het risico zich voordoet en de mogelijke financiële gevolgen daarvan. In de jaarstukken wordt een terugblik gegeven op de risico’s die zijn benoemd. Figuur 3. Risico-inventarisatie herziene begroting 2024 Omschrijving

x € 1,Kans

Bedrag

1. Additionele kosten door migratie en implementatie van een nieuw collectiebeheersysteem. 2. Vertraging of annulering van het plan voor de realisatie van een nieuw depot, waardoor ruimtegebrek ontstaat uit de huidige locaties en er archief extern moet worden ondergebracht (huur).

70%

150.000

Risico 105.000

50%

125.000

62.500

3. De bijdragen van onze partners nemen af, bijvoorbeeld door bezuinigingen en/of ontevredenheid van partners over de dienstverlening de relevantie van het archief (bijvoorbeeld bij daling aantal bezoekers) en/of de tarifering, waardoor er bij de evaluatie van de contracten discussie ontstaat over de hoogte van de bijdrage, of zelfs opzegging van contracten waardoor de inkomsten van onze partners terugvallen. 4. Toename van transitievergoedingen, door organisatieverandering met nieuwe functies en actiever sturen op performance.

10%

500.000

50.000

25%

150.000

37.500

5. Medewerkers worden langdurig ziek en/of arbeidsongeschikt, waardoor verzekeringspremies stijgen en er extern moet worden ingehuurd.

25%

150.000

37.500

6. Herziening DVO contracten na evaluatie in 2024 is niet op tijd gereed, waardoor indexatie niet met ingang van 2025 kan plaatsvinden.

70%

50.000

35.000

7. Er moet een reorganisatie plaatsvinden, door een structureel tekort op de begroting (minder inkomsten en/of hogere kosten). Reservering voor afkoopsommen.

10%

50.000

15.000

8. Stijging loonkosten door toename van deelname generatiepact en spaarverlofregeling.

25%

50.000

12.500

9. Informatiebeveiliging (risico’s op hacks et cetera), waardoor er geen toegang meer is tot het digitaal archief.

10%

100.000

10.000

10. Schending van bijvoorbeeld auteursrechten of AVG, bijvoorbeeld door een datalek of onjuiste inzage op beperkt openbare stukken in e-depot.

25%

25.000

6.250

Totaal

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

371.250

| 11

Toelichting Het risicoprofiel wordt jaarlijks herzien en waar nodig geactualiseerd. De risico’s van onverwacht hoge uitgaven worden bij het NHA als beperkt aangemerkt. De organisatie heeft overwegend reguliere kosten die vooraf te goed kunnen worden ingeschat, zoals kosten voor personeel, huisvesting, projecten en ICT.

3.1.3 Beoordeling risico inventarisatie voor de jaarrekening 2024

Ad 1. De aanbesteding van de migratie en implementatie van een nieuw collectiebeheersysteem staat voor 2025 gepland. Ad 2. Uitvoering van het plan voor de realisatie van een nieuw depot staat voor 2027 gepland. De voorbereiding ligt op schema. Ad 3.In 2024 heeft één DVO partner, het Hoogheemraadschap Rijnland, aangegeven per 1 januari 2026 geen gebruik meer te willen maken van de dienstverlening. Ad 4. In 2024 is één transitievergoeding betaald, welk bedrag binnen de loonsom is opgevangen. Ad 5. Het risico heeft zich in 2024 niet voorgedaan. Ad 6. De evaluatie van DVO contracten is in 2024 afgerond. De indexatie voor 2025 is doorgevoerd. Het vernieuwen van de contracten in 2025 heeft (nog) niet plaatsgevonden. Er is een nieuw kostenmodel gemaakt, dat door exogene ontwikkelingen die van invloed zijn op het model nog niet is ingevoerd. Ad 7. Het risico’s onder dit punt heeft zich niet voorgedaan. Ad 8. Het risico heeft zich in 2024 niet voorgedaan, de instroomperiode voor het generatiepact is gesloten. Ad 9. en 10. De risico’s onder deze punten hebben zich in 2024 niet voorgedaan. Door gewijzigde inzichten wordt het risico op inbreuk informatieveiligheid in de begroting 2025 aanmerkelijk hoger ingeschat. In 2024 heeft er geen onttrekking aan de bestemmingsreserve weerstandsvermogen plaatsgevonden.

