3 Bijlage 2 Ervaringen externe stakeholders

Augustus 2022 Data, Informatie en Analyse In opdracht van afdeling Bestuur en communicatie

Participatiebeleid Haarlem Ervaringen externe stakeholders

Achtergrond Aanleiding Voor het opstellen van de startnotitie is een aantal partijen in de stad, die veel ervaring hebben op het terrein van participatie, gevraagd naar hun ervaringen. Denk aan stadmakers, wijkraden, de mobiliteitstafel, de groep zelforganisaties en belangenorganisaties. De opgehaalde inzichten vormen inbreng voor verdere gesprekken over het participatiebeleid. De gemeente maakt onderscheid tussen twee vormen van participatie: 1. Burgerparticipatie – de gemeente nodigt inwoners, partners en ondernemers uit om een bijdrage te leveren aan het opstellen of uitvoeren van beleid en gemeentelijke projecten. Oftewel ‘de inwoners’ doen mee met plannen vanuit de gemeente. 2. Overheidsparticipatie – het initiatief komt vanuit de samenleving, maar er is ondersteuning of goedkeuring vanuit de gemeente nodig. Dit gaat bijvoorbeeld om bewonersinitiatieven, maar ook om initiatieven van commerciële partijen, zoals ontwikkelaars. Met andere woorden ‘de overheid’ doet mee met plannen vanuit de samenleving.

Methode De partijen zijn via e-mail uitgenodigd om online de vragenlijst in te vullen. De e-mail bevatte een link naar de vragenlijst die door meerdere personen gebruikt kon worden. Daarmee kon de uitnodiging doorgestuurd worden naar andere personen of partijen in de stad die ook op regelmatige basis betrokken zijn bij participatieprocessen. De vragenlijst kon worden ingevuld van 27 juni t/m 13 juli 2022. Halverwege deze veldwerkperiode is er een herinnering uitgestuurd. Respons 33 partijen zijn per e-mail uitgenodigd om deel te nemen aan het onderzoek. De vragenlijstlink is door meerdere partijen gedeeld, waardoor er in totaal 41 respondenten hebben deelgenomen. Het merendeel van hen (83%) heeft via burger- en/of overheidsparticipatie samengewerkt met de gemeente. Vanwege het lage aantal respondenten dienen de genoemde percentages met enige voorzichtigheid te worden gebruikt. Heeft u sinds 2021 op de volgende manieren samengewerkt met de gemeente? (n=41) aantal

Ja

Nee Actualisatie participatiebeleid gemeente Haarlem – ervaringen externe stakeholders

Burgerparticipatie (het initiatief lag bij de gemeente) Overheidsparticipatie (zelf als inwoner/ondernemer/partij het initiatief genomen)

9 3

Burger- en overheidsparticipatie

23

Geen van beiden

6 2

Burgerparticipatie In dit hoofdstuk gaan we in op de ervaring met burgerparticipatie. De gemeente nodigt inwoners, partners en/of ondernemers uit om een bijdrage te leveren aan het opstellen of uitvoeren van beleid en gemeentelijke projecten. Oftewel ‘de inwoners’ doen mee met plannen vanuit de gemeente.

Actualisatie participatiebeleid gemeente Haarlem – ervaringen externe stakeholders

3

Bevorderen van betrokkenheid bewoners bij eigen leefomgeving één van de belangrijkste doelen van burgerparticipatie Bijna driekwart (73%) van de bevraagde partijen ziet het bevorderen van betrokkenheid van bewoners bij hun eigen leefomgeving als één van de belangrijkste doelen van burgerparticipatie. In de toelichting die men kon geven benadrukt een aantal van hen dat de kennis en kunde van de leefomgeving vooral ligt bij de inwoners. Het is belangrijk om als gemeente dit te benutten en serieus te nemen. Verder ziet de helft het belang van burgerparticipatie in de doelen: ophalen van ideeën of informatie van bewoners (51%), verhogen van kwaliteit van de plannen en besluiten (49%), en het vergroten van draagvlak voor plannen en besluiten (46%).

