20220757555 1 Dagelijks Beheer Contracten met Spaarnelanden

Informatienota

Onderwerp Dagelijks Beheer Contracten met Spaarnelanden Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2022/757555 Raadt, E. de 5.3 Overige beheerstaken PCM Tobben, P.G.J. 023-5113917 ptobben@haarlem.nl De huidige contracten voor het dagelijks beheer van de openbare ruimte lopen dit jaar af. Daarom is de gemeente gestart met de voorbereidingen voor nieuwe contracten, waarvan een aantal wordt afgesloten met Spaarnelanden, met als doel om per 1 januari 2023 het dagelijks beheer te kunnen voortzetten. In samenwerking met Spaarnelanden worden de doelstellingen van de gemeente geborgd in de nieuwe contracten.

Behandelvoorstel voor commissie

Het college stuurt de informatienota ter kennisname naar de commissie Beheer. Zoals aangekondigd in de informatienota (2022/583284) over de concept gunningscriteria ten behoeve van de aanbesteding van de dagelijks beheercontracten en groot onderhoudscontracten voor de markt.

Relevante eerdere besluiten

Besluit College d.d. 31 mei 2022

• Start aanbesteding contracten onderhoud openbare ruimte (2021/154156), collegebesluit 13 april 2021. • Informatienota Concept gunningscriteria aanbesteding dagelijks beheercontracten en groot onderhoudscontracten voor de markt (2022/583284), collegebesluit 5 april 2022. 1. Het college stelt de informatienota aan de commissie vast. de secretaris,

de burgemeester,

Kenmerk: 2022/757555

1/4

Inleiding De huidige langlopende contracten voor het dagelijks beheer van de openbare ruimte lopen op 31 december 2022 af. Daarom is de gemeente vorig jaar gestart met de voorbereiding van nieuwe contracten met als doel om per 1 januari 2023 het dagelijks beheer van de openbare ruimte te kunnen voortzetten. De contracten worden voor maximaal 8 jaar afgesloten. De mogelijkheid voor een tussentijdse beëindiging wordt geborgd. Het dagelijks beheer van de openbare ruimte is opgedeeld in meerdere domeinen. Een aantal domeinen is en wordt aanbesteed aan de markt. Hiervoor wordt een aanbestedingsprocedure doorlopen. Dit zijn de domeinen asfalt en markeringen, riolering en grondwater, kunstwerken en oevers, beweegbare bruggen, openbare verlichting en verkeersregelinstallaties. Een aantal domeinen is en wordt `inbesteed` bij Spaarnelanden. Dit zijn de domeinen afval en reiniging, groen, spelen, elementenverhardingen en straatmeubilair, parkeren en coördinatie urgente meldingen. Bij het maken van nieuwe afspraken met Spaarnelanden is de doorlooptijd van een aanbestedingsprocedure niet van toepassing. Begin april is gestart met het gezamenlijk opstellen van de nieuwe contracten. De verbeterpunten die in de afgelopen jaren zijn opgekomen, worden in de nieuwe afspraken meegenomen.

In april is een informatienota (2022/583284) over de conceptgunningscriteria voor de aanbesteding aan de markt vastgesteld en besproken in de commissie beheer. In de nota is aangegeven om nog voor het zomerreces een stand van zaken te geven over de totstandkoming van de contracten in samenwerking met Spaarnelanden. Meer over de stand van zaken is opgenomen in bijlage 1. Er is tevens een raadsmarkt aangevraagd. Deze informatienota loopt hierop vooruit. 2. Kernboodschap De huidige contracten voor het dagelijks beheer van de openbare ruimte lopen dit jaar af. Daarom is de gemeente gestart met de voorbereidingen voor nieuwe contracten, waarvan een aantal wordt afgesloten met Spaarnelanden, met als doel om per 1 januari 2023 het dagelijks beheer te kunnen voortzetten. In samenwerking met Spaarnelanden worden de doelstellingen van de gemeente geborgd in de nieuwe contracten. 3. Consequenties 3.1 De vastgestelde inkoopdoelstellingen vormen het uitgangspunt De hoofddoelstelling is een doorlopend dagelijks beheer. De subdoelstellingen zijn dat: - Haarlem als regisserende gemeente kan opereren. - Doeltreffend, kostenbewust en efficiënt te werk wordt gegaan. - Duurzaamheid als uitgangspunt wordt gehanteerd. - Het lokale MKB wordt versterkt.