3.1.4 Ratio weerstandsvermogen De verhouding tussen de financieel gekwantificeerde risico’s en de daarbij horende beschikbare weerstandscapaciteit wordt weergegeven door de ratio weerstandsvermogen. De hoogte van de bestemmingsreserve weerstandsvermogen bedraagt ultimo 2024 € 378.770. De ratio weerstandsvermogen bedraagt: Ratio weerstandsvermogen =

Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit

=

€ 378.770 € 371.250

1,02

Uit de berekende ratio van ruim 1 blijkt dat de reserve toereikend is. Deze ratio valt in categorie C, dat staat voor voldoende. Hierbij wordt de normeringssystematiek voor weerstandsvermogen gehanteerd, die ontwikkeld is door het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement (Naris) in samenwerking met de Universiteit Twente. Hieruit is de volgende waarderingstabel ratio weerstandsvermogen opgesteld. Figuur 4. Tabel Kwalificatie ratio weerstandsvermogen Waardering

Ratio

Betekenis

A

> 2,0

Uitstekend

B

1,4 – 2,0

Ruim voldoende

C

1,0 – 1,4

Voldoende

D

0,8 – 1,0

Matig

E

0,6 – 0,8

Onvoldoende

F

< 0,6

Ruim onvoldoende

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 12

3.1.5 Kengetallen en beoordeling daarvan Deze paragraaf geeft inzicht in de beoordeling van de voor het NHA relevante, in de BBV voorgeschreven kengetallen (liquiditeitsratio, solvabiliteitsratio, netto schuldquote en structurele exploitatieruimte). De kengetallen ‘belastingcapaciteit’ en ‘grondexploitatie’ zijn niet van toepassing voor het NHA. Figuur 5 Tabel Ratio’s Ratio’s

2024

2023

2022

2021

2020

Liquiditeitsratio

3,0

2,1

2,4

2,4

2,1

Solvabiliteitsratio

72,3%

54,5%

55,0%

53,0%

46,4%

Netto schuldquote

-16,4%

-12,5%

-7,8%

-3,4%

1,4%

2,8%

3,3%

-1,5%

2,6%

-4,1%

Structurele exploitatieruimte

Liquiditeitsratio Deze ratio geeft weer in welke mate het NHA op korte termijn kan voldoen aan zijn korte termijnverplichtingen zonder nieuwe financieringsbronnen te hoeven aanboren. De liquiditeitsratio is berekend als de verhouding tussen de vlottende activa en de vlottende schulden. Hoe hoger de ratio, hoe beter het NHA in staat is om aan de korte termijnverplichtingen te voldoen. In 2024 zijn de vlottende activa toegenomen (met name het saldo schatkistbankieren) en de vlottende schulden afgenomen. Daarom is liquiditeitsratio in 2024 verbeterd ten opzichte van voorgaande jaren. Solvabiliteitsratio Deze ratio geeft weer in welke mate het NHA in geval van opheffing zijn verplichtingen ten aanzien van verschaffers van vreemd vermogen kan nakomen. De solvabiliteitsratio wordt berekend als de verhouding tussen het eigen vermogen en het totale vermogen x 100%. Hoe hoger de ratio, hoe meer van het totaal vermogen met eigen vermogen wordt gefinancierd. Ten opzichte van 2023 is de ratio in 2024 verder verbeterd. In 2024 zijn een tweetal leningen (vervroegd) afgelost en de vlottende schulden zijn afgenomen. Het eigen vermogen is toegenomen door het positieve resultaat over 2024 en de toename van de bestemmingsreserves, maar deze toename weegt in verhouding minder zwaar.

Daardoor daalt het risico verder dat het NHA op de lange termijn niet aan zijn financiële verplichtingen kan voldoen. In het verleden is uit de afspraken met de belastingdienst naar voren gekomen dat het NHA geen algemene reserves mag aanhouden. Hierdoor is het voor het NHA niet mogelijk om een robuust eigen vermogen op te bouwen. Daar staat tegenover dat een deel van de btw op inkoopfacturen terugvordert kan worden, zie voor nadere details paragraaf 4.2 Belasting over de toegevoegde waarde. Netto schuldquote De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van het NHA ten opzichte van de eigen middelen. Hierbij geldt: hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 13

In 2024 is ten opzichte van 2023 de schuldenlast verder afgenomen o.a. door de (vervroegd) aflossing van een tweetal leningen en ook zijn de vlottende schulden afgenomen. Desondanks is de netto schuldquote toegenomen, omdat de vlottende middelen aan de actiefzijde van de balans in verhouding minder hard zijn toegenomen. Structurele exploitatieruimte Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. De structurele exploitatieruimte is in 2024 nagenoeg ongewijzigd ten opzichte van 2023, omdat de verhouding van structurele baten en de structurele exploitatieruimte nagenoeg gelijk is gebleven en ook de structurele mutaties in de bestemmingsreserve niet zijn gewijzigd.