Vaak is het ophalen van ideeën en/of informatie niet genoeg lichten enkelen van hen toe. Men wil vooraf en tijdens de besluitvorming worden meegenomen en ‘echt’ medezeggenschap ervaren. Van de genoemde doelen vinden de bevraagde partijen het versterken van sociale cohesie (29%), inwoners een stem geven (22%) en iedereen een kans geven zijn/ haar mening te geven (5%) het minst belangrijk.

Wat vindt u het belangrijkste doel van burgerparticipatie? Kies de drie belangrijkste. (n= 41)xx

Licht hier uw antwoord toe: Selectie van antwoorden

Betrokkenheid van bewoners (bij hun eigen leefomgeving) bevorderen

73%

Ideeën of informatie van bewoners ophalen

51%

Kwaliteit van de plannen en besluiten verhogen

49%

Draagvlak voor plannen en besluiten vergroten

46%

Sociale cohesie (samenhang tussen groepen) versterken

29%

Inwoners een stem geven Iedereen de kans geven zijn of haar mening te geven Anders, namelijk:

•

•

•

22% 5% 10%

Actualisatie participatiebeleid gemeente Haarlem – ervaringen externe stakeholders

•

“Ik merk dat mensen steeds minder het gevoel hebben dat zij invloed kunnen uitoefenen op hun leefomgeving en daarmee ook minder verantwoordelijkheid hiervoor nemen (denk aan zwerfvuil). Door mensen te betrekken bij het maken van de plannen vergroot je het draagvlak voor de plannen en voor de betrokkenheid bij de wijk.” “Het is belangrijk dat bewoners ook in de besluitvorming meegenomen worden en niet alleen gebruikt worden om informatie te geven over hun leefomgeving of om draagvlak voor gemeentelijk beleid te creëren.” “Gemaakte (structurele) keuzes kunnen de komende decennia effect hebben op de leefomgeving van de bewoners. Beleidsmakers, politici en consultants hebben vaak andere belangen/ prioriteiten. Bewoners weten wat er speelt in hun leefomgeving, wat er ontbreekt en wat er nodig is. Waardoor de kwaliteit van en draagvlak voor een verandering zal verbeteren.” “Burgers het gevoel geven dat hun mening telt, er naar ze geluisterd wordt, en ze invloed kunnen uitoefenen op voorgenomen beleid.”

4

Men vindt goede en duidelijke communicatie het belangrijkste aspect bij burgerparticipatie Meer dan de helft (54%) van de bevraagde partijen vindt goede en duidelijke communicatie een belangrijk aspect bij burgerparticipatie. Men licht toe dat heldere en duidelijke communicatie essentieel is in het samenspel tussen Haarlemmers en de gemeente. Vooraf moet duidelijk zijn waarover men kan meepraten. De participanten ontvangen graag een terugkoppeling van wat met hun inbreng is gedaan.

Ook geeft men aan dat het belangrijk is er iets gedaan wordt met de inbreng van deelnemers (46%) en te starten wanneer er nog geen concrete plannen voorliggen (41%). Minst belangrijke aspecten die gekozen zijn: verschillende mogelijkheden bieden om mee te doen (5%) en een duidelijk doel van participatie (2%).

Welke aspecten vindt u het meest belangrijk bij burgerparticipatie? Kies de drie belangrijkste. (n= 41)xx

Licht hier uw antwoord toe: Selectie van antwoorden

Goede en duidelijke communicatie

54%

Iets doen met de inbreng van deelnemers

46%

Starten wanneer er nog geen concrete plannen voorliggen Vooraf duidelijk aangeven waarover meegepraat kan worden Het terugkoppelen van wat er met de inbreng wordt gedaan

41% 37%

•

34%

Het tijdig informeren van betrokkenen

24%

Het betrekken van zo veel mogelijk mensen

•

17%

Denken vanuit het belang van een ander

12%

Overleggen met de betrokkenen

12%

Verschillende mogelijkheden om mee te doen

5%

Het doel van participatie is duidelijk

2%

Anders, namelijk:

•

•

“Communicatie is cruciaal, duidelijk maken waarover meegepraat kan worden. Ook heel belangrijk in de communicatie is het managen van de verwachtingen en duidelijk te zijn over het tijdpad van de plannen (en de communicatie hierover).” – Goede en duidelijke communicatie en vooraf duidelijk aangeven waarover meegepraat kan worden “Als je mensen mee wilt laten doen moet je wel aangeven waar ze wel of geen invloed op kunnen hebben. Vooral helder en duidelijk communiceren is belangrijk. Ontbreekt het helaas vaak aan.” - Goede en duidelijke communicatie en vooraf duidelijk aangeven waarover meegepraat kan worden “Vaak ligt het concept al klaar en moet dat ook zo uitgevoerd worden. Inspraak van burgers word daarom gezien als lastig en onwenselijk, het werkt vertragend. Dit gevoel bij de gemeente kun je voorkomen door een jaar eerder te starten met het meenemen van een stad, wijk of straat.” – Iets doen met de inbreng van deelnemers en het tijdig informeren van betrokkenen “[..] Denken vanuit het belang van de ander zorgt voor begrip hebben voor elkaars standpunt en zo kom je met elkaar verder met de ontwikkelingen voor een prettige, leefbare stad.” – Denken vanuit het belang van een ander

7%

Actualisatie participatiebeleid gemeente Haarlem – ervaringen externe stakeholders

5

Wat gaat goed, en wat kan beter in burgerparticipatie? De bevraagde partijen vinden verschillende zaken goed gaan op het gebied van burgerparticipatie. Enkele genoemde zaken zijn: • Steeds vaker wordt door de gemeente het belang van burgerparticipatie ingezien • Betrekken van inwoners bij plannen van de gemeente zelf • Inwoners kunnen in sommige gevallen al vanaf het begin meedenken • Op tijd duidelijk maken waarover meegedacht kan worden Zaken die beter kunnen, zijn: • Het verbeteren van de communicatie, dit geldt voor zowel voor en na het participatieproces. Aan de voorkant is niet duidelijk waarop en hoeveel invloed de participanten hebben. Ook de ‘waarom?’ ontbreekt vaak. Daarnaast wordt de terugkoppeling veelvuldig genoemd. Wat gebeurt er met de informatie die is opgehaald? Bij geen terugkoppeling voelen participanten zich vaak niet serieus genomen. Kortom, de motivatie, kaders en terugkoppeling behoeft verbetering. • De participanten moeten de belanghebbende representeren.

Wat gaat er volgens u goed op het gebied van burgerparticipatie? En wat niet? • •

• Goed

•

“De gemeente zet zich toenemend en serieus in om burgerparticipatie te benutten - en houdt onder meer deze enquête.” “[..] De gemeente probeert ook burgers meer te betrekken bij initiatieven van de gemeente. En ook dat is positief.” “Bij sommige projecten wordt een oprechte poging gedaan om burgers te betrekken bij de planvorming.” “Burgers doen mee.” Selectie van toelichtingen

•

• • Kan beter

“De communicatie laat nogal eens te wensen over. Je merkt dat de gemeente worstelt met hoe de burgerparticipatie invulling te geven. Men wil wel maar weet niet goed hoe.” “Eerder betrekken, duidelijker afspraken en wat is wel en wat is niet mogelijk, budget aangeven en de burger blijven informeren!!!” “Communicatie, terugkoppeling en verbinding leggen en contacten onderhouden met betrokkenen over alle initiatieven zodat de energie er blijft om jezelf in te zetten en er draagvlak is om samen met elkaar te werken aan een mooie leefbare en gezonde wijk. Daadkracht kan beter vanuit gemeente, laat het niet bij mooie woorden maar toon ook aan dat er echte interesse is door dicht bij de bewoners te staan bij het uitvoeren van acties. [..]” Selectie van toelichtingen

Actualisatie participatiebeleid gemeente Haarlem – ervaringen externe stakeholders

6

Overheidsparticipatie Het initiatief komt vanuit de samenleving, maar er is ondersteuning of goedkeuring vanuit de gemeente nodig. Dit gaat bijvoorbeeld om bewonersinitiatieven, maar ook om initiatieven van commerciële partijen, zoals ontwikkelaars. Met andere woorden ‘de overheid’ doet mee met plannen vanuit de samenleving.

