3 Bijlage 2 - Collegereactie

Collegereactie Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Spaarnelanden

Onderwerp: Collegereactie onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Spaarnelanden

Geachte Gemeenteraad, Het college heeft kennisgenomen van het onderzoeksrapport ‘Doelmatig- en Doeltreffendheidsonderzoek Spaarnelanden’, opgesteld door onderzoeksbureau Royal Haskoning DHV (RHDHV) naar aanleiding van de motie Meten is Weten (2021/0626631). Met deze brief geeft het College een reactie op het onderzoeksrapport. Een korte terugblik De Haarlemse gemeenteraad heeft op 11 november 2021, de motie “Spaarnelanden: meten is weten” aangenomen. In de motie wordt het college van B&W verzocht om een voorstel te doen aan de gemeenteraad voor maart 2022 waarin de diverse mogelijkheden tot het doorlichten van de bedrijfsvoering van Spaarnelanden door een externe, onafhankelijke organisatie worden beschreven. Om goede bedrijfsprestaties (met name met betrekking tot afval) te bereiken, zal er scherp gestuurd moeten worden op doeltreffendheid, doelmatig en kostenbewustzijn te werk gaan zodat de afvalstoffenheffing betaalbaar is en blijft voor de Haarlemmers. De commissie Bestuur heeft verzocht het onderzoek niet alleen te richten op de kosten- en opbrengstenstructuur van de afvalstoffenheffing, maar om dit onderzoek te verbreden naar de gehele organisatie van Spaarnelanden. Het onderzoek zal ook dienen als 213a onderzoek voor de Gemeente Zandvoort.

Het college heeft voorgesteld het onderzoek pas te starten als het nieuwe Dagelijks Beheer Contract (DBC) met Spaarnelanden is ingegaan. Hoewel het DBC begin 2023 van kracht werd waren er verschillende openstaande punten die eerst moesten worden afgehandeld voordat het onderzoek kon starten. Begin 2023 is de onderzoeksopdracht vastgesteld door het college (2023/165960). Door middel van een meervoudig onderhandse uitvraag is vervolgens RHDHV geselecteerd. Dit onderzoeksbureau beschikt over veel kennis en ervaring in de werkvelden van Spaarnelanden en heeft ook de beschikking over data uit referentieonderzoeken. Begin 2024 is RHDHV gestart en eind 2024 heeft zij haar eindproduct opgeleverd in de vorm van een tweetal rapporten. Het rapport met betrekking tot de efficiency en doelmatigheid van Spaarnelanden wordt met u gedeeld en vormt de basis van onderliggende collegereactie. Naar mening van het college geeft het onderzoek volledig invulling aan de oproep uit de motie. Het tweede rapport betreft de organisatorische bevindingen vanuit het onderzoek (interne managementrapportage). Het college acht ook dit deel van de onderzoeksresultaten waardevol en zal deze meenemen in de uitwerking van de door te voeren verbeteringen. De interne managementrapportage wordt ter kennisname gedeeld, inclusief een reactie van de directie.

Conclusie van het onderzoeksrapport en resultaten Het onderzoek richt zich op drie onderdelen: de algemene bevindingen, de kostenprestaties van Spaarnelanden en de duurzaamheidsprestaties van Spaarnelanden. Algemene bevindingen: In het dagelijks beheer contract van Spaarnelanden (DBC) ontbreekt een overzicht met tarieven per taak, dit als gevolg van de keuze om samen te werken op basis van vertrouwen. Dit overzicht is echter essentieel voor het monitoren en evalueren van

1

kosteneffectiviteit van de opdrachtnemer. Doelstellingen zijn daarnaast niet altijd aan prestatieindicatoren verbonden, waardoor deze onvoldoende kunnen worden gemeten en beoordeeld. Dit veroorzaakt onduidelijkheid over de besteding van de DBC-opdrachtsom en het zicht op marktconformiteit. Kostenprestaties: De afvalbeheerkosten van Haarlem zijn acceptabel (licht bovengemiddeld), Opvallend zijn de hogere overheadkosten voor afvalbeheer. Verder verschuift het beheer van de openbare ruimte van een technische aangelegenheid naar een opgavegericht beleid; onvoldoende duidelijk is wat de gevolgen hiervan zijn voor de inzet en kosten van deze werkzaamheden (en of deze doelmatig en doeltreffend zijn). De overige taakvelden zoals Groen & Spelen, Parkeren en Beheer Openbare Ruimte (BOR) konden door het onderzoeksbureau niet worden beoordeeld. De afvalbeheerkosten van Zandvoort liggen significant hoger dan bij andere gemeenten. Daarnaast is er onvoldoende structuur in de tarieven en DVO-sommen van Zandvoort. Duurzaamheidsprestaties: Spaarnelanden zet belangrijke stappen richting meer circulariteit; er wordt ingezet op minder afval, maximale recycling en hergebruik door optimale afvalscheiding. Daarnaast wordt CO₂ reductie gerealiseerd door minder restafval (en dus minder verbranding) en het verduurzamen van het wagenpark.

