20220666626 (Maarten Brock) jaarrekening NHA 2021; verslag van bevindingen

IPA-ACON ASSURANCE B.V.

Henk Schijvenaarstraat 1 Postbus 6222 2001 HE HAARLEM Telefoon 023 – 531 95 39 Fax 023 – 531 1700 info@ipa-acon.nl www.ipa-acon.nl

Aan het Algemeen en Dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief Jansstraat 40 2011 RX HAARLEM

Haarlem, 14 april 2022 Reg.nr. : 1009459/215/473/178 Betreft : Verslag van bevindingen bij de jaarrekening 2021

Geacht bestuur, In het kader van onze algemene controleopdracht hebben wij de jaarrekening 2021 van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief voor de eerste keer gecontroleerd. Wij hebben bij de jaarrekening 2021 van het Noord-Hollands Archief zowel een goedkeurende verklaring inzake de getrouwheid, alsmede een goedkeurende verklaring over de rechtmatigheid afgegeven. De verklaring hebben wij separaat aan u toegezonden. Wij hebben onze bevindingen naar aanleiding van de interim-controle en jaarrekeningcontrole met uw directie en medewerkers afgestemd. Bij het afronden van de controle zijn alle door ons geconstateerde fouten en of aanvullende toelichtingen in de voorliggende jaarrekening verwerkt. Naar aanleiding van onze controle van de financiële administratie en de jaarrekening 2021 willen wij het volgende graag onder de aandacht brengen. 1. Inleiding Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2021 van het Noord-Hollands Archief sluit met een resultaat voor bestemming en reservemutaties van € 335.888 (voordelig). Ultimo december 2021 bedragen de reserves in totaal € 1.848.642,-. Voor een uitgebreid mutatieoverzicht van de reserves verwijzen wij u naar de toelichting in de jaarrekening 2021. 2. COVID-19 en effecten op de jaarrekening Wij constateren dat COVID-19 in het afgelopen boekjaar effect heeft gehad op het Noord-Hollands Archief.

U heeft in het jaarverslag onder de rubriek ‘Uitbraak Covid-19 virus’ de effecten van de coronacrisis voor het archief nader beschreven. We lezen onder meer dat gerealiseerde baten lager zijn. De COVID-19 maatregelen hebben een nadelig effect gehad op de omzet van het café. Daarnaast zijn de inkomsten van het verhuur van de Commandeurszaal weggevallen. Overall is het financieel effect van COVID-19 voor het Noord-Hollands Archief beperkt.

IPA-ACON ASSURANCE B.V. is een onderdeel van de IPA-ACON GROEP KvK nr. 34081093, ING Bank IBAN NL69INGB0670760374

3. Bevindingen uit de interim-controle 2021 In het kader van onze interim-controle hebben wij getoetst of het interne beheersingssysteem, het geheel van opzet en werking van de administratieve organisatie, alsmede de risicoafweging en de transparante vastleggingen daarover zodanig kwalitatief zijn, dat zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid van de baten en de lasten en van de balansmutaties 2021 in voldoende mate kunnen worden gewaarborgd. Dit is van belang bij onze risico-inschatting en is mede bepalend voor de aard en omvang van de werkzaamheden bij de jaarrekeningcontrole in het voorjaar. Het gaat dan vooral om aandachtspunten op het gebied van interne beheersing, rechtmatigheid en overige activiteiten die van belang zijn voor een (kwalitatieve) verbetering van de bedrijfsvoering. De interne organisatie is qua bezetting beperkt waardoor – inherent - controle-technische functiescheiding niet altijd zijn te realiseren. Wij zien wel dat de interne beheersorganisatie de nodige aandacht krijgt. Uit onze controle komen aanbevelingen naar voren om het interne beheersingssysteem verder te verbeteren. 3.1

