20221258191 2. Bijlage 1 Afdoening Duisenberg light aanbevelingen jaarstukken 2018, 2019, 2020

Reactie college aanbevelingen commissie Duisenberg Light methode Jaarstukken 2018, 2019, jaarstukken 2018 en2020 2019 5 september 2022 Concerncontrol

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

3

2.

Aanbevelingen 2018 / 2019 / 2020

3

2.1

Aanbevelingen 2018:

3

2.2

Aanbevelingen 2019:

4

2.3

Aanbevelingen 2020:

5

2

1.

Inleiding In 2022 is er, voor het eerst in drie jaar, geen onderzoek naar beleidsvelden van de Jaarstukken 2021 uitgevoerd op basis van de Duisenberg Light methode. De methode die in de plaats gekomen van het jaarlijkse RKC onderzoek naar de jaarstukken. Wel zijn er nog verschillende openstaande aanbevelingen uit eerdere jaren. In algemeenheid is het volgende afgesproken met de RKC en daarmee ook voor de Duisenberg Light methode: - Dat een aanbeveling zo geformuleerd moet zijn dat deze afdoeningsgrond bevat die het mogelijk maakt om en duidelijk maakt hoe een aanbeveling af te doen. - Dat aanbevelingen niet open blijven staan wanneer de context wezenlijk veranderd is Als in een aanbeveling gebruik gemaakt wordt van de bewoording ‘heeft permanente aandacht nodig’, voldoet dit niet aan het afdoeningscriterium. Zoals met de RKC en commissie Bestuur op 9 september 2021 afgesproken zijn punten met permanente aandacht onder gebracht bij de auditcommissie. Desondanks staan er nog verschillende aanbevelingen uit eerdere jaren open. In dit document wordt de laatste stand van zaken weergegeven.

2.

Aanbevelingen 2018 / 2019 / 2020 2.1 Aanbevelingen 2018: Toezegging rapporteren in ontwerpbegroting 2020 (2019/560113) 1. Neem indicatoren op bij alle doelen én alle prestaties; 2. Maak financieel inzichtelijk wat de besteding van middelen is op het niveau van doelen en prestaties en niet alleen op beleidsveld- en programmaniveau; 3. Koppel het oordeel van het college over het gevoerde beleid aan de indicatoren en het (al dan niet) behalen van afgesproken streefwaarden; 4. Rapporteer in het jaarverslag over veranderingen in de formulering van beleidsvelden, doelen, prestaties of indicatoren ten opzichte van de begroting; 5. Stuur strakker op de eindredactie van de jaarstukken. 1. Op 29 november 2022 wordt een nieuwe raadsbijeenkomst gehouden Conclusie voor afdoening over de indicatoren onder leiding van de accountant. Tijdens de raadsbijeenkomst van 21 juni 2022 is toegezegd dat het college voorafgaand aan deze bijeenkomst een voorstel aan de raad zal voorleggen voor het aanpassen van de set indicatoren in de komende periode. 2. Tijdens de raadsbijeenkomst op 21 juni 2022 is toegezegd om in de Programmabegroting 2023-2027 meer inzicht te geven in de samenhang tussen middelen, doelen en prestaties. Tijdens deze sessie is besproken dat hier opvolging aan gegeven wordt door de productenraming (tot op heden als bijlage bij de begroting en jaarstukken) in de doelenbomen van

3

de begroting op te nemen. De aangepaste doelenbomen die meer inzicht verschaffen in de samenhang tussen middelen, doelen en prestaties zullen bij de Programmabegroting 2023-2027 beschikbaar zijn. Daarmee is het college van mening dat de aanbeveling is afgedaan. 3. Dit deel van de aanbeveling is reeds als opgevolgd aangemerkt. 4. Het jaarverslag volgt exact de begroting, er zijn dus geen veranderingen in doelen, prestaties of indicatoren. Daarmee is volgens het college de aanbeveling afgedaan. De Duisenberg rapporteurs willen de Programmabegroting 2023 afwachten. 5. Dit deel van de aanbeveling is reeds als opgevolgd aangemerkt.