Tot slot presteert Spaarnelanden goed op het gebied van Social Return; Spaarnelanden scoort hoger dan de norm. Naar aanleiding van het onderzoek worden er vijf concrete aanbevelingen gedaan: 1. Werk zo snel mogelijk toe naar concrete KPI’s 2. Verbeter de transparantie in financiële gegevens (tarievenblad). 3. Stel een taskforce aan die zorgdraagt voor meer integratie met unit Zandvoort en meer overzicht in de financiële huishouding van Zandvoort 4. Zorg voor meer capaciteit bij Spaarnelanden op strategische opgaven. 5. Overweeg een grotere focus op reductie restafval en een gedeeltelijke vrijstelling voor fossiel aangedreven inzamelvoertuigen van Spaarnelanden Onderstaand geeft het college een reactie op de aanbevelingen. Naast deze aanbevelingen, staan er in het rapport nog diverse aanvullende suggesties en aanbevelingen. Ook hier reageert het college op. Algemene reactie van het college Het college heeft met grote interesse kennisgenomen van de onderzoeksresultaten door de rapporten te lezen. De gemeenten Haarlem en Zandvoort zijn samen de enige aandeelhouders en opdrachtgevers van Spaarnelanden NV. Binnen de gemeente zijn de rollen van opdrachtgever en aandeelhouder gescheiden belegd. Zo is de rol van aandeelhouder belegd bij de wethouder financiën. En de rol van opdrachtgever is belegd bij de wethouder openbare ruimte.

Het college acht het van belang vanuit beide perspectieven het rapport te beoordelen en bij het inzetten van verbeteracties de consequenties vanuit beide verantwoordelijkheden mee te wegen, daarom zullen beide perspectieven belicht worden in deze collegereactie. Het college ervaart de huidige samenwerking met Spaarnelanden als positief. Het college is van mening dat dat Spaarnelanden voor een belangrijk deel voldoet aan de verwachtingen die men van een uitvoeringsorganisatie mag hebben. Maar dat er daarnaast ook ruimte is voor een aantal structurele verbeteringen. De relatie met Spaarnelanden berust voor een groot deel op vertrouwen,

2

voorkomend uit vanuit de wens om in te zetten op kennisdeling en partnerschap. Maar daarnaast ook met het doel om procedures en rapportages te vereenvoudigen en gelijk te trekken. Het college ziet in dat er naast een samenwerking op basis van vertrouwen, ook een gepaste zakelijkheid benodigd is om uitvoering te geven aan de aanbevelingen uit het rapport. Dit betekent niet dat het vertrouwen wordt losgelaten, maar dat het wordt gecomplementeerd met concretere en verifieerbare afspraken. Het rapport met betrekking tot de efficiency en doelmatigheid kan geen gedetailleerd inzicht bieden in de efficiency en doelmatigheid van Spaarnelanden ten opzichte van vergelijkbare organisaties. Dit is hoofdzakelijk te wijten aan tweetal elementen. Ten eerste ontbreken er tarieven en/of kostenkengetallen, en de administratie van Spaarnelanden was niet zodanig ingericht dat het mogelijk was om deze kostenkengetallen gedurende het onderzoek uit de administratie te halen. Ten tweede bevatten het DBC en bijbehorende resultaatbladen veelal opgavegerichte doelstellingen, welke niet consequent geformuleerd zijn: een deel van de eisen is abstract geformuleerd en zijn niet of beperkt meetbaar. Ten tijde van het opstellen van de contracten lag de focus op het inrichten van een samenwerking gebaseerd op vertrouwen.

