20230767345 Reactie rapporteurs op collegereactie opvolging nieuwe aanbevelingen onderzoek jaarstukken en begroting 2022

Aan raads- en commissieleden Aan het college van burgemeester en wethouders

Ons kenmerk Datum Contact Telefoon E-mail

2023/886931 12 juni 2023 D.Taets van Amerongen-Ingram 023-5113032 dtaets@haarlem.nl

Onderwerp: Reactie rapporteurs op collegereactie opvolging nieuwe aanbevelingen onderzoek jaarstukken en begroting 2022 Geachte leden van het college van burgemeester en wethouders, Geachte raads- en commissieleden, Met deze brief willen de rapporteurs het college van burgemeester en wethouders danken voor de reactie op de door hen geformuleerde aanbevelingen. Zij achten het zinvol daarop, voorafgaand aan de vergadering van de commissie Bestuur op 15 juni a.s., schriftelijk te reageren, teneinde eventuele misverstanden voordien te verhelpen en een constructieve behandeling te faciliteren. Voor wij ingaan op specifieke punten in de collegereactie willen de rapporteurs een misvatting uit de wereld helpen. In de rapportage Duisenberg onderzoek beleidsveld 6.2 Burger en bestuur, doelstelling “Meer Haarlemmers participeren in het besturen van de stad” is bij onderdeel 7 een opsomming voor toekomstige acties opgenomen. Dit is geen aparte aanbeveling. Het is een nadere uitwerking van de betekenis van de vijf aanbevelingen specifiek voor het toekomstige Participatiebeleid en Versterking van de lokale democratie. Deze uitwerking is gegeven, omdat het onderzoek zich heeft geconcentreerd op het Actieprogramma Nieuwe Democratie, dat inmiddels is afgerond. Daarom zouden raad en college zich kunnen afvragen wat de waarde van de gedane aanbevelingen is.

Om deze vraag het hoofd te bieden, geven wij deze uitwerking mee. Voor wij ingaan op de reactie van het college wensen de rapporteurs het volgende op te merken: • Het doel van de Duisenberg light methode is de informatiewaarde van de Begroting en Jaarstukken te vergroten ten behoeve van de de Raad, opdat de Raad zijn controlerende en kaderstellende taken beter kan uitvoeren. Het onderzoek vindt plaats aan de hand van een zestal vragen. Indien rapporteurs constateren dat zij deze vragen niet of moeilijk kunnen beantwoorden, leidt dat tot aanbevelingen voor aanpassingen c.q. verbeteringen in onder meer Begroting en Jaarstukken. • De P&C stukken zijn de afgelopen jaren inderdaad verbeterd. Dat betekent niet dat een verdere verbetering niet meer aan de orde is. Met elk Duisenberg light onderzoek, worden aanbevelingen gedaan. Zolang rapporteurs aanleiding zien om aanbevelingen te doen, zijn de stukken voor verbetering vatbaar. • Er zijn in het verleden diverse momenten geweest waarop de Doelenboom aan de orde is geweest en ter discussie heeft gestaan. De laatste keer is dit geweest tijdens de indicatorenconferentie eind 2022, begin 2023. Het proces tijdens deze conferentie liet wat de meerderheid van de Raad betreft te wensen over. Partijen hebben de gelegenheid gekregen om Kenmerk: 2023/886931

1/5

input te leveren op de Doelenboom. Nagelaten is partijen de gelegenheid te geven te reageren op elkaars voorstellen. Vervolgens is door het college op basis van de schriftelijk input geoordeeld of al dan niet sprake was van een meerderheid die voorstellen ondersteunde. Die meerderheid ontbrak in het overgrote deel van de voorstellen vanwege het simpele feit dat partijen niet de gelegenheid hebben gekregen kenbaar te maken of zij al dan niet instemden met gedane voorstellen van andere partijen. De rapporteurs zijn daarom van mening dat deze conferentie overgedaan moet worden. Omdat zij oog hebben voor de continuïteit van het beleid en de waarde van de Doelenboom daarin, is hun voorstel dan ook niet om dit nu op korte termijn te doen, maar wel op het moment dat een nieuw college zitting neemt. Dit brengt ons op de reactie ter zake de gedane aanbevelingen zelf en de reactie van het college daarop. Aanbeveling 1 Het college stelt dat het abstractieniveau van Begroting en Jaarstukken hoger ligt dan in specifieke beleidsstukken, namelijk op het niveau van programma’s. Dit is wat de rapporteurs betreft onjuist. Zoals het college zelf ook erkent, vormen de tweede tot en met vijfde vraag uit de aanbeveling de structuur van de P&C producten, inclusief de Begroting en Jaarrekening. Het abstractieniveau ligt dus lager dan het programmaniveau en volgt de Doelenboom.