Aanbestedingen

3.1.1 Review op afwikkeling aanbestedingen voorgaande jaren Over het boekjaar 2020 heeft de vorige accountant geconstateerd dat contracten ( rechtshandeling in 2020) betreffende de inhuur van digitaal archief specialisten in 2021 boven de Europese aanbestedingsgrens komen. Dit betrof een totaal bedrag aan kosten van een tweetal bureaus van in totaal € 514.000 (€ 291.000 respectievelijk € 223.000). Daarnaast is er in 2020 geconstateerd dat de kosten voor Set Services B.V. over 2020 hoger zijn dan de contractwaarde van het onderhoudscontract. Dit is veroorzaakt door de aanschaf van diverse hardware waar in het inkoopcontract geen rekening is mee gehouden. Op basis van de spend-analyse van 2019, 2020 en de contractwaarde voor 2021 is de omvang van het bedrag € 239.000. Onze conclusie Bovengenoemde onrechtmatigheden over 2019/2020 (inclusief het deel wat betrekking heeft op 2021 en toen bekend was) zijn vorig jaar als fout meegewogen en tellen voor 2021 niet meer mee als fout. 3.1.2 Plan van aanpak aanbestedingen Tijdens de interim-controle hebben wij geconstateerd dat er in de organisatie een plan van aanpak is opgesteld met maatregelen voor de korte termijn als de langere termijn. Met het doel om onrechtmatigheden met betrekking aanbestedingen te voorkomen.

Zo gaan alle contracten voor nieuwe samenwerkingen voor een check op de toepassing van het aanbestedingsregime langs uw controller. Verder wordt de risico-analyse op alle uitgaven, d.w.z. op basis van spend-analyses, door Emeritor (externe partij) uitgebreid van 1 naar 3 keer per jaar. Het Noord-Hollands Archief streeft er verder na om op langere termijn, de procedure voor het opstellen van nieuwe overeenkomsten met externe partijen in samenwerking uit te voeren met Emeritor. Wij hebben de spend-analyse van Emeritor ontvangen en daaruit komen enkele aandachtspunten naar voren. Zie volgende paragraaf.

2

3.1.3 Bevindingen 2021 Tijdens onze controle hebben wij vastgesteld dat er in 2021 aanvullende uitgaven zijn gedaan voor Set Services B.V. van in totaal € 71.000. We hebben geconstateerd dat de overeenkomst met Set Services nog loopt tot en met 31 december 2021. Wij begrijpen dat u eind vorig jaar een nieuwe aanbestedingsprocedure heeft opgestart; deze procedure loopt nog. Mogelijk kan dit worden gezien als een tijdelijke overbruggingsovereenkomst ervanuit gaande dat de lopende aanbesteding volgens de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen wordt afgerond. Wij hebben voor onze oordeelsvorming rechtmatigheid het bedrag van € 71.000 als onzeker aangemerkt. Verder komt uit de spend-analyse naar voren dat de uitgaven met betrekking tot de overeenkomsten voor het inzetten van trainees hoger is uitgevallen dan de Europese aanbestedingsgrens (bedrag van € 226.000). De uiteindelijke overschrijding (€ 12.000) valt binnen de zogenaamde meerwerkregeling van 10% en is om deze reden niet onrechtmatig. Tenslotte merken wij op dat voor verschillende inkoopcontracten per ultimo 2021 de grens voor diensten en leveringen (€ 214.000) dicht is genaderd en dat moet worden aanbesteed. Wij vragen uw aandacht hiervoor. Wij adviseren aan de aandachtspunten voortvloeiend uit de spend-analyse 2021 opvolging te geven ter voorkoming dat over 2022 uitgaven als onrechtmatig moeten worden gekwalificeerd.

Verder geven wij u in overweging om een (praktisch) inkoop- en aanbestedingsbeleid op te stellen en het aanbestedingsproces te borgen in de interne organisatie. 3.2 Factuur- en betaalproces Ter beoordeling van het proces inzake de verwerking van inkoopfacturen hebben wij op basis van een selectie verschillende deelwaarnemingen uitgevoerd. Hierbij hebben wij de procedures rondom de crediteurenadministratie en betalingen beoordeeld. Wij plaatsen nog de volgende opmerkingen. Financieel mandaat Het vigerend financieel mandaat is vastgesteld in de MT vergadering van 29-01-2013. Tijdens de controle hebben wij geconstateerd dat er nieuwe grootboeknummers zijn bijgekomen en deze niet opgenomen zijn in het vigerend financieel mandaat. Naar aanleiding van onze opmerkingen zijn deze grootboeknummers alsnog toegevoegd aan het financieel mandaat. Wij adviseren om het financieel mandaat periodiek te laten actualiseren met eventuele wijzigingen van grootboeknummers en tekenbevoegden en de gewijzigde versie door de MT te laten vaststellen. Stamgegevens crediteuren De gegevens van de crediteuren (stamgegevens) komen niet altijd overeen met de crediteurengegevens zoals vastgelegd in Exact. Naar wij hebben begrepen worden de stamgegevens in Exact geactualiseerd als een wijziging blijkt uit de ontvangen factuur.