De meer zakelijke kant, zoals kostenkengetallen en concrete resultaatafspraken, is hierdoor in mindere mate geborgd. Dit is echter wel noodzakelijk om vergelijkingen te kunnen maken, en om tot een gewenst oordeel over doeltreffendheid en doelmatigheid te komen. Tegelijkertijd worden er wel op hoofdlijnen uitspraken gedaan, die erop duiden dat Spaarnelanden redelijk voldoet aan het te verwachten kostenniveau ten aanzien van het taakveld afval. Daarnaast wordt er inzicht gegeven in verbetermogelijkheden, waar zowel de gemeente Haarlem als Spaarnelanden hun voordeel mee kunnen doen. Vooruitlopend op dit onderzoek heeft het college al initiatief genomen om een aantal verbeteringen door te voeren, zoals de integratie van de afdeling Zandvoort, het verbeteren van de administratie en het wagenparkbeheer. Dit wordt in samenwerking met Spaarnelanden gedaan. Reactie van het college op de aanbevelingen 1. Werk zo snel mogelijk toe naar concrete KPI’s Deze eerste aanbeveling van het rapport is erop gericht de samenwerking tussen de gemeente Haarlem en Spaarnelanden te verbeteren. Momenteel ontbreken in het Dagelijks Beheercontract (DBC) vaak duidelijke omschrijvingen van de taken en doelstellingen per taakveld. Dit leidt tot onduidelijkheid over de besteding van het budget en belemmert een effectieve samenwerking en verantwoording.

Het onderzoeksbureau constateert dat het DBC en de bijbehorende resultaatbladen veel opgavegerichte doelstellingen beschrijven, maar dat deze niet consequent geformuleerd zijn. Sommige eisen zijn abstract en niet of beperkt meetbaar. Doelstellingen zijn niet altijd gekoppeld aan prestatie-indicatoren en kunnen dus niet periodiek worden gemeten en geëvalueerd. Het ontbreken van transparante kostenkengetallen wordt ook genoemd als een belangrijke factor die bijdraagt aan de onduidelijkheid over de besteding van de DBC-som. Dit bemoeilijkt het monitoren en evalueren van de kwaliteit van de dienstverlening en de kosteneffectiviteit. Er bestaan uiteenlopende verwachtingen tussen de gemeente Haarlem en Spaarnelanden over de te leveren kwaliteit.

3

Het college begrijpt de aanbeveling van het onderzoeksbureau goed, maar plaatst dit ook binnen de context waarbinnen destijds gekozen is voor algemeen geformuleerde resultaatbladen. De intensieve samenwerking tussen Spaarnelanden en de gemeenten en het wederzijds vertrouwen in elkaars expertise was hiervoor de aanleiding. Nu inmiddels ruim ervaring is opgedaan met deze wijze van contracteren komt ook het college tot de conclusie dat de huidige contractvorm niet geheel voldoet. De relatie tussen de gemeente en Spaarnelanden dient uit te gaan van zowel vertrouwen als zakelijkheid. Zoals ook geconstateerd in het onderzoek, ligt de zwaarte met name op het vertrouwen en in mindere mate op de zakelijke kant van de relatie. Om deze relatie weer in balans te brengen wordt het als noodzakelijk geacht dat er concrete afspraken worden gemaakt over hetgeen men van elkaar verwacht als het gaat om KPI’s en resultaatafspraken. Het college is voornemens om het DBC aan te vullen, en om concretere resultaatafspraken hierin op te nemen. Vanuit het aandeelhoudersperspectief wordt het belangrijk geacht dat Spaarnelanden een gezond bedrijf is met een focus op de gecontracteerde taken en gericht op operational excellence, met ruimte voor innovatie ten behoeve van de operational excellence. Het efficiënt en effectief inrichten van de bedrijfsprocessen is belangrijk. 2.