Wat de rapporteurs nu vragen is om daar een vraag aan toe te voegen, namelijk de vraag ‘Waarom doen we dit?‘. Dit is immers het startpunt van al het beleid. Er is een reden waarom we als gemeente doen wat we doen. Als we die reden niet kunnen benoemen, moeten we ons achter de oren krabben waar we mee bezig zijn. De rapporteurs vragen enkel om die reden op te nemen in P&C-producten, zodat de Raad er telkens aan herinnerd wordt wat het startpunt van beleid en uitvoering is geweest. Omdat de P&C-producten een samenvatting geven van het integrale beleid van de gemeente, achten de rapporteurs het zinvol dat in beleidsstukken en kaderstellende nota’s ook aan de hand van deze structuur wordt gewerkt. Zo is er in beleidsstukken en kaderstellende nota’s alsmede in P&C producten steeds dezelfde rode draad terug te vinden, de rode draad die ook in de Doelenboom verankerd ligt. Vervolgens beschrijft het college nog twee bezwaren: het ontbreken van vereiste concreetheid in bepaalde fases van processen en een wens voor indicatoren als die er niet zijn. Deze bezwaren delen de rapporteurs niet. Wat betreft de ontbrekende concreetheid, vragen de rapporteurs niet om concrete antwoorden op de genoemde vragen in elk document. Bij een visie is een antwoord op de vragen minder duidelijk dan bij een actieprogramma. Maar dat dient wel duidelijk gemaakt te worden.

De Raad kan dan naar behoren zijn taak uitoefenen en weet dat het antwoord op de betreffende vraag in een latere fase pas aan de orde komt. Dat doet niets af aan het nut om in die documenten toch de door de rapporteurs gewenste rode draad vast te houden. Kwantitatieve indicatoren Rapporteurs onderkennen ook dat niet iedere doelstelling een effectindicator kan hebben. En dat

2/5

soms een indicator slechts kwalitatieve informatie kan omvatten en geen kwantitatieve. Waar het de rapporteurs om gaat is dat het college zich maximaal inspant om de geformuleerde vragen te beantwoorden. Waar dat echt niet kan, kan dat uitgelegd worden. De rapporteurs zijn tevreden met de toezegging om bij programma 6 verbetering aan te brengen voor de Programmabegroting 20242028. Ook hopen de rapporteurs dat het college handelt naar zijn onderkenning dat in de teksten consequenter verwezen kan worden naar stukken en nadere toelichting van beleid. Aanbeveling 2 a. De rapporteurs begrijpen dat de invloed van de gemeentelijke organisatie op toerisme niet eenduidig is. Maar dat is geen reden om de doelstellingen niet te concretiseren of specificeren. Dit kan ook binnen de huidige doelstelling, zonder wildgroei, door bijvoorbeeld de ervaren overlast te duiden in een percentage van bijvoorbeeld het aantal toeristen (het doel van onze ‘aandacht’). b. De rapporteurs hebben er in deze aanbeveling op gewezen dat de gebruikte indicatoren tegengestelde resultaten laten zien. Met die tegengestelde resultaten is geen antwoord te geven op de vraag of een doelstelling behaald is. Als blijkt dat indicatoren twee kanten op (kunnen) wijzen, adviseren de rapporteurs om de doelstellingen uit elkaar te trekken. Pas dan kan goed geoordeeld worden of een beoogd doel wel of niet bereikt is.

Het is hierbij niet de bedoeling van de rapporteurs dat een wildgroei aan doelstellingen ontstaat. Slechts is het oogmerk om doelstellingen en indicatoren op elkaar aan te laten sluiten en daarbij nuttige informatie te verschaffen. Als daarvoor nodig is dat binnen enige beleidsvelden meer doelstellingen worden geformuleerd, dan is dat enkele feit geen reden om deze wijziging af te raden. Aanbeveling 3 Voor de raad is van belang te kunnen controleren hoeveel begroot c.q. besteed is aan de diverse doelstellingen en activiteiten van de gemeente. Wanneer daarmee verbonden partijen zijn gemoeid, dient het inzichtelijk te zijn waaraan zij een bijdrage hebben geleverd en voor hoeveel geld. Het college licht toe dat op dit moment op programmaniveau wordt verantwoord waaraan een verbonden partij bijdraagt. Bovendien wordt gewezen naar het overzicht vanaf pagina 226 van de Jaarstukken. Voor de rapporteurs is van belang dat op een lager abstractieniveau, zoals verwoord in de aanbeveling, informatie wordt verschaft. Met de informatie die nu wordt verschaft, is de raad onvoldoende in staat om zijn controlerende taak uit te oefenen. Overigens zijn de rapporteurs verheugd te zien dat het college op enige punten onderkent dat de verstrekte informatie te wensen overlaat en dus moet worden verbeterd.