3.2 Onderhoud kapitaalgoederen 3.2.1 Beleidskader Het NHA heeft twee kapitaalgoederen in gebruik: een pand aan de Jansstraat en een pand aan de Kleine Houtweg, beide in Haarlem. Het pand in de Jansstraat wordt gehuurd van de gemeente Haarlem en het pand aan de Kleine Houtweg wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Voor de lange termijn wordt de haalbaarheid onderzocht van uitbreiding en verduurzaming van het depot, nadat eerder verschillende scenario’s zijn bekeken voor een nieuwe locatie, die in de plaats zou kunnen komen van de Kleine Houtweg. Deze nieuwe locatie zal dan ook via een huurconstructie in gebruik worden genomen. Uitgangspunt is dat het RVB eigendom blijft van het pand.

3.2.2 Uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties Jansstraat 40 De Jansstraat 40 wordt gehuurd van de gemeente Haarlem en de gemeente is verantwoordelijk voor het onderhoud van dit pand. Het beleid ten aanzien van onderhoud is volledig in handen van de gemeente. De Janskerk is een Rijksmonument. In 2024 is er voor € 27.481 aan investeringen gedaan in onderhoud en verbouwing, en voor € 37.006 aan de inrichting. Kleine Houtweg 18 Per 1 januari 2019 wordt het groot onderhoud aan het pand Kleine Houtweg door de huurder zelf, het NHA, gedaan. In 2023 is er een bedrag van € 23.029 geïnvesteerd in onderhoud aan het pand aan de Kleine Houtweg. Het meerjarig onderhouds- en investeringsplan (MJOP) dateert uit 2020, waarin wordt bevestigd dat een kostenraming van gemiddeld € 200.000 per jaar reëel is. Nu er wellicht sprake is van een verbouwing van het pand aan de Kleine Houtweg in verband met uitbreiding van het depot, wordt kritisch gekeken naar het uitvoeren van onderhoud, zodat er geen onnodige kosten worden gemaakt.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 14

3.2.3 Vertaling van de financiële consequenties in de begroting Er wordt sinds 2019 een bestemmingsreserve opgebouwd van € 200.000 per jaar voor groot onderhoud aan de Kleine Houtweg. Daarnaast is er in april 2020 door het bestuur besloten om vanuit de resultaatsbestemming van 2019 voorzichtigheidshalve eenmalig additioneel € 100.000 te doteren aan deze bestemmingsreserve, omdat er op dat moment nog geen MJOP was voor 2020 tot en met 2029. Verder heeft het NHA in 2019 eenmalig een bedrag van € 762.000 ontvangen voor achterstallig onderhoud t/m 2018. Dat bedrag, verminderd met de in 2019 uitgevoerde schilderwerken, is conform bestuursbesluit in 2020 opgenomen in een bestemmingsreserve achterstallig onderhoud. De jaarlijkse afschrijving op investeringen groot onderhoud Kleine Houtweg wordt in de begroting opgenomen als onttrekking aan de bestemmingsreserve groot onderhoud. In de jaarrekening 2024 is dit op dezelfde wijze verwerkt en het gerealiseerde bedrag wijkt nauwelijks af van de herziene begroting 2024.

3.3 Financiering 3.3.1 Beleidsvoornemens ten aanzien van risicobeheer financieringsportefeuille Het NHA wordt structureel gefinancierd door de deelnemende partners: het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen. Het Rijk heeft een voorgenomen besluit genomen om per 1 januari 2027 uit te treden. De bijdrage van het Rijk aan de Gemeenschappelijke Regeling zal vanaf die datum worden vervangen door een Specifieke Uitkering (SPUK). Voor de voorbereiding heeft het ministerie van OCW in november 2024 een planning afgegeven, die voorziet in tijdige uittreding.

3.3.2 Rentelasten, renteresultaat, toerekening aan investeringen en taakvelden Het NHA had op 1 januari 2024 drie langlopende leningen lopen bij de Rabobank. Twee van deze leningen zijn in 2024 afgelost. Na de aflossing resteert een bedrag van € 252.105. Dit betreft een lening uit 2019 van oorspronkelijk groot € 550.000. In 2024 waren de rentelasten op deze leningen € 14.356. Door de extra aflossing wordt in 2025 een structureel lager bedrag in de begroting opgenomen. Wet Schatkistbankieren De Regeling schatkistbankieren decentrale overheden verplicht het NHA eventuele overschotten in liquide middelen, die uitkomen boven een drempelbedrag, te storten op een speciale rekening van het Ministerie van Financiën. Dit gebeurt via het afromen van het saldo van de betaalrekening. Over het aanhouden van de rekening courant wordt rente ontvangen. In 2024 is een positief renteresultaat van € 53.179 gerealiseerd. De rentelasten en renteresultaten zijn in 2024 toegerekend aan het programma “beheren en beschikbaar stellen van archieven”, dat is opgenomen onder het taakveld ‘5.4 Musea’.