Verbeter de transparantie in financiële gegevens (tarievenblad). De tweede aanbeveling in het rapport is om de transparantie in de financiële gegevens te verbeteren door het gebruik van een tarievenblad (kostenkengetallen). Het onderzoeksbureau constateert dat dit overzicht in het DBC ontbreekt. Een tarievenblad biedt een aantal voordelen: (1) het vermindert onduidelijkheden en onzekerheden met betrekking tot de uit te voeren werkzaamheden, (2) het verbetert de transparantie en vergemakkelijkt de monitoring van de kosteneffectiviteit, en (3) het dient als objectief referentiepunt bij onderhandelingen over indexaties en nieuwe/veranderende werkzaamheden. RHDHV benadrukt dat, ondanks de strategische samenwerking die gebaseerd is op gelijkwaardigheid en vertrouwen, een tarievenblad essentieel is voor een efficiënte en effectieve samenwerking. In de huidige situatie ontstaan er diverse uitdagingen door het ontbreken van de transparantie in financiële gegevens. Zo zijn er uiteenlopende verwachtingen tussen gemeente en Spaarnelanden, wat zorgt voor discussies over de hoogte en besteding van de DBC-som. Daarnaast is er geen goede basis voor sturing (doeltreffendheid, doelmatigheid en kostenbewustzijn), en er kan geen goede analyse gemaakt worden van de kosten(prestaties), noch kan er gebenchmarkt worden.

Het college onderschrijft het nut van een tarievenblad als onderdeel van het DBC. Het college ziet graag dat Spaarnelanden en de gemeenten hierin gezamenlijk optrekken, zodat de verwachtingen en de te leveren prestaties op elkaar kunnen worden afgestemd. Aanvullend dient opgemerkt te worden dat het onderzoeksbureau constateert dat de overheadkosten van afvalbeheer relatief hoog zijn. Een mogelijk verklaring voor de hoge overhead kan zijn dat Spaarnelanden ten opzichte van andere organisaties veel kosten benoemd als overhead waar andere organisaties deze kosten wel versleutelen in de directe kosten. Deze constatering zal worden meegenomen bij het opstellen van de kostenkengetallen; verwacht wordt dat overheadkosten tot op zekere hoogte toegewezen kunnen worden aan activiteiten, diensten en/of producten. Het onderzoeksbureau geeft aan dat zij geen nader onderzoek hebben gedaan naar de overhead van Spaarnelanden (zie bijlage Toelichting overhead Spaarnelanden). Hierdoor is het voor het college nog niet mogelijk zich een oordeel te vormen over het algemeen kostenniveau van Spaarnelanden ten opzichte van vergelijkbare

4

organisaties. Het onderzoeksbureau geeft aan dat bij de afvalbeheerkosten de overhead hoger is dan bij andere organisaties en tegelijk is duiding nodig om het verschil te begrijpen, waar de onderzoekers niet aan toe zijn gekomen. Mede daarom zal het college bij het oppakken van de door te voeren verbeteringen voorrang geven aan de verbetering van de transparantie in financiële gegevens inclusief overhead. Na afronding van dit onderzoek zal het college een oordeel vormen over het kostenniveau en als dit nodig is, acties in gang zetten om tot een aanvaardbaar kostenniveau te komen. In lijn met de reactie op de eerste aanbeveling is het verstandig dat de zakelijkheid in de relatie tussen Spaarnelanden en gemeente Haarlem geborgd wordt door de ontwikkeling van kostenkengetallen; deze zijn nodig en dienen niet eenmalig opgesteld te worden, maar dienen bijgehouden/geactualiseerd te worden gedurende de samenwerking. Dit is specifiek bij Spaarnelanden relevant, aangezien er een directe link is met de heffingen. Daarnaast dient echter benadrukt te worden dat er gestuurd dient te worden op zowel kostenkengetallen als ook op door de opdrachtgever gewenste (beeld)kwaliteit.

Ook de certificeringen voor bijvoorbeeld duurzaamheid en informatieveiligheid en aanvullende eisen vanuit SROI kunnen een kosten-opdrijvend effect hebben, en zullen daarom inzichtelijk worden gemaakt, en meegenomen in de berekening. Het college verwacht dat voor het opstellen van tarievenbladen externe expertise ingezet zal moeten worden, met als doel dat Spaarnelanden vervolgens in staat is om deze zelfstandig te onderhouden en te hanteren. Het moet niet alleen leiden tot een tarievenblad, maar ook tot de toepassing van een transparante methodiek waarmee kosten toegerekend worden aan activiteiten, diensten en producten die door Spaarnelanden zelfstandig kan worden bijgehouden. Hierbij dienen dus ook de methoden van indexatie en areaaluitbreiding betrokken te worden. Daarnaast zal het regelmatig actualiseren van de tarievenbladen de mogelijkheid geven om te allen tijde externe vergelijkingen te maken, met als doel continue verbetering. De consequentie van het tarievenblad zal zijn dat er een herberekening van de DBC-som zal plaatsvinden. Omdat de begrotingen van zowel Spaarnelanden als die van beide gemeenten voor 2025 al is vastgesteld zal deze herberekening geen consequentie hebben voor 2025. Voor 2026 zullen de opdrachtgever en Spaarnelanden afspraken maken over een tijdspad waarbinnen de DBC-som geheel gebaseerd zal worden op het tarievenblad. 3.