Actualisatie participatiebeleid gemeente Haarlem – ervaringen externe stakeholders

7

Duidelijk loket of aanspreekpunt voor initiatiefnemers wordt het vaakst belangrijk gevonden Vrijwel iedereen (93%) vindt een duidelijk loket of aanspreekpunt voor initiatiefnemers een belangrijke manier waarop de gemeente kan helpen of ondersteunen bij overheidsparticipatie. Alle genoemde manieren waarop de gemeente kan helpen worden door een ruime meerderheid belangrijk gevonden. Hulp bij het vinden van geld in de samenleving (76%), praktische ondersteuning (71%) en netwerkbijeenkomsten voor initiatiefnemers om ideeën en kennis uit te wisselen (63%) worden als minder belangrijk gezien in vergelijking met de andere manieren waarop de gemeente kan helpen en ondersteunen.

Hieronder staan tien manieren waarop de gemeente kan helpen of ondersteunen. Kunt u aangeven hoe belangrijk u deze vindt? (n= 41)xx Een duidelijk loket of aanspreekpunt voor initiatiefnemers

93%

5% 2%

Meer ruimte voor initiatieven in beleid en regels van de gemeente

90%

7%

Duidelijke procedures en spelregels

88%

Aandacht en waardering van raadsleden en/of collegeleden

85%

5%

10%

Toegankelijke formulieren en templates om een aanvraag te kunnen doen

83%

10%

5% 2%

(Online) informatie over de procedure en spelregels

83%

10%

5% 2%

Geld van de gemeente

80%

Hulp krijgen bij het vinden van geld in de samenleving (zoals subsidies, crowdfunding en/of sponsors)

20%

71%

Netwerkbijeenkomsten voor initiatiefnemers om ideeën en kennis uit te wisselen

17%

63%

(Heel) belangrijk

27%

Neutraal

2%2%

20%

76%

Praktische ondersteuning (zoals een zaaltje en/of uitnodigingen)

Actualisatie participatiebeleid gemeente Haarlem – ervaringen externe stakeholders

7%

2%

(Heel) onbelangrijk

2%2% 7%

5%

2%

7%

Weet ik niet 8

Men vindt dat inwoners meer hulp van de gemeente moeten krijgen bij het verbeteren van hun omgeving Een ruime meerderheid (83%) vindt dat inwoners die hun omgeving willen verbeteren meer hulp en ondersteuning moeten krijgen van de gemeente. Er is verdeeldheid over de aanwezigheid van een duidelijk aanspreekpunt binnen de gemeente voor maatschappelijke initiatieven. Een kwart (24%) vindt dat er een duidelijk aanspreekpunt is, een groter aandeel (39%) vindt van niet. Verder vindt één op de vijf bevraagde partijen dat inwoners voldoende ruimte krijgen om ideeën en initiatieven te realiseren.

Hieronder staan drie uitspraken over hoe uw gemeente omgaat met overheidsparticipatie. In hoeverre bent u het daar in het algemeen mee eens of oneens? (n= 41)xx Inwoners die hun omgeving willen verbeteren, moeten meer hulp en ondersteuning van de gemeente krijgen

83%

Er is in mijn gemeente een duidelijk aanspreekpunt voor maatschappelijke initiatieven

Inwoners krijgen voldoende ruimte om ideeën en initiatieven te realiseren

24%

20%

(Helemaal)eens

Actualisatie participatiebeleid gemeente Haarlem – ervaringen externe stakeholders

24%

10%

39%

37%

Neutraal

7%

12%

37%

(Helemaal)oneens

7%

Weet ik niet

9

Wat gaat goed, en kan beter bij overheidsparticipatie? Veel van de bevraagde partijen vinden het een goede zaak dat de gemeente Haarlem steeds bewuster is van het belang van bewonersinitiatieven. Ook spreekt een enkeling de waardering uit met betrekking tot de gemeentelijke deelname aan het Right to Challenge.