3

Mutaties stamgegevens en interne controle Wij hebben tijdens de controles geconstateerd dat er (nog) geen ‘4-ogen principe’ is ingeregeld voor het aanmaken en/of wijzigen van gevoelige stamgegevens in de boekhouding (Exact, bijv. crediteurenstamkaart). De stamgegevens worden door een medewerker ingevoerd en door Exact online wordt er een email met de bevestiging over de wijziging gestuurd. Er is ook geen logbestand over 2021 met de mutaties van de stamgegevens beschikbaar. Met een dergelijk bestand kan een controle achteraf worden op de juistheid van de mutaties worden uitgevoerd. Uit onze deelwaarnemingen zijn geen afwijkingen geconstateerd, maar om dit onderdeel van het inkoopproces qua interne beheersing te versterken, adviseren wij om logbestanden te laten genereren. Opdrachten boven de € 5.000 In de beschrijving van het inkoopproces hebben wij gezien dat wanneer het Noord-Hollands Archief voornemens is om een leverancier een opdracht te geven voor een bedrag dat hoger is dan € 5.000, wordt deze eerst aan de controller voorgelegd ter goedkeuring. Wij hebben tijdens de controle van de inkoopfacturen de zichtbare goedkeuring door de controller bij de inkoopfacturen hoger dan € 5.000 niet kunnen vaststellen.

Ons is medegedeeld dat de controller niet betrokken is bij de factuurcontrole, maar al eerder namelijk op het moment dat een contract of opdrachtbevestiging wordt gegeven voor een bedrag boven de € 5.000. Vaststellen van prestatie akkoord Op 24 juli 2020 er is een BADO notitie verschenen over de vastlegging en onderbouwing van de prestatielevering bij inkopen. Deze notitie geeft richtlijnen en voorbeelden over de vastlegging prestatielevering voor de decentrale overheden (ook van toepassing bij gemeenschappelijke regelingen). Bij het Noord-Hollands Archief worden inkoopfacturen beoordeeld door de medewerker die de leverancier opdracht heeft gegeven en ook weet of kan weten dat de prestatie is geleverd. Vervolgens worden facturen geaccordeerd als de prestatie is geleverd. Het vaststellen van de prestatie is in de financiële administratie nergens (zichtbaar) geregistreerd. Wij adviseren om mede op basis van de notitie BADO inzake vastlegging en onderbouwing van de prestatielevering bij inkopen een beleid op te stellen (bijv. grenswaarde voor facturen, voor welke type facturen wel en welke juist niet).

4

Kasprocedure en kascontroles Kasverkeer is vanuit vaktechnisch oogpunt bij de controle een standaard frauderisico, ook als de omvang van de kas beperkt is. Tijdens de interim controle was er nog een kas aanwezig bij het Noord-Hollands Archief. Echter vanaf 2022 wordt de Kas & Pas module van Proactive geïmplementeerd. De prepaid betaalpassen van Kas & Pas zijn volledig door de organisatie zelf te beheren. Beheerders hebben volledige controle over de betaalpassen die zij aanvragen voor medewerkers. Denk hierbij aan de tenaamstelling, het te besteden budget, de pincodes en opnamelimieten. Een andere wijziging vanaf 1 januari 2022 geen contant geld wordt geaccepteerd van de bezoekers, enkel betalingen met pin worden mogelijk. Contante gelden zijn voor 2022 geen issue meer.