Stel een taskforce aan die zorgdraagt voor meer integratie met unit Zandvoort en meer overzicht in de financiële huishouding van Zandvoort De derde aanbeveling van RHDHV richt zich op de integratie van de unit Zandvoort binnen Spaarnelanden en het creëren van meer overzicht in de financiële huishouding van Zandvoort. RHDHV adviseert om de integratie van de unit Zandvoort met andere units binnen Spaarnelanden te versnellen. Dit moet leiden tot een efficiënter gebruik van personeel en middelen, zowel in het dorp en de stad als op kantoor. Daarnaast is het belangrijk om meer duidelijkheid en transparantie te creëren in de financiële afspraken tussen de gemeente Zandvoort en Spaarnelanden. Een grondige kostenanalyse van de unit Zandvoort is niet mogelijk gebleken vanwege de onduidelijke afspraken over de uit te voeren werkzaamheden en het ontbreken van een tarievenblad. Het gebrek aan integratie en financiële transparantie leidt onder andere tot een beperkt financieel voordeel en gemiste synergievoordelen. Het verbeteren van de integratie kan leiden tot het vergroten van de bedrijfscontinuïteit en het delen van kennis. Het onderzoeksbureau merkt op dat de argumenten die tot nu toe zijn gebruikt om de

5

integratie te vertragen, voornamelijk gebaseerd lijken op gevoelens. Momenteel zijn de uitgaven voor afvalbeheer in Zandvoort significant hoger dan de inkomsten uit de afvalstoffenheffing. Het college stelt vanuit haar aandeelhouders rol, dat de nut en de noodzaak van de (verdere) integratie van de Zandvoortse activiteiten binnen Spaarnelanden door Spaarnelanden en beide gemeenten is erkend en Spaarnelanden is hier inmiddels in de afrondende fase. Het betreft, naar mening van het college, een intern project van Spaarnelanden en heeft vooral aspecten van bedrijfsvoering. Het advies om een taskforce op te richten voor de versnelling van het integratietraject is niet meer nodig. De beide gemeenten zullen bij dit project vanuit hun rol als opdrachtgever wel betrokken blijven en aangeven op welke wijze zij de effecten en consequenties het liefst willen ervaren. Vanuit het aandeelhoudersperspectief dient opgemerkt te worden dat er positief wordt gekeken naar de harmonisatie, in het kader van continuïteit en betrouwbaarheid, en omdat dit op den duur zal leiden tot efficiëntie. Het verduidelijken van de afspraken en kosten en het opstellen van een tarievenblad ligt in lijn met de tweede aanbeveling.

Er valt nog wel op te merken dat hierbij zal worden nagestreefd de tarievenbladen en dus de DBC en de DVO’s van de twee gemeenten zoveel als mogelijk wat betreft het definiëren van de activiteiten, diensten en producten op elkaar af te stemmen. 4. Zorg voor meer capaciteit bij Spaarnelanden op strategische opgaven De vierde aanbeveling van RHDHV is gericht op het versterken van de capaciteit van Spaarnelanden om de transitie naar opgavegericht beheer te kunnen maken. RHDHV adviseert om Spaarnelanden meer personele capaciteit te geven om deze overgang succesvol te kunnen doorlopen. De gemeenten willen dat Spaarnelanden minder reactief werkt en meer proactief een voortrekkersrol inneemt bij beleidstransities. Op dit moment is Spaarnelanden nog niet in staat om deze rol te vervullen, er worden meerdere uitdagingen ervaren. Het vraagt een fundamentele verandering in de werkwijze, organisatiestructuur en mindset van Spaarnelanden. Het onderzoeksbureau stelt dat het niet redelijk is om te verwachten dat Spaarnelanden deze transformatie zomaar kan maken, zonder rekening te houden met de lopende verplichtingen en de benodigde organisatieverandering. De aanbeveling sluit aan bij de constatering van het onderzoeksbureau dat er onvoldoende overeenstemming is tussen de gewenste rol van Spaarnelanden en de huidige capaciteit.