3.3.3 Financieringsbehoefte Naast de huidige langlopende leningen is er op dit moment geen additionele financieringsbehoefte bij het NHA. De financiering van de investeringen in 2024 van in totaal € 185.700 is uit de lopende rekening voldaan .

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 15

Renterisiconorm Voor de renterisiconorm geldt een minimumbedrag van € 2.500.000 euro. Het NHA zit met 20% van het begrotingstotaal van ruim € 9 miljoen (ruim) onder dit minimumbedrag. Kasgeldlimiet Voor NHA geldt een percentage van 8,2 van het begrotingstotaal. Het NHA maakt geen gebruik van de mogelijkheid om korte geldleningen aan te trekken.

3.4 Bedrijfsvoering 3.4.1 Inzicht in stand van zaken en beleidsvoornemens Het NHA beschrijft de ontwikkelingen op het beleidsterrein Bedrijfsvoering aan de hand van de klassieke ondersteunende functies Binnen de overheid, doorgaans aangeduid met PIOFACH (personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, algemene zaken, communicatie en huisvesting). Het onderdeel rechtmatigheid wordt vanaf 2023 aan deze paragraaf toegevoegd. Personeel en organisatie In 2024 star en we met een beze ng van 46,2 forma eplaatsen ( e) bij een forma e van 53,20 e. Gedurende het jaar hebben we 10 nieuwe medewerkers aangenomen (8,16 e), terwijl 5 medewerkers de organisa e hebben verlaten (4,06 e). Daarnaast vonden er enkele contractwijzigingen plaats, waardoor we het jaar afsloten met een beze ng van 49,96 e. Om con nuïteit in het werk te waarborgen, zijn gedurende het jaar 23 externe krachten ingezet voor kortere of langere periodes. Zij ondersteunden bij werkzaamheden die door openstaande vacatures of ziekte niet intern konden worden uitgevoerd. 2024 stond daarnaast in het teken van de verdere implementa e van de organisa ewijziging die op 1 januari 2024 is ingegaan. Deze wijziging is gericht op een toekomstbestendige organisa e die beter aansluit bij de strategie voor de komende jaren. Om deze transi e succesvol te laten verlopen, is een changemanagementprogramma opgezet.

Binnen dit programma zijn de organisa eprocessen in kaart gebracht en zijn de teams van de nieuwe afdelingen ondersteund met teambuildingsac viteiten. Dankzij gerichte investeringen in recruitment kon – ondanks de krappe arbeidsmarkt – een deel van de vacatures die voortkwamen uit de organisa ewijziging worden ingevuld. Ook thuiswerken heeft in 2024 de aandacht gekregen. Er is een thuiswerkbeleid opgezet, en medewerkers hebben een budget ontvangen om hun thuiswerkplek ergonomisch in te richten. ICT en Innovatie In 2024 is de inrich ng van de nieuwe afdeling IT en Innova e voltooid. Daarmee is meer organisa efocus aangebracht in het verbeteren van de informa evoorziening en kantoorautoma sering. Dat is tot ui ng gekomen in de aanschaf van grotere en veiligere opslagcapaciteit ter vervanging van oudere infrastructuur. Vanuit risico mi ga e op informa econ nuïteit is de keuze gemaakt voor een meer robuuste backup en recovery oplossing met onze ICT dienstverlener. Daarnaast is in het kader van data gedreven wer-