3.3 Salarissen Wij hebben vastgesteld dat de beschrijving van het proces salarisverwerking is vastgelegd. Uit de door ons uitgevoerde controle komen enkele aandachtspunten naar voren maar er zijn geen materiele fouten / onzekerheden geconstateerd. In een geval hebben wij geconstateerd dat op de loonheffingsverklaring geen vanaf datum is ingevuld en het formulier was door de werknemer niet getekend, in ander geval is een klein verschil geconstateerd tussen de vermelde salaris in het overeenkomst en loonstrook; het salaris op de loonstrook was juist. Op ons verzoek hebben wij personeelsdossiers opgevraagd ter beoordeling. Wij hebben verder geen bijzonderheden te melden. 3.4 Autorisaties in Trifact Bij het nakijken van de toegangsrechten in Trifact (factuurverwerkingsapplicatie) is ons opgevallen dat elke medewerker nagenoeg over dezelfde (hoge) rechten heeft en deze rechten bevatten onder meer het toevoegen, verwijderen en beheer van de stamgegevens. Daarnaast is er ook algemeen (beheer) account in gebruik, niet op naam gesteld. Onze conclusie is dat aan medewerkers ruime autorisaties zijn gegeven, op zichzelf praktisch, maar dit brengt ook risico’s met zich mee. Wij bevelen aan om de inrichting van de rechten te herzien en enkel aan de betrokken medewerkers toegang te verlenen aan de stamgegevens.

4.

JAARREKENINGCONTROLE 2021

4.1 Jaarrekeningtraject is conform planning verlopen De accountantscontrole is in twee fasen uitgevoerd. De interim-controle heeft plaatsgevonden in de maand december 2021. De eindejaarscontrole is conform de gemaakte afspraken begin maart 2021 uitgevoerd. Wij hebben voorts gesprekken gevoerd met de financieel manager en uw controller over verschillende onderwerpen in relatie tot de begroting en de jaarrekening. Conform de planning is de eindejaarscontrole op tijd afgerond, waarmee ook het bestuurlijk proces van de jaarrekening 2021 binnen de door het bestuur gestelde termijnen kan worden gerealiseerd.

5

4.2 Jaarrekening en jaarverslaggeving 2021 De jaarrekening dient te worden opgemaakt in overeenstemming met de verslaggevingsvoorschriften Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten ( BBV). Conform de controlevoorschriften (BADO) en verslaggevingsvoorschriften (BBV) zijn wij nagegaan of het jaarverslag tenminste de (minimale) wettelijk voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van het jaarverslag geen tegenstrijdigheden bevat met de jaarrekening. Het model van de jaarrekening 2021 voldoet (mede na verschillende aanvullingen) aan het BBV. Toch vragen wij uw aandacht voor enkele aspecten die nog niet helemaal in lijn zijn met BBV. Samengevat: • het overzicht van baten en lasten 2021 bevat niet de geraamde en werkelijke kosten van de overhead. Sinds de laatste BBV-wijziging is overhead als afzonderlijk onderdeel in de staat van baten en lasten resp. taakveld aangemerkt (2018). De overhead is tot op heden nog niet apart in de begroting gepresenteerd. Wij adviseren om overhead in het volgende boekjaar in de staat van baten en lasten te laten presenteren in lijn met de vereisten van het BBV; • De huidige begroting (2021-2025) bevat tot op heden geen beleidsbegroting (d.w.z. relevante paragrafen, het programma, inclusief algemene dekkingsmiddelen en overhead).

4.3 Financiële administratie Vast onderdeel van onze controle is de beoordeling van de kwaliteit van de financiële administratie met betrekking tot tussenrekeningen en overlopende activa en passiva (transitoria). Ten aanzien van tussenrekeningen (balans) hebben wij vastgesteld dat er geen materiële achterstanden zijn in de financiële administratie. Tevens blijkt uit de aan ons overgelegde documenten en bescheiden dat de afloop van bedragen op tussenrekeningen en (overige) overlopende activa en passiva intern voldoende worden bewaakt. 4.4 Begrotingsrechtmatigheid Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) dienen afwijkingen in de jaarrekening t.o.v. begroting (na wijziging) transparant te worden toegelicht. Het kader voor toetsing is thans de vigerende financiële verordening. Met betrekking tot de overschrijding van de lasten is in de vigerende financiële verordening opgenomen dat de lasten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere taken onder druk komt. Wij hebben verder kunnen vaststellen dat gedurende het jaar tijdens de bestuursvergaderingen in juli en oktober 2021 gerapporteerd is over het tot dan toe gerealiseerde resultaat. In de jaarrekening 2021 is een gedetailleerde toelichting gegeven op het resultaat in vergelijking met de begroting 2021.

