20230440566 RIB Ambtelijke samenwerking Haarlem-Zandvoort

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Ambtelijke samenwerking Haarlem-Zandvoort Nummer 2023/440566 Datum college 18 april 2023 Portefeuillehouder Raadt, E. de Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling CC Auteur K. van den Berg Telefoonnummer 023-5113046 Email kvandenberg@haarlem.nl Bestemd voor: Het college stuurt deze raadsinformatiebrief ter kennisname naar de commissie Bestuur. Bijlagen Geen In 2022 is gezamenlijk met Zandvoort besloten om de eerder afgesproken evaluatie anders in te vullen. Beide gemeenten willen namelijk de samenwerking voortzetten. Daarom is ervoor gekozen om geen nieuw onderzoek te doen, maar gesprekken te voeren over hoe de samenwerking verder te verbeteren. De afgelopen maanden hebben wij gesprekken gevoerd met de directie en met het college van Zandvoort. Zandvoort heeft daarin een aantal concrete verbeteringen naar voren gebracht. Sommige daarvan sluiten goed aan bij het organisatieontwikkelingstraject dat momenteel wordt uitgevoerd. Voor andere gelden meer specifiek de eigenheid van Zandvoort. Met dit tussenbericht, in de vorm van een raadsinformatiebrief, informeren wij u over de voortgang om tot verbeteringen te komen. Opvolging aanbevelingen uit rapport Bestuurskracht en organisatorische toekomst van Zandvoort en rapport van geschillencommissie Zandvoort heeft begin 2022 zijn bestuurskracht van begin 2022 laten meten.

De belangrijkste conclusie daaruit was dat Zandvoort erop vooruit is gegaan op het gebied van organisatie, financiën en positie in de regio. Verbeterpunten zijn met name de bestuurscultuur en aansluiting van het bestuur op de organisatie. De ambtelijke organisatie is inmiddels bezig met een uitgebreid ontwikkeltraject met meerdere sporen. Een belangrijk onderdeel daarvan is het ontwikkelde organisatiekompas met als kernwaarden voor de organisatie Betrokken, Gedreven en Open. De geschillencommissie adviseerde om een maandelijks bestuurlijk overleg te starten waarin relevante onderwerpen worden besproken. Dit blijkt in de praktijk (inmiddels) overbodig, omdat alle portefeuillehouders hun Zandvoortse evenknie voldoende vaak zien en spreken in allerlei overleggen. Waar nodig weten portefeuillehouders van beide gemeenten elkaar snel te vinden. De geschillencommissie adviseerde ook om te zorgen voor een betere informatievoorziening en besluitvorming over voorgenomen wijziging in taken en kostenverdeelmodellen voor nieuwe taken en gewijzigde omstandigheden. Het college van Zandvoort heeft aangegeven inmiddels tijdig te worden geïnformeerd over en betrokken wordt bij dergelijke veranderingen. Ook van onze kant is dit het geval. In overleg met de directie en het college van Zandvoort willen wij dit voor de zomer van 2023 in werkafspraken vastleggen.

Kenmerk: 2023/440566

1/2

Kernteam voor Zandvoort In overleg met de directie en met het college van Zandvoort is een kernteam voor Zandvoort samengesteld. Dit team bestaat uit de gemeentesecretaris van Zandvoort, de locosecretaris (tevens bestuursadviseur), gebiedsmanager, concerncontroller Zandvoort, communicatieadviseur en ontwikkelmanager projecten Zandvoort. Dit kernteam moet ervoor zorgen dat er meer focus komt op de opgave, beleidsstukken en de gewenste uitvoering waar het gaat om de specifieke Zandvoortse opgave en uitvoering, met name gericht op het invulling geven aan het coalitieprogramma Voor Zandvoort. Over de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie zijn goede afspraken gemaakt. Kern daarvan is dat de aansturing van de organisatie de verantwoordelijkheid is en blijft van de directie en de afdelingsmanagers. Het kernteam bewaakt, coördineert en regisseert om de juiste integrale aanpak te organiseren. Zij leggen de verbinding met de afdelingen en medewerkers die aan specifieke Zandvoortse onderwerpen werken. Het college van Zandvoort heeft ons laten weten het kernteam als zeer waardevol te ervaren, zowel in de advisering van het college als in het vervullen van een verbindingsrol (en verbindende rol) richting onze organisatie.

Het college van Zandvoort sluit niet uit dat de samenstelling en/of omvang van het kernteam in de toekomst wordt aangepast aan veranderende omstandigheden of behoeften. Als dit aan de orde is, dan zal dit gebeuren in overleg met de directie en het college van Haarlem. Mogelijke formatieve en financiële gevolgen hiervan komen voor rekening van Zandvoort. Organisatieontwikkelingen ter verbetering van de samenwerking Elke organisatie vraagt om onderhoud en verbetering, zeker in een tijd waarin veel omstandigheden waarin we moeten werken aan verandering onderhevig zijn. Gemeentebreed werkt de directie aan een helder organisatiekompas, leiderschapsontwikkeling, duidelijke rollen, taken en verantwoordelijkheden, versterking van het strategisch vermogen en een goede verhouding tussen vaste activiteiten en flexibele inzet. Binnen de directie zijn de beide gemeentesecretarissen de trekkers van dit traject. Specifiek op het gebied van de ontwikkelprojecten in het fysieke domein van Zandvoort zijn er voorstellen gedaan door de directie om de aansturing daarvan te verbeteren. Wij vertrouwen erop dat deze voorstellen tot de gewenste en noodzakelijke verbeteringen zal leiden. Zodra er concrete nieuwe afspraken met Zandvoort zijn gemaakt wordt u hierover geïnformeerd. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

Kenmerk: 2023/440566

2/2