20220757555 3 Bijlage 2 Doelstellingen gemeente Haarlem voor contracten onderhoud openbare ruimte

Bijlage 2 bij Informatienota 2022/757555 DOELSTELLINGEN GEMEENTE HAARLEM VOOR CONTRACTEN ONDERHOUD OPENBARE RUIMTE (12 JULI 2021) Inleiding Met de contracten voor het onderhoud van de openbare ruimte worden meerdere doelen nagestreefd. In dit document worden deze uiteengezet om een basis te bieden voor het uitwerken van de contracten, voor de opdracht aan de externe partij die het proces moet gaan vormgeven begeleiden en voor het inrichten van de samenwerking met Spaarnelanden. Bij het uitwerken van de doelen is gekeken naar politieke wensen, strategisch inkoopbeleid en behoeftes van de eigen organisatie. Hoofddoelen Met de nieuwe contracten wil de opdrachtgever in ieder geval het volgende bereiken: HD1

Doorlopend dagelijks onderhoud: De contractanten voeren in opdracht van de gemeente (afdeling BBOR) en onder contractmanagement (vanuit afdeling PCM) domeingericht het dagelijks beheer en onderhoud van de openbare ruimte uit. Dit omvat het in stand houden van het domein op een door de gemeente bepaald niveau, afhandelen van meldingen en (bepaalde) vragen van bewoners, monitoren van de kwaliteit, rapporteren aan de gemeente en adviseren over uit te voeren onderhoud.

HD2

Levering van ingenieursdiensten en uitvoering van groot onderhoud: De contractanten voeren in opdracht van de gemeente (afdeling PCM) diverse taken uit rond het onderhoud van de openbare ruimte. Dit omvat in ieder geval het ontwerpen, voorbereiden (inclusief onderzoek) en realiseren van groot-onderhoudsprojecten (van kleine vervangingsprojecten tot grote herinrichtingen) en het uitvoeren van de communicatiestrategie bij deze projecten. Het Haarlems en Zandvoorts Civiel Planproces vormen de basis voor de werkwijze.

Subdoelen Regisserende gemeente Afdeling BBOR is ambtelijk (budget)verantwoordelijk voor het (dagelijks) onderhoud van de openbare ruimte. Zij geeft voor het contractmanagement van het dagelijks beheer en uitvoering en realisatie van het groot onderhoud opdracht aan de afdeling PCM. Afdeling PCM is een projectorganisatie en is zodanig georganiseerd dat met een betrekkelijk klein aantal mensen het onderhoud van de openbare ruimte uitgevoerd kan worden. Om dit mogelijk te maken stuurt PCM externe partijen aan vanuit het principe van de regisserende gemeente. Vanuit dit principe volgen enkele subdoelen voor de samenwerking. SD1

Alle partners leveren input en inzet voor het optimaliseren van de processen van de gemeente Haarlem/Zandvoort, bijvoorbeeld rond projectmanagement, participatie, kostenkentallen-, data- en eisenbeheer.

SD2

De partners leveren data, informatie en kennis zodanig dat:  De gemeente op de hoogte is van de actuele staat van het areaal en eventuele knelpunten die daarbinnen plaatsvinden;  De gemeente beschikt over actuele kennis van te gebruiken technieken (zowel technisch als contractueel) bij projecten in de openbare ruimte;  De gemeente beschikt over actuele kennis van ontwikkelingen in de markt die gevolgen hebben voor de uitvoering en/ of voorbereiding van werken en dagelijks onderhoud. Denk hierbij aan ontwikkelingen met consequenties voor kosten, materiaalkeuze, duurzaamheid, etc. De gemeente wil beschikken over innovaties van de toekomst.

Te allen tijde moet het mogelijk blijven om als regisserend opdrachtgever in te grijpen in de uitvoerende processen. Zowel in projecten als in dagelijks onderhoud kunnen (maatschappelijke) belangen spelen die vereisen dat wijzigingen aan plannen of contracten worden doorgevoerd.

1

SD3

De gemeente Haarlem/ Zandvoort wil in bijzondere gevallen op basis van maatschappelijke belangen snel en efficiënt kunnen schakelen en wijzigingen aan kunnen brengen aan het areaal of binnen projecten.

Doelmatig, kostenbewust, efficiënt De gemeente wil als overheid doelmatig omgaan met de publieke gelden die ze tot haar beschikking heeft. Onder doelmatige inkoop wordt in dit geval verstaan het zoveel mogelijk realiseren van de inkoopdoelstellingen. Met inkoop wil de gemeente de lokale economie stimuleren, haar sociale karakter versterken en verduurzaming realiseren, zoals opgenomen in het strategisch inkoopbeleid. De nieuwe contracten voor groot onderhoud kunnen hier in meer of mindere mate aan bijdragen. SD4

Het zoveel mogelijk meenemen van de strategische inkoopdoelen rond lokale economie, sociaal karakter en verduurzaming (zie verder).