Indien Spaarnelanden gebrek heeft aan capaciteit zal dit leiden tot onduidelijke rolverdeling, hoge werkdruk en risico op vertraging. Het college onderschrijft de aanbeveling dat de capaciteit van Spaarnelanden passend moet zijn om de gewenste transitie naar opgavegericht beheer te realiseren. Het advies om daarvoor capaciteit over te hevelen of hiervoor financiële middelen te geven is hier echter nog te vroeg. Eerst zal duidelijk moeten worden op welke wijze Spaarnelanden zonder deze hulpbronnen invulling verwacht te geven aan deze opgave en in hoeverre het gewenst is dat Spaarnelanden ook zelfstandig zorgdraagt voor het deel waarin het momenteel niet kan voorzien. Op basis van deze inzichten kan dan geconcludeerd worden wat er minimaal nodig is om vraag en aanbod op elkaar af te stemmen en op welke wijze daar invulling aan kan worden gegeven. Gestart wordt met het nagaan of de inzet van de gezamenlijke kennis en het strategisch vermogen van de gemeente Haarlem en Spaarnelanden voldoende is om invulling te geven aan het opgavegericht beheer.

6

Het college hecht waarde aan heldere afspraken over de verantwoordelijkheid van enerzijds de gemeente als opdrachtgever en anderzijds Spaarnelanden. Hierbij is de opdrachtgever verantwoordelijk voor de beleidsontwikkeling. Spaarnelanden is vervolgens verantwoordelijk voor de uitvoeringsstrategie en om daaraan uitvoering te geven door middel van specifieke acties. Het college onderschrijft de wens dat Spaarnelanden proactief een voortrekkersrol inneemt bij beleidstransities, waarbij benadrukt dient te worden dat dit specifiek gaat om het operationeel maken van het beleid, en niet het formuleren van beleid(skaders). 5. Overweeg een grotere focus op reductie restafval en een gedeeltelijke vrijstelling voor fossiel aangedreven inzamelvoertuigen van Spaarnelanden De vijfde aanbeveling is gericht op duurzaamheid, dit naar aanleiding van de onderzoeksopdracht waarin verzocht werd om inzicht te geven in hoeverre de door de opdrachtgever gestelde eisen op het gebied van social return on investment en duurzaamheidscriteria in de bedrijfsvoering impact hebben op de kosten en opbrengsten van Spaarnelanden. In de vijfde aanbeveling wordt geadviseerd om de focus te verleggen van de elektrificatie van het wagenpark naar de reductie van restafval.

RHDHV constateert dat de grootste CO2-uitstoot van Spaarnelanden afkomstig is van scope 3-emissies, die gerelateerd zijn aan de verwerking van afval, met name de verbranding van restafval. Het is onwaarschijnlijk dat Spaarnelanden in 2030 al haar voertuigen kan elektrificeren. RHDHV adviseert daarom om meer te focussen op het verminderen van restafval (bijvoorbeeld door het stimuleren van afvalscheiding en het invoeren van maatregelen die de hoeveelheid restafval verminderen), en om te overwegen om een gedeeltelijke vrijstelling te geven voor fossiel aangedreven inzamelvoertuigen van Spaarnelanden. Het college erkent dat de weg richting een duurzame bedrijfsvoering ingeslagen dient te worden. Het onderzoeksbureau richt zich in de aanbeveling met name op CO₂, met als mogelijke maatregelen het elektrificeren van het wagenpark en reductie van restafval. Het college onderschrijft de conclusie dat de inzet in het verduurzamen van het wagenpark lastig is door de noodzaak van de inzet van smalspoorvoertuigen. Maar is daarentegen ook van mening dat met de invoering van het nieuwe beleid met de nul-emissiezone zij de verplichting heeft om zelf met gemeentelijke voertuigen (waaronder de inzamelvoertuigen van Spaarnelanden) het goede voorbeeld moet geven.