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 16

ken een interne business intelligence oplossing ingericht om afdelingen te ondersteunen met opera onele inzichten, -keuzes en op malisa estappen. Met het e-depot zijn meerdere digitale overbrengingen gerealiseerd. Voor de digitalisering van fysieke documenten is de scanstraat verder geop maliseerd en is de capaciteitsbenu ng verbeterd. De innova eprojecten op informa evoorziening, hebben in 2024 geleid tot succesvolle projecten op Linked Open Data en handschri herkenning (HTR). Verder is het NHA in 2024 opnieuw gestart met de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het collec ebeheersysteem in 2025. Communicatie Het team Communicatie is met ingang van 1 januari 2024 onderdeel geworden van de afdeling Publiek en zet zich in om het NHA zowel intern als extern op de kaart te zetten, onder meer door het beheren van de website, het uitbrengen van het magazine ‘Uitgelicht’ en het promoten van de tentoonstellingen van het NHA. Daarnaast ontwikkelt en bewaakt deze afdeling de huisstijl van het NHA. Huisvesting Op basis van een inschatting van het aantal meters archief dat de komende jaren nog zal worden toegevoegd, is gebleken dat uitbreiding van de huidige depots nodig is. In 2023 zijn hiervoor verschillende scenario’s onderzocht. Eén daarvan is de uitbreiding en verduurzaming van het depot aan de Kleine Houtweg.

De plannen hiervoor worden nader uitgewerkt en zullen naar verwachting in 2025 tot besluitvorming leiden. Financiën en administratieve organisatie De ontwikkelingen op financieel gebied worden vorm gegeven in de P&C cyclus van het NHA. Belangrijke ontwikkelingen zijn: - het Rijk heeft een voorgenomen besluit genomen om per 1 januari 2027 - uit te treden. De bijdrage van het Rijk aan de Gemeenschappelijke Regeling zal vanaf die datum worden vervangen door een Specifieke Uitkering (SPUK). - De gemeenteraad van de gemeente Haarlemmermeer heeft in de vergadering van 30 januari 2025 de intentie uitgesproken om deel te nemen aan de gemeenschappelijke regeling NHA. - In 2023 is in het kader van de financiering van de gemeenschappelijke regeling een kostentoerekeningsmodel ontwikkeld, en gevalideerd door de externe accountant. Dit model vormt vanaf 2025 de basis voor de verdeling van de financiering tussen (nieuwe) partners uit deze gemeenschappelijke regeling, maar ook voor partners met een dienstverleningsovereenkomst (DVO). De controller heeft in 2024 aangegeven om de inzet voor het NHA te willen beëindigen, omdat zij dit werk niet meer kan combineren met haar andere werkzaamheden. Inmiddels zijn de taken overgenomen door een controller die in dienst is van het NHA. Voor wat de betreft de inzet van een (extern) boekhoudkundige medewerker zijn geen ontwikkelingen te melden.

In 2024 zijn de P&C producten tijdig opgeleverd en het dagelijks bestuur van het NHA heeft een ‘schone’ rechtmatigheidsverklaring bij de jaarrekening over 2023 jaarstukken (welke begin 2024 zijn opgesteld) kunnen afgeven. De verklaring in de jaarrekening over 2023 was de eerste keer dat het bestuur over rechtmatigheid heeft gerapporteerd. Tot en met verslagjaar 2022 vormde de accountant zich een oordeel over de rechtmatigheid.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 17

3.4.3 Rechtmatigheid Rechtmatigheidsverantwoording Het jaar 2024 is het tweede jaar waarover het dagelijks bestuur verantwoording aflegt aan het algemeen bestuur over drie van de negen rechtmatigheidscriteria, namelijk begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)-criterium. Interne controle Om de rechtmatigheidsverantwoording 2024 te kunnen opstellen zijn er op beperkte schaal interne controle maatregelen uitgevoerd en is door een extern bureau een rechtmatigheidsonderzoek (spendanalyse) opgesteld. Over detailbevindingen is intern op directieniveau gerapporteerd; waar nodig wordt er bijgestuurd. Zoals vastgelegd in de vigerende financiële verordening wordt in deze paragraaf gerapporteerd over de belangrijke bevindingen. Aan het eind van dit jaarverslag is de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur opgenomen. Zoals daar weergegeven is het dagelijks bestuur van mening dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de vastgestelde materialiteitsgrens van 3% van de lasten, inclusief mutaties reserves (voor 2024 een bedrag van € 271.554. Begrotingscriterium Beoordeling van over-of onderschrijdingen van de begroting op programmaniveau is volgens de BBV onderdeel van de rechtmatigheidstoets.