Aanbeveling 4 Het college gaat uitgebreid in op de aanpassingen van de Doelenboom in de afgelopen jaren en in de toevoeging van enige financiële informatie in deze doelenboom. Vervolgens stelt het college dat de raad stuurt op beleidsveldniveau en dat de informatie daarop afgestemd is. Daarmee gaat het college voorbij aan de wens van de rapporteurs bij deze aanbeveling.

Kenmerk: 2023/886931

3/5

Met het huidige abstractieniveau kan de raad zijn werk simpelweg onvoldoende doen. In de afgelopen jaren is meermaals door rapporteurs aanbevolen om de financiële verslaglegging toe te spitsen op doelen en prestaties en niet alleen op programma- of beleidsniveau. Naar aanleiding van een eerdere aanbeveling, heeft het college de productenraming in de doelenboom toegevoegd. Dit is een stap in de goede richting, maar ook niet meer dan dat. In de Duisenberg-methode is een van de vragen: “Wat heeft het gekost?”. Bij de beide onderzoeken dit jaar is gebleken dat die vraag niet beantwoord kon worden. In het kader van beleidsveld 6.2 is in het jaarverslag één doelstelling opgenomen met het daaraan verbonden actieprogramma Nieuwe Democratie. Op geen enkele manier is echter uit het Jaarverslag op te maken welke financiële middelen hiermee gemoeid zijn De reden waarom de Jaarstukken niet het abstractieniveau kunnen bieden die de rapporteurs (nu en in het verleden) vragen, is gelegen in het feit dat de gemeentelijke boekhouding een andere structuur kent dan het jaarverslag. De boekhouding is ingericht: Programma, Beleidsveld, Taakveld en het Jaarverslag: Programma, Beleidsveld, Doelstelling. De rapporteurs begrijpen de weerstand van het college om de verantwoording op de boekhouding aan te passen, zoals door de rapporteurs gevraagd wordt.

Dit is echter een eenmalige exercitie waarna de rapportage op de door de raad gewenste wijze geen probleem meer is. Het is geen fundamentele wijziging. En gelet op het feit dat inmiddels meerdere jaren om deze wijze van informatieverschaffing wordt gevraagd, bevelen de rapporteurs het college dringend aan deze stap nu wel te zetten. Aanbeveling 5 De rapporteurs zijn blij dat het college erkent dat in de verantwoordingsteksten soms specifieker verwezen kan worden naar beleidsdocumenten. Maar ook in deze documenten zijn begrippen als ‘kwaliteitstoerisme’ nog niet knip en klaar gedefinieerd. We lezen deze erkenning als een gedeeltelijke toezegging hier zorg voor te dragen in de toekomst. Aanbeveling 6 De rapporteurs wijzen in dit verband opnieuw op het feit dat in beide onderzoeken dit jaar is gebleken dat niet te achterhalen was welke uitgaven er waren gedaan binnen het door hen onderzochte beleidsveld. De informatie in de jaarstukken is daarvoor ontoereikend. Bij het actieprogramma Nieuwe Democratie zijn alle gebruikte middelen afkomstig uit de reserve Participatie en Leefbaarheid. Uit de jaarrekening is dit echter niet op te maken. De rapporteurs constateren dat er behoefte bestaat om met betrekking tot de reserves duidelijk kenbaar te maken wat daaruit in het betreffende jaar is bekostigd en wat daaraan is toegevoegd, niet alleen cijfermatig, maar ook tekstueel.

Tot slot Tot slot willen de rapporteurs opmerken dat onze bevindingen en voorgenomen aanbevelingen met de accountant zijn besproken. Hij heeft deze aanbevelingen niet ontraden. Het college van B en W lijkt in zijn reactie op sommige punten te willen uitleggen dat aanbevelingen overbodig zouden zijn, omdat de verstrekte informatie al in de P&C-producten terug te vinden zou zijn. Als dat het geval

4/5

was, zou de accountant de rapporteurs hierop hebben gewezen, hetgeen niet het geval is. De aanbevelingen zijn daarom niet overbodig. Ten slotte lijkt het college van B en W in zijn reactie te willen bepalen welke informatie wel en niet aan de raad wordt verstrekt. In dat kader is van belang om in herinnering te brengen dat de raad het hoogste orgaan binnen de gemeente is en het de raad is die bepaalt welke informatie hij nodig heeft om zijn taak te kunnen vervullen. Daartoe strekken (onder meer) de Duisenberg-onderzoeken. Met vriendelijke groeten, Joris Krouwels, Geert-Jan Procee, Nienke Klazinga en Janneke Barten

Kenmerk: 2023/886931

5/5