De gemeente wil daarnaast zakelijk en transparant (en dus kostenbewust) handelen. Ze wil gebruik maken van marktwerking, maar ook optimaal de kennis en kunde van de markt inzetten. Dit betekent enerzijds scherp op de prijzen zijn, maar anderzijds dat marktpartijen een eerlijke beloning moeten krijgen voor hun inzet. Bovendien worden kennis en kunde van de markt optimaal benut in langlopende samenwerkingen, hierdoor hoeft niet keer op keer opnieuw aanbesteed te worden. Kennis van elkaars werkwijze levert efficiëntie op. Daarbij kan de laagste prijs (meestal) niet het uitgangspunt zijn. Administratieve last dient beperkt te worden. Altijd moet duidelijk zijn hoe afspraken tot stand komen en hoe bewaakt wordt dat er eerlijke en reële prijzen worden betaald. SD5

Kostenbewust handelen door het aangaan van langlopende contracten, waarbij aandacht is voor de balans tussen marktwerking, eerlijke beloning en optimale samenwerking.

Een efficiënte werkwijze moet leiden tot het soepel en effectief doorlopen van de werkprocessen Van de gemeente Haarlem/ Zandvoort met zo optimaal mogelijke inzet van geld en tijd. Politieke sensitiviteit is hierbij van groot belang. Partijen moeten proactief handelen in politiek gevoelige situaties en flexibel in het proces staan. Ook hier kan de kennis van de markt worden ingezet, door samen te kijken hoe de samenwerking tot efficiëntie kan leiden. Daarnaast moeten de burgers en stakeholders in Haarlem en Zandvoort bij ingrepen in de openbare ruimte op de juiste wijze worden meegenomen. De gemeente blijft in controle over dit proces, door begeleiding op communicatie, participatie en inspraak vanuit afdeling Communicatie en de procesmanagers. Niettemin dienen de contractanten zorgvuldig en omgevingsbewust te handelen. SD6 Partners leveren optimale ondersteuning van de gemeente Haarlem/ Zandvoort door continu optimaliseren van de samenwerking en streven naar efficiëntie. SD7

Partners leveren optimale ondersteuning van de gemeente Haarlem/ Zandvoort door politiek en omgevingssensitief handelen, waarbij voortdurend aandacht is voor de belangen van het bestuur (de besturen), de bewoners en de stakeholders.

Duurzaamheid De gemeente wil met de contracten de circulaire economie aanjagen. SD8 Partners leveren proactief inspanning voor het realiseren van de ambities van de gemeente Haarlem/ Zandvoort op het gebied van duurzaamheid en klimaatadaptatie. Onder meer door:  Het realiseren van maatregelen ten behoeve van klimaatadaptatie, bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend, door vergroening van de openbare ruimte en opnemen van maatregelen op het gebied van hittestress en waterberging;  Inzetten op productie en (her)gebruik van circulaire producten (producten die leiden tot minimale toepassing van nieuwe materialen en fossiele energie, en/of maximale inzet op lange levensduur met hoogwaardige herbruikbaarheid);  Tegengaan van verspilling door maximaliseren van herbruikbaarheid en minimaliseren van waardevernietiging;  Reductie van broeikasgassen zoals CO2;  Innovatieve adviezen bij realiseren van het onderhoud. Versterken lokale economie 2

De gemeente wil de lokale economie versterken. Binnen het fysiek domein zijn de mogelijkheden hiervoor beperkt, aangezien het aantal leveranciers beperkt is, en ook de diensten die zij kunnen leveren beperkt zijn. Niettemin kan de volgende doelstelling worden geformuleerd. SD9

Er moet voldoende ruimte overblijven voor inzet van het lokale mkb, voor zover dit past binnen de aanbestedingsregels en opportuun is op het gebied van kwaliteit, technische mogelijkheden en werkvolume.

Randvoorwaarden/Uitgangspunten Op de nieuwe contracten zijn diverse randvoorwaarden en uitgangspunten van toepassing. RU1 RU2 RU3

RU4

Het is mogelijk dat ontwikkelprojecten aan de scope van de groot-onderhoudcontracten worden toegevoegd. Indien hiervoor wordt gekozen, dan geldt het Haarlems/ Zandvoorts Ruimtelijk Planproces als uitgangspunt voor dergelijke projecten. Bij het dagelijks onderhoud moet worden voldaan aan nog vast te stellen resultaatafspraken (bv. minimale beeld- en technische kwaliteit) die worden bepaald door de gemeente. De contractanten leveren goede kwaliteit op tijd, en zijn daarbij in de samenwerking met de gemeente resultaatgericht, betrouwbaar en zorgvuldig. Planningen worden op elkaar afgestemd, de contractanten zorgen daarbij over voldoende capaciteit te beschikken zodat ze aan de vraag van de gemeente kunnen voldoen. Alle partners investeren in optimalisatie van de samenwerking (over het hele spectrum van de onderhoudscyclus, van monitoring/interventiebehoefte tot uitvoering) en (gezamenlijke) kennisontwikkeling. Systemen worden op elkaar afgestemd, zodat data optimaal en effectief gedeeld worden. Dit geldt ook voor samenwerking tussen de partners voor groot onderhoud en die voor dagelijks onderhoud. Het goed functioneren van de samenwerking is een gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Sociaal De gemeente wil haar sociale karakter versterken. Binnen het fysiek domein zijn de mogelijkheden beperkt. RU5 Het Protocol Social Return On Investment uit november 2019 wordt in de contracten meegenomen, voor zover passend. RU6

De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV) zijn van toepassing. Deze zijn gericht op het bewaken van mensenrechten bij inkoop van producten met internationale productieketens.

Samenwerken met de stad De gemeente heeft beleid rond het Right to Challenge. RU7 Het Right to Challenge moet worden meegenomen in de contracten rond dagelijks onderhoud.

3