Van een begrotingsonrechtmatigheid is sprake als het dagelijks bestuur bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten: 1. de door de Raad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten op de programma’s of investeringsbudgetten overschrijdt of 2. toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves doet, die niet door het algemeen bestuur zijn vastgesteld. In november 2023 is door de Commissie BBV een gewijzigde Kadernota Rechtmatigheid 2023 uitgebracht, waarin is bepaald dat eveneens onderschrijdingen van de begrootte lasten en/of lagere/hogere baten dan begroot ‘tijdig’ aan de Raad moeten worden gemeld. Het begrip ‘tijdig’ is in artikel 5 lid 3 van de Financiële verordening als volgt verwoord: Indien het dagelijks bestuur voorziet dat een programma of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur gemeld. Dit kan middels de tussentijdse rapportages of middels een voorstel voor wijziging van het budget van het betreffende programma of investeringskrediet of een voorstel tot bijstelling van het beleid. Het dagelijks bestuur legt dit aan het algemeen bestuur ter autorisatie voor. Op 23 oktober 2024 heeft het algemeen bestuur de bestuursrapportage januari t/m augustus 2024 vastgesteld in welke rapportage prognoses zijn opgenomen over het te verwachte resultaat.

De geconstateerde rechtmatigheidsafwijkingen begrotingscriterium betreffen:

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 18

Figuur 6 Overzicht rechtmatigheidsafwijkingen begrotingscriterium Begrotingscriterium 1A. Overschrijding lasten op het programma (programmaniveau). 1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten). 2. Ongeautoriseerde reservemutaties. 3. Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten op het programma, die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan het algemeen bestuur zijn gemeld. Totaal begrotingsonrechtmatigheden 4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als “acceptabel” is geduid. 5. Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden (inhoudelijk hier toelichten en in de paragraaf bedrijfsvoering).

x € 1,-Bedrag n.v.t. 37.515 464 264.531 242.977

545.487 253.477 292.010

De baten zijn € 264.531 hoger, aan materiële directe kosten is € 201.557 meer uitgegeven en de indirecte kosten zijn € 36.734 hoger, in totaal € 238.291. Daar staat een onderschrijding op personeelslasten tegenover van € 481.267. Per saldo een onderschrijding op de lasten van € 242.977. In de bestuursrapportage januari t/m augustus 2024 is aangegeven dat de lasten € 172.681 lager en baten naar verwachting € 80.796 hoger gaan uitvallen. Uit de toekenningsbrief van het ministerie van OCW van 12 december 2024 blijkt dat de bijdrage voor 2024 € 123.329 hoger is dan de herziene begroting. De mededeling van het ministerie komt op een dermate laat tijdstip dat dit niet meer bestuurlijk kan worden voorgelegd. Echter volgens de financiële verordening moeten alle overschrijdingen aan het AB worden gemeld (zie artikel 5.3 van de financiële verordening), ongeacht dat dit, gelet op het late tijdstip, niet meer mogelijk is. Voorwaardencriterium Bij de interne controle op rechtmatigheid van uitgaven bleek dat bij een aantal leveranciers de totale kosten over vier jaar boven de aanbestedingsgrens komen, echter hiervoor is al een aanbesteding in gang is gezet, waardoor de huidige overeenkomsten zich kwalificeren als overbruggingsovereenkomsten en er dus geen sprake is van onrechtmatigheid.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Vast onderdeel van de gehele interne controle op zowel de processen als balansposten is het onderkennen van misbruik en oneigenlijk gebruik van (financiële) middelen (fraude). Er is in dit verslagjaar uit de controle niet gebleken dat er misbruik of oneigenlijk gebruik heeft plaatsgevonden. In een overzicht kan één en ander als volgt worden samengevat: Figuur 7 Overzicht rechtmatigheid Omschrijving

Bedrag

Saldo van lasten

8.851.812

Toevoeging reserves Totale lasten - Begrotingscriterium - Voorwaardencriterium - Misbruik & Oneigenlijk gebruik Totaal

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

x € 1,--

Onrechtmatig 3%

Onzekerheid 3%

€ 271.554

€ 271.554

200.000 9.051.812

292.010 292.010

0

| 19

Uit het overzicht blijkt dat de verantwoorde baten en lasten de vastgestelde materialiteitsgrens van 3% van de lasten (inclusief storting reserves) met € 20.456 overschrijdt. Vervolg bevindingen vorig jaar Bij de controle op de jaarrekening 2023 is geconstateerd dat verbetering op onderstaande punten mogelijk en noodzakelijk is. Factuurverwerking Bij de interne controle op de factuurverwerking en het betalingsproces over het jaar 2023 is gebleken dat het proces van prestatielevering niet in alle gevallen voldoende was onderbouwd en dat een aantal facturen wel volgens de autorisatiematrix is goedgekeurd, maar dat er niet altijd sprake was van voldoende functiescheiding. Het gaat in dit geval om relatief kleine facturen, waarbij door de beperkte grootte van de organisatie degene die de opdracht geeft, ook de factuur goedkeurt. In 2024 is hieraan aandacht geschonken. Personeels- en salarisadministratie Bij de interne controle op het personeel- en salarisproces bleek bij uitdiensttreding dat de personeelsdossiers in sommige gevallen niet helemaal volledig waren. Er is een checklist opgesteld die in 2024 consequent is gebruikt bij indiensttredingen.