2.2 Aanbevelingen 2019: Aanscherpen indicatoren (2020/0609648) Faciliteer opnieuw mogelijkheid voor de raad om indicatoren aan te scherpen. Op 29 november 2022 wordt een nieuwe raadsbijeenkomst gehouden over Conclusie voor afdoening de indicatoren onder leiding van de accountant. Tijdens de raadsbijeenkomst van 21 juni 2022 is toegezegd dat het college voorafgaand aan deze bijeenkomst een voorstel aan de raad zal voorleggen voor het aanpassen van de set indicatoren in de komende periode. Verbeteren koppeling doelen, beleid en middel (2020/0609664) Koppeling doel > beleid > middelen verbeteren / maken in jaarverslag. Conclusie voor Tijdens de raadsbijeenkomst op 21 juni 2022 is toegezegd om in de afdoening Programmabegroting 2023-2027 meer inzicht te geven in de samenhang tussen middelen, doelen en prestaties. Tijdens deze sessie is besproken dat hier opvolging aan gegeven wordt door de productenraming (tot op heden als bijlage bij de begroting en jaarstukken) in de doelenbomen van de begroting op te nemen. De aangepaste doelenbomen die meer inzicht verschaffen in de samenhang tussen middelen, doelen en prestaties zullen bij de Programmabegroting 2023-2027 beschikbaar zijn. Daarmee is het college van mening dat de aanbeveling is afgedaan. Sociaal jaarverslag (2020/0609855) Goed personeel is vitaal voor de gemeente Haarlem.

Het zou goed zijn als de gemeente ook een sociaal jaarverslag maakt met betrekking tot het werkapparaat en alle thema’s die daar spelen. Conclusie voor Het college heeft eerder aangegeven niet opnieuw een sociaal jaarverslag op afdoening te willen stellen. In het verleden heeft de gemeente een dergelijk jaarverslag gehad. Het kost relatief veel tijd om een sociaal jaarverslag samen te stellen, terwijl de meerwaarde niet groot bleek. Het biedt zeker meer overzicht en werd tegelijk voor kennisgeving aangenomen. Gevraagd is om jaarlijks te rapporteren hoe dit het ambtelijk apparaat er voor staat, kwantitatief en kwalitatief. In de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting wordt reeds op hoofdlijnen inzicht gegeven in de personeelsplannen en - ontwikkelingen. In het jaarverslag wordt in de paragraaf Bedrijfsvoering over de realisatie verslag gedaan. Daarnaast onderzoekt het college nu de mogelijkheid om toch een light-versie van het sociaal jaarverslag op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering. Naar verwachting wordt hier bij de Jaarstukken 2022 opvolging aan gegeven. Onderverdeling aantallen medewerkers en kostentoerekening (2020/0609885)

4

Breng duidelijker in beeld hoeveel mensen er aan het werk zijn voor de gemeente en tegen welke kosten. Het gaat dan niet alleen om FTE’s in dienst van de gemeente, maar ook FTE’s in dienst van overheids-NV’s en (tijdelijke) inhuur. Conclusie voor Ondanks dat de BBV niet zonder reden geen consolidatieplicht heeft afdoening opgenomen waardoor informatie over het aantal fte’s werkzaam bij overheids-N.V.’s niet opgenomen hoeft te worden heeft het college het aantal fte’s van de NV’s van het voorafgaand jaar in de jaarstukken 2021 van de gemeente Haarlem opgenomen in de bijlage Overzicht personeel. In de reactie van de rapporteurs op de reactie van het college is aangegeven dat de rapporteurs van mening zijn dat het van belang is voor de budgetverantwoording om per beleidsveld meer inzicht te hebben in welk deel van het budget naar personeel gaat (eigen en ingehuurd), en welk deel naar overige kosten. Deze toevoeging heeft betrekking op personeelsontwikkeling van eigen organisatie, dat hoort niet bij deze aanbeveling. Digitalisering primaire werkprocessen in fysieke en sociale domein opnemen in ICT strategie (2020/0609756) Stel een ICT-strategie op die meer tempo maakt met digitalisering van primaire werkprocessen in het fysieke en sociale domein.