Wat gaat er volgens u goed op het gebied van overheidsparticipatie? En wat niet? •

Er zijn ook zaken die beter kunnen omtrent overheidsparticipatie. Veelvuldig wordt genoemd dat er behoefte is aan meer kennis, middelen, capaciteit en een open, actieve houding van de gemeente Haarlem. Ook willen initiatiefnemers meer vertrouwen krijgen van de gemeente.

• • • Goed

De gemeente Haarlem wordt door veel partijen niet ervaren als een toegankelijke, open gemeente. Als dat wel het geval is, is dat te danken aan de gebiedsverbinders. Zij beschikken namelijk over specifieke kennis uit de ambtelijke organisatie.

“Veel burgers hebben goede initiatieven en de gemeente heeft meer oog voor het samen realiseren van de initiatieven.” “De gemeente ondersteunt kleine, lokale en concrete maatregelen initiatieven.” “De ambtenaren die er nu al mee bezig zijn, zijn goed toegankelijk.” “Sinds de komst van een nieuwe 'gebiedsverbinder' weten we de weg binnen de gemeentelijke organisatie beter te vinden.” Selectie van toelichtingen

•

• Kan beter

•

•

“Er zijn zaken waar de gemeente een vergunning moet afgeven. Daarbij is belangrijk dat een aanvrager goed inzicht kan krijgen in hoe de beoordeling geschiedt en welke aspecten daarbij van belang zijn. Op dat vlak zal dan eigenlijk eerst informatie moeten worden gedeeld.“ “Betere berichtgeving dat het een mogelijkheid is en de mogelijkheden daartoe. Is er nog budget voor je wijk? Meer ondersteuning ook tijdens het initiatief!” “Er zou meer vertrouwen moeten komen in de werkwijze van inwoners. Zeker als inwoners andere ideeën hebben om een initiatief vorm te geven. Dan moeten de regels niet dichtgetimmerd zijn.” “Doen wat je beloofd.” Selectie van toelichtingen

Actualisatie participatiebeleid gemeente Haarlem – ervaringen externe stakeholders

10

Suggesties om met elkaar in gesprek te gaan over participatiebeleid Bijna alle bevraagde partijen hebben behoefte aan een gesprek met betrekking tot het te actualiseren participatiebeleid. Wat duidelijk naar voren komt is het organiseren van de gesprekken (in de vorm van een bijeenkomst) per wijkdeel / stadsdeel. De verschillen tussen wijkdelen / stadsdelen zijn volgens hen namelijk te groot en een gesprek met de gehele stad wordt te onoverzichtelijk.

Licht hier uw antwoord toe: Selectie van antwoorden • •

Daarnaast benoemen enkelen het organiseren van de gesprekken met behulp van de wijkraden. Het is bij beide participatiemogelijkheden belangrijk om open en tijdig te communiceren: wat is het doel? Wat wordt er verwacht? Het is essentieel om de verwachtingen aan de voorkant te managen. Slechts één persoon heeft behoefte aan een online bijeenkomst. De rest spreekt juist de behoefte uit voor een fysieke bijeenkomst.

Actualisatie participatiebeleid gemeente Haarlem – ervaringen externe stakeholders

• •

“Per wijkdeel, en goed aangeven wie er wordt uitgenodigd. Geen verwachtingen geven wat niet mogelijk is, dus van te voren grenzen aangeven voor de gesprekken.” “Wijkraden hebben initiatief genomen en vragen aandacht om serieus in gesprek te gaan. Ga in overleg met deze wijkraden en neem deze burgers die daar vrijwillig hun tijd aan besteden serieus. Wijkraden worden ook op dit vlak veel te weinig gehoord door de gemeente.” “Open en tijdig communiceren.” “Maak er geen 'Poolse landdag' van. Goed voorbereiden, bijtijds informatie toesturen. Maak duidelijk wat het doel is, wat er van deelnemers verwacht wordt en hoe ze kunnen bijdragen. Transparantie en communicatie! Gebruik/ bouw op de resultaten van voorgaande processen, bijv. het wijkradenmanifest!”

11

Augustus 2019 Data, Informatie en Analyse