De overschrijding op de lasten telt niet mee voor het oordeel rechtmatigheid (d.w.z. niet verwijtbaar). Wij hebben geconstateerd dat de financiële verordening en de controleverordening dateren uit 25 maart 2009. Sindsdien zijn er wijzigingen geweest in relevante wet- en regelgeving. Wij adviseren om nog even af te wachten op de wetswijziging inzake de rechtmatigheidsverantwoording. Deze wetswijziging is nu nog gepland voor 2022. Dat is dan een prima moment om deze verordeningen te laten actualiseren.

6

5. Ontwikkeling financiële positie Het eigen vermogen van het Noord-Hollands Archief bedraagt ultimo 2021, inclusief verwerking van het resultaat over 2021, € 1.848.642,-. In de onderstaande tabel is de financiële positie nader gespecificeerd. (In € 1.000) Egalisatiereserve Bestemmingsreserve groot onderhoud KHW Bestemmingsreserve achterstallig onderhoud KHW Bestemmingsreserve extra pers inzet dig inf beheer Bestemmingsreserve digitaal zichtbaar maken Bestemmingsreserve project “Vrouwen in verzet”’ Gerealiseerd resultaat Totalen

2021 160.447 699.179 648.250

2020 121.568 500.000 648.250

Toe-/afname 38.879 199.179 -

0

59.375

-59.375

28.621 0

36.760 0

-8.139 -

312.145 1.848.642

146.800 1.512.753

165.345 335.888

Resultaatbestemming 2021 Het resultaat 2021 is in de definitieve jaarrekening verwerkt. Wij zijn er bij de afronding van onze controle van uit gegaan dat de mutaties door het Algemeen bestuur met het vaststellen van de jaarrekening 2021 worden goedgekeurd. 6.

Overige ontwikkelingen

BTW positie Noord-Hollands Archief In september 2006 heeft het Noord-Hollands Archief met de belastinginspecteur in Amsterdam een regeling getroffen. De regeling houdt in dat een groot deel van de omzetbelasting (BTW) die het NHA in rekening brengt, niet hoeft te worden afgedragen aan de Belastingdienst, maar wegvalt tegen de door het NHA betaalde BTW op investeringen en uitgaven ten behoeve van de studiezaal. De door het NHA betaalde BTW op overige uitgaven wordt deels verrekend met het BTW-compensatiefonds (BCF) van de gemeenten Haarlem en Velsen. De gehanteerde verrekeningsmethodiek is niet schriftelijk vastgelegd en zichtbaar goedgekeurd door de Belastingdienst. Het Noord-Hollands Archief heeft ABAB Accountants en Consultants gevraagd om een en ander uit te zoeken en een conceptbrief op te stellen voor de Belastingdienst. De insteek van de conceptbrief is om de situatie zoals deze nu geldt in stand te laten, maar dan met een technische onderbouwing. De manier waarop de BTW in aftrek wordt gebracht, wijzigt daarbij op bepaalde punten: er vindt een verschuiving plaats naar verrekening via het BTW-compensatiefonds. De conceptbrief is gereed, maar nog niet verstuurd aan de Belastingdienst. Uw bestuur heeft een second opnion gevraagd van Ernst en Young.