Conclusie voor Het college deelt de mening dat digitalisering een omvangrijk en complex afdoening concept is dat alle aspecten van de gemeente raakt. Het college zegt toe voor de behandeling van de programmabegroting 2023-2027 de digitaliseringsstrategie voor te leggen en in de tweede helft van 2022 een uitwerking van een roadmap in een meerjarig uitvoeringsprogramma. Hiermee is de aanbeveling voor het college afgedaan.

2.3 Aanbevelingen 2020: Onderbouwing doelstelling en prestaties (2021/0371821) Formuleer in de begroting en het jaarverslag, kort en krachtig een onderbouwde missie, een onderbouwde visie, de acties die daaruit volgen en wat dit mag kosten. Conclusie voor De specifieke missie, visie en acties op doelniveau worden beschreven in de afdoening bovenliggende beleidsdocumenten. In de P&C documenten wordt vervolgens naar deze stukken verwezen (waar mogelijk met een digitale link). Het college heeft aangeven dat het abstractieniveau van begroting en jaarrekening hoger ligt dan van specifieke bovenliggende beleidsstukken. Hiermee is voor het college deze aanbeveling afgedaan. Aparte beleidsvelden Sport en Onderwijs (2021/0371854) Maak van het beleidsveld sport en onderwijs twee separate beleidsvelden Conclusie voor Tijdens de raadsbijeenkomst op 21 juni 2022 is toegezegd om aparte afdoening beleidsvelden te maken van onderwijs en sport. In de Programmabegroting 2023-2027 is de splitsing van het beleidsveld zichtbaar. Daarmee is het college van mening dat de aanbeveling is afgedaan. Informatie bij doelen (2021/0371812) Neem informatie over geldende beleidskaders, speerpunten en aandachtspunten op bij doelen Conclusie voor In de begroting wordt reeds verwezen met hyperlinks naar beleidskaders en afdoening de daarbij behorende uitvoeringsprogramma’s.

Aangezien er bij de begroting wordt gestuurd op een hoger aggregatieniveau en er druk ligt om de

5

begroting leesbaar te houden, wordt voor specifieke detailinformatie verwezen naar individuele beleidsstukken. Daarmee is het college van mening dat de aanbeveling is afgedaan. De aankomende rapporteurs zullen aan de hand van de volgende programmabegroting advies uit te brengen aan de raad of die programmabegroting wel dit inzicht biedt. Vergroot informatiewaarde (2021/0371861) Vergroot de informatiewaarde van begroting en jaarrekening door op een lager niveau inzicht in de programma verantwoording te geven middels een heldere koppeling tussen doelen, prestaties en budget. Conclusie voor Tijdens de raadsbijeenkomst op 21 juni 2022 is toegezegd om in de afdoening Programmabegroting 2023-2027 meer inzicht te geven in de samenhang tussen middelen, doelen en prestaties. Tijdens deze sessie is besproken dat hier opvolging aan gegeven wordt door de productenraming (tot op heden als bijlage bij de begroting en jaarstukken) in de doelenbomen van de begroting op te nemen. De aangepaste doelenbomen die meer inzicht verschaffen in de samenhang tussen middelen, doelen en prestaties zullen bij de Programmabegroting 2023-2027 beschikbaar zijn. Daarmee is het college van mening dat de aanbeveling is afgedaan.

6

Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, 5 september 2022

Tekst: Concerncontrol, Fotografie: -, Ontwerp: -, Drukwerk: ________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl 7