3.5

Verbonden partijen

3.5.1 Visie en beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen Als uitvoerende organisatie van een gemeenschappelijk regeling is het NHA verbonden aan deelnemers van de regeling het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen. Deze deelnemers dragen het financiële risico. Het Rijk heeft een voorgenomen besluit genomen om per 1 januari 2027 uit te treden. De gemeenteraad van de gemeente Haarlemmermeer heeft in de vergadering van 30 januari 2025 de intentie uitgesproken om deel te nemen aan de gemeenschappelijke regeling NHA en zal dan tevens risicodrager worden. In 2020 heeft het NHA zich aangesloten bij de organisatie READ-COOP, gevestigd te Innsbruck in Oostenrijk, welke organisatie zich richt op de toegang tot archiefdocumenten met de ondersteuning van de allernieuwste technologie. Door het kopen van aandelen ter waarde van € 5.000 krijgt het NHA toegang tot het platform, het netwerk en de technologie. Voor het overige neemt het NHA niet deel in andere regelingen of vennootschappen.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 20

4. Belastingen 4.1

Vennootschapsbelasting

Het NHA heeft in 2020 bij de Belastingdienst een verzoek ingediend tot ontheffing van de plicht tot betaling van vennootschapsbelasting. Daarop is in de loop van 2020 een uitspraak van de Belastingdienst ontvangen dat het NHA vrijgesteld is van het betalen van vennootschapsbelasting met terugwerkende kracht vanaf 2016, de datum waarop de Wet Modernisering VPB plicht overheidsinstellingen is ingegaan. De Belastingdienst heeft aangeven dat de vrijstelling geldt voor de situatie van dat moment. Als er iets verandert in de (commerciële) activiteiten van het NHA, dan is zij verplicht dit bij de Belastingdienst te melden en kan het zijn dat in de toekomst deze vrijstelling (deels) wordt ingetrokken.

4.2

Belasting over de toegevoegde waarde (btw)

Het NHA heeft in 2006 (bij de fusie tussen het Rijksarchief in Noord-Holland en de Archiefdienst voor Kennemerland) een regeling getroffen met de belastinginspecteur in Amsterdam. De regeling is als volgt:  De betaalde btw op investeringen (aanschaffingen) is voor de helft te verrekenen met de btw-afdracht aan de Belastingdienst;  De betaalde btw op uitgaven ten behoeve van de studiezaal (inclusief digitalisering) is volledig te verrekenen met de btw-afdracht aan de Belastingdienst;  De betaalde btw op overige uitgaven is voor de helft te verrekenen: voor een deel (18%) met de btwafdracht aan de Belastingdienst en voor een deel (82%) via de btw-compensatiefondsen (BCF) van de gemeenten Haarlem en Velsen (deze 82% en 18% tellen samen op tot 100% van de te verrekenen 50%). De keerzijde van de regeling met de belastinginspecteur is dat het NHA geen algemene reserve mag vormen. De eventuele ‘winst’ die wordt gemaakt, moet via een egalisatiereserve in vier jaar vrijvallen. Naar aanleiding van een uitgebracht advies door een extern bureau en afstemming met de belastingdienst, heeft het NHA in juli 2022 de bevestiging gekregen dat de huidige regeling mag worden voortgezet voor de huidige gemeenschappelijke regeling.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 21

JAARREKENING 2024

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 22

5. Algemene grondslagen Algemene grondslagen voor waardering, resultaatbepaling en het opstellen van de jaarrekening De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde, tenzij in deze grondslagen anders is vermeld. Resultaatbepaling Het resultaat wordt bepaald als zijnde het verschil tussen de bijdragen van de deelnemers, de overige opbrengsten en alle hiermee verbonden, aan het verslagjaar toe te rekenen, lasten. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. Baten en lasten worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt dan ook geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen.

Daarbij moet worden gedacht aan overlopende vakantiegeld- en verlofafspraken. De waarderingsgrondslagen per balansonderdeel worden hieronder verder toegelicht. Activazijde van de balans Materiële vaste activa Alle materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) of vervaardigingsprijs (de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige directe kosten), verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief, de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardevermindering. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Indien een vast actief buiten gebruik is gesteld, heeft op het moment van buitengebruikstelling een afwaardering van de boekwaarde plaatsgevonden naar de lagere restwaarde. Voor het activeren van materiële vaste activa wordt een ondergrens gehanteerd van € 1.000.