Kenmerk: 2022/757555

2/4

3.2 De gemeente en Spaarnelanden stellen samen de nieuwe contracten op Bij een reguliere aanbesteding stelt de gemeente een contract op en laat marktpartijen daarop inschrijven. Een groot voordeel van de samenwerking met Spaarnelanden is dat de contracten gezamenlijk met de kennis en ervaring van de opdrachtgever en de opdrachtnemer wordt en opgesteld. De doelstellingen van de dagelijks beheercontracten voor de markt (zie bijlage 2) worden gelijk gesteld aan de doelstellingen voor Spaarnelanden. Conform de motie “Ook verbonden partijen ondernemen maatschappelijk verantwoord en duurzaam circulair”, zal invulling gegeven worden aan de gezamenlijke verantwoordelijkheid op het gebied van maatschappelijk verantwoord en duurzaam circulair ondernemen. 3.3 De gemeente geeft aan wat en waarom, Spaarnelanden geeft aan hoe. Het uitgangspunt in de nieuwe contracten voor zowel de markt als Spaarnelanden is het niet gedetailleerd voorschrijven (het hoe) maar alleen de achterliggende reden aangeven (het wat en waarom) en verwijzen naar vastgesteld beleid. Het beoogde resultaat en de prestatie-eis staat voorop en hoe dat bereikt moet worden is aan de uitvoerende partner. 3.4 Duurzaamheidsparagraaf De gemeente Haarlem heeft als doelstelling duurzaam te handelen, zet in op de productie en het (her)gebruik van circulaire producten en wenst de uitstoot van CO2 te beperkten.

Duurzaamheidseisen zijn integraal in het contract verwerkt. De gemeente verwacht van Spaarnelanden de inbreng van kennis en innovatieve adviezen om de doelstelling te realiseren. In gezamenlijkheid worden op de domeinen die Spaarnelanden uitvoert de duurzaamheidsambities uitgewerkt. 3.5 Groen en Biodiversiteit Biodiversiteit vormt onderdeel van het domein Groen. Dit belangrijk onderwerp is een gezamenlijke inspanning van Spaarnelanden en de gemeente en heeft geleid tot extra afspraken. In de evaluatie zijn enkele verbeteringen aangedragen die worden meegenomen in de nieuwe samenwerking, waaronder afspraken over inboet bomen, ecologische zones, ecologisch maaien en duurzame verwerking van materiaal. In de huidige situatie heeft Spaarnelanden overleg met de stadsecoloog om afspraken te maken over bijvoorbeeld de inzet van materieel en het versterken van de biodiversiteit. Ook houden de stadsecoloog en Spaarnelanden contact over wensen van inwoners en buurten en ideeën van andere experts. Het advies van het Platform Groen, waarmee een eerste overleg is geweest, is zeer wenselijk en wordt hierin meegenomen. 3.6 Social return on investment Net als in de huidige contracten wordt ook in de nieuwe contracten een procesblad voor SROI opgenomen. Het wordt als eis in alle contracten opgenomen en volgt het gemeentelijke beleid.

Kenmerk: 2022/757555

3/4

3.7 Financiën Voor de nieuwe contracten wordt een taakstellend jaarbudget gereserveerd, gebaseerd op het voorafgaande jaar en rekening houdend met indexering. Dit budget wordt jaarlijks bij de kadernota en programmabegroting vastgesteld. 4. Vervolg De voorbereiding van de dagelijks beheercontracten bij Spaarnelanden is in april van dit jaar gestart. De contracten worden door de gemeente en Spaarnelanden gezamenlijk opgesteld en naar verwachting begin oktober afgrond. Begin november 2022 volgt de ondertekening en kan de inwerkperiode starten. Per 1 januari 2023 wordt het dagelijks beheer onder de nieuwe contracten voortgezet. Er wordt een raadsmarkt gepland en na het zomerreces wordt de commissie met een informatienota verder over de voortgang geïnformeerd. 5. Bijlagen Bijlage 1: Stand van zaken mei 2022 Dagelijks Beheer Contracten met Spaarnelanden Bijlage 2: Doelstellingen gemeente Haarlem voor contracten onderhoud openbare ruimte

Kenmerk: 2022/757555

4/4