7

7. Rechtmatigheidsverantwoording 2022 Met ingang van het boekjaar 2022 dient naar verwachting het bestuur voor de eerste keer in de jaarrekening 2022 expliciet verantwoording af te leggen over de rechtmatigheid. De verantwoordelijkheid verschuift hiermee van de accountant naar het (dagelijks) bestuur van het Noord-Hollands Archief. Het wetsvoorstel is aangeboden aan de Tweede Kamer, maar nog steeds niet vastgesteld. Overigens heeft de Commissie BADO aangegeven dat mocht de wetswijziging doorgang vinden, 2022 wordt gezien als een groei- en leerproces: niet alles hoeft al te zijn geregeld! 1. Kadernota Rechtmatigheid en rechtmatigheidsverantwoording 2022 Inmiddels is ook de nieuwe Kadernota rechtmatigheid 2022 verschenen (augustus 2021). De actualisatie van de kadernota houdt uiteraard direct verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. De nieuwe kadernota is thans veel meer gericht op vakspecialisten bij de gemeenten en/of gemeenschappelijke regelingen en is niet (meer) gericht op accountants. Dit als gevolg van het verdwijnen van het separate oordeel van de accountant over rechtmatigheid. In het nieuwe document worden stellige uitspraken verwoord m.b.t. rechtmatigheid, aangevuld met aanbevelingen van de Commissie BBV. De stellige uitspraken en aanbevelingen worden daarna in dit document nader toegelicht. 8.

Wijzigingen Wet Gemeenschappelijke Regelingen De Eerste Kamer heeft op 14 december 2021 het wetsvoorstel “Versterken van de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen” aangenomen om de Wet Gemeenschappelijke regelingen op dit punt te wijzigen. Naar verwachting treden de wijzigingen op 1 juni 2022 in werking. Na inwerkingtreding van de wetswijziging krijgen vertegenwoordigende lichamen gelegenheid om vooraf een zienswijze te geven op het gehele ontwerp van een gemeenschappelijke regeling (of de wijziging daarvan). Dat verruimt de zeggenschap van gemeenteraden over de inhoud van de regeling. Een andere belangrijke wijziging is dat de gemeenteraden van de deelnemers de bevoegdheid krijgen om een zienswijze in te dienen voorafgaand aan het nemen van besluiten door het bestuur van een gemeenschappelijke regeling. Uiterlijk twee jaar na de inwerkingtreding van deze wetswijziging zullen alle gemeenschappelijke regelingen aan de gewijzigde Wgr moeten zijn aangepast. 9. Wnt en publicatie Per 1 januari 2018 geldt de wettelijke verplichting voor Wnt-instellingen om de Wnt-verantwoording openbaar toegankelijk op internet te publiceren voor een periode van tenminste zeven jaar, als onderdeel van de jaarrekening of als apart document.

De Wnt-verantwoording dient uiterlijk op 1 juli van het jaar volgend op het verslagjaar openbaar gemaakt te worden via het internet op een algemeen toegankelijke wijze. Het moge duidelijk zijn dat het Noord-Hollands Archief bewaakt dat de Wnt-publicatie (jaarrekening) gedurende 7 jaar op de website staat vermeld. De Wnt-verantwoording 2021 is in de jaarrekening van het Noord-Hollands Archief opgenomen.

1 Notitie Rechtmatigheidsverantwoording, 20 maart 2020 van de Commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden

(BADO)

8

10. Fraude Wij hebben zowel binnen het controleteam (‘pre-auditgesprek’) als met de medewerkers van het Noord-Hollands Archief overleg gevoerd waarbij nadruk is gelegd op eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken en op preventieve maatregelen hiertegen. Van het bestuur hebben wij bij de afronding van onze controle een bevestiging bij de jaarrekening 2021 ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd. Daarnaast hebben wij bij de eindejaarscontrole zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd op de werking van interne beheersingsmaatregelen, memoriaalboekingen, schattingen en is gelet op significante en/of ongebruikelijke transacties in de financiële administratie. Ook hebben wij de betalingsorganisatie beoordeeld rondom het doen van betalingen met behulp van elektronisch bankieren en kennisgenomen van memoriaalboekingen (eindejaars). Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2021 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. Onze controle geeft verder geen aanleiding tot het maken van verdere opmerkingen. Wij vertrouwen erop u hiermede van dienst te zijn geweest. Graag zijn wij bereid deze brief nader toe te lichten.

Hoogachtend, Ipa-Acon Assurance B.V. Was getekend: mr. drs. J.C. Olij RA

9