De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in:  maximaal 40 jaar: bedrijfsgebouwen; depotinrichting (vaste en verrijdbare stellingen nagelvast)  maximaal 25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen; depotinrichting (vaste en verrijdbare stellingen niet nagelvast)  maximaal 15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 23



  

maximaal 10 jaar: productiemachines en/of apparatuur, veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoormeubilair; nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen; groot onderhoud bedrijfsgebouwen maximaal 5 jaar: zware transportmiddelen; aanhangwagens; personenauto’s; lichte motorvoertuigen maximaal 5 jaar: automatiseringsapparatuur; readers en printers niet: gronden en terreinen

Financiële vaste activa De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) verminderd met de jaarlijkse aflossingen, afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Zo nodig is een voorziening voor verwachte oninbaarheid op de boekwaarde in mindering gebracht. Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar worden gewaardeerd tegen nominale waarde. In geval van verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald. Liquide middelen De liquide middelen zijn opgenomen tegen nominale waarde. Overlopende activa De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. In geval van verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald. Passivazijde van de balans Eigen vermogen In het BBV worden reserves omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vanuit bedrijfseconomisch standpunt vrij te besteden zijn. De vaststelling van de noodzakelijke omvang van de reserves is een zaak van het bestuur.

Zodra het bestuur aan een reserve een bepaalde bestemming heeft gegeven, is er sprake van een bestemmingsreserve. Om die reden kunnen bestemmingsreserves naar de situatie per ultimo verslagjaar geen negatieve stand kennen. Mutaties in reserves, waaronder de egalisatiereserve en bestemmingsreserves, zijn enkel mogelijk op basis van een bestuursbesluit. De reserves worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Vaste schulden, met een rentetypische looptijd langer dan één jaar De vaste schulden zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde (hoofdsom), verminderd met het totaal van de gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer. Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 24

6. Overzicht van baten en lasten Rekening van baten en lasten

x € 1,--

Omschrijving

Begroting 2024

Programma's Het beheren en beschikbaar stellen van archieven Bestuur en ondersteuning Overhead

Herziene begroting 2024

Realisatie 2024

lasten

baten

saldo

lasten

baten

saldo

lasten

baten

saldo

6.330.811

8.721.010

2.390.198

6.527.457

9.041.955

2.514.498

6.592.260

9.306.486

2.714.225

-2.273.422

2.567.332

-2.567.332

2.259.552

116.776

9.094.789

-52.834

8.851.812

2.273.422

-2.259.552

Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting Gerealiseerd saldo van baten en lasten

8.604.233

8.721.010

9.041.955

9.306.486

454.673

Reservemutaties Omschrijving

Begroting 2024 Toevoeging

Onttrekking

Herziene begroting 2024 Toevoeging

Saldo

Onttrekking

Realisatie 2024 Toevoeging

Saldo

Onttrekking

Saldo

49.437

49.437

8.861

-191.139

195.000

195.000

Mutatie reserves Egalisatiereserve

49.437

49.437

33.786

-166.214

49.437

49.437

8.397

-191.603

195.000

195.000

Bestemmingsreserves: - groot onderhoud Kleine Houtweg

200.000

200.000

- eenmalige kosten 2024

200.000

Totaal mutaties reserve

200.000

83.224

-116.776

200.000

252.834

52.834

200.000

253.298

53.298

Gerealiseerd resultaat

8.804.233

8.804.233

0

9.294.789

9.294.789

0

9.051.812

9.559.783

507.971

Jaarstukken 2024 Noord-Hollands Archief

| 25

7. Toelichting op het overzicht van baten en lasten In onderstaand overzicht zijn de baten en lasten verder gespecificeerd. Vervolgens volgt in de paragrafen een verdere analyse van de afwijkingen tussen de begroting na wijziging en het resultaat dat in 2023 is gerealiseerd. Noord-Hollands Archief - realisatie baten en lasten 2024

x € 1,--

Begroting 2024

Herziene begroting 2024

7.1 GEREALISEERDE BATEN Bijdragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling 7.1.1 7.1.2 Bijdragen overige overheidsorganisaties

5.707.218 2.732.141

5.947.823 2.740.951

6.111.687 2.756.969

163.864 16.018

Totaal baten overheid

8.439.360

8.688.774

8.868.656

179.882