Daarbij is het logischerwijs dat niet tegen elke prijs moet worden doorgezet naar emissievrij transport, maar wel als dit binnen de grenzen van maatschappelijk aanvaardbare kosten realiseerbaar blijkt te zijn. Er zijn uitzonderingsituaties opgenomen omtrent de nul-emissiezone op basis waarvan een ontheffing kan worden aangevraagd. Spaarnelanden kan hiervan gebruik maken, echter het college wil benadrukken dat de ambitie is om realistisch ambitieus te zijn in het realiseren van emissievrij transport. Concluderend, het college geeft uitvoering aan het uitvoeringsprogramma CAS. Een van de twee hoofddoelen in CAS is de inzet op het verminderen van de hoeveelheid restafval. Daarnaast zal het college ook blijvend focussen op het elektrificeren van het wagenpark van Spaarnelanden, gezien de aankomende nul-emissiezone en wens om het goede voorbeeld te geven. Overige aanbevelingen:

7

Naast de vijf belangrijkste aanbevelingen zijn er in beide rapporten nog andere suggesties die het college de moeite waard vindt om mee te nemen in een verdere uitwerking van verbetervoorstellen. Hoewel deze suggesties door het onderzoeksbureau niet expliciet als aanbevelingen worden geformuleerd, zijn ze wel relevant om de efficiëntie en effectiviteit van de uitbestedingspraktijk te verbeteren. Het college wil ook deze aandachtspunten oppakken. Zo kunnen deze punten bijdragen aan een betere afstemming tussen de gemeente, Spaarnelanden en de onderaannemers. Samenwerking De efficiency en doelmatigheid van Spaarnelanden komt ook voort uit de wijze waarop samengewerkt en afgestemd wordt met beide opdrachtgevers. Door de versnippering van verantwoordelijkheden bij zowel de opdrachtgever als bij Spaarnelanden en het ontbreken van een duidelijke escalatiestructuur is ook hier sprake van een aantal mogelijke verbeteringen. Samen met de eerdergenoemde gewenste uitwisselingen van expertises is dit voor het college aanleiding om de organisatiestructuur, functies rollen en verantwoordelijkheden aan de zijde van de gemeente tegen het licht te houden. Uitgangspunt daarbij is om zoveel als mogelijk expertise en verantwoordelijkheden duidelijk en gebundeld in de organisatie vast te leggen. Uitbesteden Spaarnelanden besteedt een aantal diensten uit aan onderaannemers.

Het onderzoeksbureau raadt aan om te beoordelen in hoeverre Spaarnelanden enkel als tussenpersoon fungeert en in welke gevallen Spaarnelanden haar rol benut om te bepalen welke gespecialiseerde kennis en expertise nodig is om te voldoen aan de integrale opgave binnen de contracten. Wanneer Spaarnelanden enkel als tussenpersoon fungeert, wordt geadviseerd om te overwegen deze taken zelf uit te zetten bij onderaannemers. Wanneer Spaarnelanden haar rol benut om te bepalen welke gespecialiseerde kennis en expertise nodig is, geeft het onderzoeksbureau aan dat het volkomen verantwoord is dat Spaarnelanden zelf opdracht doorgeeft aan onderaannemers. Daarnaast vallen er rondom de uitbestede activiteiten een aantal zaken op, namelijk dat de indexeringsafspraken met onderaannemers afwijken, dat de contracten met de onderaannemers niet altijd in overeenstemming zijn met het strategisch inkoopbeleid van de Gemeente Haarlem, en dat Spaarnelanden geen langdurige contracten afsluit met onderaannemers, terwijl de gemeente juist wel kiest voor langdurige contracten. Het college is voornemens om op basis van het onderzoeksrapport verbeteringen door te voeren en om de zaken die betrekking hebben op Spaarnelanden met hen op te pakken. Vervolg Naast de reactie van het college van Haarlem heeft ook de directie van Spaarnelanden en het college van Zandvoort een reactie verwoord in een brief.

Alle drie de partijen hebben ervoor zorggedragen dat hun reactie op elkaar aansluit zodat er geen onduidelijkheid ontstaat in de richting waarin de verbeteringen zullen worden doorgevoerd. Het college wil de raad graag betrekken bij en informeren over het vervolg. Hiervoor vraagt zij de raad de op basis van het rapport en de bijhorende reacties een mening te vormen over de aanbevelingen en de richtingen waarin uitvoering hieraan zal worden gegeven. De hieruit voortkomende wensen en bedenkingen zullen dan worden meegenomen in, of betrekt het college

8

bij, de uitwerking van een uitvoeringsplan. Verwacht wordt dat het uitvoeringsplan medio 2025 gereed zal zijn. De raad zal op de gebruikelijke manier op de hoogte gehouden worden van de voortgang via de P&C documenten.

Met vriendelijke groet,

College van burgemeester en wethouders van Haarlem

9