20220745220 Raadsinformatiebrief Stand van zaken oplevering nieuwe website Haarlem.nl

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Stand van zaken oplevering nieuwe website Haarlem.nl Nummer 2022/745220 Datum college 17 mei 2022 Portefeuillehouder Wienen, J. Programma/beleidsveld 6.1 Dienstverlening Afdeling Bestuur en Communicatie Auteur R. Holland Telefoonnummer 14023 Email rholland@haarlem.nl Bestemd voor: Het college stuurt deze raadsinformatiebrief ter kennisname naar de commissie Bestuur. Bijlagen Geachte leden van de raad, In deze brief wordt u geïnformeerd over het werk aan Haarlem.nl en de vernieuwing van deze website. De projectdoelstellingen zijn vanwege opgelopen vertragingen op de beoogde datum voor livegang (begin mei) helaas niet behaald. De projectgroep heeft onder bewerkelijke omstandigheden in de coronatijd veel werk verzet en heeft negen van de twaalf onderdelen geheel of bijna geheel opgeleverd. Drie onderdelen ontbreken helaas nog: content kennisbank, diensten en projecten. Dit zijn onderdelen die voornamelijk door vast personeel moeten worden opgeleverd, maar door een hoog ziekteverzuim in de laatste fase van de coronapandemie zijn deze onderdelen nog niet afgerond. De nieuwe beoogde datum ligt op 12 juli a.s. Impact coronapandemie Bij aanvang van het project is rekening gehouden met de onzekere situatie rondom de coronapandemie door te kiezen voor een flexibele planning voor het grootste deel van het project.

Uiteindelijk heeft de pandemie daadwerkelijk impact gehad op de inzet van medewerkers op een groot aantal onderdelen. Aan deze onderdelen kon wel verder worden gewerkt door o.m. te kiezen voor een andere fasering van de werkzaamheden en aanvullende externe inhuur. Door deze aanpak is de huidige vertraging in de oplevering beperkt gebleven tot circa twee maanden. Voor de eerdere genoemde drie onderdelen lag dit anders. Deze kunnen alleen in de laatste fase van het project worden uitgevoegd door vaste medewerkers uit de gehele organisatie. Helaas hebben we in die periode juist een hoog ziekteverzuim gekend, waardoor inzet van deze medewerkers niet altijd mogelijk was. Alternatieve fasering oplevering Door de projectorganisatie is onderzocht of de nieuwe omgeving van Haarlem.nl mogelijk gefaseerd kon worden opgeleverd. Dit blijkt niet mogelijk te zijn vanwege de samenhang in techniek van beide websites en

Kenmerk: 2022/745220

1/2

de wederzijdse afhankelijkheden in de dienstverleningsprocessen. Het niet gelijktijdig opleveren van beide websites zal uiteindelijk leiden tot een nog grotere vertraging. Verlenging ondersteuning huidige techniek In de projectopdracht wordt bij projectrisico’s gesproken over een fatale datum (april 2022) waarop bepaalde techniek niet meer ondersteund wordt door de leverancier en de veiligheid van de gemeentelijke websites niet meer gegarandeerd kan worden. Omdat onze situatie niet uniek is en meerdere afnemers van deze techniek te maken hebben gehad met uitval van personeel vanwege de coronapandemie, is door de leverancier de ondersteuning verlengd tot eind 2022. Hierdoor kunnen de security-updates uitgevoerd blijven worden door de leverancier. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

Kenmerk: 2022/745220

2/2